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UR-Kopierer

Seit 1. Juni 2016 befinden sich an 35 Standorten an der Universität Regensburg neue Kopiergeräte. All diese Geräte können als Kopierer, Drucker und Scanner genutzt werden. Es werden die Papierformate A4 und A3 in schwarz-weiß und Farbe unterstützt. Seitenpreise: A4 schwarz-weiß 5,9 ct, A4 Farbe 10 ct, A3 schwarz-weiß 11,8 ct, A3 Farbe 20 ct.

Für die Nutzung der Kopierer ist ein gültiger RZ-Account erforderlich. Ferner muss auf dem eigenen Druckerkonto ein positives Guthaben vorhanden sein. Die Abrechnung aller kostenpflichtiger Kopierer und Drucker erfolgt über das zentrale Papercut-System des Rechenzentrums. Am 6. Juni 2016 wurden die früheren Benutzer-Guthaben vom alten auf das neue Abrechnungssystem übernommen.

Um das Funktionsspektrum der Kopierer nutzen zu können, ist eine Freischaltung über das Web-Portal des Abrechnungsservers erforderlich.

Gehen Sie bitte wie folgt vor:

  1. Loggen Sie sich am Web-Portal ein.
  2. Geben Sie Ihr Einverständnis zur Datenschutzerklärung (nur beim erstmaligen Login erforderlich).
  3. Für ein bequemes Login am Kopierer können Sie sich über die Funktion "Daten ändern" eine eigene PIN setzen.
  4. Je nach Zahlungsweise können Sie im Web-Portal auch Ihr Guthaben aufbuchen. Beachten Sie dazu den Punkt "Kopier- und Druckerkonto aufbuchen und verwalten" auf dieser Webseite.

Web-Portal

Beim erstmaligen Login am Web-Portal kann jeder Benutzer den hier beschriebenen Dienst freischalten. Bitte lesen Sie die entsprechende Datenschutzerklärung aufmerksam durch. Eine Freischaltung des Dienstes erfolgt nur, wenn Sie Ihre Einwilligung zur Datenschutzerklärung bekundet haben.

I Webpo

Hier können Sie sich am Benutzer-Web-Portal anmelden.

Nach der erfolgreichen Anmeldung sehen Sie in der linken Spalte alle Funktionen, die Ihnen im Web-Portal zur Verfügung stehen.

  • Tarife - Übersicht über die Seitenpreise aller kostenpflichtigen Drucker
  • Wertcoupon verbuchen - erworbene Wertcoupons können Sie Ihrem Druckkonto gutschreiben
  • Übertragungen - damit können Sie Geldbeträge anderen Benutzern übertragen
  • Buchungen - hier können Sie alle Buchungsvorgänge einsehen
  • Neueste Druckaufträge - eine Auflistung all Ihrer Kopier-, Druck- und Scan-Aktivitäten
  • Daten ändern - Funktion zum Setzen und Ändern Ihrer eigenen PIN
  • WebPrint - Drucken von pdf-Dateien ohne Treiberinstallation
  • Dokumentation
  • Abmelden

Da die Anmeldung an den Kopiergeräten mittels RZ-Account und Passwort umständlich und fehleranfällig ist, sollten Sie sich im Web-Portal über die Funktion Daten ändern eine persönliche PIN setzen.

Pin Setzen

Diese PIN können Sie dann in Verbindung mit Ihrer Benutzer-UID oder UR-Karte für die Authentifizierung verwenden.

Die Funktionen des Web-Portals (zum Ausdrucken).


Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung Version 1.0 vom 19.05.2016

Datenerhebung und Speicherung bei der Nutzung von Kopier-, Druck- und Scan-Dienstleistungen

Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung bezieht sich auf die Nutzung der an der Universität Regensburg aufgestellten Kopiergeräte und auf alle Ausgabegeräte wie Drucker und Plotter, die vom Rechenzentrum der Universität verwaltet werden. Ausgenommen von dieser Erklärung sind alle Ausgabegeräte (Kopierer, Drucker, Plotter), die in den Fakultäten betrieben werden, aber nicht unter Obhut des Rechenzentrums stehen.

Personenkreis

Die Nutzung von Kopier-, Druck- und Scan-Dienstleistungen auf obigen Geräten ist nur Benutzern mit gültigem RZ-Account erlaubt.

Warum werden Ihre persönlichen Daten erhoben und gespeichert?

Die Nutzung oben genannter Ausgabegeräte ist kostenpflichtig, daher ist das Rechenzentrum verpflichtet, sämtliche Nutzungsaktivitäten an den Geräten revisionssicher zu protokollieren. Zur Steuerung und Abrechnung der Dienstleistung wird ein Server-System eingesetzt, das persönliche Nutzerdaten auf systemeigenen Datenbanken speichert.

Welche persönlichen Daten werden erhoben und gespeichert?

Beim erstmaligen Anmelden am Web-Portal werden folgende Daten vom zentralen Benutzerverzeichnis in den Abrechnungsserver übernommen.

  • Benutzerkennung ( z.B. mue12345 )
  • UID ( hier 12345 )
  • Vorname ( z.B. Erika )
  • Nachname ( z.B. Mustermann )
  • UR-E-Mail-Adresse ( z.B. erika.mustermann@stud.uni-regensburg.de )
  • Ausweisnummer UR-Karte ( z.B. S234257 )

Über das Web-Portal kann jeder Benutzer selbständig noch folgende Daten einpflegen.

  • PIN (eine persönliche, mindestens 4-stellige Nummer zur Authentifizierung am Kopierer)
  • Guthaben

Nutzungsaktivitäten werden am Abrechnungsserver mit folgenden Daten protokolliert

  • Zeitstempel ( z.B. 14.03.2016 14:25 )
  • Benutzerkennung ( z.B. mue12345 )
  • Vorname (z.B. Erika )
  • Nachname ( z.B. Mustermann )
  • Auftragsname ( z.B. Brief.txt/Kopie )
  • Auftragsattribute ( z.B. Farbe, 5 Seiten )
  • Buchungsbetrag ( z.B. 1,20 )

Wie werden die erhobenen Daten genutzt?

Die persönlichen Daten werden nur zur Abrechnung der Kopier-, Druck- und Scan-Dienstleistung genutzt. Protokolldaten werden in anonymisierter Form für die Erstellung von Nutzungsstatistiken verwendet.

Aufbewahrung und Löschung der Daten

Benutzer- und Protokolldaten werden nur auf dem Server des Abrechnungssystems im Rechenzentrum der Universität Regensburg gespeichert. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht. Aufgrund der geltenden Steuergesetzgebung müssen Buchungsdatensätze 10 Jahre aufgehoben werden. Danach erfolgt die Löschung.

Nutzung der Kopiergeräte

Das Funktionsspektrum der Kopiergeräte kann nur nach vorherigem Login am Gerät genutzt werden. Für die Anmeldung am Kopierer stehen drei verschiedene Verfahren zur Verfügung.

  • Anmeldung mit Benutzerkennung und Passwort
  • Anmeldung mit Benutzer-UID und PIN
  • Anmeldung mit UR-Karte/Mensa-Karte und PIN

Für die beiden letztgenannten Anmeldemethoden muss sich der Benutzer vorher über das Web-Portal selbst eine PIN setzen.

Pairing

Bei Verwendung der älteren Mensa-Karte als Authentifizierungsmedium wird bei der erstmaligen Anmeldung am Kopierer ein sog. „Pairing“ durchgeführt. Nach dem Lesen der Kartennummer wird der Benutzer am Display aufgefordert, sein Passwort einzugeben. Die erfolgreiche Eingabe des Passworts bewirkt die Speicherung der Kartennummer in der Datenbank des Abrechnungsservers. Für alle künftigen Anmeldevorgänge sind dann nur noch das Lesen der Kartennummer und die Eingabe der PIN erforderlich.

Einverständniserklärung

Mit der Einwilligung zu dieser Datenschutzerklärung gibt der Benutzer dem Dienstleister (Rechenzentrum) sein Einverständnis, seine persönlichen Daten zur Erbringung der geschilderten Dienstleistung gemäß vorliegender Datenschutzerklärung zu erheben und zu nutzen.


Standortplan

An der Universität Regensburg stehen 33 Kopierer verteilt über den gesamten Campus. Ein weiterer Kopierer befindet sich im Musikpavillon an der OTH im Raum M03. Auch beim Lesesaal des Uni-Klinikums im Übergang zur Pathologie (1.OG) ist ein Kopiergerät aufgestellt.

Hier erhalten Sie den Standortplan als pdf-Datei.

Standorte der Kopierer

Standorte Neu


Anmeldung am Kopierer

Für die Anmeldung am Kopierer stehen drei verschiedene Verfahren zur Verfügung.

  • Anmeldung mit RZ-Account und RZ-Passwort
  • Anmeldung mit Benutzer-UID und PIN
  • Anmeldung mit UR-Karte/Mensa-Karte und PIN

Die Anmeldung mittels Benutzerkennung und Passwort am Touch-Display des Kopierers ist umständlich, mühsam und fehleranfällig. Es wird daher empfohlen, die Anmeldung entweder mit Benutzer-UID und PIN oder mit Karte und PIN vorzunehmen. Wichtig: Die persönliche PIN muss vorher über das Web-Portal eingetragen worden sein.

Beispiel: Der Benutzer mue04321 ist Student, besitzt eine UR-Karte und hat sich die PIN 6382 gesetzt. Unter Benutzer-UID versteht man den numerischen Teil der Benutzerkennung ohne führende Nullen. Bei obigem Benutzer ist dies die Ziffer 4321.

Anmeldung mit Benutzer-UID und PIN

  1. Am Login-Bildschirm des Kopierers Identifikationsnummer auswählen
  2. Benutzer-UID 4321 eingeben (Achtung: ohne führende Nullen)
  3. Auf dem Touch-Display auf Weiter drücken
  4. Eingabe der PIN 6382
  5. Auf dem Touch-Display auf Weiter drücken

Anmeldung mit UR-Karte und PIN

  1. UR-Karte in den Lesebereich des Kartenlesers halten (Symbol an der Geräteseite)
  2. Eingabe der PIN 6382
  3. Auf dem Touch-Display auf Weiter drücken

Bitte beachten: Die hier verwendeten Nummern sind Beispiele. Sie müssen selbstverständlich Ihre eigenen Daten verwenden!

Zur Eingabe von Benutzer-UID und PIN ist der numerische Tastatur-Block am Kopierer besonders geeignet.

Hier sehen Sie eine exemplarische Anmeldung am Kopierer mit Benutzer-UID und PIN.

Denken Sie daran,sich nach Nutzung des Kopierers abzumelden ( Icon "Abmelden" auf Display).

Bitte beachten: An allen Kopier-Geräten wird eine automatische Abmeldung initiiert, falls über einen Zeitraum von 90 Sekunden keine Eingabe auf dem Display erfolgt (auto-logout-timeout).


Kopieren - Scannen - Drucken

Nach erfolgreicher Anmeldung am Kopierer kann auf dem Touch-Display die gewünschte Funktion angewählt werden.

Für das Kopieren und Drucken ist an allen Kopierern standardmäßig das Format A4 in schwarz-weiß eingestellt. Individuelle Einstellungen wie A3-Format oder Farbe müssen Sie selbst über die Kopier- bzw. Druckoptionen vornehmen.

I Kopie N

Kopieren

Für das Kopieren wird auf dem Touch-Display das Icon Kopie angewählt. Im folgenden Menü können dann alle weiteren Parameter wie schwarz-weiß, Farbe, Format, Stückzahl usw. ausgewählt werden. Grundsätzlich werden beim Kopiervorgang alle Seiten erst gescannt. Mit der Aktivierung der Funktion „Auftrag fertigstellen“ auf dem Touch-Display  erfolgt dann die Ausgabe aller kopierten Seiten. Hier sehen Sie exemplarisch die Vorgehensweise beim Kopieren.

Umfangreiche Kopier-Aufträge (z.B. 500 Blätter doppelseitig) können ev. durch ein automatisches Logout abgebrochen werden (90-Sekunden-Limit). Für ein großes Kopier-Volumen bieten sich daher folgende zwei Alternativen an: Entweder eine Stückelung des Auftrags oder die komplette Durchführung des Kopier-Auftrags im Druckzentrum des Rechenzentrums. Der Auftrag kann dann von einer autorisierten Person abgeholt werden.

I Scan N

Scannen

Das Icon E-Mail ist für das Scannen von Dokumenten vorgesehen. Dabei werden alle gescannten Seiten in einem Dokument zusammengefasst, das dann als Anhang per E-Mail standardmäßig an die eigene Uni-E-Mail-Adresse versandt wird. Es ist auch möglich, eine beliebige andere Adresse oder auch mehrere E-Mail-Adressen als Empfänger anzugeben. Diese Funktion wird auch als Scan-to-E-Mail bezeichnet. Wichtig: Das gescannte Dokument darf nicht zu groß werden, da unser Mail-System keine größeren Anhänge zulässt. Es können ca. 50 A4-Seiten in schwarz-weiß mit 600 dpi oder ca. 7 A4-Seiten in Farbe mit 300 dpi gescannt und übermittelt werden. Das Scannen umfangreicherer Dokumente sollte daher auf USB-Stick erfolgen. Hier wird exemplarisch das Scannen dokumentiert.

I Drucken N

Drucken

Die Kopiergeräte können auch als Drucker verwendet werden. Der Ausdruck eines Dokuments erfolgt dabei am Arbeitsplatzrechner in eine sog. virtuelle Drucker-Warteschlange. Am Arbeitsplatzrechner sollte der Drucker kopierer  zur Verfügung stehen. Wird nun ein Druckauftrag an den virtuellen Drucker kopierer  gesendet, so wird der Auftrag zunächst in einen Wartezustand versetzt. Der Benutzer kann sich nun an einem beliebigen der 35 Lexmark-Kopierer anmelden und über das Icon Druckfreigabe den Ausdruck seines Auftrags initiieren. Dieses Verfahren wird auch als FindMe-Printing bezeichnet. Hier wird dieses Verfahren dokumentiert. Wenn ein Ausdruck in Farbe oder im Format A3 gewünscht wird, so müssen vor dem Ausdrucken die entsprechenden Druckereinstellungen erfolgen. Hier eine Anleitung zum Ausdrucken.

I Usb N

USB Laufwerk

Die Kopierer verfügen über eine USB-Schnittstelle, daher kann auch ein eigener USB-Stick zum Scannen und Drucken verwendet werden. Wird nach dem Login ein USB-Stick angeschlossen, so erscheint auf dem Display das Icon USB-Laufwerk. Auf dem Stick befindliche pdf-Dateien werden auf dem Display angezeigt und können direkt ausgedruckt werden. Beim Scannen wird durch die Wahl von „Scan an USB“ der USB-Stick als Ziel angewählt.


Drucker "kopierer" installieren

Der virtuelle Drucker kopierer kann auf dem eigenen Arbeitsplatzrechner installiert werden. Gemäß Ihres Betriebssystems können Sie hier die entsprechende Installation auswählen.


Kopier- und Druckerkonto aufbuchen und verwalten

Für die Nutzung der kostenpflichtigen Kopierer und Drucker ist ein Guthaben auf dem Druckerkonto erforderlich. Für das Einzahlen von Geldbeträgen auf das Druckerkonto gibt es drei Alternativen.

  • Studierende mit UR-Karte können an den Validier-Terminals Beträge von 2, 5 oder 10 Euro direkt von ihrer Karte auf das eigene Druckerkonto umbuchen. Wichtig: Eine Umbuchung ist erst dann möglich, wenn Sie sich vorher im Web-Portal angemeldet und die Datenschutzerklärung abgezeichnet haben! Eine Übersicht über die Standorte der Validier-Terminals erhalten Sie hier.
  • Mitarbeiter der Uni Regensburg, die ihr Druckerkonto aus einer eigenen Kostenstelle aufbuchen lassen wollen, können mit dem üblichen Beschaffungsantrag beim Sekretariat des Rechenzentrums die entsprechende Buchung veranlassen. Wichtig: Eine Umbuchung ist erst dann möglich, wenn Sie sich vorher im Web-Portal angemeldet und die Datenschutzerklärung abgezeichnet haben!
  • Sonstige Personen mit gültigem RZ-Account können an den bekannten Verkaufstellen (siehe unten) Wertcoupons erwerben, die sie dann über das Web-Portal auf ihr Druckerkonto einzahlen können.

Verkaufsstellen von Wertcoupons

  • Infostand des Rechenzentrums (Bezahlung mit Mensakarte)
  • Cafeterien (Bezahlung mit Mensakarte)
  • Geschäfte am Campus außer Pustet (Barbezahlung)
  • Kiosk des Klinikums (Barbezahlung)

Gekaufte Wertcoupons können nicht rückerstattet und Guthaben auf Druckerkonten können nicht ausgezahlt werden. Eine Übertragung des Guthabens auf einen anderen Benutzer ist möglich.


Smartphone nutzen

Diverse Kopierer-Funktionen können auch vom Smartphone aus gesteuert werden. Aufgrund der  System-Vielfalt auf Smartphones kann aber seitens des Rechenzentrums kein Support für diese Funktionen gewährt werden.

Mobile Print Release

Wird ein Kopierer als Drucker genutzt (siehe Punkt „Kopieren – Scannen – Drucken“), so kann der zuvor initiierte Druckauftrag auch mit Mobile Print Release über das Smartphone freigegeben werden. Hierzu wird der am Kopierer-Standort vorhandene QR-Code mit dem Smartphone gescannt. Alternativ kann im Web-Browser des Smartphones auch die Adresse https://papercutsso.uni-regensburg.de/mobile/release eingegeben werden.

Mob Release1 Cr

Es erscheint nun die Aufforderung zum Login mit RZ-Account und RZ-Passwort.

Nach dem Login wird die Liste aller Kopierer samt Standort  angezeigt, die man für die Druckausgabe nutzen kann. Aus der Kopierer-Liste sucht man sich nun das Gerät am aktuellen Standort aus. Der Druckauftrag kann dann freigegeben oder storniert werden.

Für die Auswahl des richtigen Kopierers beachten Sie bitte die Namensaufkleber am Gerät. Jeder Name beginnt mit urk..

Wichtig: Vergewissern Sie sich immer, dass Sie sich auch vor dem richtigen Kopierer befinden! Diesen Kopierer müssen Sie dann für die Druckfreigabe auswählen.

Hier erhalten Sie eine Anleitung zur Mobile Print Release zum Ausdrucken.


Kopiergerät und Service

Bei den neuen Kopierern handelt es sich um Geräte der Marke Lexmark Typ X950. Dieses Gerät ermöglicht Kopien in den Papierformaten A4 und A3 in schwarz-weiß und Farbe.

Bitte beachten: An allen Kopier-Geräten wird eine automatische Abmeldung initiiert, falls über einen Zeitraum von 90 Sekunden keine Eingabe auf dem Display erfolgt (auto-logout-timeout).

Wer kümmert sich um das Nachfüllen von Toner und Papier?

Das Nachfüllen von Toner und Papier übernimmt der Dienstleister MR Datentechnik. Sie brauchen sich im Normalfall nicht selbst um Nachschub zu kümmern. Es kann vorkommen, dass ein Gerät „wenig Toner“ meldet. Dann ist das Kopieren noch immer möglich. Das Gerät meldet zu diesem Zeitpunkt selbständig den Tonermangel an den Servicetechniker, der dann den Toner auffüllt. Gleiches gilt für den Papiervorrat.

Sollten Sie dennoch in die Lage kommen, Papier oder Toner nachbestellen zu müssen, so können Sie dies unter den nachstehend genannten Kontaktdaten tun. Bitte geben Sie bei jeder Bestellung die Seriennummer des Gerätes an. Diese steht auf einem Aufkleber am Gerät.

Kontaktdaten des Servicetechnikers

Sie können den für die Universität zuständigen Servicetechniker telefonisch oder per E-Mail erreichen:

Telefon: 0180 5521 470                                 E-Mail: service@mr-daten.de

Diese Kontaktdaten finden Sie auch an den Geräten. Bitte geben Sie bei jeder Meldung die Seriennummer des betroffenen Geräts an, damit der Servicetechniker Standort und Gerätetyp zuordnen kann. Die Seriennummer steht auf einem Aufkleber am Gerät.

  1. Universität

Drucken und Kopieren an der Universität Regensburg

 

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