E-Mail mit GroupWise

Übersicht

Grundsätzliches Vorgehen
Sichern und Wiederherstellen von E-Mails
Signatur
Platzbeschränkung der Mailbox - Quota
Archivieren von E-Mails
Automatische Benachrichtigung mit Notify
Regeln
Zurückziehen von Mails
Sicherheit von E-Mails
Spam automatisch aussortieren
Secure E-Mail (SMime)
Besonderheiten bei externen Mails
Header anzeigen
Newsgroups und externe Mailboxen einbinden
Statusmeldungen
Übernahme von alten Datenbeständen
Clients
Alternative Möglichkeiten unter Linux

Grundsätzliches Vorgehen

Das Versenden von E-Mails unter GroupWise unterscheidet sich nicht grundsätzlich von anderen Mail-Programmen. Bei der Adressierung greift GroupWise jedoch auf die Adreßbücher zurück, so dass es (bei korrekt geführtem Adreßbuch) ausreicht, den Vor- und Nachnamen des Adressaten einzutippen. Die richtige E-Mail-Adresse wird dann vom Programm eingesetzt. GroupWise erzeugt automatisch eine Kopie jeder versendeten Mail im Ordner "Ausgangsnachrichten".

Sichern und Wiederherstellen von E-Mails

Alle Regensburger Benutzer haben die Möglichkeit, gelöschte (NICHT sofort getilgte E-Mails) 90 Tage lang aus dem Archivsystem COI-Xtrend wiederherzustellen. Wie es gemacht wird sehen sie hier.

Das Wiederherstellen von wirklich gelöschten Nachrichten - denken Sie immer daran, zunächst im Papierkorb nachzusehen - ist für den Administrator extrem aufwändig (je nach Größe der Postoffice Datenbank ist 1 Tag durchaus realistisch), kann also nur in seltenen Ausnahmefällen vorgenommen werden. Deshalb sollten Sie selbst Vorsorge treffen. Dabei könnten Sie zunächst an eine passende Einstellung der Optionen zum automatischen Löschen der Mails denken oder insbesondere an die Archivierung alter Nachrichten auf CD-ROM oder Festplatte.

Sichern einzelner Nachrichten
Sichern und Wiederherstellen der ganzen Mailbox
Erstellen einer Sicherungskopie
Wiederherstellen von gelöschten Mails
Backup-Strategien

Sichern einzelner Nachrichten

Sie können eine oder mehrere Nachrichten (mit allen Anlagen) als Text- oder Rich-Text-Dateien sichern. Wählen Sie einfach die entsprechenden Nachrichten aus und rechts-klicken Sie auf "Speichern unter". Anschließend erscheint ein Dialogfenster, in dem Sie den Pfad zu einem Verzeichnis angeben können und die Codierung der Nachrichten (nur des E-Mail Textes) auswählen können.

Sichern1

Sichern2

Alternativ können Sie aber auch GroupWise im Caching-Modus ausführen. Dabei wird eine lokale Kopie der Datenbank erzeugt, die zwar nur in Intervallen aktualisiert wird (Ihre Mail kommt also im Zweifel später an) - aber eben auch die Möglichkeit einer Sicherheitskopie eröffnet. Haben Sie im Caching Mode (oder im Remote Mode) eine Sicherung Ihrer Mailbox vorgenommen, wird Ihnen dann jeweils eine Differenz zwischen dem Stand der zentralen Mailbox und der Sicherung zur Wiederherstellung angezeigt. Das bedeutet aber auch, dass Sie nur die Mails wiederherstellen können, die bis zum Datum der letzten Sicherung noch nicht gelöscht worden sind. Auch bei diesem System sind Sie also darauf angewiesen, eine sinnvolle Backup-Strategie zu entwickeln.

Sichern und Wiederherstellen der ganzen Mailbox

Stellen Sie zuerst unter "Werkzeuge - Optionen - Umgebung - Pfad zu den Dateien" einen vernünftigen Pfad für die Caching Mailbox ein. Vernünftig sind hier Pfade auf Ihrer lokalen Platte, z.B. "C:\GWCache". Initialisieren Sie dann den Caching Modus mit: "Werkzeuge - Mobildienst - Dieser Computer - usw....". Es wird nun eine komplette Kopie Ihrer Mailbox lokal abgelegt und anschließend GroupWise neu gestartet. Je nach Mailbox Grösse kann dies dauern ..... Der Lohn der Mühe ist ein wesentlich schnelleres Arbeitsverhalten (bei einem einigermaßen moderen Rechner). Im Hintergrund wird nun (solange GroupWise läuft) Ihre lokale Kopie permanent mit der Serverdatenbank abgeglichen. Sie können GroupWise künftig selbst dann starten, wenn keine Netzwerkverbindung vorhanden ist (alle Änderungen werden erst dann wieder syncronisiert wenn eine Netzverbindung verfügbar ist).

Wenn GroupWise neu startet, wechseln Sie in den Caching Modus:

Sichern3

Erstellen einer Sicherungskopie

Unter "Werkzeuge - Optionen - Umgebung -Sicherungsoptionen" können Sie nun einen Pfad zu einem Sicherungsverzeichnis angeben. Hier können Sie auch eine regelmäßige Sicherung konfigurieren.

Sichern4

Sichern5

Wiederherstellen von gelöschten Mails

Unter "Datei - Sicherungskopie öffnen" können Sie auf alle (seit der letzten Sicherung) gelöschten Objekte zugreifen. Es geht auch oben links mit dem Modus-Icon.

Sichern6

Sichern7

Backup-Strategien

Das Sicherungsverzeichnis beinhaltet nur einen einzigen "Snapshot" Ihrer Datenbank. Es empfiehlt sich also folgende Strategie:

Konsequenter Einsatz der Archivierung, um Platzprobleme zu vermeiden.
Regelmäßiges (nicht zu häufiges) sichern (so alle 7 bis 30 Tage).
Vor größeren Anderungen (z.B. Löschen Ihrer Termine des letzten Jahres usw.) sollten Sie die Sicherung manuell anstossen mit "Werkzeuge / Mailbox sichern".
Unter Umständen kann es sinnvoll sein, mehrere Sicherungskopien zu speichern, indem Sie das Verzeichnis entsprechend anpassen. Achten Sie hierbei aber auf den zur Verfügung stehenden Platz.

Signatur

E-mail1

Eine Signatur ist für E-Mails das, was bei normalen Briefen der Briefkopf ist: der Platz für die Kontaktinformationen oder das persönliche Statement / den Werbespruch.

Sie können die Signatur unter "Werkzeuge - Optionen - Umgebung" einstellen. Dort können Sie auch festlegen, ob die Signatur automatisch hinzugefügt werden soll. Es besteht auch die Möglichkeit mehrere Signaturen zu erstellen.

Arbeitsschritte:

"Werkzeuge - Optionen - Umgebung"
Signaturname vergeben (1.)
Signatur erstellen

In dem Auswahlfeld "Signaturname" (2.) kann beim versenden einer Mail zwischen verschiedenen Signaturen gewählt werden.

Alternativ können Sie auch eine sogenannte VCard hinzufügen. Diese enthält Ihre Kontaktinformationen aus dem Systemadreßbuch und kann von einigen Programmen (z.B. GW und MS Outlook) mit einem Klick zum Adreßbuch des Empfängers hinzugefügt werden.

Es ist unter GW leider nicht ohne Weiteres möglich, verschiedene Signaturen zu verwenden. Nur für bestimmte Konten können Sie extra eine Signatur festlegen, z.B. bei Newsgroups. Sie könnten aber auch jeweils einen speziellen View für jede gewünschte Signatur erstellen. Unter Novell Coolsolutions finden Sie aber mehrere Antworten auf diese Frage.

Platzbeschränkung der Mailbox - Quota

Die Dateigröße aller E-Mails, Termine usw. in Ihrer Mailbox kann beschränkt werden. Dies ist zur Zeit in Regensburg bei Accounts von Studenten und Bediensteten eine sog. Quota von 750 MByte.

Bei der Quota geht es vor allem um die Beschränkung der Mails, die Sie empfangen können. In die Berechnung des verbrauchten Platzes gehen aber natürlich auch die von Ihnen eventuell gespeicherten Ausgangskopien Ihrer Mails ein.

Außerdem sollten Sie folgendes beachten: Zu Ihrer Mailbox zählen auch Attachments, die Sie an andere GroupWise-Nutzer (nicht Mails über das Internet) geschickt haben, da in diesem Fall nur ein Verweis auf Ihre Datenbank weitergereicht wird. Dies gilt auch dann noch, wenn Sie die Ausgangskopie Ihrer Mail bereits gelöscht haben.

Die größten Platzfresser sind übrigens Attachments (Bilder und andere Dateien).

Die Beschränkung wird folgendermaßen durchgesetzt: Sobald Ihre Mailbox zu 80 % gefüllt ist, können Sie keine Mails bzw. Termine etc. mehr versenden. Selbst wenn die Mailbox (z.B. durch neu angekommene Mails) zu über 100% gefüllt ist, werden alle neuen Mails klaglos empfangen.

Wie voll Ihre Mailbox ist, können Sie ganz leicht erkennen: In der Fußzeile des GroupWise-Fensters wird die prozentuale Belegung angezeigt; wenn Sie den Mauszeiger über den Text halten, erscheint eine genauere Darstellung:

Quota1

Der Client stellt zugleich eine bequeme Methode zur Verfügung, für mehr Platz sorgen: Klicken Sie auf die Platzanzeige oder wählen Sie im Menü "Werkzeuge - Mailboxgröße prüfen" .... Nun erscheint das folgende Fenster:

Quota2

Neben den graphisch aufbereiteten Informationen über die Belegung Ihrer Mailbox finden Sie in diesem Fenster auch gleich die Möglichkeit, Mails zu löschen oder zu archivieren. Dabei können Sie sich die Mails im Papierkorb sowie die gesendeten bzw. empfangenen Mails und die Entwürfe anzeigen lassen. Wenn Sie eine der entsprechenden Auswahlmöglichkeiten links oben wählen, werden in dem unteren Teil des Fensters alle Mails dieser Kategorie jeweils der Größe nach sortiert angezeigt. Sie können nun einen oder mehrere (bei gedrückter Taste Strg) mit der Maus auswählen und diese dann entweder löschen oder archivieren (archivieren funktioniert nicht bei Mails im Papierkorb).

Archivieren von E-Mails

Um alte E-Mails etc. sicher aufzubewahren oder um Platzproblemen entgegenzuwirken (Quota), bietet sich die Archiv-Funktion von GroupWise an. Dabei werden die Mails nicht mehr in der GroupWise-Datenbank gelagert, sondern auf eine Festplatte oder ein Netzlaufwerk ausgelagert. Wenn man auf das entsprechende Laufwerk zugreifen kann, dann kann man die Mails etc. auch bearbeiten.

Alles, was im Archiv abgelegt wurde, ist in der zentralen GroupWise-Datenbank nicht mehr vorhanden. Sie können dementsprechend auch nicht per Web-Access oder IMAP auf die archivierten Daten zugreifen. Vgl. auch hier unter Probleme zu daraus folgenden Unverträglichkeiten mit der Automatik.

Sie können keine Termine etc. archivieren, die in der Zukunft liegen. Deshalb eignet sich die Archivfunktion nur begrenzt dafür, die Daten zu sichern, wenn z.B. Ihr Postoffice (serverseitig) störanfällig sein sollte.

Dokumente, die in den GroupWise-Bibliotheken gespeichert sind, werden nie archiviert. Zwar finden Sie evtl. in den Dokumenteneigenschaften einen Eintrag "archiviert", das bezieht sich aber auf ein ganz anderes Archiv, das nur vom Administrator (bzw. dem Bibliothekar von GroupWise) beeinflußbar ist.

Ein Vertreter kann nicht auf das Archiv zugreifen oder einzelne Nachrichten archivieren. Er kann auch kein Archiv anlegen, aber er kann, wenn bereits ein Archivverzeichnis festgelegt wurde, dieses ändern und das alte Archiv verschieben. Das geht natürlich nur, wenn er entsprechende Lese- und Schreibrechte im Dateisystem hat.

Archivieren mit XTrend
Archivverzeichnis festlegen
Abeiten mit dem Archiv
- Archivieren per Hand
- Automatisch archivieren
Zugriff auf das Archiv
Platzsparen ohne Einsatz des Archivs
Probleme
- Archivieren von Ausgangsmails
- Zugriff auf das Archivverzeichnis notwendig

Archivieren mit XTrend

Die Universität Regensburg, besitzt eine spezielle Archivierungssoftware (Xtrend der Firma COI). Mit dieser Software wird das Archivieren sehr vereinfacht.

Die Archivierung mit COI Xtrend ist für alle Bediensteten der Universität Regensburg und HS Regensburg verfügbar (oder anders gesagt: NICHT für Studierende).

Globale Einstellungen

Objekte im (oder unterhalb) des "Archiv"-Ordners werden archiviert. Diesen Ordner müssen Sie selbst, direkt unterhalb des Aktenschranks, anlegen.
Archivierte Objekte werden nach 2 Tagen in Ihrer GroupWise Mailbox durch einen Platzhalter ersetzt.
Alle Archivierungsprozesse laufen lediglich nachts.
Zurückgeholte Objekte, deren ursrpünglicher Ordner nicht mehr existiert, landen im Ordner "Restore". Dieser Ordner wird automatisch unterhalb des Aktenschrank sangelegt.

Benutzung

Zum Archivieren genügt es, die Objekte in den Archivordner (unterhalb des Aktenschranks) oder einen seiner Unterordner zu verschieben. Archivierte und ersetzte Objekte erkennen Sie am "Arc:", das dem ursprüglichen Betreff vorangestellt ist. Diese Objekte enthalten als Inhalt einen Archiv-Link, mit dem Sie das ursprüngliche Objekt anschauen, weitersenden bzw. zurückholen können.

Alternativ können Sie auch im Archiv (unter https://coi1.uni-regensburg.de) direkt suchen (Dokumententyp ist GroupWise E-Mails) bzw. Ihre (archivierten) Ordner durchsuchen. Ihr (archiviertes) GroupWise-Konto ist unterhalb des Schreibtisches als virtuelle Ordnerstruktur eingeblendet.

Rechtliches

Wichtig: Wenn Sie die Archivierung benutzen wollen, um rechtliche Vorgaben (bzw. spezielle Anforderungen) zu erfüllen, müssen Sie dies vorher mit uns absprechen.

Archivverzeichnis festlegen

Dazu müssen Sie zunächst ein Verzeichnis als Archivverzeichnis festlegen. Dies können Sie unter "Werkzeuge - Optionen - Umgebung - Pfad zu den Dateien" festlegen. In diesem Dialogfenster wird von GroupWise automatisch oft ein Verzeichnis für die Caching-Mailbox angelegt. Löschen Sie diesen Eintrag, sonst werden Ihre Einstellungen nicht richtig übernommen.

Archiv1

Zunächst müssen Sie entscheiden, ob Sie das Verzeichnis auf der Festplatte Ihres lokalen Rechners einrichten (Vorteil: viel Platz. Nachteil: nicht von anderen Rechnern zugänglich, kein automatisches Backup vom Rechenzentrum), oder - sofern Sie ausreichend Platz haben - ein Netzlaufwerk verwenden.

Sie sollten unter keinen Umständen ein Verzeichnis auf der lokalen Festplatte eines CIP-Pool-Rechners (C: oder D:) auswählen, da Ihre Daten dort weder vor fremden Blicken geschützt sind, noch länger als bis zum nächsten Start des Rechners gespeichert werden.

Wenn Sie sich für ein Netzlaufwerk entscheiden, sollten Sie Ihr persönliches Homedirectory / Heimatverzeichnis verwenden, eigentlich also (an der Uni Regensburg) G:\groupwise\, wobei groupwise hier das Unterverzeichnis ist, das Sie für das Archiv anlegen (das Verzeichnis erstellt GroupWise dann automatisch). Der Pfad G:\groupwise\ ist allerdings ein sogenannter relativer Pfad, relativ zu einem Startpunkt, der sich daraus ergibt, dass dem Buchstaben G beim Start ein Verzeichnis zugeordnet ist, das bei jedem Nutzer anders ist. Das kann problematisch werden, wenn Sie im Netzwerk unter einem anderen Account eingeloggt sind als in GroupWise. Dann werden die Archivdaten plötzlich nicht mehr in Ihr eigenes Verzeichnis gesichert, sondern z.B. in das Ihres Bürokollegen. Deshalb sollten Sie immer einen absoluten Pfad (in UNC-Schreibweise) eingeben. Dann versucht GroupWise immer, die Archivdateien im richtigen Verzeichnis abzulegen. In der problematischen Konstellation erscheint dann eine Fehlermeldung, weil Sie auf den entsprechenden Netzwerkpfad nicht zugreifen können (Sie sind ja als jemand anders eingeloggt).

Langer Rede kurzer Sinn: Verwenden Sie einen Pfad der Art: \\titan-xx\xxx\xxx\abc12345\groupwise\. Ihren persönlichen Pfad können Sie z.B. bei Ihrem Workgroupmanager erfragen. Besonders gefährlich ist diese Problematik dann, wenn Sie die automatische Archivierung eingeschaltet haben.

Wenn Sie einen persönlichen PC haben, können Sie natürlich auch dort Mails archivieren (interessant besonders bei sehr großen Mail-Archiven). Sie können dann allerdings nur von diesem PC aus auf Ihr Archiv zugreifen.

Sie können das Archivverzeichnis auch wechseln und so z.B. jahrgangsweise Ihre Mails archivieren und dann auf CD-ROM sichern.

Arbeiten mit dem Archiv

Archivieren per Hand

Nun können Sie einzelne Mails etc. archivieren, indem Sie sie auswählen und mit der rechten Maustaste klicken. Im erscheinenden Kontext-Menü wählen Sie nun den Punkt archivieren - dann wird die Mail in das Archivverzeichnis verschoben. Sie können auch mehrere Mails gleichzeitig auswählen, indem Sie z.B. während des Anklickens die Taste Strg gedrückt halten.

Automatisch archivieren
Sie können auch Regeln einsetzen, um z.B. bestimmte Mails, etwa aus einer Mailingliste, automatisch nach einer bestimmten Zeit zu archivieren.

Die Einstellungen die sich am Papierkorb treffen lassen, sind aus (leidvollen) Erfahrungen in Regensburg deaktiviert.

Zugriff auf das Archiv

Die Mails (und Termine etc.) im Archiv können Sie sich anschauen, wenn Sie im Menü "Datei - Archiv öffnen" anklicken. Es werden nur die Ordner angezeigt, die wirklich Mails enthalten, die Anordnung der Ordner kann anders als in Ihrer Standard-Mailbox sein. Um zur normalen Mailbox zurückzukehren, klicken Sie erneut auf "Datei - Archiv öffnen" (dann wird dort das Häkchen vor Archiv öffnen entfernt).

Archiv2

Wenn Sie Mails aus dem Archiv wieder in die "normale" Mailbox zurückschieben wollen, wechseln Sie in die Archivansicht und gehen vor wie beim manuellen Archivieren: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Mail und wÄhlen Sie den Punkt Archivieren, vor dem ein Häkchen sein sollte. Einmal den Menüpunkt anklicken und die Mail ist wieder in der "normalen" Mailbox.

Die Mails werden nicht im Klartext oder einem allgemein lesbaren Format abgelegt. Um wieder an die Mails heranzukommen, muß man den Client installieren. Dies kann man natürlich auch zum Transport der Mailbox "mißbrauchen". Das geht allerdings einfacher, wenn Sie den Caching-Modus einstellen und dann die Sicherungsoptionen verwenden.

Platzsparen ohne Einsatz des Archivs

Neben dem offensichtlichen Ratschlag, nur wichtige Mails usw. aufzubewahren, gibt es auch eine Möglichkeit, die Mail zu erhalten, aber die mitgelieferten Attachments zu entfernen. Das ist v.a. nützlich, wenn an eine wichtige Mail noch eines dieser lustigen aber sehr platzfressenden Bildchen angehängt ist.

Sie können ein Formativ Applet (siehe hier oder das Programm GW Strip verwenden um die Anhänge von E-Mails zu entfernen. Das Formativ-Applet ist hier wesentlich flexibler, z-B. ist es möglich nur einzelne Anhänge zu entfernen.

Das Programm müssen Sie auf jedem Rechner einzeln installieren, auf dem Sie es nutzen wollen. Es erzeugt ein zusätzliches Symbol, das Sie zum Start des Programms einfach anklicken müssen. Das Programm erzeugt eine Kopie der Nachricht ohne Attachments. Dabei wird der Betreff um den Eintrag " (Copy)" ergänzt. Negativ ist zu verbuchen, dass leider auch die Eigenschaften der Nachricht (z.B. Eingangsdatum) verloren gehen.

Probleme

Archivieren von Ausgangsmails

Problem: Archiverte Ausgangsnachrichten sind im Archiv nicht mehr auffindbar.

Lösung: Wenn Sie Ausgangsnachrichten nicht in einen speziellen Ordner verschieben, verbleiben sie in der Mailbox (der Ordner Ausgangsnachrichten ist nur ein Suchergebnisordner). Die Mailbox als Symbol (im Archiv wie in der normalen Ansicht) zeigt aber nur die Mails in der Mailbox an, die bei Ihnen eingegangen sind. Mit anderem Worten: Die Mails sind zwar archiviert, werden aber nicht angezeigt, weil Sie in keinem Ordner enthalten sind.

Sie müssen daher entweder von vornherein alle Ausgangsmails in andere Ordner verschieben, bevor sie archiviert werden; oder Sie können im Archiv einen Suchergebnisordner erstellen. Dann werden die Ausgangsmails angezeigt.

Zugriff auf das Archivverzeichnis erforderlich

Die Archivierung wird nur durchgeführt, wenn Sie in GroupWise eingeloggt sind und Zugriff auf das eingestellte Archivverzeichnis haben. Wenn Sie also auf einem Novell-Netzlaufwerk das Archivverzeichnis erstellt haben, müssen Sie zugleich im eDirectory eingeloggt sein.

Beachten Sie, dass Archivieren nicht über den Remote-Zugriff oder den WebAccess möglich ist. Auch die automatische Archivierung ist dann leider nicht möglich.

Automatische Benachrichtigung mit Notify

Bei Notify handelt es sich um ein Programm, das mit GroupWise zusammen arbeitet und Sie mithilfe von Alarmmeldungen informiert, wenn in Ihrer Mailbox neue Nachrichten eingegangen sind, Ihre Ausgangsnachrichten geöffnet werden oder ein Termin bevorsteht.

Notify kann Sie auf vier Arten benachrichtigen:

mit akustischen Signalen
mit einem Dialogfeld
mit einem kleinen Symbol
mit einer Benachrichtigungsliste

Sie können Alarmmeldungen und Benachrichtigungen auch für andere Benutzer empfangen, wenn Sie die Vertretungsrechte besitzen und wenn Sie zu demselben Post-Office wie diese Benutzer gehören.

Akustisches Notify-Signal

Notify spielt einen Systemton oder eine Audiodatei ab, wenn Sie eine Nachricht empfangen. Beim Empfang einer Alarmmeldung wird der Audio-Clip alle fünf Minuten abgespielt, bis Sie die Alarmmeldung aus der Benachrichtigungsliste löschen.

Notify-Dialogfeld

Unabhängig von der eingesetzten Anwendung wird das Dialogfeld "Notify" immer im Vordergrund dargestellt, wenn Sie eine neue Nachricht oder eine Alarmmeldung erhalten.

Notify-Symbol in der Taskleiste

Wenn Sie eine neue Nachricht oder Alarmmeldung erhalten, wird auf der Taskleiste ein Briefumschlag über dem Symbol "Notify" angezeigt. Wenn das Notify-Symbol nicht auf der Taskleiste angezeigt wird, wird Notify nicht ausgeführt.

Benachrichtigungsliste

Bei der Benachrichtigungsliste handelt es sich um ein Dialogfeld, in dem alle neuen ungeöffneten Nachrichten und Alarmmeldungen aufgeführt sind, die Sie erhalten haben. Sie können das Dialogfeld auf Ihrem Desktop geöffnet lassen. Sie können das Dialogfeld außerdem über das Notify-Symbol zum Anzeigen öffnen.

Starten von Notify

Notify per Hand starten

Klicken Sie auf "Start > Alle Programme > Novell GroupWise"
Doppelklick auf "Notify"

Um den Zugriff zu erleichtern, können Sie eine Verknüpfung zu Notify auf Ihrem Windows-Desktop erstellen.

Automatisches starten von Notify wenn der Rechner startet

Klicken Sie auf der Windows-Taskleiste auf "Start".
Klicken Sie auf "Alle Programme > Novell GroupWise > GroupWise Notify".
Verschieben Sie die Datei "Notify" in den Ordner "Autostart"

Notify starten wenn GroupWise startet

Klicken Sie in GroupWise auf "Werkzeuge > Optionen >Umgebung > Allgemein"
Wählen Sie "Notify beim Starten automatisch ausführen" aus. Damit wird Notify beim Start von GroupWise gestartet und geschlossen wenn GroupWise beendet wird.
Klicken Sie auf "OK" und anschließend auf "Schließen".

Konfiguration von Notify

Stellen Sie sicher, dass Notify ausgeführt wird.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf der Windows-Taskleiste an und klicken Sie anschließend auf "Optionen".
Klicken Sie auf das Register "Benachrichtigen".
Stellen Sie sicher, dass die Option "Dialogfeld einblenden" für die gewünschten Nachrichtenkategorien und Prioritäten ausgewählt ist.
Klicken Sie auf das Register "Allgemein".
Geben Sie unter "Dauer der Notify-Einblendung" die Anzahl der Sekunden ein, für die das Dialogfeld angezeigt werden soll. Sie können maximal 32.767 Sekunden festlegen, dies entspricht ca. 9 Stunden.
Klicken Sie auf "OK".

Regeln

Außerdem können Sie natürlich noch einige der Extras von GroupWise verwenden. Unter "Werkzeuge - Regeln" können Sie kleine Skripte (einfache Programme) erstellen, die automatisch Ihre Mails in den richtigen Ordner verschieben. Sie können aber auch automatische Antworten generieren, z.B. wenn Sie im Urlaub sind. Vorsicht! Ist auch Ihr Mail-Partner im Urlaub und hat er eine entsprechende Regel eingestellt, gibt das ein gefährliches Ping-Pong-Spiel. Oder Sie können alle oder bestimmte Mails an ein anderes Account weiterleiten (z.B. wenn Sie im Urlaub Ihre E-Mails über HotMail lesen wollen).

Erstellen von Regeln
Vorstellen von Regelarten
Auslöser einer Regel
Erstellen von Regeln
Erstellen einer Urlaubsregel
Aktivieren oder Deaktivieren von Regeln

Erstellen von Regeln

Sie können viele GroupWise-Aktionen automatisieren. Dazu gehört beispielsweise: Beantworten von Nachrichten bei Abwesenheit, Löschen von Nachrichten oder Verschieben von Nachrichten in Ordner. Für diese Automatisierung verwenden Sie Regeln zum Definieren von Bedingungen und Aktionen, die ausgeführt werden soll, wenn eine Nachricht diese Bedingungen erfüllt.

Zum Erstellen einer Regel sind folgende Schritte erforderlich:

die Regel benennen
einen Auslöser definieren, der bewirkt dass die Regel angewendet wird
die Nachrichtenkategorien auswählen
eine Aktion hinzufügen, die ausgeführt werden soll, wenn die Regel zur Anwendung kommt
zum Abschliesen der Aktion „Regelverarbeitung abbrechen“ eingefügen
speichern der Regel
sicherstellen, dass die Regel aktiviert ist

Sie können zahlreiche weitere Optionen festlegen, um genauer zu definieren, für welche Nachrichten eine Regel gelten soll. Die Anwendung der Regel kann beispielsweise auf akzeptierte Termine, auf Nachrichten mit einem bestimmten Wort im Feld "Betreff" beschränkt werden. Die Option "Bedingungen definieren" dient zur weiteren Einschränkung der aufgestellten Regeln. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Beschränken von Nachrichten, auf die eine Regel angewendet wird.

Vorstellen von Regelarten

Aktion	Ergebnis
Mail Senden	Hiermit wird eine Mail-Nachricht an die vom Benutzer angegebenen Empfänger gesendet, wenn die Bedingungen für die Anwendung der Regel erfüllt sind. Wenn Sie beispielsweise Ihren Vorgesetzten immer dann benachrichtigen sollen, wenn der Monatsbericht einer bestimmten Mitarbeitergruppe eintrifft, können Sie eine Regel festlegen, die eine Nachricht sendet, sobald der Bericht eintrifft.
Weiterleiten	Hiermit werden Nachrichten an einen oder mehrere Benutzer weitergeleitet. Wenn Sie beispielsweise Mitglied im Planungsstab eines Teams sind, können Sie mithilfe einer Regel Besprechungsunterlagen an die übrigen Mitglieder des Teams weiterleiten.
Antwort/Urlaubsregel	Hiermit wird eine vorgefertigte Antwort an den Absender gesendet. Angenommen, Sie sind für mehrere Tage unterwegs. Vorher können Sie eine Regel erstellen, mit der auf eingehende Nachrichten automatisch eine Antwort gesendet wird, aus der hervorgeht, wann Sie wieder zurückkommen.Mit der Option Bedingungen definieren können Sie verhindern, dass Antworten an Maillisten-Server und andere große Gruppen gesendet werden.
Akzeptieren	Hiermit wird ein Termin, eine Notiz oder ein Job akzeptiert. Mit einer solchen Regel können Sie beispielsweise alle Termine akzeptieren, die Sie von einer bestimmten Person erhalten.
Löschen/Ablehnen	Hiermit werden Nachrichten gelöscht oder abgelehnt. Mit einer solchen Regel können Sie beispielsweise alle Termine ablehnen, die für einen bestimmten Wochentag geplant sind, wenn Sie an dem betreffenden Wochentag grundsätzlich nicht für Besprechungen zur Verfügung stehen.
Nachricht tilgen	Hiermit werden Nachrichten aus dem Papierkorb gelöscht. Mit dieser Regel können beispielsweise die Nachrichten einer Firma gelöscht werden, die häufig Werbemails versendet.
in Ordner verschieben	Hiermit werden Nachrichten in einen Ordner verschoben. Sie können beispielsweise alle Nachrichten, die im Feld Betreff ein bestimmtes Wort enthalten, in einen gemeinsamen Ordner verschieben.
Regelbearbeitung abbrechen	Hiermit wird verhindert, dass durch andere Regeln Aktionen zu Nachrichten durchgeführt werden, auf die die Bedingungen für die Anwendung dieser Regeln zutreffen. Regeln werden in der Reihenfolge ausgeführt, in der sie im Dialogfeld Regeln aufgeführt sind. Falls andere Regeln existieren, die sich unter normalen Bedingungen auf diese Nachrichten auswirken würden, verhindert diese Regelaktion die Ausführung der unerwünschten Regeln.

Auslöser einer Regel

Ereignis	Ergebnis
Neue Nachricht	Die Regel wird ausgelöst, sobald eine neue Nachricht in der GroupWise-Mailbox eintrifft. Wenn Sie auf Empfangen klicken, wird die Regel nur durch Eingangsnachrichten ausgelöst. Wenn Sie auf Gesendet klicken, wird die Regel nur durch von Ihnen gesendete Nachrichten ausgelöst. Wenn Sie auf Empfängerlos klicken, wird die Regel immer dann ausgelöst, wenn Sie eine empfängerlose Nachricht (Termin, Notiz oder Job) erstellen. Wenn Sie auf Entwurf klicken, wird die Regel nur durch Nachrichten ausgelöst, die als unfertig (als Entwurf) gekennzeichnet sind.
Abgelegte Nachricht	Diese Regel wird ausgelöst, wenn Nachrichten in einem bestimmten Ordner abgelegt werden. Wenn Sie keinen Ordner festlegen, wird die Regel ausgelöst, sobald eine Nachricht in einen beliebigen Ordner verschoben wird.
Ordner öffnen	Die Regel wird ausgelöst, sobald Sie einen bestimmten Ordner öffnen. Wenn Sie keinen Ordner festlegen, wird die Regel ausgelöst, sobald Sie einen beliebigen Ordner öffnen.
Ordner schließen	Die Regel wird ausgelöst, sobald Sie einen bestimmten Ordner schließen. Wenn Sie keinen Ordner festlegen, wird die Regel ausgelöst, sobald Sie einen beliebigen Ordner schließen.
Programmstart	Die Regel wird durch das Starten von GroupWise ausgelöst.
Beenden	Die Regel wird durch das Beenden von GroupWise ausgelöst.
Vom Benutzer aktiviert	Die Regel kann nur manuell ausgelöst werden, indem der Benutzer sie im Dialogfeld Regeln auswählt und anschließend auf Ausführen klickt. Anstatt beispielsweise eine Regel so zu verwenden, dass bestimmte Nachrichten sofort in einen Ordner verschoben werden, können Sie auch warten, bis sich in Ihrer Mailbox einige Nachrichten angesammelt haben, um sie zu gegebener Zeit gleichzeitig zu verschieben. Zum manuellen Auslösen einer Regel müssen Sie im Mailbox- oder Kalenderlayout zunächst diejenigen Nachrichten bzw. Ordner auswählen, auf die sich die Regel auswirkt.

Erstellen von Regeln

Klicken Sie auf "Werkzeuge", "Regeln" und anschließend auf "Neu".

Regeln1

geben Sie in das Feld "Regelname" einen Namen für die Regel ein
Klicken Sie auf die Popup-Liste "Bei Ereignis" und anschließend auf ein Ereignis, um die Regel auszulösen
Falls Sie auf "Neue Nachricht", "Programmstart", "Beenden" oder "Vom Benutzer aktiviert" geklickt haben, klicken Sie anschließend auf eine oder mehrere Quellen für die Nachricht. Klicken Sie beispielsweise auf "Empfangen" und "Empfängerlos".
Klicken Sie in der Liste "Kategorien" auf eine oder mehrere Nachrichtenkategorien, auf die sich die Regel auswirken soll. Wenn Sie die von der Regel betroffenen Nachrichten weiter einschränken möchten, klicken Sie auf "Bedingungen definieren". Klicken Sie auf die entsprechenden Bedingungen und anschließend auf "OK".
Klicken Sie auf "Aktion hinzufügen" und anschließend auf die Aktion, die von der Regel durchgeführt werden soll z.B. Nachricht in eine bestimmten Ordner verschieben.
Klicken Sie auf "Speichern".

Erstellen einer Urlaubsregel

Klicken Sie auf "Werkzeuge", "Regeln" und anschließend auf "Neu".
Geben Sie im Feld "Regelname" einen Namen, beispielsweise "Urlaubsregel", ein.
Klicken Sie auf die Dropdown-Liste "Bei Ereignis" und anschließend auf "Neue Nachricht".
Wählen Sie neben "Und Nachrichten" die Option "Empfangen". Vergewissern Sie sich, dass keine andere Nachrichtenquelle ausgewählt ist.
Legen Sie im Bereich "Nachrichtenkategorien" keine Auswahloptionen fest.
Mit der Option "Bedingungen definieren" können Sie Ihrer Regel bestimmte Informationen hinzufügen. Es folgen Beispiele zur Verwendung der Option "Bedingungen definieren".
Klicken Sie unter "Ausgeführte Aktionen" auf "Aktion hinzufügen" und anschließend auf "Antwort".
Geben Sie eine Mitteilung ein, beispielsweise:Ich bin vom 3. September bis zum 10. September nicht im Büro. Meine Vertretung ist Maria Ritter (Durchwahl 1234)
Klicken Sie auf "OK".
Klicken Sie auf "Speichern". Stellen Sie sicher, dass neben der Regel ein Häkchen ist, das anzeigt, dass diese aktiviert ist, und klicken Sie anschließend auf "Schließen".

Regeln2

Bei der Bedingung sollten folgende drei Spalten erstellt werden.
1. "An" "enthält" "Name" und
2. "Von" "enthält nicht" "Name" Neue Gruppe und
3. "Betreff" "enthält nicht" "Antw:"

Die Urlaubsregel sollte nur dann automatisch eine Nachricht schicken, wenn die E-Mail direkt an den Empfänger Adressiert ist.
Antwort E-Mails und E-Mails von sich selbst sollten nicht beantwortet werden.
Da sonst die Gefahr einer Schleife besteht!!!!

WICHTIG!!!!
Um eine Funktionierende Urlaubsregel zu erhalten, müssen Sie die Reihenfolge beachten. Der Spam-Filter muss VOR der Urlaubsregel angelegt werden!! (siehe Spam-Regel)

Regeln3

Regeln4

Aktivieren oder Deaktivieren von Regeln

Regeln5

Bevor eine Regel ausgelöst werden kann, muss sie aktiviert werden. Aktivierte Regeln werden mit einem Häkchen gekennzeichnet. Wenn Sie die Regel deaktivieren, kann sie nicht mehr ausgelöst werden. Die Regel bleibt jedoch im Dialogfeld "Regeln" aufgelistet und kann bei Bedarf wieder aktiviert werden.

Klicken Sie auf "Werkzeuge" und anschließend auf "Regeln".
Klicken Sie auf die Regel, die Sie aktivieren oder deaktivieren möchten.
Klicken Sie auf "Aktivieren" bzw. auf "Deaktivieren".

Bei einer aktivierten Regel ist das dazugehörige Kästchen mit einem Häkchen versehen.

Zurückziehen von Mails

GroupWise interne Mails sind in einer Datenbank gespeichert. Sie haben selbst grundsätzlich nur Zugriff auf Ihre eigenen Mails. Immerhin können Sie aber auch die Mails, die Sie selbst abgeschickt haben, solange löschen, bis der Empfänger Sie geöffnet hat. Dazu löschen Sie einfach die Ausgangskopie und wählen dann Löschen aus der Empfängermailbox. Aber Vorsicht: Wenn der Adressat eine Weiterleitung auf z.B. seine privaten Mailadresse eingebaut hat, werden Sie faktisch immer zu spät kommen. Um dies zu prüfen können Sie wie oben dargestellt, die Eigenschaften der Nachrichten betrachten. Dort wird auch eine Weiterleitung der Mail dargestellt. Ähnliches gilt, wenn der Empfänger die Mail bereits mit dem Remote-Client oder einem PDA heruntergeladen hat.

Sie können auch ein "Verfallsdatum" für Mails einstellen. Ungelesene Mails werden dann automatisch gelöscht. Oder Sie stellen die Mail so ein, dass sie erst zu einem bestimmten Zeitpunkt (also verzögert) abgeschickt wird. Die entsprechende Einstellung finden Sie unter den Sendeoptionen.

Sicherheit von E-Mails

E-Mails, die das SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) nutzen (das sind momentan 99.9999%), haben eine vergleichbare Sicherheit wie eine mit Schreibmaschine geschriebene Postkarte.
Sie können auf eine Postkarte einen beliebigen Absender draufschreiben. Niemand weiss genau, bei wem und wann die Postkarte ankommt (oder ob diese jemals ankommt). Jeder der die Postkarte unterwegs in der Hand hat, kann diese unbemerkt lesen (oder verändern).

Die Tatsache, dass normalerweise E-Mails ankommen, ungefälschte Adressen sowie unveränderten Inhalt besitzen, darf Sie darüber nicht hinwegtäuschen.

Erhalten Sie eine E-Mail, die ihnen "komisch" vorkommt, sollten Sie also mißtrauisch sein. Rufen Sie den Absender der E-Mail an oder schicken Sie eine Antwort auf diese E-Mail und bitten um eine Bestätigung des Inhalts.

Andere Gefahren: Wie Sie sicher wissen, können auch unerwünschte Gäste (Viren und Würmer) via E-Mail versandt werden. Das Rechenzentrum filtert zwar alle E-Mails, die Viren enthalten (und ausführbare Anhänge) heraus, aber mann kann nie zu 100% sicher sein.

Spam automatisch aussortieren

Was ist eine Spam E-Mail?

An der Universität und Fachhochschule Regensburg wird zur automatischen Virenkontrolle und Spambewertung PureMessage von Sophos eingesetzt.

Einschub: An anderen Orten der Welt wird sicher auch ein Spam-Erkennungswerkzeug eingesetzt, bitte kontaktieren Sie Ihren Systemadministrator.

Alle E-Mails die sicher vals Spam erkannt werden, wandern automatisch in die SPAM Quarantäne. Die Benutzer der Hochschule Regensburg erhalten täglich eine E-Mail (Digest) mit den zurückgehaltenen E-Mails, die Benutzer der Universität Regensburg können das Verhalten unter http://spam.uni-regensburg.de einstellen, sowie die Quarantäne einsehen.

Einfache personalisierte Spam Einstellungen

Sie können jederzeit durch einen Klick mit der rechten Maustaste auf eine E-mail die Junkbehandlung individuell ändern.

Junkpersonal1

Sie können den Absender der Nachricht als verbürgt einstufen (Whitelist). Dies ist sinnvoll, wenn die E-Mails fälschlicherweise als Spam erkannt werden - oder Sie stufen den Absender (oder die ganze E-Mail Domain) als Junk ein.

Junkpersonal2

Secure E-Mail (SMime)

Grundlagen zur digitalen Signatur

Eine unverschlüsselte E-Mail kann man mit einer Postkarte vergleichen, jeder der die Postkarte in die Finger bekommt kann die Postkarte lesen und verändern. Die digitale Signatur (auch elektronische Signatur genannt), ist ein Verfahren zur Überprüfung der Authentizität des Senders und zur Überprüfung der Integrität der erhaltenen Nachricht.

GroupWise setzt zur Verschlüsselung das SMime-Verfahren ein. Dies ist ein Standard, der von vielen -Mail Programmen unterstützt wird. SMime ist ein sogenanntes Public/Private-Key-Verfahren, dazu werden zwei Schlüssel, ein privater und ein öffentlichen Schlüssel verwendet. Der private Schlüssel muß unbedingt geheim gehalten werden, er besteht aus einer Datei die Sie nicht aus den Händen geben sollten und ist zusätzlich durch ein Paßwort geschützt. Der öffentliche Schlüssel, ebenfalls eine Datei, kann unbesorgt verbreitet werden. Sie müssen aber, wenn Sie den öffentlichen Schlüssel eines Kommunikationspartners erhalten, unbedingt sicherstellen, dass der Schlüssel auch wirklich von ihm ist. Das geschieht entweder physisch (er hat Ihnen die Diskette mit dem Schlüssel persönlich übergeben) oder durch telefonischen Vergleich des sog. Fingerprints.

Eine praktischste Möglichkeit ist es aber, eine dritte Instanz (Certificate Authority, CA) zu ermächtigen, die Prüfung zu übernehmen. Dann muß man nur noch einmal diese CA anerkennen und alles läuft, wenn die Schlüssel aller Kommunikationspartner von der CA signiert wurden. Im Rahmen einer DFN-weiten Public Key Infrastruktur (DFN-PKI) besitzt die Universität Regensburg seit Mai 2008 eine eigene Zertifizierungsinstanz (Uni Regensburg CA).

Die Zertifizierungsinstanz der Universität Regensburg stellt momentan nur Zertifikate zur Server-Authentifizierung aus.

Wenn Sie aus dienstlichen Gründen mit signierten/ verschlüsselten E-Mails arbeiten müssen, finden Sie hier weitere Informationen zu diesem Thema.

Die alte Dokumentation zu Smime.

Besonderheiten bei externen E-Mails

"Externe" E-Mails sind solche, die nicht von einem anderen GroupWise-Nutzer kommen. Hier fehlen naturgemäß die erweiterten Möglichkeiten von GroupWise. Allerdings hat man weiterhin Zugriff auf alle Informationen, die eine E-Mail neben dem reinen Text noch so enthält. Diese befinden sich im sog. Header. Dieser erscheint in GroupWise als Attachment an der externen Mail mit dem Namen Mime.822 oder Header. Dieses Attachment kann man sich anzeigen ("Datei - Anlagen - anzeigen") lassen und so Informationen über Absender, Weg durch das Internet (mit Uhrzeiten) etc. erhalten. Man kann allerdings nicht überprüfen, ob und wann die eigenen Mails gelesen wurden.

Header anzeigen

Dieser Abschnitt ist nur für Menschen mit detektivischen Ambitionen geeignet.

Ähnlich wie bei einer Postkarte (Poststempel) gibt es auch bei E-Mails Methoden, um den Absendeort (ungefähr) festzustellen. In den üblichen E-Mail Programmen werden diese Informationen normalerweise nicht angezeigt (Sie werden gleich verstehen warum). Wenn Sie Sich die Header anzeigenlassen wollen, geht das bei Pegasus Mail durch den Wechsel in den RAW-View (Strg-H), bei GroupWise mit "Datei - Anlagen anzeigen - Mime.822". Der Header wird dann von unten nach oben gelesen, angefangen beim "To:" Header. Ein Beispiel (von der IP-Adresse "134.178.48.20", der Rechner hatte den Namen "nfsLkeGLmp" angegeben, stammt diese E-Mail):

Return-path: Received: from rrzd2.rz.uni-regensburg.de [132.199.1.12] by gw.ngate.uni-regensburg.de; Mon, 14 Jun 2004 03:54:03 +0200 Received: from rrzd2 (rrzd2 [127.0.0.1]) by rrzd2.rz.uni-regensburg.de (8.12.3/8.12.3/Debian -4) with ESMTP id i5E1s28g011198 for ; Mon, 14 Jun 2004 03:54:03 +0200 Received: from rrzmx1.rz.uni-regensburg.de ([132.199.1.8]) by rrzd2 (MailMonitor for SMTP v1.2.2 ) ; Mon, 14 Jun 2004 03:54:02 +0200 (CEST) Received: from asy13.as02.apl1.superonline.com (asy13.as02.apl1.superonline.com [195.33.204.67]) by rrzmx1.rz.uni-regensburg.de (8.12.3/8.12.3/Debian-6.6) with SMTP id i5E1rxFb016872 for ; Mon, 14 Jun 2004 03:54:01 +0200 Received: from nfsLkeGLmp ([134.178.48.20]) by mc5-f24.hotmail.com with Microsoft SMTPSVC(5.0.2195.6824); Mon, 14 Jun 2004 19:44:08 +0400 To: edmund.weber@rz.uni-regensburg.de From: "[ihlx Top Software]" Subject: sicken Any software - very low prices amen Date: Mon, 14 Jun 2004 20:51:08 +0500 MIME-Version: 1.0 Content-Type: text/html; charset="windows-1252" Content-Transfer-Encoding: 7Bit Message-ID:

Wenn Sie nun noch wissen wollen, aus welcher Ecke der Welt diese E-Mail herkommt, öffnen Sie eine "Eingabeaufforderung" (oder Dos-Box) und geben das Kommando "tracert 134.178.48.20" ein.

Routenverfolgung zu 134.178.48.20 über maximal 30 Abschnitte

1 <1 ms <1 ms <1 ms rrzbb1-110.rz.uni-regensburg.de [132.199.23.254] 2 1 ms <1 ms <1 ms gwingate.rz.uni-regensburg.de [132.199.7.200] 3 <1 ms <1 ms <1 ms ar-regensburg1.g-win.dfn.de [188.1.36.129] 4 2 ms 2 ms 2 ms cr-erlangen1-po2-0.g-win.dfn.de [188.1.72.37] 5 6 ms 6 ms 14 ms cr-leipzig1-po5-2.g-win.dfn.de [188.1.18.46] 6 13 ms 12 ms 12 ms cr-frankfurt1-po10-0.g-win.dfn.de [188.1.18.189] 7 13 ms 15 ms 13 ms so-6-0-0.ar2.FRA2.gblx.net [208.48.23.141] 8 13 ms 13 ms 13 ms pos5-0-2488M.cr2.FRA2.gblx.net [67.17.65.53] 9 172 ms 172 ms 172 ms pos5-0-2488M.wr1.LON3.gblx.net [67.17.92.29] 10 172 ms 172 ms 172 ms pos6-0-9952M.wr1.WSH1.gblx.net [67.17.92.13] 11 173 ms 172 ms 172 ms pos8-0-9952M.wr1.JFK1.gblx.net [67.17.93.153] 12 172 ms 172 ms 172 ms pos0-0-2488M.wr2.JFK1.gblx.net [67.17.71.246] 13 173 ms 173 ms 173 ms pos13-0-2488M.wr2.SFO1.gblx.net [67.17.92.182] 14 171 ms 171 ms 171 ms pos1-0-2488M.cr2.SFO1.gblx.net [67.17.65.158] 15 172 ms 172 ms 172 ms so1-1-0-2488M.ar1.SJC2.gblx.net [67.17.64.65] 16 173 ms 173 ms 173 ms 208.50.13.202 17 173 ms 173 ms 173 ms i-5-0.sjc-core01.net.reach.com [202.84.251.53] 18 359 ms 359 ms 359 ms i-3-3.syd-core01.net.reach.com [202.84.143.138] 19 360 ms 360 ms 361 ms GigabitEthernet1-1.syd-core02.net.reach.com [202.84.219.214] 20 360 ms 360 ms 360 ms GigabitEthernet1-1.pad-core5.Sydney.telstra.net [203.50.13.249] 21 361 ms 360 ms 361 ms 10GigabitEthernet9-0.chw-core2.Sydney.telstra.net [203.50.6.89] 22 372 ms 372 ms 371 ms Pos-Channel1.win-core1.Melbourne.telstra.net [203.50.6.14] 23 373 ms 372 ms 373 ms GigabitEthernet1-2.lon42.Melbourne.telstra.net [203.50.79.52] 24 372 ms 372 ms 372 ms 134.178.48.20

Diese E-Mail kommt also ziemlich sicher aus Australien.

Finden des Absenders

Mit der IP-Adresse können Sie (wenn Sie den wollen) auch herausbekommen, auf wen diese Adresse registriert ist. Das Internet ist unter 4 Registraren aufgeteilt. Jeder Rechner wird durch einen 4 Byte Wert (von 0.0.0.0 bis 255.255.255.255) identifiziert. Die Registrare verwalten jeweils jeder für sich bestimmte Nummernbereiche. Die Registrare sind im einzelnen:

RIPE NCC (Reseaux IP Europeans): Europa, Russland, Grönland und fast ganz Afrika, www.ripe.net
APNIC (Asia Pacific Network Information Centre): Asien, Australien und der Pazifik, www.apnic.net
ARIN (American Registry for Internet Numbers): Amerika, Canada und Südafrika, www.arin.net
LACNIC (Registro de Direcciones de Internet para América Latina y Caribe): Lateinamerika und Mexiko, www.lacnic.net
APNIC sagt uns dann den Besitzer der IP-Adresse "134.178.48.20": Commonwealth Bureau of Meteorology, Australia

Newsgroups und externe Mailboxen einbinden

Einbinden von Newsgroups in GroupWise

Sie können auch Newsgroups in GroupWise einbinden. Dazu erstellen Sie einen neuen Ordner und wählen die Option NNTP-Ordner.

Newsgroups1

Dann müssen Sie einen Namen für diesen Ordner wählen und ihm einen News-Server zuordnen. Dabei müssen Sie die entsprechenden Einstellungen vornehmen, und u.a. festlegen, unter welchem Namen Sie Nachrichten in der Newsgroup publizieren wollen. Sie können über das Eigenschaftsmenü des Ordners auch festlegen, welche Signatur Sie verwenden wollen. Zum Üben können Sie den NEWS-Server von Novell "news.novell.com" verwenden. Zum Abschluß werden Sie gefragt ob die Liste aller News-Groups heruntergeladen werden soll (Dieses Menü können Sie auch später erreichen, wenn Sie den NNTP-Ordner mit der rechten Maustaste anklicken). Hier können Sie entscheiden welche News-Groups sie abbonieren (lesen) wollen. Wie bei Newsreadern üblich, werden zunächst nur die Überschriften (Header) der Nachrichten abgeholt, der Inhalt folgt erst bei Bedarf (Siehe Warnung unten!). Die einzelnen Threads werden wie die GW-internen Diskurse angezeigt. Achtung: Alle gelesenen News Artikel werden in Ihren Teil des GroupWise Datenbank kopiert (Message Store); d.h. die Quotas werden auch durch News Artikel verbraucht. Die Suchfunktion funktioniert nicht über Newsgroups. Hier müssen Sie sich mit Filtern behelfen.

Einbinden von externen Mailboxen

Mit GroupWise können Sie auch andere Mailboxen abfragen und/oder synchronisieren. Diese Mailboxen werden via POP3 oder IMAP4 Proktokoll (bzw. POP3s/IMAP4s) abgefragt. Fremde (= uni-externe) Mailboxen erscheinen dann als "Ordner" in Ihrem GroupWise System. Nützlich ist dies vor allem, wenn Sie einen Account bei einem Internet-Mailer (hier Provider genannt) haben, der Ihnen den Zugang via POP3 oder IMAP4 auf die Mailbox erlaubt. Beispiele für solche Internet-Mailer sind z.B. GMX, hotmail, web.de u.v.a. oder der eigene Linux-Server. GroupWise ermöglicht im Prinzip auch das Senden von Mails über den anderen Account per SMTP. Allerdings ist in Regensburg zum Schutz vor Viren der entsprechende Port 25 gesperrt, am Campus müssen SIe daher immer "mail.uni-regensburg.de" als SMTP Server eintragen (auch wenn Sie unter Ihrer GMX-Adresse senden).

Besorgen Sie sich zunächst von Ihren Provider (die Rechenzentren können Ihnen da NICHT helfen) folgende Informationen:

Erfolgt der Zugriff über IMAP4 oder POP3 (Sichere Verbindung? evtl. Ports)?
Wie heißen die entsprechenden Server?
Welchen Benutzernamen müssen Sie angeben (meist Ihre EMail-Adresse) beim entsprechenden Provider?
Wie lautet das zugehörige Paßwort?

Starten Sie: "Konto - Kontooptionen".

Wenn der Menüpunkt "Konto" nicht erscheint, könnte es sein das diese Funktion von Ihren Administrator deaktiviert wurde.

Wählen Sie: "Hinzufügen"; entscheiden Sie sich für ein POP3- oder IMAP4-Account nach den Vorgaben Ihres Providers. In dem folgenden Beispiel binde ich (meine alte) PMail-Box als IMAP4-Ordner ein.

Beispiel: Pegasus als externe Mailbox einrichten:

Newsgroups2

Newsgroups3

Newsgroups4

Newsgroups5

Wie sie nicht sind wir nicht das Portnummern oder sichere Verbindung J/N gefragt worden. Dieser IMAP4 Server läßt jedoch nur sichere IMAP4-Verbindungen auf dem Port 993 zu. Wählen Sie "Eigenschaften - spezielle Optionen" des erstellten Kontos, dort schalten Sie bei IMAP4 SSL (secure socket layer) ein und ändern den Port auf 993.

Newsgroups6

Abfragen der Mailbox

POP3 Mailboxen werden automatisch abgefragt und die neuen E-Mails tauchen (wenn alles klappt) wie von "Geisterhand" in dem zugeordneten Ordner auf. IMAP4 Mailboxen fragen Sie durch klicken auf den entsprechenden Ordner ab. Wenn Sie das Passwort nicht abgespeichert haben erscheint zunächst folgender Dialog, danach öffnen sich die Ordner.

Newsgroups7

Newsgroups8

Einfluss auf den belegten Speicherplatz

Bei POP3 wandern alle abgefragten E-Mails sofort in Ihren GroupWise Speicherplatz (d.h. es zählt zu Ihrer Quota), bei IMAP4 und News nur die E-Mails (bzw. Artikel) die Sie gelesen haben.

Statusmeldungen

Allgemeines

Wenn Sie eine Nachricht verfassen, werden Sie gelegentlich das Interesse haben, zu erfahren, was mit dieser Nachricht geschieht. Durch die Datenbankstruktur von GroupWise sind hier weitreichende Möglichkeiten (jedenfalls für Nachrichten innerhalb des jeweiligen Systems) gegeben. Einmal gibt es da die auch bei EMail-Programmen üblichen Informationen über Zustellung und Lesen der Mails, die Sie verschickt haben. Weil GroupWise aber nicht nur ein EMail-Programm ist, werden weitere Status-Informationen wichtig: Wurde der Termin, den Sie vergeben haben, auch akzeptiert? Hat der Mitarbeiter den vergebenen Job bereits erledigt? Allen diesen Informationen ist gemein, daß der Empfänger der Mail sie eventuell nicht gern preisgibt. GroupWise ist als Kommunikationssystem für Firmen konzipiert. Dort entscheiden zentrale Vorgaben, darüber, welche Daten weitergegeben werden sollen. Konsequenter Weise kann man deshalb die hier beschriebenen Statusmeldungen auch nur von zwei Stellen aus beeinflussen: Es können zentrale Vorgaben gemacht werden, welche Statusmeldungen ausgegeben werden. Ansonsten kann immer der Absender einer Nachricht festlegen, welche Statusmeldungen ihn erreichen sollen. Der Empfänger kann sich nur durch Tricks teilweise dagegen wehren, dass der Absender die Informationen erhält (dazu unten). Die Anwendungen für Statusmeldungen sind vielfältig (mehr dazu unten). Neben der reinen Neugierde ist besonders an automatische Verarbeitung von bestimmten Nachrichtenkategorien (Termine, Jobs), an die Erhaltung eines Überblicks bei umfangreicher Kommunikation (welche EMails müssen noch beantwortet werden?) und nicht zuletzt an die Fehlersuche (hat die EMail ihren Adressaten erreicht?) zu denken.

Abfragen der Statusinformationen

Die Statusinformationen finden Sie in den Eigenschaften der Ausgangskopie der Nachricht (rechts auf die Ausgangskopie klicken und Eigenschaften wählen). Sie können zur Auswertung von vielen Nachrichten auch Suchergebnisordner verwenden (z.B. um alle Mails anzuzeigen, die noch nicht geöffnet wurden). Besonders sinnvoll sind solche Ordner, wenn es um die Verwaltung von Jobs und Terminen geht. Und Sie können sich vom System bei bestimmten Ereignissen (Nachricht wird geöffnet etc.) auch direkt per Mail oder Notify benachrichtigen lassen. Auch Regeln können auf bestimmte Eigenschaften einer Mail reagieren (z.B. gelöschte Anzahl). Außerdem können Sie einige Statusinformationen auch an dem Symbol der Nachricht schnell erkennen. Zu nennen ist hier der geöffnete Briefumschlag, das rote Kreuz für gelöschte Nachrichten und das rote Fragezeichen, wenn die Nachricht nicht zugestellt werden konnte.

Arten von Statusmeldungen

Die Art der erzeugten Statusmeldungen hängt vom Nachrichtentyp ab. Allgemein finden Sie Informationen zum Zustellstatus mit Datum und Uhrzeit: Wann wurde die Nachricht zugestellt bzw. die Zustellung bestätigt. Weiterhin: Wann wurde die Nachricht geöffnet, wann gelöscht, wann weitergeleitet, wann beantwortet, wann auf einen Remote-Rechner heruntergeladen? Bestimmte Nachrichtentypen kennen auch besondere Statusmeldungen: Wann wurde ein Job akzeptiert bzw. abgelehnt, wurde er delegiert? Wurde ein Termin angenommen oder abgelehnt?

Einstellungen

Die Einstellungen für die von Ihnen zu versendenden Nachrichten können Sie einstellen unter "Werkzeuge - Optionen - Senden" und dann einzeln für die Nachrichtentypen Mail, Termin, Job und Notiz. Hier sind beispielhaft die Einstellungen für Mails zu sehen:

Statusmeldungen1

unächst einmal müssen Sie festlegen, ob eine Ausgangskopie erstellt wird, bei der die Statusinformationen aufgezeichnet werden. Nur für Mails können Sie auch ganz auf eine solche Ausgangskopie verzichten. Dann können Sie festlegen, welche Statusinformationen gesammelt werden: Zustellung; Zustellung und Öffnen; sämtliche Informationen (deutlich mehr, z.B. auch Löschen der Mail). Wenn Sie vor Gesendete Nachricht automatisch löschen einen Haken setzen, wird die Ausgangsnachricht bei Ihnen automatisch gelöscht, wenn alle Empfänger die Nachricht gelöscht (genauer: getilgt) haben. Im zweiten Teilfeld können Sie sich direkt bei bestimmten Aktionen (öffnen und löschen der Mail, bei Terminen z.B. auch beim Akzeptieren) informieren lassen. Wählen Sie dabei zwischen einer Benachrichtigung per Mail oder Notify oder beidem. Das dritte Teilfeld (relevant nur beim Nachrichtentyp Mail) bietet Einstellungen, die den Zugriff auf Statusmeldungen bei EMails an eine Internet-EMail-Adresse (also außerhalb von GroupWise) ermöglichen. Dazu unten mehr.

Schutz vor unerwünschter Überwachung

Wie oben bereits ausgeführt, ist ein Schutz vor der Übertragung der Statusmeldungen nicht im Programm vorgesehen. Sie können aber mit ein paar Tricks die Überwachung verringern. Es sei darauf hingewiesen, dass bei Terminen und Jobs ein Umgehen der Statusmeldungen dazu führt, dass die Abstimmung des Kalenders in GroupWise nicht mehr richtig funktioniert. Die folgenden Tricks sollten daher höchstens bei Mails angewendet werden. Dabei ist die Grundüberlegung einfach: Jeder ist Herr über die Nachrichten, die er selbst versendet hat und er ist nicht Herr über Nachrichten, die er erhalten hat. Um die letztere Prämisse außer Kraft zu setzen, muss man den Sonderfall erzeugen, dass man selbst sowohl Absender als auch Empfänger der Nachricht ist. Man muss daher einfach jede eingehende Nachricht an sich selbst weiterleiten und nur die Kopie lesen. Das Original kann man automatisch löschen, um nicht überflüssige Daten zu speichern. Die Umsetzung funktioniert über eine Regel, die jede eingehende Mail weiterleitet und die Originalnachricht löscht. Denken Sie daran, dass Sie mehrere Aktionen in einer Regel kombinieren können. Vorsicht! Dieses Vorgehen läßt sich daran erkennen, dass alle Mails an Sie sofort nach Erhalt weitergeleitet und gelöscht werden. Zumindest die erste Statusinformation erhält der Absender aber nur, wenn er die erweiterte Statusmeldung eingestellt hat. Jedenfalls kann man natürlich das Ausbleiben der Öffne-Bestätigungen bemerken. Für bestimmte Fälle mag es sich daher empfehlen, nur die Weiterleitung der Mails an sich selbst vorzunehmen und dann die Mails vorher in Kopie zu lesen und das Original erst dann zu öffnen, wenn der Absender das erkennen soll.

Statusmeldungen bei externen E-Mails

E-Mails an eine Internet E-Mail Adresse können naturgemäß nicht die GroupWise-Statusinformationen zugeordnet werden. Hier existiert ein anderes System, dass in GroupWise eingebunden werden kann. In diesem (internetweiten und daher in vielen Mailprogrammen integrierten) System werden von dem Mailserver (nur wenn dieser die entsprechende Funktion unterstützt!) Zustellbestätigungen (oder entsprechende Fehlermeldungen) als EMail verschickt, wenn der Absender dies verlangt hat. Sie können nun in GroupWise einmal diese Zustellbestätigungen von anderen Mailservern anfordern und dann die entsprechende Mailnachricht automatisch zu einer Statuseigenschaft Ihrer Ausgangsmail machen, so dass sie wie sonst auch über die Eigenschaften zu sehen ist. Sie können sich auch für den zusätzlichen Empfang der Mails des anderen Servers entscheiden. Lesebestätigungen (=Öffne-Bestätigungen) werden allerdings nicht angefordert. Diese werden auch nur begrenzt von anderen Mailprogrammen unterstützt und sind jedenfalls nicht bei dem anderen Mailserver, sondern bei dem Mailprogramm des Empfängers integriert.

Einstellungen

Wie bei den sonstigen Einstellungen wählen Sie im Menü den Punkt "Werkzeuge - Optionen - Senden - EMail". Im Teilfenster Internet-Mail können Sie mit ein Häkchen die Zustellbestätigung aktivieren - das funktioniert aber nur, wenn der Mailserver des Empfängers diese Option unterstützt. Wenn Sie nicht das zweite Häkchen bei Benachrichtigungen an Mailbox senden setzen, wird die Bestätigungs-Mail automatisch analysiert und die Statusinformation wird als Eigenschaft der Ausgangsnachricht übernommen, die Bestätigungs-Mail wird dann sofort gelöscht und taucht in Ihrer Mailbox gar nicht erst auf.

Weg einer E-Mail verfolgen

Als Beispiel hier die Statusmeldungen einer erfolgreicht zugestellten Nachricht, kurz nach dem Absenden:

Statusmeldungen2

Nach Eigang der Mail beim Empfänger (bzw. dessen Mailserver):

Statusmeldungen3

Übernahme von alten Datenbeständen

GroupWise hat ein proprietäres Format, so dass alte Mails nur über einige Umwege übernommen werden können. Für alle gängigen Programme ist allerdings eine fertige Lösung in GroupWise eingebaut: Wählen Sie im Menü den Punkt "Datei - POP3/IMAP importieren", dann können Sie Konten (Einstellungen, Mails und Adreßbücher) von Mozilla, Outlook Express usw. halbwegs automatisch übernehmen.

Achtung: Für den Umzug der alten Datenbestände, ist eine Novell Client Anmeldung zwingend erforderlich.Über Webmail können keine Daten umgezogen werden

Warum soll ich auf GroupWise umstellen?

Mehr zusätzlicher Speicherplatz
Komfortabler Webzugriff (WebAccess)
Kalenderfunktion
Teamarbeit

Wie stelle ich auf GroupWise um?

Geben Sie in das Antragformular ihren RZ-Account und ihr Passwort ein. Die Umstellung wird von der Benutzerverwaltung per Hand vorgenommen.

Was ist bei der Umstellung zu beachten?

Der GroupWise Antrag wird Mo - Do von 8:00 bis 16:30 und Fr 8:00 bis 14:00 Uhr bearbeitet
Am Tag der Antragstellung kommen gelegentlich noch E-Mails in Pegasus an (erst nach 18:00 Uhr sind Sie voller GroupWise Kunde)
Die alten Datenbestände (E-Mail Adressen, Verteilerlisten, E-Mails) bleiben dort sie waren z.B. in Pegasus.
Sie können auch nach der Umstellung auf GroupWise Pegasus öffnen und auch aus Pegasus heraus E-Mails schreiben (!!die Antwort wird in GroupWise zugestellt!!)
Ein Umzug der alten Datenbestände ist möglich

Migration Linux zu GroupWise

Die Migration von Linux nach GroupWise wird in diesem Dokument erklärt.

Pegasus Mail Adressen und E-Mails importieren

Mit diesem Tool können Sie ganz einfach ihre Kontakte und E-Mails von Pegasus nach GroupWise migrieren.

Umzug Pegasus Daten

Clients

Die erforderlichen Clients für verschiedene Betriebssysteme finden Sie in unserem Supportbereich.

Outlook als Client

Nach der Installation des GroupWise Clients (optional auch durch die Installation des Outlook-Connectors) können Sie wie durch ein Wunder auch MS-Outlook (nicht Outlook-Express) als GroupWise Client benutzen. Unter der MS-Outlook Oberfläche ist sogar der Wechsel der GroupWise Betriebsarten (Online/Caching/Remote) und das Passwortändern möglich. Abgesehen von einigen Problemen im Vertretermodus bei privaten Terminen klappt die Integration fehlerfrei; Sie haben Zugriff auf alle Informtaionen. Die Unterstützung seitens der Rechenzentren für diese Betriebsart kann jedoch nur eingeschränkter Natur sein (immer noch besser wie IMAP4).

Clients1

Der Online Modus

Im Online-Modus sind Sie über das Netzwerk mit Ihrem Post-Office verbunden. In der Mailbox werden Ihre gespeicherten Nachrichten und Informationen angezeigt. Im Online-Modus besteht eine kontinuierliche Verbindung mit der Netzwerk-Mailbox. Wenn während des Betriebs im Online-Modus der Post-Office-Agent beendet wird oder die Netzwerkverbindung ausfällt, wird die Verbindung zur Mailbox vorübergehend getrennt. In diesem Zeitraum sind Ihre Nachrichten und Informationen über den GroupWise Client nicht verfügbar.

Dieser Modus empfiehlt sich bei geringem Netzwerkverkehr. Sie können diesen Modus auch verwenden, wenn Sie verschiedene Arbeitsplatzrechner verwenden und nicht möchten, dass auf jede Station eine lokale Mailbox heruntergeladen wird.

Der Caching Modus

Im Caching-Modus wird eine Kopie Ihrer Netzwerk-Mailbox, einschließlich der Nachrichten und sonstiger Informationen, auf dem lokalen Laufwerk gespeichert. Auf diese Weise können Sie GroupWise auch dann verwenden, wenn das Netzwerk oder der Post-Office-Agent nicht verfügbar ist. Da nicht die ganze Zeit eine Verbindung mit dem Netzwerk besteht, bietet dieser Modus die beste Leistung und es fällt wenig Netzwerkverkehr an. Zum Abrufen und Senden neuer Nachrichten wird automatisch eine Verbindung hergestellt. Sämtliche Aktualisierungen finden im Hintergrund statt, sodass Sie Ihre Arbeit nicht unterbrechen müssen.

Dieser Modus empfiehlt sich, wenn Sie genügend Festplattenspeicher auf Ihrem lokalen Laufwerk haben, um Ihre Mailbox zu speichern.

Der Remote Modus

Der Remote-Modus wird von GroupWise-Benutzern verwendet, die den Mobildienst verwenden. Ähnlich wie beim Caching-Modus wird eine Kopie der Netzwerk-Mailbox oder der von Ihnen festgelegte Teil der Mailbox auf dem lokalen Laufwerk gespeichert. Sie können Nachrichten selbst bestimmen wann mit der angegebenen Verbindungsart (Modem, Netzwerk oder TCP/IP) abrufen oder versenden, er wird nicht automatisch eine Verbindung aufgebaut. Wenn Sie keine vollständige Kopie der Netzwerk-Mailbox benötigen, können Sie die abgerufenen Daten einschränken. So können Sie zum Beispiel festlegen, dass nur neue Nachrichten oder nur die Betreffzeilen von Nachrichten abgerufen werden.

Hinweis: Haben Sie eine Remote oder Caching Mailbox auf Ihrem Rechner angelegt, so wird diese auch synchronisiert wenn Sie im Online Modus sind.

Einstellen des Caching- oder Remote-Modus

Clients2

Stellen Sie zuerst unter "Werkzeuge - Optionen - Umgebung - Pfad zu den Dateien" einen vernünftigen Pfad für die Caching- oder Remote Mailbox ein.
Bei GroupWise 8 ist dort bereits ein Pfad voreingestellt.
Nun müssen Sie lediglich auf "Online" klicken und "Caching" oder "Remote" auswählen.
Wenn Sie den voreingestellten Pfad verwenden erscheint ein Hinweis, das dieser Ordner noch nicht erstellt ist. Diesen Hinweis mit "Ja" beantworten.
Sie werden dann aufgefordert Ihr Passwort einzugeben, GroupWise beginnt dann die Caching- oder Remote-Mailbox automatisch zu aktualisieren. Brechen Sie die erste Aktualisierung oder Einrichtung nicht vorzeitig ab.
Sie werden abschließend aufgefordert, GroupWise zum Wechseln in den Caching- oder Remote-Modus neu zu starten.

Nach dem Einrichten können Sie GroupWise im Caching-Modus ausführen, ohne dass Sie den Modus von "Online" in "Caching" ändern müssen. GroupWise startet automatisch in dem Modus, in dem sich das Programm zuletzt befand.

Entfernen der Remote/Caching Mailbox

Clients3

Zum Entfernen der Remote oder Caching Mailbox beenden Sie GroupWise, einschließlich des Notify.
Mit dem Windows Explorer das gesamte Mailbox Verzeichniss (links sehen Sie eine mögliches Caching Verzeichniss) löschen.
Den Pfad für die Remote oder Caching Mailbox finden Sie im GroupWise Client unter "Werkzeuge > Optionen > Pfad zu den Dateien", unter dem Punkt "Caching-Mailbox Verzeichniss".Caching

Beim löschen des Remote/ Caching Verzeichniss geht keine E-Mail, Termin oder Kontakt, denn dieses Verzeichniss ist eine Kopie ihrer Online Mailbox. Wenn Sie den Remote Modus verwenden, sollten Sie vor der Löschung des Verzeichniss zwingend eine Synchronisierung anstoßen.

Alternative Möglichkeiten unter Linux

Thunderbird/ Icedove
- Allgemeine Imap Optionen
- Ausgangsoptionen
Evolution

Thunderbird / Icedove

Zum Einrichten von Thunderbird / Icedove führen Sie folgende Schritte aus:

Thunderbird / Icedove starten
Edit → Account Settings
Add Account...
„Groupwise Universität Regensburg“ auswählen → Next
Your Name: Vorname Nachname
E-Mail Address: Vorname.Nachname@Fakultät.uni-regensburg.de → Next
Incoming User Name: kurzer Login Name z.B. mib64002
Outgoing User Name: kurzer Login Name z.B. mib64002 → Next → Finish
Groupwise – Copies & Folders auswählen:
„Place a copy in:“ → Other → Groupwise → Sent Items
→ Ok
File → Subscribe → Groupwise Account wählen → Haken neben „Calendar“ wählen
Zum Schluss am Besten Thunderbird / Icedove neu starten.

Allgemeine Imap Optionen:

Imap-Server: imap.uni-regensburg.de
Verschlüsselung: SSL (Port 993)
Benutzername: kurzer NDS z.B. mib64002
Ausgangsordner für Mails: „Sent Items“ (empfohlen, nicht zwingend)

Ausgangsoptionen:

SMTP-Server: mail.uni-regensburg.de
Verschlüsselung: SSL (Port 465)
Benutzername: kurzer NDS z.B. mib64002

Evolution

Evolution ist ein unter Linux häufig verwendeter Mail-Client. Um E-Mails auf seinem Linux-Home-Verzeichnis empfangen und mit Evolution bearbeiten zu können, ist es notwendig, seine Mailbox auf Linux umstellen zu lassen. Bedienstete der Universität wenden sich dafür an ihren zuständigen Workgroup-Manager. Studenten können ihre Mailbox bei Frau Angela Kellner bzw. Herrn Wilhelm Fleischmann im Rechenzentrum (RZ 0.04, Tel. 4882) umstellen lassen.

Wichtig: Bei der Umstellung der Mailbox muss der Server angegeben werden, auf dem der Benutzer sein Linux-Home-Verzeichnis hat. Um den Speicherort des eigenen Home-Verzeichnisses zu ermitteln, gibt man in einem Terminal-Fenster folgendes Kommando.

df -k | grep RZ-Account

Als RZ-Account muss natürlich der eigene Login-Name angegeben werden (z.B. abc12345).

Steht hinter dem Doppelpunkt /t7h, so befindet sich das Home-Verzeichnis auf dem Fileserver titan7.
Steht hinter dem Doppelpunkt /t8h, so befindet sich das Home-Verzeichnis auf dem Fileserver titan8.

Zur Verdeutlichung dieser Vorgehensweise hier ein Beispiel mit dem Benutzer teu14338.

rss3:~> df -k | grep teu14338
t7:/t7h/rz/teu14338 571822976 146116616 425706360 26% /home/teu14338

In obigem Beispiel ergibt sich als Speicherort für das Home-Verzeichnis des Benutzers teu14338 der Fileserver titan7 (/t7h nach dem Doppelpunkt).

Der ermittelte Home-Verzeichnis-Server muss bei der Umstellung der Mailbox auf Linux angegeben werden. Die Umstellung wird dann am nächsten Kalendertag wirksam.

Wichtig: Die Mail-Zustellung erfolgt direkt in die Datei Inbox im Mail-Ordner des Home-Verzeichnisses. Es ist darauf zu achten, dass immer ausreichend Plattenplatz zur Verfügung steht für die Zustellung von E-Mails (kann mit dem Kommando dquota geprüft werden). Falls der Plattenplatz ausgeschöpft ist, wird die Mail zum Absender zurückgeschickt.
Bei der Mail-Zustellung erfolgt eine spam-Vorsortierung. Durch diese Vorsortierung werden im Mail-Ordner des Benutzers die Mail-Folder delete und spam angelegt. Diese sollten von Zeit zu Zeit entrümpelt werden (E-Mails darin löschen), damit die spam-Mail nicht den ganzen Plattenplatz verbraucht.

Der Mail-Client evolution kann über das K-Startmenü (bei KDE) bzw. das Anwendungs-Menü (bei Gnome) über den Unterpunkt Internet --> Evolution eMail aufgerufen werden. Daneben ist natürlich auch der kommandoorientierte Start mit dem Befehl evolution möglich.