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Freigaben

Sie können entweder einzelne Ordner oder einzelne Adreßbücher freigeben. Auch Dokumente können einzeln freigegeben werden (Näheres dazu unter Dokumentenverwaltung). Das ist recht nützlich, wenn Sie für bestimmte Projekte mit einem anderen GroupWise-Nutzer zusammenarbeiten wollen.

Hier werden Freigaben von einzelnen Ordnern beschrieben.

Eine Freigabe des "Ordners" Kalender ist nicht möglich, hier müssen Sie mit der Vertretung arbeiten. Sie können aber natürlich eine Regel erstellen, mit der Sie von bestimmten Nutzern vorgeschlagene Termine automatisch akzeptieren (oder sie wenigstens immer dann akzeptieren, sofern keine Terminüberschneidung vorliegt).

Freigegebenen Ordner erstellen

Im Prinzip geht das Erstellen eines freigegebenen Ordners genauso, wie Sie auch einen normalen Ordner erstellen: Wählen Sie im Menü Datei / Neu / Ordner.... Im erscheinenden Fenster wählen Sie den Punkt Freigegebener Ordner und klicken auf weiter.

Nun bestimmen Sie im nächsten Fenster wie üblich den Ort, an dem der Ordner in der Hierarchie plaziert werden soll und geben ggf. eine Beschreibung ein. In einem dritten Fenster geben Sie die Benutzer an, die Zugriff auf diesen Ordner erhalten sollen. Dabei erhält jeder Benutzer mindestens Lese-Rechte. Sie können aber auch das Recht zum Hinzufügen (standardmäßig), Bearbeiten und Löschen von Nachrichten in diesem Ordner vergeben.

In einem letzten Fenster können Sie noch ein paar Layout-Einstellungen vornehmen, dann klicken Sie auf Fertigstellen.

Nun wird an jeden Nutzer, der Zugriffsrechte für den neuen Ordner hat, eine kurze Nachricht geschickt. Diese können Sie noch redigieren.

Auch wenn Sie einen freigegebenen Ordner löschen erhält jeder Zugriffsberechtigte eine entsprechende Meldung.

Freigegebenen Ordner akzeptieren

Der Nutzer, für den ein Ordner freigegeben wurde, erhält wie eben gesagt eine entsprechende Nachricht. Diese hat ein passendes Symbol, kann aber wie eine Mail durch Doppelklick geöffnet werden. Nun beginnt ein Dialog, in dem der Nutzer den freigegebenen Ordner in seine Ordnerstruktur einbauen kann.

Nun ist der Ordner bei dem Nutzer wie ein normaler Ordner in die Struktur eingebaut, wird aber durch ein besonderes Symbol kenntlich gemacht:

Freigabenverwaltung

Wenn Sie mehreren Nutzer Zugriff auf den Ordner geben, werden Sie vielleicht ein wenig den Überblick verlieren. Sie können aber einfach mit der rechten Maustaste den freigegebenen Ordner anklicken und dann im Menü Eigenschaften die Registertaste Freigabe auswählen. Hier sehen Sie nicht nur alle Nutzer, für die der Ordner freigegeben wurde, sondern auch, ob diese Nutzer die Freigabe akzeptiert (oder gelöscht) haben und welche Rechte sie jeweils haben. Hier können Sie auch die Rechte verändern oder weitere Nutzer in den Kreis der Zugriffsberechtigten hinzufügen.

Die Freigabe eines Ordners an eine Gruppe von Nutzern (zu deren Anlegen vgl. unter Adressbuch) ist zwar möglich, aber Rechte werden dann an die einzelnen Mitglieder gegeben. Das bedeutet, dass eine spätere Änderung der Gruppe sich nicht auf die Freigabe des Ordners auswirkt: Wer bei der Rechtevergabe in der Gruppe war, behält die Rechte, auch wenn er später aus der Gruppe entfernt wird; wer später in die Gruppe aufgenommen wird, hat die Rechte nicht. Dies ist so auch bei der Freigabe von Adressbüchern und Dokumenten gelöst.

Diskurs

Der Vereinfachung von Gruppenarbeit dient die Möglichkeit, einen Diskursordner zu erstellen. Dabei handelt es sich um einen speziellen Ordner, in dem wie in einer Newsgroup oder an einem Schwarzen Brett Diskussionen von den zugelassenen Teilnehmern führen lassen. Grundlage eines Diskurses ist ein freigegebener Ordner. Sie müssen lediglich allen Teilnehmern Lese- und Schreibrecht für diesen Ordner geben. Wie Sie einen Ordner freigeben, sehen Sie oben. Mit "Diskurs" wird eine Nachricht bezeichnet, die in diesem Ordner angezeigt wird. Man kann dann speziell auf diese Nachricht antworten. Sie hat daher auch keinen Adressaten, jeder der Zugriff auf den Ordner hat, soll sie lesen können. Sie können Sie erstellen, indem Sie im Menü Datei / Neu / Diskurs wählen. Weiterhin können Sie sich auch in normalen Ordnern die Abfolge von Fragen und Antworten ansehen ("Diskursabfolge"), allerdings ist das nur dann sinnvoll, wenn alle Mails nur zwischen GroupWise-Nutzern versendet wurden. Faktisch ist ein Diskurs eine Newsgroup, die nur innerhalb von GW funktioniert. Sie können auch "echte" Newsgroups einbinden.

Vertretung

Was ist das?

Alternativ können Sie auch ein Vertretungsrecht vergeben. Dann kann der, dem Sie Vertretungsrechte geben, Ihre gesamte Mailbox nutzen. Sie können dessen Rechte einschränken, indem Sie nur das Lesen bzw. Schreiben von bestimmten Nachrichtenkategorien erlauben. Der Hauptunterschied zu Freigaben ist, dass Sie nicht etwa einem anderen Nutzer das Recht geben, selbst irgendwelche Mails o.ä. in Ihrer Mailbox abzulegen, vielmehr erhält der Vertreter das Recht, Dinge in Ihrem Namen zu tun. Schickt er etwa als Ihr Vertreter eine Mail ab, kann der Empfänger nur erkennen, dass die Mail von Ihnen stammt. Die Vertretung wird nicht offengelegt.

Grenzen

Bestimmte Rechte können Sie nicht über den Vertretungsmechanismus zugänglich machen:

- Die Adreßbücher müssen gesondert freigegeben werden.
- Gleiches gilt für Dokumente.

Da die Adreßbücher im allgemeinen nicht mit freigegeben werden, kann es eventuell bei der Adressierung von Mails zu Problemen kommen. Wenn Sie also für eine Urlaubsvertretung auch das Wissen aus den Adreßbüchern benötigen, denken Sie daran, die entsprechenden Adreßbücher gesondert freizugeben.

Anwendungen

Nützlich ist der Vertretungsmechanismus einmal für Urlaubsvertretungen (besonderer Vorteil: Sie müssen nicht Ihr Paßwort weitergeben - wenn Sie aus dem Urlaub zurück sind, entziehen Sie dem Kollegen einfach das Vertretungsrecht wieder). Außerdem ist der Mechanismus geeignet für Funktionsaccounts (Sekretärin kann Termine für ihre Professorin eintragen). Ganz ähnlich funktionieren sog. Ressourcen. Wenn Sie sich wirklich gleichzeitig in zwei Mailboxen einloggen wollen, können Sie das nur von zwei verschiedenen Rechnern (dieser Artikel von Novell versucht das zu begründen).

Wie geht das?

Eine Vertretung läuft immer in zwei Schritten ab: Der Vertretene muß einem anderen das Vertretungsrecht einräumen. Der Vertreter muß dieses Recht auch annehmen.

Ein Vertretungsrecht vergeben Sie über das Menü: Werkzeuge / Optionen / Sicherheit / Vertretungszugriff. Im erscheinenden Fenster wählen Sie zunächst mit dem Adreßbuch-Symbol einen Vertreter aus (wichtig: es muß ein GroupWise-Nutzer sein). Wenn Sie dies bestätigt haben, können Sie einzelne Lese- und Schreibrechte vergeben.

Wenn Sie bestimmte Nachrichten nicht für den Vertreter lesbar machen wollen, kreuzen Sie nicht das Feld für Private Nachrichten lesen an. Dann können Sie einzelne Nachrichten als privat markieren (die sind dann aber leider nicht weiter optisch hervorgehoben). Sie können auch eine Regel einrichten, die bestimmte Nachrichten automatisch als privat markiert. Alles in allem ist diese Möglichkeit aber nur für Ausnahmefälle sinnvoll zu verwenden. Um Vertretungsrechte wahrzunehmen, verwenden Sie das Symbol links unten im GroupWise-Fenster. Wenn Sie noch keine Vertretungsrecht haben, finden Sie dort nur Ihren eigenen Namen und das Wort Vertretung. Wenn Sie auf letzteres klicken, können Sie im Systemadreßbuch den Nutzer auswählen, den Sie vertreten wollen. Sofern Sie die entsprechenden Rechte haben, funktioniert das auch. Nunmehr haben Sie die Wahl, durch einfaches Anklicken festzulegen, ob Sie als Sie selbst handeln wollen oder als Vertreter eines anderen Nutzers.

Das Häkchen markiert immer Ihre aktuelle Identität.