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Archivieren in Regensburg (COI, Xtrend)

Die Universität Regensburg, besitzt eine spezielle Archivierungssoftware (Xtrend der Firma COI). Mit dieser Software wird das Archivieren sehr vereinfacht. Mehr dazu hier.

Allgemeines

Um alte EMails etc. sicher aufzubewahren oder um Platzproblemen entgegenzuwirken (Quota), bietet sich die Archiv-Funktion von GroupWise an. Dabei werden die Mails nicht mehr in der GroupWise-Datenbank gelagert, sondern auf eine Festplatte oder ein Netzlaufwerk ausgelagert. Wenn man auf das entsprechende Laufwerk zugreifen kann, dann kann man die Mails etc. auch bearbeiten.

Alles, was im Archiv abgelegt wurde, ist in der zentralen GroupWise-Datenbank nicht mehr vorhanden. Sie können dementsprechend auch nicht per Web-Access oder IMAP auf die archivierten Daten zugreifen. Vgl. auch hier unter Probleme zu daraus folgenden Unverträglichkeiten mit der Automatik.

Sie können keine Termine etc. archivieren, die in der Zukunft liegen. Deshalb eignet sich die Archivfunktion nur begrenzt dafür, die Daten zu sichern, wenn z.B. Ihr Postoffice (serverseitig) störanfällig sein sollte.

Dokumente, die in den GroupWise-Bibliotheken gespeichert sind, werden nie archiviert. Zwar finden Sie evtl. in den Dokumenteneigenschaften einen Eintrag "archiviert", das bezieht sich aber auf ein ganz anderes Archiv, das nur vom Administrator (bzw. dem Bibliothekar von GroupWise) beeinflußbar ist.

Ein Vertreter kann nicht auf das Archiv zugreifen oder einzelne Nachrichten archivieren. Er kann auch kein Archiv anlegen, aber er kann, wenn bereits ein Archivverzeichnis festgelegt wurde, dieses ändern und das alte Archiv verschieben. Das geht natürlich nur, wenn er entsprechende Lese- und Schreibrechte im Dateisystem hat.

Archivverzeichnis festlegen

Dazu müssen Sie zunächst ein Verzeichnis als Archivverzeichnis festlegen. Dies können Sie unter "Werkzeuge - Optionen - Umgebung - Pfad zu den Dateien" festlegen. In diesem Dialogfenster wird von GroupWise automatisch oft ein Verzeichnis für die Caching-Mailbox angelegt. Löschen Sie diesen Eintrag, sonst werden Ihre Einstellungen nicht richtig übernommen.

Zunächst müssen Sie entscheiden, ob Sie das Verzeichnis auf der Festplatte Ihres lokalen Rechners einrichten (Vorteil: viel Platz. Nachteil: nicht von anderen Rechnern zugänglich, kein automatisches Backup vom Rechenzentrum), oder - sofern Sie ausreichend Platz haben - ein Netzlaufwerk verwenden.

Sie sollten unter keinen Umständen ein Verzeichnis auf der lokalen Festplatte eines CIP-Pool-Rechners (C: oder D:) auswählen, da Ihre Daten dort weder vor fremden Blicken geschützt sind, noch länger als bis zum nächsten Start des Rechners gespeichert werden.

Wenn Sie sich für ein Netzlaufwerk entscheiden, sollten Sie Ihr persönliches Homedirectory / Heimatverzeichnis verwenden, eigentlich also (an der Uni Regensburg) G:\groupwise\, wobei groupwise hier das Unterverzeichnis ist, das Sie für das Archiv anlegen (das Verzeichnis erstellt GroupWise dann automatisch). Der Pfad G:\groupwise\ ist allerdings ein sogenannter relativer Pfad, relativ zu einem Startpunkt, der sich daraus ergibt, dass dem Buchstaben G beim Start ein Verzeichnis zugeordnet ist, das bei jedem Nutzer anders ist. Das kann problematisch werden, wenn Sie im Netzwerk unter einem anderen Account eingeloggt sind als in GroupWise. Dann werden die Archivdaten plötzlich nicht mehr in Ihr eigenes Verzeichnis gesichert, sondern z.B. in das Ihres Bürokollegen. Deshalb sollten Sie immer einen absoluten Pfad (in UNC-Schreibweise) eingeben. Dann versucht GroupWise immer, die Archivdateien im richtigen Verzeichnis abzulegen. In der problematischen Konstellation erscheint dann eine Fehlermeldung, weil Sie auf den entsprechenden Netzwerkpfad nicht zugreifen können (Sie sind ja als jemand anders eingeloggt).

Langer Rede kurzer Sinn: Verwenden Sie einen Pfad der Art: \\titan-xx\xxx\xxx\abc12345\groupwise\. Ihren persönlichen Pfad können Sie z.B. bei Ihrem Workgroupmanager erfragen. Besonders gefährlich ist diese Problematik dann, wenn Sie die automatische Archivierung eingeschaltet haben.

Wenn Sie einen persönlichen PC haben, können Sie natürlich auch dort Mails archivieren (interessant besonders bei sehr großen Mail-Archiven). Sie können dann allerdings nur von diesem PC aus auf Ihr Archiv zugreifen.

Sie können das Archivverzeichnis auch wechseln und so z.B. jahrgangsweise Ihre Mails archivieren und dann auf CD-ROM sichern.

Arbeiten mit dem Archiv

Archivieren per Hand

Nun können Sie einzelne Mails etc. archivieren, indem Sie sie auswählen und mit der rechten Maustaste klicken. Im erscheinenden Kontext-Menü wählen Sie nun den Punkt archivieren - dann wird die Mail in das Archivverzeichnis verschoben. Sie können auch mehrere Mails gleichzeitig auswählen, indem Sie z.B. während des Anklickens die Taste Strg gedrückt halten.

Automatisch archiveren

Sie können auch Regeln einsetzen, um z.B. bestimmte Mails, etwa aus einer Mailingliste, automatisch nach einer bestimmten Zeit zu archivieren.

Die Einstellungen die sich am Papierkorb treffen lassen, sind aus (leidvollen) Erfahrungen in Regensburg deaktiviert.

Zugriff auf das Archiv

Die Mails (und Termine etc.) im Archiv können Sie sich anschauen, wenn Sie im Menü "Datei - Archiv öffnen" anklicken. Es werden nur die Ordner angezeigt, die wirklich Mails enthalten, die Anordnung der Ordner kann anders als in Ihrer Standard-Mailbox sein. Um zur normalen Mailbox zurückzukehren, klicken Sie erneut auf "Datei - Archiv öffnen" (dann wird dort das Häkchen vor Archiv öffnen entfernt).

Wenn Sie Mails aus dem Archiv wieder in die "normale" Mailbox zurückschieben wollen, wechseln Sie in die Archivansicht und gehen vor wie beim manuellen Archivieren: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Mail und wÄhlen Sie den Punkt Archivieren, vor dem ein Häkchen sein sollte. Einmal den Menüpunkt anklicken und die Mail ist wieder in der "normalen" Mailbox.

Die Mails werden nicht im Klartext oder einem allgemein lesbaren Format abgelegt. Um wieder an die Mails heranzukommen, muß man den Client installieren. Dies kann man natürlich auch zum Transport der Mailbox "mißbrauchen". Das geht allerdings einfacher, wenn Sie den Caching-Modus einstellen und dann die Sicherungsoptionen verwenden.

Platzsparen ohne Einsatz des Archivs

Neben dem offensichtlichen Ratschlag, nur wichtige Mails usw. aufzubewahren, gibt es auch eine Möglichkeit, die Mail zu erhalten, aber die mitgelieferten Attachments zu entfernen. Das ist v.a. nützlich, wenn an eine wichtige Mail noch eines dieser lustigen aber sehr platzfressenden Bildchen angehängt ist.

Sie können ein Formativ Applet (siehe hier oder das Programm GW Strip unter http://www.novell.com/coolsolutions/tools/13990.html verwenden um die Anhänge von E-Mails zu entfernen. Das Formativ-Applet ist hier wesentlich flexibler, z-B. ist es möglich nur einzelne Anhänge zu entfernen.

Das Programm müssen Sie auf jedem Rechner einzeln installieren, auf dem Sie es nutzen wollen. Es erzeugt ein zusätzliches Symbol, das Sie zum Start des Programms einfach anklicken müssen. Das Programm erzeugt eine Kopie der Nachricht ohne Attachments. Dabei wird der Betreff um den Eintrag " (Copy)" ergänzt. Negativ ist zu verbuchen, dass leider auch die Eigenschaften der Nachricht (z.B. Eingangsdatum) verloren gehen.

Probleme

Archivieren von Ausgangsmails

Problem: Archiverte Ausgangsnachrichten sind im Archiv nicht mehr auffindbar.

Lösung: Wenn Sie Ausgangsnachrichten nicht in einen speziellen Ordner verschieben, verbleiben sie in der Mailbox (der Ordner Ausgangsnachrichten ist nur ein Suchergebnisordner). Die Mailbox als Symbol (im Archiv wie in der normalen Ansicht) zeigt aber nur die Mails in der Mailbox an, die bei Ihnen eingegangen sind. Mit anderem Worten: Die Mails sind zwar archiviert, werden aber nicht angezeigt, weil Sie in keinem Ordner enthalten sind.

Sie müssen daher entweder von vornherein alle Ausgangsmails in andere Ordner verschieben, bevor sie archiviert werden; oder Sie können im Archiv einen Suchergebnisordner erstellen. Dann werden die Ausgangsmails angezeigt.

Zugriff auf das Archivverzeichnis erforderlich

Die Archivierung wird nur durchgeführt, wenn Sie in GroupWise eingeloggt sind und Zugriff auf das eingestellte Archivverzeichnis haben. Wenn Sie also auf einem Novell-Netzlaufwerk das Archivverzeichnis erstellt haben, müssen Sie zugleich im eDirectory eingeloggt sein.

Beachten Sie, dass Archivieren nicht über den Remote-Zugriff oder den WebAccess möglich ist. Auch die automatische Archivierung ist dann leider nicht möglich.