Adressbuch

Übersicht

• Allgemein
• Ansichtsoptionen
• Gruppen 
• Import und Export von Adressbüchern
  • Eingebauter Import
  • Automatisierter Import von Pegasus Mail Adressbüchern
  • Importieren von Pegasus Verteilerlisten
  • Importieren und Exportieren mit Formativ
  • Adressbuch sichern
• WebAccess

Allgemein

GroupWise enthält eine umfangreiche Adressverwaltung. Diese ist in mehreren Adressbüchern organisiert: Einmal das Systemadressbuch (Novell GroupWise Adressbuch) und dann eines oder mehrere persönliche Adressbücher. Die Adressbücher werden in einer Liste geordnet, die angibt, welches zuerst herangezogen wird. Das Systemadressbuch wird zentral geführt und kann von den einzelnen Benutzern nicht geändert werden. Dort werden die Daten eingetragen, die in der NDS (der zentralen Systemdatenbank von NetWare) gespeichert sind. Diese Daten werden jede Nacht aktualisiert. In diesen Datenbestand werden keine privaten Adressen aufgenommen, auch wenn sie in der NDS-Datenbank eingetragen worden sein sollten. Diensttelefon und -FAX werden an der Uni Regensburg eingetragen. Die Benutzeradressbücher kann jeder selbst anlegen. Mindestens eines ist immer vorhanden. Dort werden auch die eingetippten E-Mail-Adressen eingetra-gen, die man dann mit den zugehörigen anderen Daten vervollständigen kann. Die Eintragung erfolgt in das Adressbuch mit der höchsten Priorität. Es gibt auch ein (persönliches) Adressbuch "Primärbuch" bzw. "Frequent contacs", in dem alle jemals von Ihnen verwendeten Adressen automatisch eingetragen werden (und auch nach einiger Zeit weider darusch verschwinden). Die Adressbücher werden (in einer einstellbaren Reihenfolge) auch zur automatischen Ergänzung der eingetippten E-Mail-Adressen verwendet. Wenn z.B. die Adresse thomas.mueller@rz.uni-regensburg.de bekannt ist, wird diese nach der Eingabe der ersten Buchstaben ersetzt.

Wenn Sie anderen Zugriff auf Ihre Adressbücher oder eines davon geben wollen, müssen Sie explizit für jedes Buch die Rechte vergeben. Der allgemeine Vertretungszugriff wirkt nicht auf die Adressbücher! Sie können Adressinformationen aus VCards übernehmen. Das sind Attachments, die von manchen Mail-Programmen, z.B. GroupWise und Outlook statt oder zusätzlich zu einer Signatur versendeten E-Mails beigefügt wird. Wenn Sie eine Mail mit VCard erhalten, klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf das Attachment und wählen Sie die Option zum hinzufügen der Adresse Ihres Briefpartners. Sie können das Adressbuch auch um eigene Felder erweitern. Diese Funktion finden Sie in der Registertaste Spezielle Optionen bei der Anzeige der Personendaten. Klicken Sie dort auf hinzufügen. Wenn Sie bei einer Person das Feld erstellt haben, steht es Ihnen auch für alle anderen Personen zur Verfügung.

Ansichtsoptionen

Sie können die Ansicht der Adressbücher (welche Spalten, wie breit, Sortierung der Datensätze ...) an Ihre Wünsche anpassen. Klicken Sie dazu einfach mit der rechten Maustaste auf die Spaltenbezeichnungen

Mit der Option "weitere Spalten" können Sie die Einstellungen noch detailierter vornehmen.

Die von Ihnen festgelegten Einstellungen werden aber leider von GroupWise nicht zentral gespeichert. Das heißt: Wenn Sie GroupWise von einem anderen Rechner aus nutzen, müssen Sie die Einstellungen erneut vornehmen. Auch wenn Sie ein Adressbuch freigeben, muss jeder Nutzer die Einstellungen selbst vornehmen, Voreinstellungen sind nicht möglich. Novell hat inzwischen viele ähnliche Probleme dadurch behoben, dass solche Einstellungen jetzt in der zentralen Datenbank abgespeichert werden. Vielleicht kommt das ja auch noch für die genannten Einstellungen des Adressbuchs.

Gruppen

Wenn Sie Mails an mehrere Empfänger schicken wollen, können Sie einfach alle in das Empfängerfeld der Mail schreiben. Wenn Sie aber immer wieder an eine bestimmte Gruppe Mails senden, kann das schnell nervend werden. Sie können daher eine solche Gruppe auch im Adressbuch abspeichern. Gruppen werden im Adressbuch ganz oben angezeigt und sind durch ein Symbol (zwei Köpfe gestaffelt) gekennzeichnet. Sie können sie genauso wie normale Adressen als Adressaten einer Mail oder eines Termins usw. verwenden. So erstellen Sie eine neue Gruppe: Wählen Sie im Menü "Bearbeiten - Hinzufügen - Gruppe". Geben Sie der Gruppe einen Namen und fügen Sie mit den entsprechenden Knöpfen Personen hinzu bzw. entfernen sie wieder. Mit den drei Knöpfen über dem Listenfeld (An:, CC:, BK:) können Sie normaler Weise bestimmen, welcher Klasse der Empfänger angehören soll (normal, nur Kopie, für den Empfänger nicht sichtbare Kopie), das sollten Sie aber für die Erstellung von festen Listen bei An: belassen. Sie können dann immer noch festlegen, wie die Mitglieder der Gruppe die Nachricht erhalten, indem Sie den Listennamen in das entsprechende Feld eintragen.

Import und Export von Adressbüchern

Eingebauter Import

Die eingebaute Import-Fuktion ist in diesem Artikel beschrieben.

Automatisierter Import von Pegasus Mail Adressbüchern

Herr Tim Frodermann hat ein kleines Tool ("PMwise") geschrieben, das Pegasus Mail Adressbücher und auch Verteilerlisten (sowohl einzelne als auch mehrere gleichzeitig) in einem Aufwasch in das Novell-Adressbook-Format konvertiert. Herrn Frodermann hat dieses Tool und seinen Kollegen die lästigen Arbeit beim Umstieg sehr erträglich gemacht. Deshalb ist es schade, wenn das Programm nun ungenutzt in der Versenkung verschwindet. Das Programm ist Freeware, darf von jedermann kostenlos genutzt werden (unter der Voraussetzung, dass es von dem Web-Server heruntergeladen wird): 

Importieren von Pegasus Verteilerlisten

Pegasus Verteilerlisten lassen sich relativ leicht in GroupWise einbinden. Suchen Sie sich ihre Pegasus Verteilerlisten-Datei im Ordner G:\PMAIL. Diese Dateien beginnen mit LIST... und haben die Endung.PML.
Öffnen Sie diese Datei mit einem Text-Editor, kopieren Sie die E-Mail-Adressen in die Zwischenablage. Öffnen Sie in GroupWise eine neue Mail und fügen die E-Mail-Adressen aus der Zwischenablage ein. Als nächstes klicken Sie, in der neuen E-Mail, auf den Button "Adressbuch". In dem sich öffnenden Fenster klicken Sie, am rechten unteren Rand auf "Gruppe speichern".

Denken Sie daran das die Verteilerlisten nicht mehr als 120 Einträge enthalten sollte, da alles darüber nicht mehr zugestellt werden kann!!!!

Importieren und exportieren mit Formativ

Natürlich können Sie auch mit einem Formativ-Applet Adressbücher exportieren und importieren. Dies ist immer dann zu empfehlen wenn Sie diese Funktion öfter benötigen.

• Installation

In Regensburg ist Advansys Formativ lizensiert und kann ganz normal via RZSetup (oder den Link Software) über das GroupWise-Setup mit installiert werden. Ansonsten können Sie sich Formativ selbst downloaden.

• Applets

Nach der Installation können Sie sich die gewünschten Erweiterungen installieren. Diese Erweiterungen heißen Applets und sind im Internet verfügbar. Manche dieser Applets sind aber noch extra kostenpflichtig (z.B. das Mass-Email-Applett). Fragen Sie lieber mal bei Ihrer Softwarebeschaffung nach (Regensburg) ob die entsprechenden Applets vieleicht schon gekauft wurden.

Wichtig: Bitte erwarten Sie keinen Support für Applets!

Links:

• Cool Solutions Applet Central
• Formativ Applet Listing
• Creating Applets for Novell GroupWise with Advansys Formativ

Adressbuch sichern

Mit der eingebauten Export-Funktion können Sie natürlich auch Ihre Adressbücher sichern. Dies ganz besonders dann anzuraten wenn Sie anfangen Ihre Adressbücher mit einem PDA zu synchroniseren. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Adressbuch und wählen Sie "Buch speichern unter".

WebAccess

Auch im WebAcces sind Ihre Adressbücher vorhanden, allerdings können Sie dort (z.B. Namensergänzung) manche Einstellungen nicht selbst ändern (das macht der Administrator für alle).