Diskussion:RKS für Kursleiter: Anmeldeseiten und Datenschutz

Aus RZ Wiki

Rundmail am 7. Juni 2011

 Sehr geehrte Dame, sehr geehrter Herr,
 
 Sie erhalten diese Mail, weil Sie (irgendwann einmal) als Gruppenleiter für den RKS fungiert haben 
 bzw. über Vorgänge dieser Art informiert werden wollten.
 Sollte das nicht mehr der Fall sein, schicken Sie mir bitte eine kurze Mail, 
 damit ich meinen Datenbestand aktualisieren kann.
 
 Ich möchte Sie hiermit gerne für den
          Dienstag, 14. Juni 2011 11 st. bis 12 in den Großen Sitzungssaal der Philosophischen Fakultät (PT 3.0.79) 
 zu einer Benutzerversammlung des RKS einladen.
 
 Wir, die RKS-Anwender, Veranstalter und Studierende, haben ein möglicherweise ernstes Problem:
 
 Auf Anordnung der Datenschutzbeauftragten der Universität, Frau Dr. Mühlbauer, 
 dürfen ab Juli 2011 die Anmeldelisten des RKS nur noch innerhalb der 
 Universität Regensburg ungeschützt frei sichtbar sein. 
 
 Von außerhalb der Universität kommend muss man sich ab diesem Zeitpunkt einloggen. 
 Dafür braucht man einen gültigen RZ Account und ein gültiges Passwort.
 
 - Betroffen sind pro Semester mehr als 1 000 Veranstaltungen mit mehr als 40 000 Anmeldevorgängen. 
   Somit dürften weit mehr als 10 000 Studierende betroffen sein.
 - Von außerhalb der Universität kann man dann ohne Passwort nicht mehr feststellen, 
   ob man auf der Anmeldeliste steht, ob man zugelassen wurde, wie die Gebotslage beim Talerverfahren ist usw. Außerdem muß einem einfallen, dass man die Seite "Mein RKS" aufrufen muß.
 
 "Gefährdet" sind möglicherweise ...
 - Studierende, die nichts davon mitbekommen haben. Es war ja seit 10 Jahren anders ...
 - Studierende, die in der geänderten Wahrnehmung eine Fehlfunktion des Systems 
   vermuten und in Panik geraten. 
 - Studierende in Auslandssemestern, die ihr Passwort vergessen haben und warten müssen, 
   bis ein neues an ihre Privatadresse verschickt wurde.
 - Studierende mit temporären Accounts, wie z.B. frisch angekommene Austauschstudenten, 
   die sich nicht einloggen können.
 - der technische Ablauf der Anmeldungen, da durch die Änderungen EDV-Dienste betroffen sind, 
   die nicht auf "Massenanmeldungen" ausgelegt sind.
 
 Wie Sie ja wissen, wird der RKS durch die Einführung von HIS LSF abgelöst werden. 
 Wann das sein wird, ist noch etwas unklar. Zu rechnen ist uniweit vermutlich frühestens 
 zum Wintersemester 2012/13, einzelne Bereiche u.U. ab Sommersemester 2012.
 
 Ich denke, dass mindestens 1 000 betroffene  Veranstaltungen und vermutlich weit mehr 
 als 10 000 Studierende Anlass genug sind, die Sache besonnen anzugehen und bestmöglich vorzubereiten. 
 
 Wie, das würde ich gerne mit Ihnen in der oben genannten Sitzung diskutieren.
 
 Mehr dazu unter 
 
 http://www.uni-regensburg.de/RZ/Dienste/Wikis/RZ/index.php/RKS:_Anmeldeseiten_und_Datenschutz 
 
 Viele Grüße
 Ihr
 Dieter Piesch

--Pid09504 09:52, 20. Jun 2011 (CEST)

Benutzerversammlung am 14. Juni 2011

Anwesend 10 Personen, Dieter Piesch

Im Großen Sitzungssaal der Philosophischen Fakultät wurde den Anwesenden die Lage erklärt:

• Die beiden Optionen (Einloggen und Anonymisierung), die auf dem Tisch lagen.
• Die Aussicht auf eine anstehende Entscheidung durch die Universitätsleitung.
• Die Aussicht auf eine weitere Versammlung, falls es etwas zu entscheiden geben würde.

--Pid09504 09:56, 20. Jun 2011 (CEST)

Entscheidung durch die Hochschulleitung am 15. Juni 2011

Am 15. Juni informierte Herr Dr. Bauer im Auftrag von Herrn Wimmer Herrn Piesch von der Entscheidung der Hochschulleitung vom gleichen Tag:

Baldmöglichst ist die anonymisierte Teilnehmerliste in Betrieb zu nehmen. Einloggen für Alle ist nicht gewünscht. --Pid09504 09:58, 20. Jun 2011 (CEST)

Rundmail vom 20. Juni 2011

 Sehr geehrte Dame, sehr geehrter Herr,
 
 Sie erhalten diese Mail, weil Sie (irgendwann einmal) als Gruppenleiter für den RKS fungiert haben 
 bzw. über Vorgänge dieser Art informiert werden wollten.
 
 In meiner beigefügten Mail vom 7. Juni hatte ich Sie über anstehende Änderungen am Anmeldeverhalten des RKS informiert, 
 die Ihre Einrichtung, insgesamt ein Viertel aller Veranstaltungen eines Semesters und, je nach Schätzung, bis zu 15 000 Studierende betreffen werden.
 In der Benutzerversammlung vom 14. Juni habe ich die Anwesenden über die Lage informiert.
 Am 15. Juni hat die Hochschulleitung folgende Entscheidung getroffen:
 
 ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
 Die "bei Zugriffen von außerhalb der Universität anonymisierte Teilnehmerliste" 
 ist einzuführen.
 ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
 
 Damit entfällt die Wahlmöglichkeit zwischen Einloggen und Anonymisierung, 
 die ich bei der Versammlung noch vorgestellt hatte.
 Es ist also an uns, den Verantwortlichen für die Bereiche des RKS, 
 die Sache möglichst verträglich über die Bühne zu bringen:
 
 a) Ich strebe die erste Juli-Woche (KW 27) für die Inbetriebnahme der Änderungen an. 
 
 Das müsste noch ausreichend lange im laufenden Semester sein, um Fragen beantworten zu können 
 und ausreichend lange vor den Anmeldeverfahren für das Wintersemester.
 
 b) Ich denke, dass die anstehenden Änderungen und mögliche Konsequenzen baldmöglichst 
    innerhalb Ihrer Einrichtung von Ihnen mit den Entscheidern und den Betroffenen kommuniziert und diskutiert werden sollten: Professoren, Dozenten, Sekretariate, Studienberater usw. 
 
 Sie sollten bitte entscheiden, wie stark Sie die Änderungen betreffen und wie 
 Sie innerhalb Ihrer Einrichtung vorgehen wollen. 
 Möglicherweise ist das Ganze (für Ihre Einrichtung) nicht mehr als ein Sturm im Wasserglas ...
 Informationen und Anregungen finden Sie unter
 http://www.uni-regensburg.de/RZ/Dienste/Wikis/RZ/index.php/RKS_für_Kursleiter:_Anmeldeseiten_und_Datenschutz
 bzw. gerne im persönlichen Gespräch mit mir.
 
 c) Ca. eine Woche vor der Aktivierung werde ich eine Mail an alle Studierenden verschicken, 
    die Änderungen auf der Homepage des Rechenzentrums ankündigen etc.
 
 Materialien im Wiki des Rechenzentrums:
 
 (Nicht nur) für Studierende
 http://www.uni-regensburg.de/RZ/Dienste/Wikis/RZ/index.php/RKS:_Anmeldeseiten_und_Datenschutz
 
 Für Veranstalter:
 http://www.uni-regensburg.de/RZ/Dienste/Wikis/RZ/index.php/RKS_für_Kursleiter:_Anmeldeseiten_und_Datenschutz
 
 Die Kurzfassung
 http://www.uni-regensburg.de/RZ/Dienste/Wikis/RZ/index.php/RKS:_Anonymisierte_Teilnehmerlisten
 
 Im Wiki des Rechenzentrum kann jeder mitwirken, der einen RZ Account hat. 
 Ihre Mitwirkung an der Verbesserung der Texte ist nicht nur willkommen, sondern ausdrücklich erwünscht!
 
 Bitte prüfen Sie, ob Sie auf Ihrer Homepage auf die geänderte Lage hinweisen wollen.
 
 Es wäre möglicherweise auch eine Idee, wenn Dozenten in den laufenden Veranstaltungen 
 auf die geänderte Anmeldelage zum kommenden Semester hinweisen könnten.
 Man könnte auch darüber nachdenken, die Funktion des RKS, 
 bei erfolgter Anmeldung Mails zu versenden, zu aktivieren ...
 usw.
 
 Für Rückfragen stehe ich Ihnen wie gewohnt gerne mit Rat und Tat zur Verfügung!
 
 Mit freundlichen Grüßen
 Ihr
 Dieter Piesch
 

--Pid09504 10:43, 20. Jun 2011 (CEST)

Rundmail am 27. Juni 2011

Folgende Mail wurde an alle Studierenden und Bediensteten versandt:

 Sehr geehrte Dame, sehr geehrter Herr,
  
 der RKS (Regensburger Kurs Server) ist seit Jahrzehnten einer der Wege auf denen die 
 Anmeldung zu Veranstaltungen der Universität organisiert werden. 
 Pro Semester werden so mehr als 40 000 Anmeldungen durchgeführt. 
 Betroffen sind, je nach Schätzung, mehr als 15 000 Studierende. 
 Daher versende ich dies als Mail an alle Studierenden:
 Sollten Sie nicht zum Kreis der vom RKS "Betroffenen" gehören, können Sie diese Mail getrost ignorieren!
 
 Am 15. Juni 2011 hat die Hochschulleitung folgende Entscheidung getroffen, 
 die bis zum Juli 2011 umgesetzt werden wird:
  
 ----------------------------------------------------------------------------------------
 Bei Zugriffen auf den RKS von außerhalb der Universität sind aus Datenschutzgründen 
 anonymisierte Teilnehmerlisten einzuführen. 
 Die Seite Mein RKS (http://www-rks.uni-regensburg.de/myrks.phtml) bleibt unverändert.
 Bei Zugriff von innerhalb der Universität bleibt alles beim Alten!
 -----------------------------------------------------------------------------------------
  
 Bis zu diesem Zeitpunkt waren bei beiden betroffenen Listen des RKS Name und Vorname im Klartext zu lesen:
  
 -- Die Anmeldeliste, die Auskunft darüber gibt, wer sich im Rahmen einer Online-Anmeldung um einen Kursplatz 
    beworben hat, wann das war und in welchem Zulassungsverhältnis der Bewerber steht.
 -- Die Gebotsliste, die beim Talerverfahren Auskunft darüber gibt, wer wie viel Spielgeld geboten hat.
  
 Name und Vorname müssen nach der neuen Regelung von außerhalb der Universität anonymisiert dargeboten werden:
  
 1. Kennt der RKS Ihre Matrikelnummer, wird diese anstelle von Name und Vorname ausgegeben. 
 2. Andernfalls wird Ihr Account anonymisiert, indem die drei Buchstaben durch 'aaa' ersetzt werden.
  
 Die Kurzfassung der Neuerungen finden Sie im Wiki des Rechenzentrums unter
  
 http://www.uni-regensburg.de/RZ/Dienste/Wikis/RZ/index.php/RKS:_Anonymisierte_Teilnehmerlisten 
  
 den ausführlicheren Artikel unter
  
 http://www.uni-regensburg.de/RZ/Dienste/Wikis/RZ/index.php/RKS:_Anmeldeseiten_und_Datenschutz 
  
 
 Sie können gerne auch den Text für die Veranstalter lesen:
  
 http://www.uni-regensburg.de/RZ/Dienste/Wikis/RZ/index.php/RKS_für_Kursleiter:_Anmeldeseiten_und_Datenschutz 
  
 
 Zwei wichtige Punkta zum Schluss:
  
 1. Falls Sie VPN verwenden, sollten Sie wissen, dass die Zahl der gleichzeitigen Verbindungen auf 250 beschränkt ist! 
    Wird diese überschritten, kommt man nicht mehr durch!!
    Es ist daher dringend davon abzuraten, bei Massenanmeldungen VPN einzusetzen, um einen Zugriff von innerhalb der Universität zu simulieren!
 2. Bitte notieren Sie sich Ihre Matrikelnummer und alle Accounts, mit denen Sie sich per RKS angemeldet haben!!
    Dann finden Sie auch von Außerhalb problemlos Ihren Eintrag in den anonymisierten Listen.
  
 Die Veranstalter wurden von mir ebenfalls per Mail und per Versammlung informiert.
 Sie sollten also mit Ihren Rückfragen beim Veranstalter auf informierte Ohren treffen.
  
 Mit freundlichen Grüßen
 Dieter Piesch

--Pid09504 10:38, 27. Jun 2011 (CEST)