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Hinweise

Dies soll nur als kurze Anleitung zum Einstieg und zur Hilfe zu einigen typischen Fehlern und Problemen dienen. Ansonsten wird auf die Hilfe des Programms bzw. die angeführten Dokumentationen verwiesen.

Das Arbeitsfenster

Das Arbeitsfenster von GroupWise läßt sich in vier Bereiche aufteilen: oben die Menüzeile, darunter die Symbolleiste, dann links die Ordner und rechts der Ordnerinhalt.

Im Ordnerfenster finden Sie zunächst die Standardordner Mailbox mit den eingegangenen Mails, Ausgangsnachrichten, Aktenschrank (hier sollen später die Ordner für bestimmte Themen eingefügt werden), Kalender, Dokumente (zur Verwaltung und Bearbeitung von Dateien, z.B. Word-Dokumenten), Jobliste, in Arbeit (hier werden angefangene und dann abgebrochene EMails gespeichert) und schließlich den Papierkorb.

Über Anzeigen / Blitzvorschau können Sie jeweils den Inhalt der aktuell angeklickten Mail sofort im unteren Teil des Fensters anzeigen lassen. Ob Sie diese Möglichkeit nutzen, ist eigentlich Geschmackssache. Allerdings stellt die Blitzvorschau theoretisch ein Sicherheitsrisiko dar, wenn Sie HTML-Mails anzeigen lassen, ohne dass Sie zuvor die Möglichkiet haben, verdächtige Mails (I love you...) gleich zu löschen.

Sie können auch mehrere Fenster öffnen, wenn Sie z.B. in Ihrem Kalender blättern wollen, während Sie eine EMail schreiben. Nützlich auch in Verbindung mit der Vertreterfunktion: im ersten Fenster sehen Sie Ihre Mailbox, im zweiten die des Kollegen, den Sie vertreten.

Der Basisordner

In GroupWise können Sie sich eine individuelle Ansicht (mit den verschiedensten Elementen) auf Ihre E-Mail/Termine/Jobs usw erstellen; dies ist der Basisordner. Konfigurieren können Sie diesen mit der rechten Maustaste auf den Basisordner - Eigenschaften.

Wählen Sie dann den Reiter: "Anzeigen", die Auswahlbox: Anzeigen nach "Felder" und drücken Sie auf die Schaltfläche "Felder anpassen".

Hier können Sie sich (genügend Bildschirmbreite vorausgesetzt) einen Übersichtsseite zusammenstellen. Wenn Sie jetzt möchten, das GroupWIse immer im Basisordner startet, können Sie dies unter "Werkzeuge - Optionen - Umgebung - Stadardaktionen - Starten in: Basisordner" einstellen.

Nachrichtenkategorien

GroupWise kennt als GroupWare-System mehrere Kategorien von Nachrichten: EMails, Notizen, Jobs und Termine. Nur EMails funktionieren auch nach außerhalb des GroupWise-Systems. Die anderen Kategorien erfüllen bestimmte Aufgaben innerhalb des Systems. Die anderen Nachrichtenkategorien erscheinen, wenn Sie sie nach außen schicken, lediglich als EMail und verlieren alle weitere Funktionalität. Näheres finden Sie bei den Informationen zum Kalender.

Ordnertypen

GroupWise arbeitet mit einer Datenbank. Das bedeutet für Sie z.B., dass Sie nicht nur einfach Ordner mit allen Mails zum Thema "Känguruhzucht auf Island" anlegen können, sondern auch Suchordner, die Nachrichten nach bestimmten Kriterien aus der Datenbank entnehmen, dann wird nur eine Verknüpfung auf diese Nachricht gespeichert. So könnten Sie etwa einen Suchordner mit allen unerledigten Jobs oder mit allen EMails von Ihnen, die der Empfänger noch nicht gelesen hat, erstellen. Letzteres funktioniert allerdings nur für die EMails, die an andere Benutzer von GroupWise gesendet wurden. Der Vorteil von Suchordnern ist, dass sich am eigentlichen Speicherort der Mails nichts ändert.

Sie können kontrollieren, welche Nachrichten wie angezeigt werden sollen, indem Sie die Anzeigeeigenschaften jedes Ordners ändern oder einen Filter erstellen, der die Anzeige auf Wunsch auf bestimmte Ausschnitte reduziert.

Sortieren der Ordner: Sie können die Reihenfolge der Ordner nur schlecht mit der Maus ändern. Verwenden Sie dazu lieber den Menüpunkt Bearbeiten -> Ordner....

In den Ordnern können Sie nicht nur Mails und andere GW-Objekte einlagern. Sie können auch Verknüpfungen zu solchen Objekten einlagern. Dazu ziehen Sie ein Objekt mit der rechten Maustaste in den gewünschten Ordner und wählen im PopUp-Menü den Punkt Verknüpfen mit... aus. Solche Verknüpfungen ermöglichen es Ihnen, ein Objekt in mehreren Ordnern zu repräsentieren.

Die Nachrichten, Termine etc. in GroupWise kann man in Ordnern organisieren. Dabei gibt es drei Typen von Ordnern: Spezialordner, normale Ordner und Suchergebnisordner.

Spezialordner sind z.B. die Mailbox, der Papierkorb und der Kalender. Aber auch der Ordner In Arbeit, in dem Mails gespeichert werden, deren Erstellung Sie abgebrochen haben (wenn Sie die entsprechende Frage mit Ja beantwortet haben).

Wenn die Spezialordner einmal gelöscht sein sollten (was über die Löschfunktion nicht möglich ist), dann handelt es sich wahrscheinlich um einen Systemfehler in der Datenbank. Wenden Sie sich dann bitte an den zuständigen Administrator.

Keine Spezialordner sind aber z.B. die Jobliste u.ä., diese können Sie selbst als Standard-Varianten von Suchergebnisordnern neu erstellen

. Die normalen Ordner werden unter dem "Aktenschrank" angelegt und enthalten je nach Wunsch Mails, Jobs usw. Sie können Ordner auch weiter verschachteln. Wenn Sie mit vielen Ordnern arbeiten, sollten Sie eine Untergliederung einführen; denn wenn Sie zu viele Ordner in einer Hierarchieebene haben, können Probleme mit dem WebAccess auftreten. Sie können einzelne Mails etc. einfach mit der Maus in den entsprechenden Ordner verschieben.

IMAP- und News-Ordner werden an anderer Stelle behandelt, ebenso die Variante Freigabe-Ordner.

Die Datenbankeigenschaft von GroupWise nutzen die Suchergebnisordner. Diese enthalten nicht einfach eine bestimmte Menge von Objekten, die Sie dort platziert haben, sondern sie enthalten die Ordner, die einem bestimmten Suchkriterium entsprechen. Sie werden wie normale Ordner erstellt (rechte Maustaste / Neu / Ordner...), dann müssen Sie aber im entsprechenden Dialogfeld den Punkt Suchergebnisordner anwählen und entsprechende Kriterien angeben. Dort finden Sie auch einige vordefinierte Möglichkeiten, die Sie nutzen können, wenn z.B. durch einen Fehler in der Datenbank der Ordner für die Ausgangsnachrichten gelöscht wurde. Wenn Sie einen Suchergebnisordner löschen, werden nicht die Mails gelöscht, da diese ja nicht "wirklich" in dem Suchergebnisordner enthalten sind, sondern in irgendeinem "echten" Ordner.

Beachten Sie, dass ein Suchergebnisordner zwar Suchen über verschiedene Mailboxen und auch in den (Dokument-)Bibliotheken durchführen kann. Ein gleichzeitiges Durchsuchen des Archivs ist jedoch nicht möglich, selbst wenn Sie eigentlich Zugriff auf das Archivverzeichnis hätten. Sie können aber auch im Archiv (quasi lokale) Suchergebnisordner erstellen.

Die Suchkriterien entsprechend weitgehend denen der Suchfunktion, vgl. die Beschreibung dieser Funktion.

Beispiel für die Erstellung eines erweiterten Suchergebnisordners

In diesem Beispiel erstellen wir einen Ordner in dem alle noch nicht gelesenen EMails zu sehen sind (egal in welchem Ordner sie sind).

Erstellen Sie einen neuen Sucherergebnisordner.

Wählen Sie an wo und was Sie alles suchen wollen. Wichtig sind hier in unserem Beispiel die Kreuze bei "Mail" und "empfangen".

Wählen Sie nun "erweitert" an und erstellen Sie eine neue Regel mit UND verknüpft mit dem Inhalt: Status der Nachricht enthält nicht gelesen.

Nun noch einige abschliessende Klicks und der neue Ordner ist fertig.

Filter

Über die jeweils angezeigten Mails in einem Ordnerkönnen Sie noch einen Filter setzen, der so faktisch als zweite Selektionsebene wirkt. Geben Sie Ihren Filter in das Feld rechts oben im Arbeitsfenster ein. Es sind auch recht komplizierte Filter möglich. Die Suchkriterien und ihre Kombinationen sind denen bei Regeln sehr ähnlich und werden daher dort behandelt. Wenn ein Filter aktiv ist, ist das Symbol farbig. Um den Filter auszuschalten, müssen Sie ihn löschen (klicken Sie auf das Filter Symbol). Die Definition von komplexen Filtern sollten Sie also besser unterlassen und stattdessen Suchergebnisordner verwenden, da können Sie die Suchabfragen speichern.

Ordneransicht

Über den Knopf "Modus oder Proxy Benutzer auswählen" läßt sich auch die Ansicht auf die Ordner zwischen "Einfacher Ansicht" (= alle Systemordner sind verborgen) und "Erweiteter Ansicht (= Systemordner sind sichtbar) einstellen.

Dokumentenmanagement

Schließlich ermöglicht GroupWise auch ein Dokumentenmanagement: Worddateien o.ä., die in der Datenbank gespeichert sind, werden davor geschützt, dass sie von zwei Benutzern gleichzeitig benutzt werden und so Änderungen des einen verloren gehen. Außerdem läßt sich verfolgen, wer wann was mit dem Dokument getan hat. Auf Dokumente kann man auch sehr detailliert Zugriffsrechte vergeben.