Arbeiten mit GroupWise

Übersicht

• Das Arbeitsfenster
• Der Basisordner
• Nachrichtenkategorien
• Suchfunktion
• Ordnertypen
• Beispiel für die Erstellung eines erweiterten Suchergebnisordners
• Filter
• Ordneransicht
• Dokumentenmanagement 
• Dokumentvorlagen
• Rechtschreibkontrolle
• Textbausteine
• Faxversand
• GroupWise mit manuellen Einstellungen starten

Das Arbeitsfenster

Das Arbeitsfenster von GroupWise läßt sich in vier Bereiche aufteilen: oben die Menüzeile, darunter die Symbolleiste, dann links die Ordner und rechts der Ordnerinhalt.
Im Ordnerfenster finden Sie zunächst die Standardordner Mailbox mit den eingegangenen Mails, Ausgangsnachrichten, Aktenschrank (hier sollen später die Ordner für bestimmte Themen eingefügt werden), Kalender, Dokumente (zur Verwaltung und Bearbeitung von Dateien, z.B. Word-Dokumenten), Jobliste, in Arbeit (hier werden angefangene und dann abgebrochene E-Mails gespeichert) und schließlich den Papierkorb.
Über Anzeigen / Blitzvorschau können Sie jeweils den Inhalt der aktuell angeklickten Mail sofort im unteren Teil des Fensters anzeigen lassen. Ob Sie diese Möglichkeit nutzen, ist eigentlich Geschmackssache. Allerdings stellt die Blitzvorschau theoretisch ein Sicherheitsrisiko dar, wenn Sie HTML-Mails anzeigen lassen, ohne dass Sie zuvor die Möglichkiet haben, verdächtige Mails (I love you...) gleich zu löschen.

Sie können auch mehrere Fenster öffnen, wenn Sie z.B. in Ihrem Kalender blättern wollen, während Sie eine E-Mail schreiben. Nützlich auch in Verbindung mit der Vertreterfunktion: im ersten Fenster sehen Sie Ihre Mailbox, im zweiten die des Kollegen, den Sie vertreten.

Der Basisordner

In GroupWise können Sie sich eine individuelle Ansicht (mit den verschiedensten Elementen) auf Ihre E-Mail/Termine/Jobs usw erstellen; dies ist der Basisordner. Konfigurieren können Sie diesen mit der rechten Maustaste auf den Basisordner - Eigenschaften.

Wählen Sie dann den Reiter: "Anzeigen", die Auswahlbox: Anzeigen nach "Felder" und drücken Sie auf die Schaltfläche "Felder anpassen".

Hier können Sie sich (genügend Bildschirmbreite vorausgesetzt) einen Übersichtsseite zusammenstellen. Wenn Sie jetzt möchten, das GroupWise immer im Basisordner startet, können Sie dies unter "Werkzeuge - Optionen - Umgebung - Stadardaktionen - Starten in: Basisordner" einstellen.

Nachrichtenkategorien

GroupWise kennt als GroupWare-System mehrere Kategorien von Nachrichten: E-Mails, Notizen, Jobs und Termine. Nur E-Mails funktionieren auch nach außerhalb des GroupWise-Systems. Die anderen Kategorien erfüllen bestimmte Aufgaben innerhalb des Systems. Die anderen Nachrichtenkategorien erscheinen, wenn Sie sie nach außen schicken, lediglich als E-Mail und verlieren alle weitere Funktionalität. Näheres finden Sie bei den Informationen zum Kalender.

Suchfunktion

Zum Suchen von Mails und anderen Nachrichten haben Sie in GroupWise mehrere Möglichkeiten:

Sie suchen von Hand. Das wird natürlich leichter, wenn Sie die Nachrichten zuvor in Ordnern und Unterordner organisiert haben.

Sie verbessern die Methode, von Hand zu suchen. Dazu können Sie z.B. die Anzeige der Mails so einstellen, dass diese sortiert nach Autor der Mail statt nach Datum angezeigt werden. Klicken Sie dazu einfach auf die Spalte, nach der die Mails sortiert werden sollen. Besser ist es, stattdessen Filter zu verwenden.

Sie erstellen einen Suchergebnisordner. Dieser zeigt einen immer aktuellen Überblick über die Objekte, die einer bestimmten Suchanfrage entsprechen. Verwenden Sie diese Möglichkeit vor allem dann, wenn Sie immer identische Anfragen haben, z.B. zur Überwachung von Terminen und Jobs: Zeige mir alle noch nicht erledigten Jobs an. Ganz ähnlich wie Suchergebnisordner funktioniert die Suchfunktion von GroupWise. Nur dass hier die Suchabfrage nur für den Einmalgebrauch gedacht ist. Diese Funktion wird im Folgenden besprochen.

Wählen Sie dazu im Menü den Punkt "Werkzeuge - Suchen" oder klicken Sie auf die Lupe in der Symbolleiste. Es erscheint ein Fenster, in dem Sie die Suchkriterien eingeben können:

Rechts oben können Sie wählen, welche Mailboxen (von denen, für die Sie Vertretungsrechte haben) und Bibliotheken duchsucht werden sollen. Rechts unten mit dem Knopf Erweiterte Suche können Sie noch detaillierter festlegen, wonach gesucht werden soll. Eine Suche auch über das Archiv ist nicht möglich, Sie können nur entweder im Archiv oder außerhalb suchen. Auch für Newsgroups funktioniert die Suchfunktion nicht. Hier müssen Sie sich mit Filtern behelfen.

Ordnertypen

GroupWise arbeitet mit einer Datenbank. Das bedeutet für Sie z.B., dass Sie nicht nur einfach Ordner mit allen Mails zum Thema "Känguruhzucht auf Island" anlegen können, sondern auch Suchordner, die Nachrichten nach bestimmten Kriterien aus der Datenbank entnehmen, dann wird nur eine Verknüpfung auf diese Nachricht gespeichert. So könnten Sie etwa einen Suchordner mit allen unerledigten Jobs oder mit allen E-Mails von Ihnen, die der Empfänger noch nicht gelesen hat, erstellen. Letzteres funktioniert allerdings nur für die E-Mails, die an andere Benutzer von GroupWise gesendet wurden. Der Vorteil von Suchordnern ist, dass sich am eigentlichen Speicherort der Mails nichts ändert.

Sie können kontrollieren, welche Nachrichten wie angezeigt werden sollen, indem Sie die Anzeigeeigenschaften jedes Ordners ändern oder einen Filter erstellen, der die Anzeige auf Wunsch auf bestimmte Ausschnitte reduziert.

Sortieren der Ordner: Sie können die Reihenfolge der Ordner nur schlecht mit der Maus ändern. Verwenden Sie dazu lieber den Menüpunkt Bearbeiten -> Ordner....

In den Ordnern können Sie nicht nur Mails und andere GW-Objekte einlagern. Sie können auch Verknüpfungen zu solchen Objekten einlagern. Dazu ziehen Sie ein Objekt mit der rechten Maustaste in den gewünschten Ordner und wählen im PopUp-Menü den Punkt Verknüpfen mit... aus. Solche Verknüpfungen ermöglichen es Ihnen, ein Objekt in mehreren Ordnern zu repräsentieren.

Die Nachrichten, Termine etc. in GroupWise kann man in Ordnern organisieren. Dabei gibt es drei Typen von Ordnern: Spezialordner, normale Ordner und Suchergebnisordner.

Spezialordner sind z.B. die Mailbox, der Papierkorb und der Kalender. Aber auch der Ordner In Arbeit, in dem Mails gespeichert werden, deren Erstellung Sie abgebrochen haben (wenn Sie die entsprechende Frage mit Ja beantwortet haben).

Wenn die Spezialordner einmal gelöscht sein sollten (was über die Löschfunktion nicht möglich ist), dann handelt es sich wahrscheinlich um einen Systemfehler in der Datenbank. Wenden Sie sich dann bitte an den zuständigen Administrator.

Keine Spezialordner sind aber z.B. die Jobliste u.ä., diese können Sie selbst als Standard-Varianten von Suchergebnisordnern neu erstellen.

Die normalen Ordner werden unter dem "Aktenschrank" angelegt und enthalten je nach Wunsch Mails, Jobs usw. Sie können Ordner auch weiter verschachteln. Wenn Sie mit vielen Ordnern arbeiten, sollten Sie eine Untergliederung einführen; denn wenn Sie zu viele Ordner in einer Hierarchieebene haben, können Probleme mit dem WebAccess auftreten. Sie können einzelne Mails etc. einfach mit der Maus in den entsprechenden Ordner verschieben.

IMAP- und News-Ordner werden an anderer Stelle behandelt, ebenso die Variante Freigabe-Ordner.

Die Datenbankeigenschaft von GroupWise nutzen die Suchergebnisordner. Diese enthalten nicht einfach eine bestimmte Menge von Objekten, die Sie dort platziert haben, sondern sie enthalten die Ordner, die einem bestimmten Suchkriterium entsprechen. Sie werden wie normale Ordner erstellt (rechte Maustaste / Neu / Ordner...), dann müssen Sie aber im entsprechenden Dialogfeld den Punkt Suchergebnisordner anwählen und entsprechende Kriterien angeben. Dort finden Sie auch einige vordefinierte Möglichkeiten, die Sie nutzen können, wenn z.B. durch einen Fehler in der Datenbank der Ordner für die Ausgangsnachrichten gelöscht wurde. Wenn Sie einen Suchergebnisordner löschen, werden nicht die Mails gelöscht, da diese ja nicht "wirklich" in dem Suchergebnisordner enthalten sind, sondern in irgendeinem "echten" Ordner.

Beachten Sie, dass ein Suchergebnisordner zwar Suchen über verschiedene Mailboxen und auch in den (Dokument-)Bibliotheken durchführen kann. Ein gleichzeitiges Durchsuchen des Archivs ist jedoch nicht möglich, selbst wenn Sie eigentlich Zugriff auf das Archivverzeichnis hätten. Sie können aber auch im Archiv (quasi lokale) Suchergebnisordner erstellen.

Die Suchkriterien entsprechend weitgehend denen der Suchfunktion, vgl. die Beschreibung dieser Funktion.

Beispiel für die Erstellung eines erweiterten Suchergebnisordners

In diesem Beispiel erstellen wir einen Ordner in dem alle noch nicht gelesenen E-Mails zu sehen sind (egal in welchem Ordner sie sind).

Erstellen Sie einen neuen Sucherergebnisordner.

Wählen Sie an wo und was Sie alles suchen wollen. Wichtig sind hier in unserem Beispiel die Kreuze bei "Mail" und "empfangen".

Wählen Sie nun "erweitert" an und erstellen Sie eine neue Regel mit UND verknüpft mit dem Inhalt: Status der Nachricht enthält nicht gelesen.

Nun noch einige abschließende Klicks und der neue Ordner ist fertig.

Filter

Über die jeweils angezeigten Mails in einem Ordnerkönnen Sie noch einen Filter setzen, der so faktisch als zweite Selektionsebene wirkt. Geben Sie Ihren Filter in das Feld rechts oben im Arbeitsfenster ein. Es sind auch recht komplizierte Filter möglich. Die Suchkriterien und ihre Kombinationen sind denen bei Regeln sehr ähnlich und werden daher dort behandelt. Wenn ein Filter aktiv ist, ist das Symbol farbig. Um den Filter auszuschalten, müssen Sie ihn löschen (klicken Sie auf das Filter Symbol). Die Definition von komplexen Filtern sollten Sie also besser unterlassen und stattdessen Suchergebnisordner verwenden, da können Sie die Suchabfragen speichern.

Ordneransicht

Über den Knopf "Modus oder Proxy Benutzer auswählen" läßt sich auch die Ansicht auf die Ordner zwischen "Einfacher Ansicht" (= alle Systemordner sind verborgen) und "Erweiteter Ansicht (= Systemordner sind sichtbar) einstellen.

Dokumentenmanagement

Schließlich ermöglicht GroupWise auch ein Dokumentenmanagement: Worddateien o.ä., die in der Datenbank gespeichert sind, werden davor geschützt, dass sie von zwei Benutzern gleichzeitig benutzt werden und so Änderungen des einen verloren gehen. Außerdem läßt sich verfolgen, wer wann was mit dem Dokument getan hat. Auf Dokumente kann man auch sehr detailliert Zugriffsrechte vergeben.

Dokumentvorlagen

Views sind unter GroupWise Dokumentvorlagen für Mails und andere Nachrichtentypen wie Termine etc. In der deutschen Version werden Sie als Layouts (das Wort gilt dann wohl als deutsche Übersetzung) bezeichnet. Hier wird die englische Bezeichnung verwendet, um den Begriff besser abzugrenzen. Bei der Bearbeitung von Views müssen Sie unterscheiden zwischen dem allgemeinen Layout (Termin, E-Mail, Notiz mit Untertypen) und speziellen Formatierungen und Inhalten.

Viewdesigner

Das allgemeine Layout können Sie entweder von den Standardtypen übernehmen oder selbst erstellen. Dazu können Sie den Viewdesigner verwenden, den Sie bei Novell umsonst herunterladen können. Achten Sie aber darauf, dass Sie je nach Version von GroupWise unterschiedliche Versionen des ViewDesigners verwenden müssen. Der Viewdesigner wurde auch für die Version 6.5 fortentwickelt (geht aber noch unter 7.01).

Nützlich ist der Viewdesigner dann, wenn Sie entweder optische Veränderungen im Programm (Firmenlogo o.ä.) erreichen wollen, oder einen speziellen Untertyp erzeugen möchten, z.B. eine Mailvorlage, die die Eingabe von CC-Empfängern nicht ermöglicht.

View mit Inhalt = Dokumentvorlage

Sie können aber auch ohne Änderung der optischen Gestalt der Nachrichtentypen den Inhalt einer neuen Nachricht bestimmten, also eine Art Dokumentvorlage (Terminologie von MS Office) erzeugen.

Eine solche Vorlage erzeugen Sie, indem Sie eine Mail erstellen, die alle Elemente enthält, die später in der Vorlage enthalten sein sollen, also z.B. einen Standardtext.

Sie können in dem View auch in den Adreßfeldern Daten eingeben, aber immer nur jeweils einen Adressaten pro Feld. Wenn Sie also (standardmäßig) mehrere Adressaten anschreiben wollen, können Sie dieses Problem umgehen, indem Sie eine Gruppe erzeugen, an die die Mail geht und dann diese Gruppe entsprechend anpassen. Einfacher wird es aber meist sein, erst bei der Verwendung des Views die Empfänger einzutragen.

Nachdem Sie die gewünschten Standard-Texte eingefügt haben, speichern Sie die (noch nicht abgesandte) Mail als View ab. Dazu wählen Sie im Menü den Punkt "Datei - Layout speichern". Sie müssen nun noch einen Namen für den View wählen und sich überlegen, wo Sie die Datei (mit der Endung .vew) abspeichern wollen. Sie können die Datei entweder als Dokument in die GroupWise-Bibliothek einfügen, es irgendwo auf der Festplatte speichern oder speziell in den Ordner, in dem GroupWise Views erwartet (eventuell im Netzwerk in GroupWise-Ordner selbst, aber diese Option dürfte nur für Administratoren bestehen, siehe aber gleich zur Info zum Ordner für benutzerdefinierte Layouts).

Sie sollten bei der Wahl des Speicherortes daran denken, dass Sie den View möglichst an allen Rechnern zur Verfügung haben möchten. Am sinnvollsten erscheint es mir daher, ihn auf ein persönliches Netzlaufwerk (in Regensburg G:\) oder in der GroupWise-Bibliothek zu speichern, auf die Sie ja immer Zugriff haben, wenn Sie mit GroupWise arbeiten (jedenfalls bei den Standard-Clients).

Wenn Sie den View in das für Views vorgesehene Verzeichnis kopieren (Einstellung über "Werkzeuge - Optionen - Umgebung - Pfad zu den Dateien - Benutzerdefinierte Layouts"), wird Ihr View auch jeweils als Auswahl angeboten, wenn Sie die kleinen Pfeile neben den Mail- und Termin-Symbolen anklicken.

So können Sie ganz einfach eine Mail z.B. mit einer Art Standard-Briefkopf versenden. Auf diesem Weg läßt sich z.B. auch die Beschränkung auf eine einzige Signatur umgehen.

Rechtschreibkontrolle

Die GroupWise-Mechanismen zur Rechtsschreibkontrolle sind rechnergebunden und werden nicht in der zentralen Datenbank gespeichert. Ihre Korrekturliste müssen Sie also an jedem Rechner (und bei kompletter Neuinstallation Ihres alten Rechners) neu erstellen. Wenn Sie die Dateien, die die entsprechenden Daten enthalten, kopieren, können Sie sich diese Aufgabe allerdings etwas erleichtern.

Die Rechtschreibkontrolle kann unter

Werkzeuge - Optionen - Umgebung - Allgemein

Ein- und Ausgeschaltet werden. Ist die Rechtschreibkontrolle beim Schreiben aktiviert, dann werden Tippfehler beim schreiben rot unterstrichen (wie z.B. auch bei MS-Office). Durch Klicken mit der Rechten Maustaste können die Wörter korrigiert, bzw. die Sprache geändert werden. Verfügbar sind nur Sprachen die Sie auch beim Setup installiert haben. Im Zweifel hilft ein erneutes Installieren vom GroupWise mit der Benutzerdefiniert-Option (Standardmäßig wird nur eine Sprache installiert).

Textbausteine

Textbausteine sind kurze Wörter oder Buchstabenkombinationen, die von GroupWise nach der Eingabe eines abschließenden Zeichens (Leerzeichen oder Zeilenumbruch) zu einem längeren Text erweitert werden. Z.B. kann GroupWise aus mfg so sehr schnell Mit freundlichen Grüßen machen. Dabei kommt es auf die Groß- und Kleinschreibung des Kurzwortes nicht an. Sie sollten für die Kurzworte entweder seltene Abkürzungen wählen oder gleich jedes Kurzwort mit einem speziellen Zeichen, z.B. "#", beginnen, damit nicht unerwünschte Nebeneffekte auftreten.

Sie können diese Funktion auch dazu nutzen, verschiedene Signaturen zu verwenden, was sonst eher schwierig ist.

Hauptsächlich wird diese Funktion für die Korrektur von Tippfehlern genutzt: Aus "dsa" wird dann automatisch "das".

Starten Sie die Rechtschreibkontrolle "Strg-F1" oder "Werkzeuge-Rechtschreibprüfung".

Faxversand

In Regensburg besteht die Möglichkeit (ohne zusätzliche Software), über GroupWise Faxe zu senden und zu empfangen. Wenn Sie eine Zusatzsoftware (HiPath Expressions Erweiterungen, im RZSetup - GroupWise Setup enthalten) installieren, dann können Sie auch über einen virtuellen Drucker Faxe versenden (z.B. aus MS-Word)

Adressiert wird das FaxGate wie folgt:

• Faxnummer@fax (Universität und HS Regensburg - 01 oder 09 für private oder dienstliche Faxe nicht vergessen)
• Faxnummer@ums (Klinikum der Universität).

Abgerechnet werden die Kosten über Ihre Telefonrechnung.

Die Berechtigung (Stichwort UMS Berechtigung) erhalten Sie von der TZ / TD. Voraussetzung ist, das Sie ein eigenes dienstliches Telefon besitzen. Bei der TZ /TD erhalten Sie auch eine Beschreibung über die ganzen Funktionen des UMS Servers.

GroupWise mit manuellen Einstellungen starten

Manchmal ist es nötig GroupWise so zu starten das die Einstellungen nicht automatisch geladen werden (z.B. starten von GroupWise als ein anderer als der angemeldete Benutzer oder wenn Sie den GroupWise-Modus manuell ändern wollen).

Ändern Sie die Eigenschaften (Rechte Maustaste - Eigenschaften) des GroupWise Icons wie folgt (das " /@u-?" ist der Trick, Linux & MacOS: -@u=?)