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Allgemeines

Der GroupWise Kalender ermöglicht es Ihnen nicht nur, eigene Termine einzutragen, Sie können sich auch Termine von anderen GroupWise-Nutzern zusenden lassen. Der GroupWise-Kalender enthält natürlich vor allem Termine, aber Sie können auch Jobs und Notizen hier einsehen. Interessant ist vor allem die Möglichkeit, Termine mit anderen GroupWise-Nutzern abzustimmen.

Nachrichtentypen

Neben dem bekannten Nachrichtentyp Mail gibt es noch einige andere Nachrichtentypen:

• Termine lassen sich für bestimmte Zeiten (auch regelmäßig wiederkehrende, vgl. Datumsautomatik) einstellen. Es läßt sich auch ein Alarm für Termine einstellen (z.B. Notify-Nachricht oder Alarm-Ton).
• Ein Job ist ein Auftrag an einen GW-Nutzer. Er hat ein Start- und ein Enddatum, der zuständige Nutzer kann die Fertigstellung des Jobs bestätigen. Wenn der Job nicht in der eingestellten Zeit erledigt wurde, wird der Job rot angezeigt und jeweils auf das aktuelle Datum "mitgezogen"
• Eine Notiz hat zwar ebenfalls ein Datum, ansonsten aber keine weitere Funktionalität. Nützlich z.B. zur Kennzeichnung von Geburtstagen u.ä.
• Je nach Konfiguration der EDV- und der Telefonanlage kann man auch Telefonanrufe als Nachrichtentyp verwenden und so eine gewisse Vereinfachung in der Dokumentation erreichen. Auch wenn die Telefonanlage nicht eingebunden ist, hat man mit dieser Nachrichtenkategorie eine Art Formular mit Feldern z.B. für die Rückrufnummer.

Termine, Jobs und Notizen können auch in der Variante "empfängerlos" (manchmal auch "persönlich" genannt) verwendet werden, um die eigene Agenda zu planen. So vermeiden Sie, dass Sie Ihre eigenen Termine bestätigen müssen. Für die empfängerlose Variante klicken Sie in der Symbolleiste nicht auf das Symbol für Termin/Job, sondern auf das schwarze Dreieck rechts dabenen und wählen die empfängerlose Variante.

Einstellungen / Ansichten

Sie können den Kalender in einer Tages-, Monats- und Jahresansicht betrachten; die Jahresansicht zeigt allerdings keine Nachrichtentypen an, nur die irgendwie belegten Tage werden etwas dunkler dargestellt. Wenn Sie mehrere Kalender verwalten, gibt es auch die Mehrfachbenutzeransicht, die parallel mehrere Kalender anzeigt (nur sinnvoll bei entsprechenden Zugriffsrechten).

Unter "Werkzeuge - Optionen - Datum/Uhrzeit" können Sie viele Einstellungen treffen. Z.B. Standard-Dauer von Terminen, Standard-Alarme etc.

Das Datumsformat können Sie recht detailiiert einstellen bzw. mit den Windows-Einstellungen synchronisieren. Klicken Sie dazu einfach auf den Knopf GroupWise auf System einstellen - das wird meistens (hoffentlich) die richtige Einstellung sein.

Drucken

Über "Datei - Kalender drucken" können Sie den Kalender in verschiedenen Formaten ausdrucken, darunter allerlei Standard-Formate von Organizern; auch ein Ausdruck in eine HTML-Datei ist möglich. Sie können zudem festlegen, welche Inhalte mit ausgedruckt werden sollen. Wichtig: auch das Drucker Symbol der Symbolleiste (bei geöffnetem Kalender) druckt den ganzen Kalender (nicht einen einzelnen Termin).

Erstellen und Ändern von Terminen

Unterschied persönliche / allgemeine Termine

Sie können Termine entweder nur für sich selbst erstellen (persönlicher oder empfängerloser Termin), oder andere Benutzer oder Ressourcen zu diesem Termin einladen. Sie könnten zwar auch zu einem Termin nur sich selbst einladen, aber das wäre unnötig kompliziert (Sie müßten dann den Termin, den Sie eben eingetragen haben, gleich darauf noch einmal bestätigen). Verwenden Sie für solche Fälle stattdessen besser einen empfängerlosen Termin. Die empfängerlosen Varianten gibt es auch für Notizen und Jobs.

Erstellen und Akzeptieren von Terminen

Empfängerlose Termine

Zunächst soll hier die Erstellung von Terminen anhand der empfängerlosen Variante erläutert werden. Zur Erstellung eines Termins gibt es mehrere Möglichkeiten.

1. Sie klicken das kleine schwarze Dreieck neben dem Termin-Symbol an und wählen den persönlichen / empfängerlosen Termin.
2. Sie doppelklicken im Kalender an den Zeitpunkt, zu dem der Termin stattfinden soll.

Näheres zu erweiterten Terminoptionen (z.B. Datumsautomatik) weiter unten.

Termine mit anderen Nutzern

Wie bei empfängerlosen Terminen funktioniert es auch bei den Terminen, zu denen andere Nutzer eingeladen wurden. Aber es gibt natürlich Mechanismen, die die Abstimmung der Terminänderung mit den anderen Teilnehmern am Termin erleichtern. Einen Termin, den Sie nicht erstellt haben, können Sie auch nicht ändern. Das kann nur der, der auch zum Termin eingeladen hat. Sie können jederzeit die Termine, zu denen Sie selbst eingeladen haben, wieder löschen. Es wird dann eine Abfrage erscheinen, ob Sie den Termin auch aus den Mailboxen der anderen Teilnehmer löschen lassen wollen. Je nach Lage der Dinge können Sie dem zustimmen. Wenn Sie einen (eigenen) Termin ändern, wird GroupWise Sie zunächst fragen, ob Sie einen Suche nach freien Terminen vornehmen wollen. Wenn Sie dann den neuen Termin so beibehalten wollen und absenden, wird einfach der alte Termin gelöscht und der neue (= geänderte) Termin wieder wie üblich behandelt: Alle Empfänger müssen ihn wieder (als quasi neuen Termin) akzeptieren.

Benachrichtigung über bevorstehende Termine - Alarme

Mit Hilfe des kleinen Tools Notify oder eines anderen Hilfsprogramms können Sie sich immer eine bestimmte Zeit vor einem Termin alarmieren lassen. Notify muss (logischerweise) gestartet sein wenn Sie eine Alarmbenachrichtigung erhalten wollen und der Termin muss mit der Alarmoption erzeugt werden.