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Erstellen von Regeln

Sie können viele GroupWise-Aktionen automatisieren. Dazu gehört beispielsweise: Beantworten von Nachrichten bei Abwesenheit, Löschen von Nachrichten oder Verschieben von Nachrichten in Ordner. Für diese Automatisierung verwenden Sie Regeln zum Definieren von Bedingungen und Aktionen, die ausgeführt werden soll, wenn eine Nachricht diese Bedingungen erfüllt.

• Zum Erstellen einer Regel sind folgende Schritte erforderlich:
  • die Regel benennen
  • einen Auslöser definieren, der bewirkt dass die Regel angewendet wird
  • die Nachrichtenkategorien auswählen
  • eine Aktion hinzufügen, die ausgeführt werden soll, wenn die Regel zur Anwendung kommt
  • zum Abschliesen der Aktion „Regelverarbeitung abbrechen“ eingefügen
  • speichern der Regel
  • sicherstellen, dass die Regel aktiviert ist

Sie können zahlreiche weitere Optionen festlegen, um genauer zu definieren, für welche Nachrichten eine Regel gelten soll. Die Anwendung der Regel kann beispielsweise auf akzeptierte Termine, auf Nachrichten mit einem bestimmten Wort im Feld "Betreff" beschränkt werden. Die Option "Bedingungen definieren" dient zur weiteren Einschränkung der aufgestellten Regeln. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Beschränken von Nachrichten, auf die eine Regel angewendet wird .

Vorstellen von Regelarten

Aktion	Ergebnis
Mail senden	Hiermit wird eine Mail-Nachricht an die vom Benutzer angegebenen Empfänger gesendet, wenn die Bedingungen für die Anwendung der Regel erfüllt sind. Wenn Sie beispielsweise Ihren Vorgesetzten immer dann benachrichtigen sollen, wenn der Monatsbericht einer bestimmten Mitarbeitergruppe eintrifft, können Sie eine Regel festlegen, die eine Nachricht sendet, sobald der Bericht eintrifft.
Weiterleiten	Hiermit werden Nachrichten an einen oder mehrere Benutzer weitergeleitet. Wenn Sie beispielsweise Mitglied im Planungsstab eines Teams sind, können Sie mithilfe einer Regel Besprechungsunterlagen an die übrigen Mitglieder des Teams weiterleiten.
Antwort/ Urlausregel	Hiermit wird eine vorgefertigte Antwort an den Absender gesendet. Angenommen, Sie sind für mehrere Tage unterwegs. Vorher können Sie eine Regel erstellen, mit der auf eingehende Nachrichten automatisch eine Antwort gesendet wird, aus der hervorgeht, wann Sie wieder zurückkommen.Mit der Option Bedingungen definieren können Sie verhindern, dass Antworten an Maillisten-Server und andere große Gruppen gesendet werden.
Akzeptieren	Hiermit wird ein Termin, eine Notiz oder ein Job akzeptiert. Mit einer solchen Regel können Sie beispielsweise alle Termine akzeptieren, die Sie von einer bestimmten Person erhalten.
Löschen/Ablehnen	Hiermit werden Nachrichten gelöscht oder abgelehnt. Mit einer solchen Regel können Sie beispielsweise alle Termine ablehnen, die für einen bestimmten Wochentag geplant sind, wenn Sie an dem betreffenden Wochentag grundsätzlich nicht für Besprechungen zur Verfügung stehen.
Nachricht tilgen	Hiermit werden Nachrichten aus dem Papierkorb gelöscht. Mit dieser Regel können beispielsweise die Nachrichten einer Firma gelöscht werden, die häufig Werbemails versendet.
In Ordner verschieben	Hiermit werden Nachrichten in einen Ordner verschoben. Sie können beispielsweise alle Nachrichten, die im Feld Betreff ein bestimmtes Wort enthalten, in einen gemeinsamen Ordner verschieben.
Regelbearbeitung abbrechen	Hiermit wird verhindert, dass durch andere Regeln Aktionen zu Nachrichten durchgeführt werden, auf die die Bedingungen für die Anwendung dieser Regeln zutreffen. Regeln werden in der Reihenfolge ausgeführt, in der sie im Dialogfeld Regeln aufgeführt sind. Falls andere Regeln existieren, die sich unter normalen Bedingungen auf diese Nachrichten auswirken würden, verhindert diese Regelaktion die Ausführung der unerwünschten Regeln.

Auslöser einer Regel

Ereignis	Ergebnis
Neue Nachricht	Die Regel wird ausgelöst, sobald eine neue Nachricht in der GroupWise-Mailbox eintrifft. Wenn Sie auf Empfangen klicken, wird die Regel nur durch Eingangsnachrichten ausgelöst. Wenn Sie auf Gesendet klicken, wird die Regel nur durch von Ihnen gesendete Nachrichten ausgelöst. Wenn Sie auf Empfängerlos klicken, wird die Regel immer dann ausgelöst, wenn Sie eine empfängerlose Nachricht (Termin, Notiz oder Job) erstellen. Wenn Sie auf Entwurf klicken, wird die Regel nur durch Nachrichten ausgelöst, die als unfertig (als Entwurf) gekennzeichnet sind.
Abgelegte Nachricht	Diese Regel wird ausgelöst, wenn Nachrichten in einem bestimmten Ordner abgelegt werden. Wenn Sie keinen Ordner festlegen, wird die Regel ausgelöst, sobald eine Nachricht in einen beliebigen Ordner verschoben wird.
Ordner öffnen	Die Regel wird ausgelöst, sobald Sie einen bestimmten Ordner öffnen. Wenn Sie keinen Ordner festlegen, wird die Regel ausgelöst, sobald Sie einen beliebigen Ordner öffnen.
Ordner schließen	Die Regel wird ausgelöst, sobald Sie einen bestimmten Ordner schließen. Wenn Sie keinen Ordner festlegen, wird die Regel ausgelöst, sobald Sie einen beliebigen Ordner schließen.
Programmstart	Die Regel wird durch das Starten von GroupWise ausgelöst.
Beenden	Die Regel wird durch das Beenden von GroupWise ausgelöst.
Vom Benutzer aktiviert	Die Regel kann nur manuell ausgelöst werden, indem der Benutzer sie im Dialogfeld Regeln auswählt und anschließend auf Ausführen klickt. Anstatt beispielsweise eine Regel so zu verwenden, dass bestimmte Nachrichten sofort in einen Ordner verschoben werden, können Sie auch warten, bis sich in Ihrer Mailbox einige Nachrichten angesammelt haben, um sie zu gegebener Zeit gleichzeitig zu verschieben. Zum manuellen Auslösen einer Regel müssen Sie im Mailbox- oder Kalenderlayout zunächst diejenigen Nachrichten bzw. Ordner auswählen, auf die sich die Regel auswirkt.

Erstellen von Regeln

1. Klicken Sie auf "Werkzeuge", "Regeln" und anschließend auf "Neu".

1. geben Sie in das Feld "Regelname" einen Namen für die Regel ein
2. Klicken Sie auf die Popup-Liste "Bei Ereignis" und anschließend auf ein Ereignis, um die Regel auszulösen
3. Falls Sie auf "Neue Nachricht", "Programmstart", "Beenden" oder "Vom Benutzer aktiviert" geklickt haben, klicken Sie anschließend auf eine oder mehrere Quellen für die Nachricht. Klicken Sie beispielsweise auf "Empfangen" und "Empfängerlos".
4. Klicken Sie in der Liste "Kategorien" auf eine oder mehrere Nachrichtenkategorien, auf die sich die Regel auswirken soll. Wenn Sie die von der Regel betroffenen Nachrichten weiter einschränken möchten, klicken Sie auf "Bedingungen definieren". Klicken Sie auf die entsprechenden Bedingungen und anschließend auf "OK".
5. Klicken Sie auf "Aktion hinzufügen" und anschließend auf die Aktion, die von der Regel durchgeführt werden soll z.B. Nachricht in eine bestimmten Ordner verschieben.
6. Klicken Sie auf "Speichern".

Erstellen einer Urlaubsregel

1. Klicken Sie auf "Werkzeuge", "Regeln" und anschließend auf "Neu".
2. Geben Sie im Feld "Regelname" einen Namen, beispielsweise "Urlaubsregel", ein.
3. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste "Bei Ereignis" und anschließend auf "Neue Nachricht".
4. Wählen Sie neben "Und Nachrichten" die Option "Empfangen". Vergewissern Sie sich, dass keine andere Nachrichtenquelle ausgewählt ist.
5. Legen Sie im Bereich "Nachrichtenkategorien" keine Auswahloptionen fest.
6. Mit der Option "Bedingungen definieren" können Sie Ihrer Regel bestimmte Informationen hinzufügen. Es folgen Beispiele zur Verwendung der Option "Bedingungen definieren".
7. Klicken Sie unter "Ausgeführte Aktionen" auf "Aktion hinzufügen" und anschließend auf "Antwort".
8. Geben Sie eine Mitteilung ein, beispielsweise:
   Ich bin vom 3. September bis zum 10. September nicht im Büro. Meine Vertretung ist Maria Ritter (Durchwahl 1234).
9. Klicken Sie auf "OK".
10. Klicken Sie auf "Speichern". Stellen Sie sicher, dass neben der Regel ein Häkchen ist, das anzeigt, dass diese aktiviert ist, und klicken Sie anschließend auf "Schließen".

Aktivieren oder Deaktivieren von Regeln

Bevor eine Regel ausgelöst werden kann, muss sie aktiviert werden. Aktivierte Regeln werden mit einem Häkchen gekennzeichnet. Wenn Sie die Regel deaktivieren, kann sie nicht mehr ausgelöst werden. Die Regel bleibt jedoch im Dialogfeld "Regeln" aufgelistet und kann bei Bedarf wieder aktiviert werden.

1. Klicken Sie auf "Werkzeuge" und anschließend auf "Regeln".
2. Klicken Sie auf die Regel, die Sie aktivieren oder deaktivieren möchten.
3. Klicken Sie auf "Aktivieren" bzw. auf "Deaktivieren".

Bei einer aktivierten Regel ist das dazugehörige Kästchen mit einem Häkchen versehen.