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GroupWise - Jobverwaltung

Jobs (Aufgaben) sind eine spezielle Nachrichtenkategorie von GroupWise. Sie enthalten einen Empfänger, einen Betreff und ein Nachrichtenfeld wie normale Mails, die man zur Aufgabenbeschreibung nutzen kann. Zusätzlich haben Sie noch Eingabefelder für den Zeitraum, in dem die Aufgabe erledigt werden soll. Sie können auch Attachments anhängen, z.B. den Text, den der Auftragsempfänger bearbeiten soll. Hier kann es aber evtl. sinnvoll sein, gleich die Dokumentenverwaltung von GroupWise zu nutzen. Der Empfänger des Jobs kann - nachdem er ihn akzeptiert hat, den Job auch als erledigt kennzeichnen. Wie alle Nachrichtentypen kann man auch bei Jobs eine empfängerlose Variante wählen. Dies ist einfacher, als sich selbst einen Job zu schicken und diesen dann zu bestätigen. Klicken Sie in der Symbolleiste dazu einfach auf den schwarzen Pfeil neben dem Jobsymbol und wählen Sie Empfängerloser Job.

Jobs werden im Kalender in einem Extra-Bereich angezeigt (wenn man dies eingeschalten hat, dies geht einfach über die Knöpfe Termine, Notizen, Jobs in der Ansicht des Kalenders). Jeder Job wird zuerst am Datum des ersten Tages der Erledigungszeit angezeigt und wandert ab Erreichen dieses Datums immer weiter auf den aktuellen Tag. Wenn die Erledigungsfrist abgelaufen ist, wird der Job rot eingefärbt. Jobs können auch in anderen Ordnern angezeigt werden. Wenn Jobs bei der Zusammenarbeit mehrerer Nutzer verwendet werden sollen, sind natürlich auch entsprechende Statusmeldungen, etwa über das Akzeptieren eines Jobs erforderlich.

Joberstellung

Jobs erstellen Sie wie jede andere GroupWise-Nachricht auch über das Menü, einen Tastatur-Shortcut oder die Symbolleiste. Wie alle Elemente können Jobs auch empfängerlos (d.h. nur Sie sind der Empfänger) sein. Hier ein Beispiel:

Ändern und Löschen von Jobs

Der Ersteller eines Jobs kann diesen einfach löschen, indem er ihn im Ausgangsordner anklickt und (auch aus den Empfängermailboxen) löscht. Durch Ändern des Textes bzw. der Daten kann der Ersteller den Job auch abändern, der Job muss dann nur nochmals abgesendet werden. Auch der Empfänger kann an ihn gegangene und auch noch nicht erledigte Jobs löschen, es erfolgt nur eine entsprechende Sicherheitsabfrage.

Weiterbehandlung

Eingehende Jobs finden Sie wie Mails in Ihrem Eingangsordner. Jeder Empfänger eines Jobs muss sich zunächst entscheiden, was er mit dem Job machen will. Er kann ihn akzeptieren oder ablehnen. Über das Menü "Aktionen - Delegieren" kann der Empfänger auch einen dritten Nutzer direkt mit der Bearbeitung des Jobs beauftragen. Bei allen drei Möglichkeiten können Sie noch einen kurzen Kommentar abgeben. Diesen sieht der Job-Ersteller aber nur in den Eigenschaften des Jobs oder wenn er eine Nachricht über Notify erhält. Sie können einen Job auch noch ablehnen, nachdem Sie ihn zunächst akzeptiert haben.

Sobald Sie den Job akzeptieren, verschwindet er aus dem Eingangsordner und findet sich im Kalender.

Um einen Job als erledigt zu kennzeichnen, können Sie nun einfach in der Kalenderansicht in das Kästchen vor dem Job klicken. Wenn Sie den Job geöffnet haben, können Sie stattdessen in das kleine etwas versteckte Kästchen unten rechts ein Kreuz setzen.

Auswertung

Wenn Sie mit vielen Jobs arbeiten, wird es für Sie natürlich wichtig, den Überblick bei der Auswertung zu behalten. Dazu sollten Sie Suchergebnisordner einsetzen.