Subnavigation:

• Allgemeine Dienstleistungen
• Spezielle Dienstleistungen
• Sicherheit
• Ansprechpartner
• Neu hier?

Beschreibung

Als einen Sonderfall der Vertretung könnte man Ressourcen bezeichnen. Dabei handelt es sich nicht um Benutzer, sondern um z.B. Konferenzräume, Diaprojektoren oder ähnliches, eben Ressourcen, die von GroupWise-Nutzern in Anspruch genommen werden sollen. Ressourcen stellen also einen anderen Objekttyp als Benutzer dar.

Eine Ressource hat vor allem einen eigenen Kalender, in dem eingetragen werden kann, wer sie wann benutzen darf; die Ressource kann aber auch Mails und alle anderen Nachrichtentypen empfangen. Der Verwalter der Ressource (GroupWise nennt ihn Eigentümer), hat eine Art automatisches, umfassendes Vertretungsrecht. Es können aber noch weitere Vertreter benannt werden; das geht dann wie bei einem Benutzer.

Der Eigentümer der Ressource kann dann die Termine, die an die Ressource gesendet werden, akzeptieren oder ablehnen, wenn er sich - wie bei einer normalen Vertretung - in die Mailbox der Ressource einblendet.

Am einfachsten ist die Terminplanung, wenn man zu einer Besprechung nicht nur die menschlichen Teilnehmer, sondern gleich auch die Ressource einlädt - z.B. den Konferenzraum, den man für die Besprechung nutzen möchte. Dabei sollte man natürlich die Kalenderfunktionen verwenden, die bei der Terminplanung überprüfen, ob bei den Eingeladenen der Termin überhaupt noch frei ist. Die Ressoucen werden hierbei teilweise optisch von den normalen Benutzern abgesetzt.

Man könnte die Funktionalität von Ressourcen auch mit normalen Accounts (die dann aber natürlich nicht zu anderen Zwecken genutzt werden dürfen) weitgehend darstellen. Ein Vorteil der Verwendung von Ressourcen ist neben der klareren Zuordnung, dass der Eigentümer der Ressource sich kein weiteres Paßwort merken muß. Außerdem behandelt GroupWise die Ressource in einigen Fällen gleich richtig: Wenn eine Ressource zu einem Termin "eingeladen" wird, wird als Ort der Veranstaltung der Name der Ressource voreingestellt.

Da Ressourcen einen eigenen Terminkalender usw. haben, kann nur der Administrator sie einrichten. Zwar können Sie auch in Ihrem eigenen Adressbuch eine Ressource einfügen. Diese hat dann aber nicht die hier interessierenden Funktionalitäten.

Die systemweit eingerichteten Ressourcen finden Sie im Systemadressbuch, gekennzeichnet durch einen weißen Kubus.

Beispiel: Raumverwaltung mit Ressourcen

Aufgabenstellung

Zwei Konferenzräume sollen verwaltet werden. Es gibt drei Gruppen von Benutzern: Die Verwalter sollen vollen Zugriff auf die Konferenzräume erhalten. Die privilegierten Nutzer sollen Termine eintragen können, wenn der Raum zu dem gewünschten Zeitpunkt noch frei ist. Normale Nutzer sollen Terminwünsche an die Ressourcen senden dürfen, die Termine müssen dann aber von einem Verwalter von Hand bestätigt werden (alternativ: Termine von nicht-privilegierten Nutzern sollen automatisch abgelehnt werden).

Einrichtung

Zunächst müssen die zwei Ressourcen vom Administrator eingerichtet werden. Dabei sollte man auf kurze und einprägsame Namen achten. Eventuell kann es sich anbieten, auch bestimmte Eigenschaften der Ressourcen in den Namen zu verwenden (z.B. die Anzahl der Sitzplätze eines Hörsaals nach dem Schema H20-120), aber Vorsicht: Wenn diese Eigenschaften nicht dauerhaft sind (der alte Hörsaal bekommt plötzlich einen Beamer), kann es zu Problemen kommen.

Bei der Einrichtung legt der Administrator auch fest, wer Eigentümer der Ressourcen ist. Dieser muss in unserem Konzept einer der "Verwalter" sein. Da der Eigentümer aber technisch privilegiert ist (das Vertretungsrecht kann ihm nur vom Administrator entzogen werden), sollte auch der hauptverantwortliche Betreuer Eigentümer der Ressource sein. Zu denken ist auch an eine Planung für den Fall, dass der Account des Eigentümers (etwa nach dessen Ausscheiden aus der Organisation) gelöscht wird.

Nun kann der Eigentümer sein Vertretungsrecht für die Ressource wahrnehmen und in deren Account wechseln. Jetzt werden alle weiteren Mitglieder der Gruppe der Verwalter mit entsprechenden Vertretungsrechten ausgestattet. Für die hier vorausgesetzten Zwecke ist jedenfalls das Lesen und Schreiben von Terminen erforderlich. Wenn die anderen Verwalter auch die Regeln ändern können sollen (Regeln benötigen wir gleich), muss ihnen mit dem entsprechenden Recht gleichzeitig auch das zum Ändern der Sicherheitseinstellungen gegeben werden, was alle anderen Einschränkungen für sie natürlich nur noch provisorisch sein läßt.

Nun werden die privilegierten Nutzer angelegt. Dazu erstellt der Eigentümer oder einer der entsprechend mit Rechten ausgestatteten Verwalter eine Regel, nach der alle Terminwünsche (= Termin-Nachrichten) von den entsprechenden Nutzern akzeptiert werden, wenn keine Terminüberschneidung vorliegt. Achten Sie darauf, dass alle für Ihr System relevanten Namensformen der Absender vorkommen. In unserem System sollte der Name reichen, ggf. kann die Aufnahme des GroupWise-Logins (vip12345) nützlich sein.

Das ganze sieht dann so aus (weitere privilegierte Nutzer könnten Sie in der selben Regel unterbringen):

Es kann sinnvoll sein, auch die Verwalter zusätzlich als privilegierte Nutzer zu behandeln, um die Bedienung zu vereinfachen.

Nicht-privilegierte Nutzer müssen Sie nicht extra anlegen. Diese können dann ganz normal einen Termin an die Ressource schicken. Etwas anderes gilt nur dann, wenn Sie bestimmte Nutzer ganz von der Nutzung der Ressource ausschließen wollen. Dann müssen Sie eine Regel anlegen, die alle Termine automatisch ablehnt (am besten mit einem Kommentar, der das Prinzip erklärt). Hier können Sie dann auch Ausnahmen für bestimmte Nutzer außer den ersten beiden Benutzergruppen festlegen. Achtung: Wenn Sie eine solche Regel einbauen, müssen Sie unbedingt die Termine der privilegierten Nutzer vorher mit der oben demonstrierten Regel abfangen und dort als zweite Aktion Regel abbrechen einfügen. Die Regeln werden nacheinander ausgeführt, so dass der Termin eines privilegierten Nutzers von der ersten Regel akzeptiert wird und dann die zweite Regel, die den Termin ablehnen würde, gar nicht mehr bearbeitet wird.

Anwendungsprobleme

Um aus Sicht der Verwalter einen Überblick über die Termine der Ressourcen zu erhalten, bieten sich die verschiedenen Ansichten des Kalenders an. Wenn Sie in unserem Beispiel nur an der Terminvergabe für einen der Konferenzräume interessiert sind, können Sie am leichtesten mit dem Vertretungsmechanismus auf die Ressource umschalten und dort den Kalender ansehen. Wenn Sie gleichzeitig mehrere Ressourcen überblicken wollen, können Sie einmal mehrere Fenster gleichzeitig öffnen. Sie können aber auch die Mehrbenutzeransicht des Kalenders verwenden, die (allerdings nur für einen Tag) alle ausgewählten Ressourcen anzeigen kann.

Die Nutzer könnten natürlich einfach auf gut Glück einen Termin an die Ressource senden und warten, ob der Termin automatisch oder vom Verwalter akzeptiert wird. Sinnvoller ist es jedoch, zuvor mittels der entsprechenden Funktion des Kalenders zu prüfen, ob zu dem gewünschten Zeitpunkt noch ein Termin frei ist. Vgl. dazu die Informationen zur automatischen Terminplanung.

Wenn Sie als Nutzer einen Termin für einen bereits besetzten Termin benötigen, dürfte es am sinnvollsten sein, der Ressource eine Mail zu schicken, da diese Mail dann von allen Verwaltern gelesen werden kann. Die Verwalter müssen dann aber natürlich auch die Mails an die Ressource regelmäßig lesen. Insofern mag es sinnvoll sein, Mails (nicht Termine) automatisch mit einer Regel an die Verwalter weiterzuleiten.

Aufgabe der Verwalter ist es jedenfalls, Terminkollisionen aufzulösen. Dazu sind sie technisch auch in der Lage, weil sie direkt im Kalender der Ressource Termine setzen und löschen können.

Privilegierte Nutzer können Termine nach Vornahme der oben genannten Einstellungen nun einfach setzen, indem sie die Ressource zu einem Termin einladen. Ist der Kalender der Ressource zum gewünschten Zeitpunkt frei, wird der Termin automatisch akzeptiert.

Nicht-privilegierte Nutzer können Termine ebenfalls durch Einladen der Ressource setzen, müssen aber warten, bis die Verwalter den Termin von Hand akzeptieren.