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Allgemeines

Wenn Sie eine Nachricht verfassen, werden Sie gelegentlich das Interesse haben, zu erfahren, was mit dieser Nachricht geschieht. Durch die Datenbankstruktur von GroupWise sind hier weitreichende Möglichkeiten (jedenfalls für Nachrichten innerhalb des jeweiligen Systems) gegeben. Einmal gibt es da die auch bei EMail-Programmen üblichen Informationen über Zustellung und Lesen der Mails, die Sie verschickt haben. Weil GroupWise aber nicht nur ein EMail-Programm ist, werden weitere Status-Informationen wichtig: Wurde der Termin, den Sie vergeben haben, auch akzeptiert? Hat der Mitarbeiter den vergebenen Job bereits erledigt? Allen diesen Informationen ist gemein, daß der Empfänger der Mail sie eventuell nicht gern preisgibt. GroupWise ist als Kommunikationssystem für Firmen konzipiert. Dort entscheiden zentrale Vorgaben, darüber, welche Daten weitergegeben werden sollen. Konsequenter Weise kann man deshalb die hier beschriebenen Statusmeldungen auch nur von zwei Stellen aus beeinflussen: Es können zentrale Vorgaben gemacht werden, welche Statusmeldungen ausgegeben werden. Ansonsten kann immer der Absender einer Nachricht festlegen, welche Statusmeldungen ihn erreichen sollen. Der Empfänger kann sich nur durch Tricks teilweise dagegen wehren, dass der Absender die Informationen erhält (dazu unten). Die Anwendungen für Statusmeldungen sind vielfältig (mehr dazu unten). Neben der reinen Neugierde ist besonders an automatische Verarbeitung von bestimmten Nachrichtenkategorien (Termine, Jobs), an die Erhaltung eines Überblicks bei umfangreicher Kommunikation (welche EMails müssen noch beantwortet werden?) und nicht zuletzt an die Fehlersuche (hat die EMail ihren Adressaten erreicht?) zu denken.

Abfragen der Statusinformationen

Die Statusinformationen finden Sie in den Eigenschaften der Ausgangskopie der Nachricht (rechts auf die Ausgangskopie klicken und Eigenschaften wählen). Sie können zur Auswertung von vielen Nachrichten auch Suchergebnisordner verwenden (z.B. um alle Mails anzuzeigen, die noch nicht geöffnet wurden). Besonders sinnvoll sind solche Ordner, wenn es um die Verwaltung von Jobs und Terminen geht. Und Sie können sich vom System bei bestimmten Ereignissen (Nachricht wird geöffnet etc.) auch direkt per Mail oder Notify benachrichtigen lassen. Auch Regeln können auf bestimmte Eigenschaften einer Mail reagieren (z.B. gelöschte Anzahl). Außerdem können Sie einige Statusinformationen auch an dem Symbol der Nachricht schnell erkennen. Zu nennen ist hier der geöffnete Briefumschlag, das rote Kreuz für gelöschte Nachrichten und das rote Fragezeichen, wenn die Nachricht nicht zugestellt werden konnte.

Arten von Statusmeldungen

Die Art der erzeugten Statusmeldungen hängt vom Nachrichtentyp ab. Allgemein finden Sie Informationen zum Zustellstatus mit Datum und Uhrzeit: Wann wurde die Nachricht zugestellt bzw. die Zustellung bestätigt. Weiterhin: Wann wurde die Nachricht geöffnet, wann gelöscht, wann weitergeleitet, wann beantwortet, wann auf einen Remote-Rechner heruntergeladen? Bestimmte Nachrichtentypen kennen auch besondere Statusmeldungen: Wann wurde ein Job akzeptiert bzw. abgelehnt, wurde er delegiert? Wurde ein Termin angenommen oder abgelehnt?

Einstellungen

Die Einstellungen für die von Ihnen zu versendenden Nachrichten können Sie einstellen unter "Werkzeuge - Optionen - Senden" und dann einzeln für die Nachrichtentypen Mail, Termin, Job und Notiz. Hier sind beispielhaft die Einstellungen für Mails zu sehen:

Zunächst einmal müssen Sie festlegen, ob eine Ausgangskopie erstellt wird, bei der die Statusinformationen aufgezeichnet werden. Nur für Mails können Sie auch ganz auf eine solche Ausgangskopie verzichten. Dann können Sie festlegen, welche Statusinformationen gesammelt werden: Zustellung; Zustellung und Öffnen; sämtliche Informationen (deutlich mehr, z.B. auch Löschen der Mail). Wenn Sie vor Gesendete Nachricht automatisch löschen einen Haken setzen, wird die Ausgangsnachricht bei Ihnen automatisch gelöscht, wenn alle Empfänger die Nachricht gelöscht (genauer: getilgt) haben. Im zweiten Teilfeld können Sie sich direkt bei bestimmten Aktionen (öffnen und löschen der Mail, bei Terminen z.B. auch beim Akzeptieren) informieren lassen. Wählen Sie dabei zwischen einer Benachrichtigung per Mail oder Notify oder beidem. Das dritte Teilfeld (relevant nur beim Nachrichtentyp Mail) bietet Einstellungen, die den Zugriff auf Statusmeldungen bei EMails an eine Internet-EMail-Adresse (also außerhalb von GroupWise) ermöglichen. Dazu unten mehr.

Schutz vor unerwünschter Überwachung

Wie oben bereits ausgeführt, ist ein Schutz vor der Übertragung der Statusmeldungen nicht im Programm vorgesehen. Sie können aber mit ein paar Tricks die Überwachung verringern. Es sei darauf hingewiesen, dass bei Terminen und Jobs ein Umgehen der Statusmeldungen dazu führt, dass die Abstimmung des Kalenders in GroupWise nicht mehr richtig funktioniert. Die folgenden Tricks sollten daher höchstens bei Mails angewendet werden. Dabei ist die Grundüberlegung einfach: Jeder ist Herr über die Nachrichten, die er selbst versendet hat und er ist nicht Herr über Nachrichten, die er erhalten hat. Um die letztere Prämisse außer Kraft zu setzen, muss man den Sonderfall erzeugen, dass man selbst sowohl Absender als auch Empfänger der Nachricht ist. Man muss daher einfach jede eingehende Nachricht an sich selbst weiterleiten und nur die Kopie lesen. Das Original kann man automatisch löschen, um nicht überflüssige Daten zu speichern. Die Umsetzung funktioniert über eine Regel, die jede eingehende Mail weiterleitet und die Originalnachricht löscht. Denken Sie daran, dass Sie mehrere Aktionen in einer Regel kombinieren können. Vorsicht! Dieses Vorgehen läßt sich daran erkennen, dass alle Mails an Sie sofort nach Erhalt weitergeleitet und gelöscht werden. Zumindest die erste Statusinformation erhält der Absender aber nur, wenn er die erweiterte Statusmeldung eingestellt hat. Jedenfalls kann man natürlich das Ausbleiben der Öffne-Bestätigungen bemerken. Für bestimmte Fälle mag es sich daher empfehlen, nur die Weiterleitung der Mails an sich selbst vorzunehmen und dann die Mails vorher in Kopie zu lesen und das Original erst dann zu öffnen, wenn der Absender das erkennen soll.

Statusmeldungen bei externen EMails

E-Mails an eine Internet E-Mail Adresse können naturgemäß nicht die GroupWise-Statusinformationen zugeordnet werden. Hier existiert ein anderes System, dass in GroupWise eingebunden werden kann. In diesem (internetweiten und daher in vielen Mailprogrammen integrierten) System werden von dem Mailserver (nur wenn dieser die entsprechende Funktion unterstützt!) Zustellbestätigungen (oder entsprechende Fehlermeldungen) als EMail verschickt, wenn der Absender dies verlangt hat. Sie können nun in GroupWise einmal diese Zustellbestätigungen von anderen Mailservern anfordern und dann die entsprechende Mailnachricht automatisch zu einer Statuseigenschaft Ihrer Ausgangsmail machen, so dass sie wie sonst auch über die Eigenschaften zu sehen ist. Sie können sich auch für den zusätzlichen Empfang der Mails des anderen Servers entscheiden. Lesebestätigungen (=Öffne-Bestätigungen) werden allerdings nicht angefordert. Diese werden auch nur begrenzt von anderen Mailprogrammen unterstützt und sind jedenfalls nicht bei dem anderen Mailserver, sondern bei dem Mailprogramm des Empfängers integriert.

Einstellungen

Wie bei den sonstigen Einstellungen wählen Sie im Menü den Punkt "Werkzeuge - Optionen - Senden - EMail". Im Teilfenster Internet-Mail können Sie mit ein Häkchen die Zustellbestätigung aktivieren - das funktioniert aber nur, wenn der Mailserver des Empfängers diese Option unterstützt. Wenn Sie nicht das zweite Häkchen bei Benachrichtigungen an Mailbox senden setzen, wird die Bestätigungs-Mail automatisch analysiert und die Statusinformation wird als Eigenschaft der Ausgangsnachricht übernommen, die Bestätigungs-Mail wird dann sofort gelöscht und taucht in Ihrer Mailbox gar nicht erst auf.

Weg einer EMail verfolgen (Fehlersuche)

Als Beispiel hier die Statusmeldungen einer erfolgreicht zugestellten Nachricht, kurz nach dem Absenden:

Nach Eigang der Mail beim Empfänger (bzw. dessen Mailserver):