Übersicht
Umgang mit Dokumenten
Erstellen von Dokumenten mit einer Datei-Schablone
- Klicken Sie auf "Datei", "Neu" und anschließend auf "Dokument".
- Klicken Sie auf "Eine Datei auswählen".
- Geben Sie den Namen der Datei an, die als Schablone für das neue Dokument dienen soll.
Sie können auch auf die Schaltfläche "Durchsuchen" klicken, um nach der Datei zu suchen.
- Klicken Sie auf "OK".
- Geben Sie einen Betreff ein.
Wenn Sie zusätzliche Informationen über das Dokument eingeben möchten, beispielsweise den Namen des Autors oder den Dokumenttyp, klicken Sie auf "Eigenschaften", nachdem Sie den Betreff eingegeben haben.
- Klicken Sie auf "OK".
Erstellen von Verweisen auf ein Dokument
- Klicken Sie auf "Datei", "Neu" und anschließend auf "Dokumentverweis".
- Klicken Sie in der Dropdown-Liste "Bibliothek" auf die Bibliothek, die das Dokument enthält, auf das Sie zugreifen möchten.
- Geben Sie in das Textfeld "Dokumentnummer" die Dokumentnummer ein.
Falls Sie die Nummer des Dokuments nicht kennen, können Sie es mit "Suchen" finden (wenn es nicht gelöscht wurde) und einen Verweis auf das Dokument in Ihrer Mailbox oder im Ordner erstellen.
- Klicken Sie in der Dropdown-Liste "Version" auf die Version, auf die der Dokumentverweis verweisen soll.
- Klicken Sie auf "OK".
Speichern von Dokumenten
- Klicken Sie auf den Dokumentverweis in Ihrer Mailbox.
- Klicken Sie auf "Datei" und anschließend auf "Speichern unter".
- Geben Sie in das Textfeld "Speichern unter" einen Namen für das Dokument ein.
- Klicken Sie auf "Durchsuchen" und geben Sie den Pfad zu dem Verzeichnis an, in dem das Dokument gespeichert werden soll. Klicken Sie anschließend auf "OK".
- Klicken Sie auf "Speichern".
Öffnen von Dokumenten
Klicken Sie in Ihrer Mailbox auf einen Dokumentverweis.
Wenn Sie auf die Anwendung, mit der das Dokument erstellt wurde, nicht zugreifen können, fordert Sie GroupWise auf, eine andere Anwendung anzugeben. Möglicherweise können Sie das Dokument in einer ähnlichen Anwendung öffnen.
Wenn Sie auf einen Dokumentverweis in Ihrer Mailbox oder in Ihrem Ordner doppelklicken, öffnet GroupWise das Dokument in der verknüpften Anwendung. Nun können Sie das Dokument bearbeiten. Wenn Sie nur über Anzeigerechte für das Dokument verfügen, können Sie das Dokument auf zwei Arten öffnen: Sie können das Dokument zum einen als Nur-Lese-Datei in der Anwendung oder zum anderen in der GroupWise-Vorschau öffnen.
GroupWise weist der ausgewählten Version den Status "In Benutzung" zu, solange diese geöffnet ist. Durch diesen Status wird die ausgewählte Dokumentversion gesperrt und somit verhindert, dass andere Benutzer das Dokument bearbeiten können, während Sie es geöffnet haben. Wenn Sie das Dokument schließen, werden der Status "In Benutzung" und die Sperre für die betreffende Version aufgehoben.
Wenn Sie eine bestimmte Version eines Dokuments für mehrere Bearbeitungsgänge sperren möchten, verwenden Sie die Option "Auslagern". Mithilfe der Option "Auslagern" können Sie die ausgewählte Version eines Dokuments an einen anderen Ablageort kopieren, an dem das Dokument so lange gesperrt bleibt, bis Sie es wieder einlagern.
Nur-Lese-Dokumente öffnen
Falls Sie für ein Dokument keine Bearbeitungsrechte besitzen, können Sie eine Nur-Lese-Kopie des Dokuments in einer Anwendung öffnen. Dies ermöglicht Ihnen das Anzeigen von Grafiken und Layoutelementen, die in der GroupWise-Vorschau möglicherweise nicht richtig angezeigt werden.
Falls Sie über Bearbeitungsrechte für ein Dokument verfügen, steht Ihnen mit Nur-Lese-Dokumenten eine Möglichkeit zur Verfügung, ein Dokument anzuzeigen, das als "In Benutzung" gekennzeichnet oder ausgelagert ist.
Sie können in jeder Anwendung immer nur ein Nur-Lese-Dokument öffnen.
Öffnen von Dokumenten in nicht-integrierten Anwendungen
Wenn Sie nicht-integrierte Anwendungen benutzen (MS DOS-Anwendungen und viele Windows-Anwendungen), kopiert GroupWise das Dokument erst dann zurück in die Bibliothek, wenn die Anwendung geschlossen wird, und nicht wenn das Dokument geschlossen wird.
Öffnen von Dokumenten in integrierten Anwendungen
Wenn Sie eine integrierte Anwendung verwenden, kann GroupWise die Funktionen für das Dokument-Management in die Funktion "Öffnen" und "Speichern unter" der betreffenden Anwendung integrieren.
Wenn Sie in der Anwendung den Befehl "Öffnen" wählen, werden in einem Dialogfeld alle in Ihrer Mailbox und den Ordnern verfügbaren Dokumentverweise angezeigt. Sie können zum Öffnen eines Dokuments einen Dokumentverweis auswählen oder auf die Schaltfläche "Dokument mithilfe des Anwendungsdialogfelds auswählen" klicken, um das Dialogfeld "Öffnen" der entsprechenden Anwendung zu verwenden.
Öffnen von Dokumenten im GroupWise Remote- oder Caching-Modus
Wenn Sie GroupWise im Remote-Modus verwenden, müssen Sie beim Laden des Dokuments aus Ihrer Online-Mailbox die Dokumentversion manuell mit "In Benutzung" kennzeichnen. Beim Schließen des Dokuments fordert Sie Remote auf, den Status "In Benutzung" wieder zu löschen.
Wenn Sie GroupWise im Caching-Modus verwenden und der GroupWise-Server verfügbar ist, ruft GroupWise das Dokument automatisch ab, wenn Sie ein Dokument öffnen möchten, wobei Sie dieses dann als "In Benutzung" markieren können.
Kopieren von Dokumenten
- Klicken Sie auf einen Dokumentverweis in Ihrer Mailbox.
- Klicken Sie auf "Aktionen" und anschließend auf "Dokument kopieren".
- Geben Sie an, welche Methode Sie zum Erstellen der Dokumenteigenschaften verwenden möchten.
- Klicken Sie auf "OK".
Löschen eines Dokuments
- Klicken Sie auf den Dokumentverweis in Ihrer Mailbox.
- Klicken Sie auf "Aktionen" und anschließend auf "Versionsliste".
- Klicken Sie auf die Version, die Sie löschen möchten.
- Klicken Sie auf "Bearbeiten" und anschließend auf "Löschen". Um alle Versionen zu Löschen müssen Sie "Alle Versionen des Dokuments aus Bibliothek löschen" auswählen
Einlagern von Dokumenten
Es gibt vier Methoden zum Einlagern:
- Einlagern und Verschieben
Verschiebt das Dokument in die Bibliothek und löscht es aus dem Auslagerungsstandort.
Kopiert das Dokument zurück in die Bibliothek und lässt eine Kopie am Auslagerungsstandort zurück.
Lagert das Dokument zwar ein, aber aktualisiert das Dokument in der Bibliothek nicht mit den Änderungen, die an der ausgelagerten Version vorgenommen wurden.
- Aktualisieren ohne einzulagern
Aktualisiert das Dokument in der Bibliothek mit allen Änderungen, die Sie vorgenommen haben, entsperrt das Dokument aber nicht.
Version zum Einlagern
Aktualisiert die Version des Dokuments, das Sie einlagern.
Erstellt eine neue Version des Dokuments.
Neues Dokument
Erstellt ein Dokument und ermöglicht Ihnen das Festlegen neuer Dokumenteigenschaften.
- Klicken Sie in Ihrer Mailbox auf den Dokumentverweis, der als neue Version eingelagert werden soll.
- Klicken Sie auf "Aktionen" und anschließend auf "Einlagern".
- Klicken Sie auf die Dropdown-Liste "Einlagerungsverfahren" und anschließend auf eine Methode zum Einlagern.
- Klicken Sie auf die Dropdown-Liste "Einlagern als" und anschließend auf "Neue Version".
- Geben Sie in das Textfeld für Auslagerungsstandort und Auslagerungsdateiname den Pfad und den Namen der Datei ein, die Sie einlagern.
- Klicken Sie auf "Einlagern".
- Geben Sie eine Beschreibung für die neue Version des Dokuments ein.
- Klicken Sie auf "OK".
Auslagern von Dokumenten
- Klicken Sie in Ihrer Mailbox auf den Dokumentverweis für das Dokument, das ausgelagert werden soll.
- Klicken Sie auf "Aktionen" und anschließend auf "Auslagern".
- Geben Sie in das Textfeld "Auslagerungsdateiname" einen Dateinamen für das Dokument ein.
Standardmäßig fügt GroupWise die Dokumentnummer als Dateinamen für die ausgelagerte Datei ein. Falls Sie keinen anderen Dateinamen angeben, sollten Sie sich die Dokumentnummer notieren, sodass Sie das ausgelagerte Dokument finden können.
- Geben Sie in das Textfeld "Auslagerungsstandort" den Pfad zu dem Verzeichnis ein, in dem das ausgelagerte Dokument gespeichert werden soll.
- Klicken Sie auf "Auslagern".
Importieren von Dateien mit Blitzimport
- Klicken Sie auf "Datei" und anschließend auf "Dokumente importieren".
- Klicken Sie auf "Dateien hinzufügen", markieren Sie die zu importierenden Dateien und klicken Sie auf "OK". Wenn Sie mehrere Dateien zum Importieren markieren möchten, halten Sie die Strg-Taste gedrückt und klicken Sie nacheinander auf die zusätzlichen Dokumente.
Oder
Klicken Sie auf "Ges. Verzeichnis hinzufügen" und wählen Sie anschließend die Ordner aus, die die zu importierenden Dokumente enthalten.
Geben Sie im Textfeld "Dateinamenfilter" eine Dateinamenerweiterung ein ( beispielsweise "doc" oder "wpd"), wenn bestimmte Dateitypen aus den markierten Ordnern importiert werden sollen. Klicken Sie anschließend auf "OK".
- Klicken Sie auf "Weiter".
- Falls GroupWise Dokumentverweise für jedes Dokument erstellen soll, klicken Sie auf "Dokumente im Ordner anzeigen" und anschließend auf den Ordner, in dem Sie die Dokumentverweise speichern möchten.
Oder
Falls Sie keine Dokumentverweise erstellen möchten, klicken Sie auf "Importieren, doch Dokumente nicht im Ordner anzeigen".
Wenn Sie während des Imports keine Dokumentverweise erstellen, können Sie diese später erstellen, indem Sie auf "Datei", auf "Neu" und anschließend auf "Dokumentverweis" klicken.
- Klicken Sie auf "Weiter".
- Klicken Sie auf "Fertig", um den Import zu starten.
Rechte
Festlegen von Standard-Freigaberechten für Dokumente
- Sie können die Optionen im Register "Freigabe" des Eigenschaftenfensters verwenden, um Rechte zur gemeinsamen Nutzung eines Dokuments zu vergeben. Mit einer der folgenden Methoden können Sie Freigaberechte vergeben:
- Sie können auf "Nicht freigegeben" klicken, um zu verhindern, dass andere Benutzer das Dokument anzeigen, bearbeiten oder löschen können.
- Sie können auf "Freigegeben für" klicken, um bestimmte Benutzer auszuwählen und jedem von ihnen bestimmte Freigaberechte zuzuweisen.
Wenn ein Benutzer versucht, auf ein Dokument zuzugreifen, prüft GroupWise die Rechte des jeweiligen Benutzers. Falls der Benutzer keine Rechte für das Dokument besitzt, sucht GroupWise nach Rechten, die der Benutzer als Mitglied einer Gruppe übernommen hat. Hat der Benutzer auch als Mitglied einer Gruppe keine Rechte für das Dokument, prüft GroupWise die Rechte, die für <Allgemeiner Benutzer> eingeräumt wurden.
- Sie können auf "Freigegeben für" und dann "Versionsstufensicherheit" klicken, um den Benutzern unterschiedliche Freigaberechte für verschiedene Versionen des Dokuments einzuräumen.
- Klicken Sie auf "Werkzeuge" und "Optionen". Doppelklicken Sie anschließend auf "Dokumente".
- Klicken Sie auf die Bibliothek, für die Sie Standard-Freigaberechte festlegen möchten.
- Klicken Sie auf "Eigenschaften" und anschließend auf das Register "Freigabe-Standardvorgaben".
- Klicken Sie auf "Freigegeben für".
- Geben Sie im Textfeld "Name" den Benutzer oder die Gruppe ein, dem bzw. der Rechte eingeräumt werden sollen, und klicken Sie anschließend auf "Benutzer hinzufügen".
- Aktivieren Sie die Optionen für die Rechte, die dem ausgewählten Benutzer oder der Gruppe erteilt werden sollen.
- Klicken Sie auf "OK".
Erteilen von Rechten für einen Benutzer auf alle Dokumentversionen
- Klicken Sie auf den Dokumentverweis in Ihrer Mailbox.
- Klicken Sie auf "Datei" und anschließend auf "Eigenschaften".
- Klicken Sie auf das Register "Freigabe".
- Klicken Sie auf "Freigegeben für".
- Geben Sie im Textfeld "Name" den Benutzer oder die Gruppe ein, dem bzw. der Rechte eingeräumt werden sollen, und klicken Sie anschließend auf "Benutzer hinzufügen".
- Klicken Sie in der Freigabeliste auf den Namen des Benutzers und anschließend auf die Kontrollkästchen für die Rechte, die diesem Benutzer eingeräumt werden sollen.
- Klicken Sie auf "OK".
Anzeigen von Dokumenten, wenn Ihr Netzwerk oder GroupWise nicht verfügbar ist
Für jedes Dokument, das Sie in Ihrer Online-Mailbox bearbeitet und geschlossen haben, kann automatisch eine Kopie in Ihrer Remote-Bibliothek abgelegt werden. Diese Funktion wird als Dokumentduplizierung bezeichnet. Dadurch können Sie immer die zuletzt bearbeiteten Dokumente im Remote- oder Caching-Modus öffnen, falls Ihr Netzwerk, die GroupWise-Bibliothek oder das GroupWise-Post-Office einmal nicht verfügbar sein sollten.
Für die Verwendung der Dokumentecho-Funktion muss sich eine Remote- oder Caching-Mailbox auf Ihrem Computer befinden. Wenn Sie für die Remote-Mailbox und für die Caching-Mailbox dieselbe lokale Mailbox verwenden, sind die kopierten Dokumente sowohl im Remote- als auch im Caching-Modus verfügbar. Falls der Remote- und der Caching-Modus in unterschiedlichen lokalen Mailboxen ausführt werden, können Sie die Dokumente entweder in die Remote-Mailbox oder in die Caching-Mailbox kopieren.
Die Dokumente werden kopiert, sobald Sie sie in der Online-Mailbox schließen oder einlagern. Der Dokumentverweis für das Dokument wird dem Dokumentordner in der Remote-/Caching-Mailbox hinzugefügt, und das Dokument wird in die Remote-Bibliothek kopiert (die im Remote- und im Caching-Modus verwendet wird). Im Remote- und im Caching-Modus können Sie mithilfe von "Werkzeuge" > "Bibliotheksgröße verwalten" überflüssige Dokumente entfernen, die unnötig Festplattenspeicher belegen. Die Dokumentecho-Funktion wird nicht ausgeführt, wenn Sie Dokumente im Remote- oder Caching-Modus schließen oder einlagern.
Verwenden der Option "Dokumentstatus zurücksetzen" im Remote-/Caching-Modus
Wenn Sie die Option "Dokumentstatus zurücksetzen" im Remote- oder Caching-Modus verwenden, können Sie angeben, ob Sie das Dokument in die Master-Bibliothek zurückgeben möchten. Verwenden Sie die Option "Dokument in der Master-Bibliothek als 'Verfügbar' markieren", um den Status "In Benutzung" zu entfernen und das Dokument in der Master-Bibliothek verfügbar zu machen, ohne das Dokument zu aktualisieren.
Ersetzen von Dokumenten durch eine Datei aus der Sicherung
- Klicken Sie auf den Dokumentverweis.
- Klicken Sie auf "Werkzeuge" und anschließend auf "Dokument durch Sicherungskopie ersetzen".
- Zeigen Sie gegebenenfalls die Liste der BLOB-Dateinamen an, die dieser Dokumentversion zugewiesen wurden, um zu überprüfen, welche Datei wiederhergestellt werden soll.
Oder
Fahren Sie fort mit Schritt 6.
- Beenden Sie GroupWise*, falls erforderlich, und stellen Sie die Datei mithilfe einer Standardsicherungssoftware wieder her.
- Starten Sie GroupWise, und wiederholen Sie die Schritte 1 und 2.
- Geben Sie den Pfad und Namen der Datei an, durch die das Dokument ersetzt werden soll.
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