Poster & Präsentationen

Guten Tag meine Damen und Herren,

bevor ich beginne, möchte ich mich selbst vorstellen:

Mein Name ist Wolfgang Ruhstorfer, ich bin seit September 1993 am Rechenzentrum (kurz: “RZ”) der Universität Regensburg als wissenschaftlicher Angestellter in der Abteilung “Benutzerbetreuung” tätig.

Die Universität hat an sich ein hierarchisch strukturiertes System der Betreuung der Endkunden, also der Benutzer wie etwa Sie: Bei allen Problemfällen sollten vom Benutzer zuerst die naheliegenden Informationsquellen genutzt werden, also die entsprechende Dokumentation inklusive der WEB-Dokumente gelesen werden; in zweiter Linie sollten Sie freundliche, hilfsbereite Mitmenschen um Hilfe bitten; dann den Workgroup-Manager – also denjenigen, von dem Sie Ihre Kennung haben (bei Studenten ist dies der Infostand) – aufsuchen und schließlich erst jetzt die Ansprechpartner des RZs konsultieren.

Bitte haben Sie für diese Struktur Verständnis, aber aus Personalmangel am RZ ist leider keine andere Möglichkeit gegeben. Ja, es ist sogar so, daß nur für wenige Problemkreise auch definierte Ansprechpartner existieren (z.B. Textverarbeitung, SPSS, UNIX, etc.). In diesem Sinne betreue ich vornehmlich die Aufgabengebiete:

Auch für all die anderen Fragen und Probleme, die in der Hierarchie der Betreuung nicht gelöst werden konnten, bin ich bis dato die “letzte und einzige Instanz”.

Im Rahmen dieser Hilfegesuche, vornehmlich zu Poster- und Präsentationssoftware, wurde ich gebeten, für die EDV-Grundausbildung einen Kurs anzubieten. Ich hoffe damit einen gewissen Multiplikatoreneffekt auszulösen, d.h. Leuten etwas zu zeigen, die dann anderen Leuten bei entsprechenden Problemen helfen können.

Im Rahmen meiner Kursvorbereitung bin ich jedoch immer mehr zu der Erkenntnis gelangt, daß es bei vielen Leuten bereits im Verständnis zu dieser Sache mangelt: Sie glauben, daß heutige “Software mit Assistenten” ihnen bereits die komplette Arbeit einer Vorbereitung abnimmt. Offensichtlich haben diese Leute nicht kapiert, was es bedeutet eine gute Präsentation zu erarbeiten.

Deshalb habe ich mir selbst diesbezüglich professionelle Unterlagen zu diesem Thema besorgt, die ich hier zitieren will:

Die Darstellung bestimmter Inhalte, Sachverhalte oder Produkte mit dem Ziel der Information bzw. Überzeugung der angesprochenen Partner, Zuhörer oder Zielgruppe nennen wir “Präsentation”. Wesentliches Kennzeichen ist die Visualisierung, d.h. die Unterstützung der Darstellung durch Bilder, Grafiken und Abbildungen.

Erfolgreiche Präsentationen besitzen Ähnlichkeit mit Geschenken: Empfängerbezogen, zielgerichtet, attraktiv verpackt, überzeugend und langanhaltend in ihrer Wirkung. Sie zielen nicht nur auf Wissenszuwachs, sie berühren bewußt auch tieferliegende Einsichten, Einstellungen und Denkweisen der Adressaten.

In diesem Sinne möchte ich die Definition noch etwas verfeinern: Die zielgerichtete Darstellung von Informationen (Produkten) in überzeugender Weise, logisch, übersichtlich stukturiert, inhaltlich und zeitlich begrenzt durch eine oder mehrere Personen vor einer überschaubaren Adressatengruppe wird als Präsentation bezeichnet.

Wirkungsvolle Präsentationen nutzen – im Gegensatz zu anderen Maßnahmen wie Vortrag, schriftliche Mitteilung, o.ä. – typischerweise eine Vielzahl an Darstellungsmöglichkeiten (Medien): Neben der verbalen Darstellung setzen Sie auch auf attraktive Mittel der Visualisierung, d.h. Veranschaulichung von Sachaussagen, Problemen, Lösungen und Ergebnissen. Im direkten Kontakt mit den Adressaten ergibt sich zudem die Chance eines Rückbezugs (engl. “feed back”) mit Interaktion. Diesbezüglich ist es die klassische Vorform, der Ausgangspunkt von moderner “MultiMedia”.

Die Definition der Präsentation folgt der Herkunft des Wortes “präsentieren”, das vom spätlateinischen Wort “praesentare” (darreichen, gegenwärtig machen, zeigen) abstammt.

Eine erfolgreiche Präsentation gründet sich auf fünf Säulen, die gleichzeitig auch den Aufbau einer Präsentation charakterisieren:

Der erste Schritt bei der Vorbereitung Ihrer Präsentation ist das Festschreiben der Präsentationsziele: Was wollen Sie bei den Anwesenden erreichen? Wovon wollen Sie das Publikum überzeugen? Was sollen die Teilnehmer anschließend wissen? Haben Sie ein konkret formuliertes Ziel vorgegeben?

Gehen Sie hier besonders auf die Frage nach dem “Warum” und nicht so sehr auf das “Was” der Präsentation besonders ein. Formulieren Sie erfolgsorientiert, d.h. überprüfbar und genau. Wer keine Ziele kennt, kann seine Teilnehmer auch nicht dorthin führen!

Definieren Sie sich Ihre Ziele, etwa durch folgenden Fragenkatalog:

Als nächstes grenzen Sie bitte Ihr Thema inhaltlich exakt ab! Fast immer wird in Präsentationen viel zu viel Stoff hineingepackt, weshalb die Präsentatoren in der Folge mit der Zeit nicht zurecht kommen, sie überziehen und es fehlt ihnen am Ende die Zeit, um zu diskutieren und Fragen zu beantworten. Dann ist der Erfolg Ihrer Präsentation gefährdet.

Sammeln Sie in der Vorbereitungsphase zunächst einmal alle Informationen, die Ihre Inhalte berühren (“Brainstorming”). Überlegen Sie sich Abhängigkeiten dieser Punkte und ordnen Sie sich diese Informationen in einen logischen Ablauf. Selektieren Sie nun die Informationen und gewichten sie: Wo liegen Ihre Schwerpunkte? Was sind unverzichtbare Kernaussagen? Auf was könnten Sie notfalls (bei Zeitverzug) verzichten? In welche Richtung könnte die Diskussion abtriften? Treffen Sie auch dazu Ihre Vorbereitungen, eventuell könnte die Diskussion darauf abschweifen.

Bilden Sie Schwerpunkte bei den Inhalten Ihrer Präsentation (Was müssen Ihre Teilnehmer unbedingt erfahren?) und halten Sie Reserven (Puffer) bereit! Was könnten Sie Ihren Zuhörern noch zusätzlich präsentieren? Legen Sie diese Unterlagen aber nur optional in Ihr Manuskript und gehen Sie während Ihrer Präsentation darauf nicht ein, es sei denn Sie hätten zu viel Zeit oder die Thematik würde nachgefragt werden.

In der Praxis hat sich ein Karteikarten-Manuskript als sehr nützlich erwiesen, sowohl als Gedächtnisstütze, als auch für die Zeitplanung innerhalb Ihrer Präsentation.

Konzentrieren Sie sich auf wenige Kernaussagen (von zwei bis fünf), die Sie ausführlich darstellen. Falls Sie in Ihrem Zeitplan noch zuviel Platz haben, können Sie weitere Unterpunkte vermitteln; sollten Sie Zeitprobleme bekommen, so haben Sie auf jeden Fall Ihre Hauptinhalte vermittelt. Das Kartenmanuskript sollten Sie so gestalten, wie es am besten zu Ihrem Gedankengerüst paßt.

Gestalten Sie Ihre Präsentation teilnehmerorientiert: Analysieren Sie die Erwartungen, Interessen und Vorkenntnisse Ihrer Zuhörer. Keine Präsentation gleicht einer anderen: Ihre jeweiligen Adressaten sind entscheidend für die Inhalte und den Ablauf der Veranstaltunge. Sie bilden gleichsam das “hohe Gericht”, das über Erfolg oder Mißerfolg Ihrer Präsentation entscheidet.

Kennen Sie Ihr Publikum persönlich? Wenn nicht, so versuchen Sie in der Vorbereitungsphase möglichst viele Informationen über Ihre Zuhörer einzuholen: Sie möchten Ihnen neue Inhalte vermitteln, diese aber sinnvoll mit dem Vorwissen der Teilnehmer verknüpfen.

Denken Sie auch beim Sprachniveau und der Wortwahl an Ihre Zuhörer. Können die Teilnehmer mit Ihren Fachausdrücken etwas anfangen? Müssen Sie Fremdwörter erläutern?

Denken Sie sich in die Person Ihrer Teilnehmer hinein und stellen Sie sich die Frage: Was bringt mir diese Präsentation?

So, nun sind Sie dazu gerüstet, erste Entwürfe Ihrer Präsentation anzufertigen. Halten Sie sich hier etwa an folgenden Ablauf:

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Sitzordnung: Alle Teilnehmer sollten zueinander Blickkontakt haben, auf alle Fälle muß jeder den Präsentator gut sehen und hören können.

Überlegen Sie sich die entsprechenden Medien, die Sie gegebenenfalls einsetzen werden. Nicht alle Inhalte können mit allen Medien gleichermaßen gut wiedergegeben werden. Verwenden Sie mehrere Medien, um Ihren Argumenten Nachdruck zu verleihen. Beachten Sie bei der Wahl auch die Größe, Form und Zustand des Raumes, die Ausstattung, die Teilnehmerzahl, die Beleuchtungsverhältnisse und andere Umwelteinflüße (inkl. akustische Störquellen, etc.).

Sie haben sich mittlerweile über die Örtlichkeiten hinreichend informiert, Sie kennen die Anzahl der angesprochenen Zuhörer, Sie kennen das Bildungsniveau des Publikums, etc.

Nun sollten Sie sich Gedanken machen, welche Medien für Sie die richtigen sind. Beachten Sie hierbei folgende Erkenntnis aus der kognitiven Psychologie:

Die gesamte gespeicherte Information (100%) eines Erwachsenen wurde über folgende Zugänge erfaßt:

Wir wissen außerdem, daß die Leistungsfähigkeit unserer Sinnesorgane höchst unterschiedlich ausfällt, was die Speicherung der Informationen im Langzeitgedächtnis betrifft (Behaltensquote). So behalten wir etwa (gerundet):

Was folgt daraus für die Präsentation? Nutzen Sie das Leistungsvermögen des visuellen Eingangskanals – also das Wahrnehmen über “sehen”, besser noch über “hören und sehen” – voll aus! Beachten Sie, wie relativ schwach die Merkfähigkeit allein über den auditiven Kanal ausgeprägt ist.

Nutzen Sie auch andere Eingangskanäle, etwa durch Bau von plastischen Modellen, um bei der Zuhörerschaft durch mehr Anschaulichkeit deutlicher Ihre Interessen zu vermitteln. Außerdem bilden alle aufgenommenen Reize Synapsen im Gehirn, also neuronale Querverbindungen. Die Anzahl der geschalteten Synapsen ist ein direkter Indikator für den Merkprozeß.

Als schöne Faustregel können Sie sich mitnehmen:

So gestärkt können Sie sich nun über Normungen Gedanken machen.

Das vom Bundestag beschlossene Gesetz über Einheiten im Meßwesen vom 2. Juli 1969 und die Ausführungsverordnung dazu vom 26. Juni 1970 legen fest, daß im geschäftlichen und amtlichen Verkehr die “gesetzlichen Einheiten” anzuwenden sind. In den meisten Fällen versteht man hierunter die Basiseinheiten des Internationalen Einheitensystems (“Système International d'unités”, kurz “SI”; Das System ist festgelegt in DIN 1301 vom Nov. 1971, ISO 31-1973, ISO 1000-1973).

Das metrische System ist die Basisgröße der Längen- und Flächeneinheiten im SI-System, es hat als Grundlage den Meter:

DIN 1301 besagt: Der Meter ist das 1 650 763,73-fache der Wellenlänge der von Atomen des Nuklids ⁸⁶Kr beim Übergang vom Zustand 5 d₅ zum Zustand 2 p₁₀ ausgesandten, sich im Vakuum ausbreitenden Strahlung (11. Generalkonferenz für Maß und Gewicht, 1960).

Dezimale Vielfache und Teile von Einheiten werden durch Vorsätze vor dem Namen der Einheit bzw. Vorsatzzeichen von dem Einheitenzeichen bezeichnet.

Für uns relevant sind in der Regel für Meterbezeichnungen nur die Vorsätze “Kilo-” (km), “Zenti-” (cm), “Milli-” (mm); und “Micro-” (µm).

0,001 Kilometer (km) = 1 Meter (m) = 10 Dezimeter (dm) =
= 100 Zentimeter (cm) = 1 000 Millimeter (mm) = 1 000 000 Micrometer (µm)

Im Anglo-Amerikanischen Raum hat sich ein anderes Maß-System eingebürgert: Das Zoll- oder Inch-System:

Die Umrechnung erfolgt typischerweise über: 1 " = 25,4 mm oder 1 m = 39,37 "

Das typographische System (Schriftsatz) hat als Grundlage zwei Maßeinheiten, den “Punkt” (Kürzel: pt; engl. “Point”) und die “Pica” (pc).

Ein Punkt entspricht im europäischem System circa 0,376 mm und heißt dort “Didot” (Maßzeichen p); 12 Didots sind hier eine “Cicero”. Vier Cicero sind eine “Konkordanz”. Diese Maße werden vornehmlich für Schriftmaße im Blei- und Fotosatz verwendet. Umgekehrt ist damit: 1 mm = 2,66 Didots.

In den USA wird eine andere Größe verwendet: 1 Pica = 12 Points = 0,166 Inch (also circa 1/6 Inch). Damit ist: 1 Point = 0,3514 mm oder 1 mm = 2,846 Point.

Im Zeitalter der Computertechnik wurde die Picagröße durch Adobe von 0,166 Inch auf genau ein Sechstel gesetzt, damit also: 72 Point = 1 Inch und somit ist: 1 Point = 0,3528 mm oder 1 mm = 2,835 Point (Composer- oder Schreibsatz). Ab nun werden wir diese Größe als “pt” verwenden.

Diese Größenangaben werden für Schriftgrößen und Zeilenabstände (sog. “Durchschuß”, der Ausdruck stammt aus der Zeit, als man dünne Metallstreifen, sog. “Regletten” aus Blei zwischen die Zeilen der Schriftzeichen einsetzte) verwendet.

Seit dem Anfang des 19. Jahrhunderts sind immer wieder Ansätze gemacht worden, das Punktsystem vom Millimetersystem abzulösen. Die Versuche haben sich aber nie durchsetzen können, da das Millimetermaß viel zu grob für die Angabe von Schriftgrößen oder Duchschüssen ist. Man müßte ständig mit zweistelligen Brüchen rechnen.

Der Vollständigkeit halber seien hier auch noch ein paar andere gebräuchliche Maßeinheiten aufgeführt:

Die Ausgangsgröße der DIN-Formate ist ein Rechteck von 1 m² Fläche, dessen Kanten sich im Verhältnis 1:Ö2 teilen. Aus diesen Ausgangsbedingungen ergibt sich das Format “DIN A 0” mit den rechnerischen Abmessungen von circa  840,896 × 1 189,207 mm.

Demnach definiert die Norm die Größe DIN A 0 mit den Abmessungen  841 × 1189 mm. Alle folgenden DIN-A-Formate entstehen durch wiederholte Halbierung der längeren Kante und Rundung zum nächsten Millimeter, also für die folgenden Hochformate:

Etwas anders geartet sind die amerikanischen Architektur-Formate Arch x. Sie sind definiert durch das wechselnde Verhältnis von 3:4 und 2:3.

Auch das ANSI-Gremium (“American National Standardisation Institut”) hat analog zu DIN/ISO eigene Papierformate definiert. Weitere, etwas kleinere Formate sind recht unregelmäßig gestaltet:

Wie Sie sicherlich bemerkt haben, trägt die Papiergröße “ANSI B” den Namen “Tabloid” oder “Ledger”, ebenso wie die Papiergröße “ANSI A” den Namen “Letter”, oder auch manchmal “US-Letter” führt.

Diese Papiergröße ist für uns ganz besonders interessant, da “Letter” unserem Standardformat DIN A 4 am nächsten kommt. Es ist jedoch im Hochformat um 5,9 mm breiter, dafür jedoch nicht ganz so hoch. Diese Papiergröße ist leider bei vielen Softwarepaketen und Ausgabegeräten als Standard voreingestellt und bereitet deshalb umso mehr Probleme.

Ein Beispiel hierzu ist die bekannte WinWord-Situation: Man übernehme eine in Word (unter DOS) oder anderer Textverarbeitung verfaßte Datei per Importfunktion in WinWord, so weisen nun Teile des Dokuments die voreingestellte Seitengröße “US-Letter” auf! Versucht man nun diese Seite auf einem Laserdrucker auszugeben, so fordert der Drucker nun pflichtgemäß Papier dieser Größe an. Da typischerweise jedoch diese Papiersorte nicht in einer der vorhandenen Papierkassetten vorgesehen ist, wartet der Drucker auf geeignetes Papier, notfalls auch aus der manuellen Zufuhr. Dies verursacht nicht nur im CIP- und RIO-Betrieb unnötige Stauungen und erhöhten Betreuungsaufwand.

Ein weiteres, bei unseren Geräten im Einsatz befindliches Format ist “US-Letter Extra”: Unser Thermosublimationsdrucker liefert z.Zt. ausschließlich in diesem Format seine Ausgaben auf Papier. Das Format DIN A4 wird hier für Folien verwendet!

Das Rechenzentrum der Universität Regensburg hat zentral hochwertige Ein- und Ausgabegeräte beschafft, die von jedem Rechner am Universitätscampusweitem IntraNet bzw. klinikweitem “KWin” angesteuert und benutzt werden können. Bei den Ausgabegeräten handelt es sich um:

Unterschiedliche Geräte erfordern i.A. unterschiedliche Ansteuerungen. Insbesonders haben auch verschiedene Firmen versucht Standards zu setzen. Dies ist nur in wenigen Fällen gelungen, z.B. der Firma “Adobe Corp.” mit ihrer Seitenbeschreibungssprache “PostScript”.

Es soll und kann hier nicht weiter darauf eingegangen werden, jedoch können Sie in meinem Kurs “Computergraphik und Bildverarbeitung” mehr dazu im Kapitel “PostScript” erfahren.

Alle oben genannten Drucker unterstützen die Sprache PostScript.

Das Queues, Zugang, Druckerumleitung, NPRINT, PCONSOLE

Das

Das Farbe, Ergonomie der Lesbarkeit, Psychologie des Blickfangs

In der heutigen Sitzung wird eine Applikation vorgestellt, die für viele Zwecke weitgehend den Ansprüchen einer Präsentationssoftware genügen sollte: Es ist “Microsoft PowerPoint” (unter Windows '9x bzw. Windows NT), ein Teilprogramm aus dem MS-Office-Paket.

Der Start dieser Applikation kann auf verschiedene Art und Weise erfolgen: Etwa direkt durch den <Start>-Schalter in der Taskleiste von Windows: Nun öffnet sich ein Menü mit diversen Einträgen, davon heißt einer der Einträge in diesem Start-Dialog “Programme” (im englischen Dialog “Programs”). Nun öffnet sich rechts daneben eine Liste mit den zur Zeit vorinstallierten Programmen und Programmgruppen.

Nach Standardinstallion finden Sie bereits hier einen Eintrag: “Microsoft PowerPoint”, evtl. auch erst in einer entsprechenden Untergruppe, z.B. “MS Office”. Führen Sie nun den Mauszeiger auf den Eintrag “PowerPoint” und klicken diesen mit der linken Maustaste an: PowerPoint wird gestartet.

Eine alternative Möglichkeit des Starts ergibt sich (nach einer Standard-Office-Installation) durch einen (Doppel-)Klick auf das PowerPoint-Piktogramm in der “MS Office Schnellstart-Leiste”.

Beim Start bietet Ihnen PowerPoint standardmäßig drei Optionen zum Einstieg in die Erstellung neuer Präsentationen. So sollte Ihnen eine unterschiedliche Herangehensweise ermöglicht werden.

Ein weiterer Punkt, der Ihnen beim Neu-Start von PowerPoint angeboten wird, ist der Eintrag: