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Projektverwaltung


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Referat IV/5 übernimmt die Verwaltung Ihres Drittmittelprojekts, von der Kontoeinrichtung über die Finanzberichte für die Förderinstitutionen bis zur Archivierung der Unterlagen.

Unten finden Sie Antworten auf die wichtigsten Fragen zur Projektverwaltung und -durchführung. Für eine ausführliche Beratung stehen wir Ihnen gerne persönlich zur Verfügung.


Projekteinrichtung

Nach erfolgreicher Antragstellung und Bewilligung eines Projektes müssen in der Drittmittelverwaltung Referat IV/5 folgende Dokumente vorliegen, um die Projektnummer (Anordnungsstellennummer) und die Buchungsstellen zu vergeben und das Projektkonto einrichten zu können:

  • Zuwendungsbescheid bzw -vertrag
    (bei BMBF-Bewilligungen, DFG-Sachbeihilfen und Förderung durch die VW-Stiftung wird die Verwaltung durch den Geldgeber informiert)
  • Ggf. Annahmeerklärung zur Unterschrift durch die Hochschulleitung
    Bitte beachten Sie, dass die Annahmeerklärung über das Referat IV/5 zur Vorlage bei der Hochschulleitung einzureichen ist.
  • Erklärung bei Forschungsaufträgen Dritter, sog. Forschungsanzeige

Die Forschungsanzeige liegt in zwei Versionen vor, je nach Art des Zuwendungsgebers ist sie für Forschungsaufträge öffentlicher Mittelgeber (z.B. DFG, Bund, Land, EU und gleichgestellte Einrichtungen) oder privater Auftraggeber konzipiert.

Dem Merkblatt zur Umsetzung der Drittmittelrichtlinien ist eine nicht abschließende Liste der öffentlichen Mittelgeber beigefügt. In diesem Merkblatt finden Sie die wichtigsten Informationen zur Beantragung und Annahme von Drittmitteln.

Die Drittmittelrichtlinie dient dem Schutz von Wissenschaftlern an Hochschulen vor einer strafrechtlichen Verfolgung wegen des Tatbestands der Vorteilsnahme nach § 331 StGB bei der Drittmitteleinwerbung.

Sammelkonten für mehrere Projekte können nicht eingerichtet werden.


Projektbeginn

Mit der Arbeit am Projekt kann erst begonnen werden, wenn ein rechtsgültiger Vertrag bzw. Bewilligungsbescheid vorliegt.


Verwaltung von Drittmitteln

Drittmittel werden über den Staatshaushalt der Universität Regensburg verwaltet. Es gelten also neben den vom Mittelgeber festgelegten Bestimmungen und dem Finanzierungsplan auch die Bestimmungen der Bayerischen Haushaltsordnung (BayHO).

Buchungsstellen:
Der Haushaltsplan ist eine systematisch untergliederte Gegenüberstellung der voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben einer öffentlichen Verwaltung.
Der Haushaltsplan des Freistaats Bayern ist in verschiedene Einzelpläne unterteilt. Diese sind in Kapitel untergliedert. Für den Geschäftsbereich des Staatsministeriums für Bildung und Kultus, Wissenschaft und Kunst gilt der Einzelplan 15, den Abschnitt für die Universität Regensburg bildet das Kapitel 1521.
Die Kapitel untergliedern sich ihrerseits in die einzelnen Titel, als Titel bezeichnet man die unterste Gliederungsebene des Haushaltsplans. Titelgruppen sind zusammengefasste, gemeinsam zu bewirtschaftende Titel.
Für die Verwaltung von Drittmitteln sind im Haushaltsplan unterschiedliche Titelgruppen und Titel vorgegeben, über die eine Verbuchung von Einnahmen und Ausgaben zu erfolgen hat. Die Titelgruppen ordnen dabei die eingenommenen bzw. aufgewandten Mittel dem jeweiligen Drittmittelgeber zu.

Titelgruppen nach Geldgeber:

TG 52 = Bundesmittel Sonderprogramme

TG 71 = Bundesmittel
TG 81 = Landesmittel
TG 72 = Industrie, Stiftungen, Ausländische Mittelgeber und Sonstige
TG 91 = DFG - Sonderforschungsbereiche
TG 92 = DFG – sonstige Zuwendungen z.B. Sachbeihilfen, Graduiertenkollegs;
TG 93 = EU-Zuwendungen

TG 95 = DFG - Exzellenzinitiative

Projektnummer:
Die Projektnummer spiegelt in ihren ersten beiden Zahlen die Titelgruppe wieder. Die weiteren Ziffern werden in fortlaufender Reihenfolge vergeben, die entsprechende Projektnummer teilt Ihnen das Referat IV/5 mit.

Beispiel:
Eine DFG Sachbeihilfe für die Universität Regensburg ist somit unter dem Kapitel 1521 / Titelgruppe 92 zu bewirtschaften. Die Projektnummer lautet 92XXXXX. Der Titel kategorisiert den Geldfluss und kennzeichnet ihn entweder als Einnahme oder als Sachausgabe, Personalausgabe oder Investition.

Aufgrund der Vielzahl der unterschiedlichen finanziellen Zuwendungen entnehmen sie die genauen Angaben zur Einrichtung ihres Projektkontos bitte dem „Merkblatt zur Verwaltung von Drittmitteln“, das Ihnen zu Beginn des Forschungsvorhabens individuell für Ihr Projekt durch das Referat IV/5 zugesandt wird.

Ausgabeart:
Mit Hilfe der Ausgabeart ist bei der Verbuchung der Ausgaben eine genauere Bezeichnung der Ausgabe möglich, beispielsweise ob es sich um Verbrauchsmaterialien, Reisekosten oder Investitionsgegenstände handelt. Welche Ausgabearten für das jeweilige Drittmittelprojekt maßgeblich sind richtet sich nach der Bewilligung des Geldgebers. In dem Informationsschreiben, das von Referat IV/5 bei Projekteinrichtung versandt wird, finden Sie hierzu nähere Angaben.

Kostenart:
Die Kostenarten wurden eingerichtet, um die Einführung der Kosten- und Leistungsrechnung an der Universität zu ermöglichen. Sie lassen eine weitere, detaillierte Analyse der Einnahmen und Ausgaben für die Haushaltssteuerung zu. Nachzulesen sind die Schlüssel im Kontenrahmen.


Abruf des bewilligten Budgets/Bankverbindung

Die vom Geldgeber zur Verfügung gestellten Mittel werden vom Projektleiter, gegebenenfalls mit entsprechenden Vordrucken, abgerufen. Sollte von Seiten der Verwaltung eine Unterschrift benötigt werden, leiten Sie den Mittelabruf bitte frühzeitig an das Referat IV/5. Die Überweisung des bewilligten Budgets hat auf das Konto der Universität bei der Staatsoberkasse Bayern zu erfolgen.
Zur erfolgreichen Zuordnung der Mittel ist als Verwendungszweck das Kapitel 1521, die Projektnummer und der Name des Projektleiters anzugeben. Eine Kopie der Mittelanforderung muss der Drittmittelstelle zugeleitet werden, damit die eingehenden Beträge dem Projekt richtig zugeordnet werden können. Bei Bedarf unterstützt Sie die Drittmittelstelle gerne bei der Erstellung der Mittelanforderung. Der Mitteleingang wird dem Projektleiter schriftlich mitgeteilt.

Die Bankverbindung der Universität Regensburg bei der Staatsoberkasse Bayern finden Sie hier.

Bitte beachten Sie, dass bei einigen Mittelgebern die Mittel nach Haushaltsjahren bewilligt sind und ein Überschuss nicht automatisch in das nächste Haushaltsjahr übertragen werden kann (i.d.R. Mittel des Bundes und der Länder). Hierzu getroffene Regelungen finden sich üblicherweise in den Verwendungsrichtlinien des Geldgebers. Sollte das Budget eines Haushaltsjahres nicht ausgeschöpft werden können und die Möglichkeit zur Beantragung eines Übertrags der Mittel bestehen, ist das Referat IV/5 hiervon frühzeitig in Kenntnis zu setzen.


Bestellungen

Verbrauchsmaterialien und Geräte werden von der Universität (Referat IV/2 – Einkauf) auf Antrag des Projektleiters beschafft; entsprechende Bestellungen sind daher unter Angabe der Buchungsstelle dorthin zu richten.


Einstellung von Personal

Etwaige Projektmitarbeiter sind als Bedienstete des Landes einzustellen. Antragsformulare sind bei der Fakultätsverwaltung erhältlich. Bei Beschäftigung von nichtwissenschaftlichem Personal muss die Stelle hausintern ausgeschrieben werden, vor der Einstellung ist die Zustimmung des Personalrats durch die Personalabteilung einzuholen.
Einstellungsanträge sollen der Personalabteilung (Referat III/4) frühzeitig vor Beschäftigungsbeginn zugeleitet werden.

Eine gegenüber der Bewilligung abweichende Beschäftigung von Personal bedarf der vorherigen Einwilligung des Geldgebers.

Der Abschluss von Werkverträgen und die entsprechende Vertragsgestaltung obliegen der Universität; zuständig ist die Personalabteilung (Referat III/1).


Reisekosten

Die Abrechnung von Reisekosten erfolgt unter Vorlage von Originalbelegen durch die Personalabteilung (Referat III/2).


Bezahlung von Rechnungen und Vergütungen

Zu allen während eines Projekts anfallenden Ausgaben sind die Originalbelege zu den Buchungsunterlagen einzureichen. Die Ausgabensumme muss mit dem Vermerk „sachlich und rechnerisch richtig und festgestellt mit ..... EUR“, sowie der Originalunterschrift des Projektleiters oder seines feststellungsbefugten Beauftragten versehen werden.


Mittelverwendung

Der Projektleiter bestimmt über die Mittelverwendung unter Beachtung der Bedingungen des Drittmittelgebers sowie der gesetzlichen Vorschriften. Somit ist der Projektleiter auch zur finanziellen Überwachung der Drittmittel verpflichtet und hat unverzüglich Referat IV/5 über sämtliche haushaltsrelevanten Abmachungen mit dem Fördergeber sowie interne Dispositionen (Umwidmungen, Fristverlängerungen, etc.) in Kenntnis zu setzen. Der Projektleiter ist für Überschreitungen des Drittmittelbudgets verantwortlich und trägt die Folgekosten.

Verpflichtend zu beachten sind insbesondere folgende Grundsätze:

  • Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit (Art. 7 Bayer. Haushaltsordnung – BayHO);
  • Trennungsprinzip, d.h. die Zuwendung an die Hochschule darf nicht in Abhängigkeit von Umsatzgeschäften erfolgen (Verwaltungsvorschriften zur Annahme und Verwendung von Mitteln Dritter an Hochschulen – DriMiR);
  • Transparenzprinzip, die rechtlichen und tatsächlichen Leistungsbeziehungen zwischen Drittmittelgeber und Drittmittelempfänger müssen der Hochschule gegenüber offengelegt werden (DriMiR);
  • Dokumentationsprinzip, sämtliche Leistungen an Hochschulen sowie etwaige Gegenleistungen müssen schriftlich fixiert werden. Die Unterlagen sind unter Beachtung der bestehenden gesetzlichen Fristen aufzubewahren (DriMiR);
  • Bestimmungen der Richtlinie zur Finanzierung von Bewirtungs- und Repräsentationsausgaben der Universität Regensburg.

Gemeinkosten

Bei der Durchführung von Drittmittelprojekten entstehen neben den Projektausgaben auch Kosten auf Verwaltungsebene, z.B. in der Personalabteilung, der Drittmittelverwaltung und durch die Inanspruchnahme der Infrastruktur. Diese müssen zumindest anteilig gedeckt werden. Der Oberste Bayerische Rechnungshof fordert, Industriepartner / Drittmittelgeber an diesen Kosten zu beteiligen. Vor diesem Hintergrund wurden am 15.07.2002 von der Universitätsleitung die Richtlinien für die Erhebung von Gemeinkosten beschlossen.

Grundsätzlich sind alle Projekte, die aus Mitteln der gewerblichen Wirtschaft und der Industrie sowie von der EU finanziert werden, gemeinkostenpflichtig.
Hiervon ausgenommen sind Projekte, die ausschließlich aus öffentlichen Mitteln gefördert werden. (Zuwendungsgeber sind in diesen Fällen i.d.R. DFG, Bund und Länder, Kommunen, Kirchen, Hochschulen, Stiftungen, gemeinnützige Vereine oder Spenden der Industrie.
Darüber hinaus besteht eine Bagatellgrenze von € 2.500 Antragswert, bei deren unterschreiten keine Gemeinkosten erhoben werden. Eine Aufteilung eines Projekts in mehrere Projekte mit einem Antragswert unter der Bagatellgrenze ist unzulässig.

Eine teilweise Befreiung von der Gemeinkostenpflicht kann beim Kanzler, über Einreichung im Referat IV/5, beantragt werden. Die Gründe, die zur Befreiung führen sollen, müssen ausführlich dargestellt und glaubhaft gemacht werden. Eine Befreiung erfolgt nicht alleine deshalb, weil die zur Verfügung stehenden Mittel durch die Erhebung der Gemeinkosten geringer werden.

Der Gemeinkostenanteil eines Projekts berechnet sich als Prozentwert des Antragswerts nach folgender Tabelle:

Antragswert bis zu Gemeinkostenanteil

         € 5.000

15 %

       € 25.000

13 %

       € 50.000

10 %

     € 100.000

  7 %

     € 150.000

  6 %

ab € 150.000

  5 %


DFG-Programmpauschale

Die Deutsche Forschungsgemeinschaft überlässt es den einzelnen Universitäten ein Verfahren zur Verwendung der durch die Programmpauschale freigesetzten Mittel zu entwickeln. Die Mittel sollen dabei innerhalb der Zielsetzung des Hochschulpakts 2020 strategisch eingesetzt werden und insbesondere zur Stärkung von Profilbildung und entsprechenden Leistungsanreizen verwendet werden.
Die Universitätsleitung hat deshalb beschlossen die Verteilung der DFG-Programmpauschale nach folgendem Schlüssel vorzunehmen.
60 Prozent erhält bei „koordinierten Programmen“ der Einwerber bzw. bei der „Allgemeinen Forschungsförderung“ (sog. Sachbeihilfen) die Fakultät des Einwerbers. Jeweils 20 Prozent sind für die zentralen Aufgaben der Verwaltung vorgesehen bzw. werden für Struktur fördernde Maßnahmen eingesetzt. Näheres regelt die Richtlinie über die Verwendung der Programmpauschale.


Projektkontenstand

Zur Überwachung der Einnahmen und Ausgaben des Forschungsprojekts besteht die Möglichkeit, das Konto über das World Wide Web einzusehen. Der Zugang zu den jeweiligen Konten erfolgt über ein Passwort und ist auf die den Teilnehmern zugeordneten Kostenstellen begrenzt. Es wird gebeten, die Konten zu prüfen und bei Unstimmigkeiten die Drittmittelstelle zu verständigen. Ein frühzeitiger Hinweis (möglichst innerhalb von drei Monaten) empfiehlt sich im eigenen Interesse des Projektleiters. Für die Drittmittelstelle kann es sehr aufwendig sein, Buchungsvorgänge nachzuvollziehen, die zeitlich weit zurückliegen.

Anträge auf Zugang zu den Konten sind hier erhältlich.


Umwidmung von Mitteln

Sollte sich im Laufe der Projektarbeit die Notwendigkeit ergeben, dass Mittel anders eingesetzt werden müssen als im zugrundeliegenden Förderbescheid vorgesehen, sind die Bewilligungs- bzw. Zuwendungsrichtlinien zu beachten. Möglicherweise ist darin bereits die Umwidmung von Mitteln bis zu einer bestimmten Höhe oder für bestimmte Zuwendungszwecke zugelassen. Andernfalls ist ein Antrag auf Umwidmung zu stellen. In jedem Fall ist der zuständige Sachbearbeiter im Referat IV/5 in Kenntnis zu setzen.


Verwendungsrichtlinien

In der Regel fügt der Geldgeber dem Zuwendungsbescheid oder dem FuE-Vertrag Verwendungsrichtlinien bei, welche die Grundlage für die Bereitstellung der bewilligten Drittmittel bilden und daher genauestens zu beachten sind. Sollten diese Richtlinien Universitätsbestimmungen widersprechen, so wird die Universitätsverwaltung sich mit dem Drittmittelgeber in Verbindung setzen.


Verwendungsnachweise

Die vom Geldgeber geforderten Verwendungsnachweise müssen in Zusammenarbeit zwischen Projektleiter und Drittmittelstelle erstellt werden. Die Drittmittelstelle liefert Kostenaufstellungen (Buchungsdaten) und bestätigt, dass die genannten Ausgaben ordnungsgemäß gebucht sind. Dagegen kann nur der Projektleiter bestätigen, dass die Ausgaben entsprechend der Zweckbestimmung und den Bedingungen des Geldgebers getätigt wurden.
Beachten Sie Ihre Berichtspflichten gegenüber dem Geldgeber! Häufig sind Berichtspflichten mit Zahlungsterminen verknüpft, so dass bei nicht eingehaltener Berichtspflicht ggf. Zahlungen durch den Mittelgeber nicht erfolgen.

Die Rechnungsprüfung durch den Obersten Bayerischen Rechnungshof und das Staatliche Rechnungsprüfungsamt findet in zufälliger Auswahl der Vorgänge laufend in der Universitätsverwaltung statt; im Bedarfsfall wird beim Projektleiter rückgefragt. Der Geldgeber hat sich i.d.R. ein eigenes Prüfungsrecht vorbehalten.

Insoweit eine Pflicht zur Führung von Beleglisten, Stundennachweisen oder Gerätelisten besteht, obliegt die Erfüllung dieser Aufgabe dem Projektleiter.


Wechsel an eine andere Universität

Beabsichtigt der Projektleiter an eine andere Universität oder Forschungseinrichtung zu wechseln und das Drittmittelprojekt dort fortzuführen, so ist die Universität darüber frühzeitig in Kenntnis zu setzen. Folgende Punkte sind dabei zu berücksichtigen:

  • Einreichung einer Bereitschaftserklärung zur Übernahme des Drittmittelprojekts durch die neue Einrichtung sowie eine Einverständniserklärung des Drittmittelgebers
  • Erstellen der Schlussabrechnung und Weiterleitung an das Referat IV/5
  • Stellen eines formlosen Antrages an das Referat IV/5 auf Übertragung des Projektes auf die neue Einrichtung

Alle weiteren Schritte werden im Einzelfall abgesprochen.
Beachten Sie bitte, dass beschaffte Gegenstände durch die Universität Regensburg inventarisiert wurden und somit in das Eigentum der Universität eingegangen sind, vorausgesetzt der Fördergeber hat hierzu keine abweichende Regelung getroffen. Wenn inventarisierte Gegenstände mit an die neue Einrichtung transferiert werden sollen, ist das Referat IV/2 Einkauf mit einzubeziehen.


Projektende

Aus dem Bewilligungsbescheid oder dem FuE-Vertrag ist i. d. R. das Projektende zu entnehmen, abrechnungsrelevante Projektausgaben können nur bis zu diesem Zeitpunkt getätigt werden.

Jede Änderung der Projektlaufzeit ist dem Referat IV/5 mitzuteilen, üblicherweise wird es erforderlich einen Verlängerungsantrag beim Mittelgeber zu stellen.
Bei drittmittelfinanzierten Mitarbeiter/innen sind bei vorzeitiger Beendigung ggf. Kündigungen in Zusammenarbeit mit der Personalabteilung zu veranlassen.
Zum Ende des Projektes erstellen Sie bitte die Schlussabrechnung, unterzeichnen diese und leiten sie dem Referat IV/5 zu. Bitte regeln Sie die Rückgabe von Leihgeräten. Die Übernahme von Geräten in das Eigentum der Universität erfolgt entsprechend den Bedingungen der Fördereinrichtung.


Dokumente und Formulare

Die für die Verwaltung von Drittmittelprojekten notwendigen Dokumente finden Sie auf den Seiten zu den jeweiligen Förderern oder gesammelt hier.

Bei Fragen sprechen Sie uns an!


Ansprechpartner

Die Ansprechpartner für die Verwaltung Ihres Projekts finden Sie auf den Seiten zu den jeweiligen Förderern oder hier.

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