Gruppenarbeit und Ressourcenverwaltung

Übersicht

• Gruppenarbeit
  • Freigaben
  • Freigegebenen Ordner erstellen
  • Freigegebenen Ordner akzeptieren
  • Freigabenverwaltung
  • Diskurs
  • Vertretung
• Ressourcenverwaltung
  
  • Beispiel: Raumverwaltung mit Ressourcen
  • Einrichtung
  • Anwendungsprobleme

Gruppenarbeit

Freigaben

Sie können entweder einzelne Ordner oder einzelne Adreßbücher freigeben. Auch Dokumente können einzeln freigegeben werden (Näheres dazu unter Dokumentenverwaltung). Das ist recht nützlich, wenn Sie für bestimmte Projekte mit einem anderen GroupWise-Nutzer zusammenarbeiten wollen.

Hier werden Freigaben von einzelnen Ordnern beschrieben.

Eine Freigabe des "Ordners" Kalender ist nicht möglich, hier müssen Sie mit der Vertretung arbeiten. Sie können aber natürlich eine Regel erstellen, mit der Sie von bestimmten Nutzern vorgeschlagene Termine automatisch akzeptieren (oder sie wenigstens immer dann akzeptieren, sofern keine Terminüberschneidung vorliegt).

Freigegebenen Ordner erstellen

Im Prinzip geht das Erstellen eines freigegebenen Ordners genauso, wie Sie auch einen normalen Ordner erstellen: Wählen Sie im Menü Datei / Neu / Ordner.... Im erscheinenden Fenster wählen Sie den Punkt Freigegebener Ordner und klicken auf weiter.

Nun bestimmen Sie im nächsten Fenster wie üblich den Ort, an dem der Ordner in der Hierarchie plaziert werden soll und geben ggf. eine Beschreibung ein. In einem dritten Fenster geben Sie die Benutzer an, die Zugriff auf diesen Ordner erhalten sollen. Dabei erhält jeder Benutzer mindestens Lese-Rechte. Sie können aber auch das Recht zum Hinzufügen (standardmäßig), Bearbeiten und Löschen von Nachrichten in diesem Ordner vergeben.

In einem letzten Fenster können Sie noch ein paar Layout-Einstellungen vornehmen, dann klicken Sie auf Fertigstellen.

Nun wird an jeden Nutzer, der Zugriffsrechte für den neuen Ordner hat, eine kurze Nachricht geschickt. Diese können Sie noch redigieren.

Auch wenn Sie einen freigegebenen Ordner löschen erhält jeder Zugriffsberechtigte eine entsprechende Meldung.

Freigegebenen Ordner akzeptieren

Der Nutzer, für den ein Ordner freigegeben wurde, erhält wie eben gesagt eine entsprechende Nachricht. Diese hat ein passendes Symbol, kann aber wie eine Mail durch Doppelklick geöffnet werden. Nun beginnt ein Dialog, in dem der Nutzer den freigegebenen Ordner in seine Ordnerstruktur einbauen kann.

Nun ist der Ordner bei dem Nutzer wie ein normaler Ordner in die Struktur eingebaut, wird aber durch ein besonderes Symbol kenntlich gemacht:

Freigabenverwaltung

Wenn Sie mehreren Nutzer Zugriff auf den Ordner geben, werden Sie vielleicht ein wenig den Überblick verlieren. Sie können aber einfach mit der rechten Maustaste den freigegebenen Ordner anklicken und dann im Menü Eigenschaften die Registertaste Freigabe auswählen. Hier sehen Sie nicht nur alle Nutzer, für die der Ordner freigegeben wurde, sondern auch, ob diese Nutzer die Freigabe akzeptiert (oder gelöscht) haben und welche Rechte sie jeweils haben. Hier können Sie auch die Rechte verändern oder weitere Nutzer in den Kreis der Zugriffsberechtigten hinzufügen.

Die Freigabe eines Ordners an eine Gruppe von Nutzern (zu deren Anlegen vgl. unter Adressbuch) ist zwar möglich, aber Rechte werden dann an die einzelnen Mitglieder gegeben. Das bedeutet, dass eine spätere Änderung der Gruppe sich nicht auf die Freigabe des Ordners auswirkt: Wer bei der Rechtevergabe in der Gruppe war, behält die Rechte, auch wenn er später aus der Gruppe entfernt wird; wer später in die Gruppe aufgenommen wird, hat die Rechte nicht. Dies ist so auch bei der Freigabe von Adressbüchern und Dokumenten gelöst.

Diskurs

Der Vereinfachung von Gruppenarbeit dient die Möglichkeit, einen Diskursordner zu erstellen. Dabei handelt es sich um einen speziellen Ordner, in dem wie in einer Newsgroup oder an einem Schwarzen Brett Diskussionen von den zugelassenen Teilnehmern führen lassen. Grundlage eines Diskurses ist ein freigegebener Ordner. Sie müssen lediglich allen Teilnehmern Lese- und Schreibrecht für diesen Ordner geben. Wie Sie einen Ordner freigeben, sehen Sie oben. Mit "Diskurs" wird eine Nachricht bezeichnet, die in diesem Ordner angezeigt wird. Man kann dann speziell auf diese Nachricht antworten. Sie hat daher auch keinen Adressaten, jeder der Zugriff auf den Ordner hat, soll sie lesen können. Sie können Sie erstellen, indem Sie im Menü Datei / Neu / Diskurs wählen. Weiterhin können Sie sich auch in normalen Ordnern die Abfolge von Fragen und Antworten ansehen ("Diskursabfolge"), allerdings ist das nur dann sinnvoll, wenn alle Mails nur zwischen GroupWise-Nutzern versendet wurden. Faktisch ist ein Diskurs eine Newsgroup, die nur innerhalb von GW funktioniert. Sie können auch "echte" Newsgroups einbinden.

Vertretung

Alternativ können Sie auch ein Vertretungsrecht vergeben. Dann kann der, dem Sie Vertretungsrechte geben, Ihre gesamte Mailbox nutzen. Sie können dessen Rechte einschränken, indem Sie nur das Lesen bzw. Schreiben von bestimmten Nachrichtenkategorien erlauben. Der Hauptunterschied zu Freigaben ist, dass Sie nicht etwa einem anderen Nutzer das Recht geben, selbst irgendwelche Mails o.ä. in Ihrer Mailbox abzulegen, vielmehr erhält der Vertreter das Recht, Dinge in Ihrem Namen zu tun. Schickt er etwa als Ihr Vertreter eine Mail ab, kann der Empfänger nur erkennen, dass die Mail von Ihnen stammt. Die Vertretung wird nicht offengelegt.

Bestimmte Rechte können Sie nicht über den Vertretungsmechanismus zugänglich machen:

• Die Adreßbücher müssen gesondert freigegeben werden.
• Gleiches gilt für Dokumente.

Da die Adreßbücher im allgemeinen nicht mit freigegeben werden, kann es eventuell bei der Adressierung von Mails zu Problemen kommen. Wenn Sie also für eine Urlaubsvertretung auch das Wissen aus den Adreßbüchern benötigen, denken Sie daran, die entsprechenden Adreßbücher gesondert freizugeben.

Nützlich ist der Vertretungsmechanismus einmal für Urlaubsvertretungen (besonderer Vorteil: Sie müssen nicht Ihr Paßwort weitergeben - wenn Sie aus dem Urlaub zurück sind, entziehen Sie dem Kollegen einfach das Vertretungsrecht wieder). Außerdem ist der Mechanismus geeignet für Funktionsaccounts (Sekretärin kann Termine für ihre Professorin eintragen). Ganz ähnlich funktionieren sog. Ressourcen. Wenn Sie sich wirklich gleichzeitig in zwei Mailboxen einloggen wollen, können Sie das nur von zwei verschiedenen Rechnern (dieser Artikel von Novell versucht das zu begründen).

Eine Vertretung läuft immer in zwei Schritten ab: Der Vertretene muß einem anderen das Vertretungsrecht einräumen. Der Vertreter muß dieses Recht auch annehmen.

Ein Vertretungsrecht vergeben Sie über das Menü:
Werkzeuge / Optionen / Sicherheit / Vertretungszugriff.

Im erscheinenden Fenster wählen Sie zunächst mit dem Adreßbuch-Symbol einen Vertreter aus (wichtig: es muß ein GroupWise-Nutzer sein). Wenn Sie dies bestätigt haben, können Sie einzelne Lese- und Schreibrechte vergeben.

Wenn Sie bestimmte Nachrichten nicht für den Vertreter lesbar machen wollen, kreuzen Sie nicht das Feld für Private Nachrichten lesen an. Dann können Sie einzelne Nachrichten als privat markieren (die sind dann aber leider nicht weiter optisch hervorgehoben). Sie können auch eine Regel einrichten, die bestimmte Nachrichten automatisch als privat markiert. Alles in allem ist diese Möglichkeit aber nur für Ausnahmefälle sinnvoll zu verwenden. Um Vertretungsrechte wahrzunehmen, verwenden Sie das Symbol links unten im GroupWise-Fenster. Wenn Sie noch keine Vertretungsrecht haben, finden Sie dort nur Ihren eigenen Namen und das Wort Vertretung. Wenn Sie auf letzteres klicken, können Sie im Systemadreßbuch den Nutzer auswählen, den Sie vertreten wollen. Sofern Sie die entsprechenden Rechte haben, funktioniert das auch. Nunmehr haben Sie die Wahl, durch einfaches Anklicken festzulegen, ob Sie als Sie selbst handeln wollen oder als Vertreter eines anderen Nutzers.

Das Häckchen markiert immer ihre aktuelle Identität.

Ressourcenverwaltung

Als einen Sonderfall der Vertretung könnte man Ressourcen bezeichnen. Dabei handelt es sich nicht um Benutzer, sondern um z.B. Konferenzräume, Diaprojektoren oder ähnliches, eben Ressourcen, die von GroupWise-Nutzern in Anspruch genommen werden sollen. Ressourcen stellen also einen anderen Objekttyp als Benutzer dar.

Eine Ressource hat vor allem einen eigenen Kalender, in dem eingetragen werden kann, wer sie wann benutzen darf; die Ressource kann aber auch Mails und alle anderen Nachrichtentypen empfangen. Der Verwalter der Ressource (GroupWise nennt ihn Eigentümer), hat eine Art automatisches, umfassendes Vertretungsrecht. Es können aber noch weitere Vertreter benannt werden; das geht dann wie bei einem Benutzer.

Der Eigentümer der Ressource kann dann die Termine, die an die Ressource gesendet werden, akzeptieren oder ablehnen, wenn er sich - wie bei einer normalen Vertretung - in die Mailbox der Ressource einblendet.

Am einfachsten ist die Terminplanung, wenn man zu einer Besprechung nicht nur die menschlichen Teilnehmer, sondern gleich auch die Ressource einlädt - z.B. den Konferenzraum, den man für die Besprechung nutzen möchte. Dabei sollte man natürlich die Kalenderfunktionen verwenden, die bei der Terminplanung überprüfen, ob bei den Eingeladenen der Termin überhaupt noch frei ist. Die Ressoucen werden hierbei teilweise optisch von den normalen Benutzern abgesetzt.

Man könnte die Funktionalität von Ressourcen auch mit normalen Accounts (die dann aber natürlich nicht zu anderen Zwecken genutzt werden dürfen) weitgehend darstellen. Ein Vorteil der Verwendung von Ressourcen ist neben der klareren Zuordnung, dass der Eigentümer der Ressource sich kein weiteres Paßwort merken muß. Außerdem behandelt GroupWise die Ressource in einigen Fällen gleich richtig: Wenn eine Ressource zu einem Termin "eingeladen" wird, wird als Ort der Veranstaltung der Name der Ressource voreingestellt.

Da Ressourcen einen eigenen Terminkalender usw. haben, kann nur der Administrator sie einrichten. Zwar können Sie auch in Ihrem eigenen Adressbuch eine Ressource einfügen. Diese hat dann aber nicht die hier interessierenden Funktionalitäten.

Die systemweit eingerichteten Ressourcen finden Sie im Systemadressbuch, gekennzeichnet durch einen weißen Kubus.

Beispiel: Raumverwaltung mit Ressourcen

Zwei Konferenzräume sollen verwaltet werden. Es gibt drei Gruppen von Benutzern: Die Verwalter sollen vollen Zugriff auf die Konferenzräume erhalten. Die privilegierten Nutzer sollen Termine eintragen können, wenn der Raum zu dem gewünschten Zeitpunkt noch frei ist. Normale Nutzer sollen Terminwünsche an die Ressourcen senden dürfen, die Termine müssen dann aber von einem Verwalter von Hand bestätigt werden (alternativ: Termine von nicht-privilegierten Nutzern sollen automatisch abgelehnt werden).

Einrichtung

Zunächst müssen die zwei Ressourcen vom Administrator eingerichtet werden. Dabei sollte man auf kurze und einprägsame Namen achten. Eventuell kann es sich anbieten, auch bestimmte Eigenschaften der Ressourcen in den Namen zu verwenden (z.B. die Anzahl der Sitzplätze eines Hörsaals nach dem Schema H20-120), aber Vorsicht: Wenn diese Eigenschaften nicht dauerhaft sind (der alte Hörsaal bekommt plötzlich einen Beamer), kann es zu Problemen kommen.

Bei der Einrichtung legt der Administrator auch fest, wer Eigentümer der Ressourcen ist. Dieser muss in unserem Konzept einer der "Verwalter" sein. Da der Eigentümer aber technisch privilegiert ist (das Vertretungsrecht kann ihm nur vom Administrator entzogen werden), sollte auch der hauptverantwortliche Betreuer Eigentümer der Ressource sein. Zu denken ist auch an eine Planung für den Fall, dass der Account des Eigentümers (etwa nach dessen Ausscheiden aus der Organisation) gelöscht wird.

Nun kann der Eigentümer sein Vertretungsrecht für die Ressource wahrnehmen und in deren Account wechseln. Jetzt werden alle weiteren Mitglieder der Gruppe der Verwalter mit entsprechenden Vertretungsrechten ausgestattet. Für die hier vorausgesetzten Zwecke ist jedenfalls das Lesen und Schreiben von Terminen erforderlich. Wenn die anderen Verwalter auch die Regeln ändern können sollen (Regeln benötigen wir gleich), muss ihnen mit dem entsprechenden Recht gleichzeitig auch das zum Ändern der Sicherheitseinstellungen gegeben werden, was alle anderen Einschränkungen für sie natürlich nur noch provisorisch sein läßt.

Nun werden die privilegierten Nutzer angelegt. Dazu erstellt der Eigentümer oder einer der entsprechend mit Rechten ausgestatteten Verwalter eine Regel, nach der alle Terminwünsche (= Termin-Nachrichten) von den entsprechenden Nutzern akzeptiert werden, wenn keine Terminüberschneidung vorliegt. Achten Sie darauf, dass alle für Ihr System relevanten Namensformen der Absender vorkommen. In unserem System sollte der Name reichen, ggf. kann die Aufnahme des GroupWise-Logins (vip12345) nützlich sein.

Das ganze sieht dann so aus (weitere privilegierte Nutzer könnten Sie in der selben Regel unterbringen):

Es kann sinnvoll sein, auch die Verwalter zusätzlich als privilegierte Nutzer zu behandeln, um die Bedienung zu vereinfachen.

Nicht-privilegierte Nutzer müssen Sie nicht extra anlegen. Diese können dann ganz normal einen Termin an die Ressource schicken. Etwas anderes gilt nur dann, wenn Sie bestimmte Nutzer ganz von der Nutzung der Ressource ausschließen wollen. Dann müssen Sie eine Regel anlegen, die alle Termine automatisch ablehnt (am besten mit einem Kommentar, der das Prinzip erklärt). Hier können Sie dann auch Ausnahmen für bestimmte Nutzer außer den ersten beiden Benutzergruppen festlegen. Achtung: Wenn Sie eine solche Regel einbauen, müssen Sie unbedingt die Termine der privilegierten Nutzer vorher mit der oben demonstrierten Regel abfangen und dort als zweite Aktion Regel abbrechen einfügen. Die Regeln werden nacheinander ausgeführt, so dass der Termin eines privilegierten Nutzers von der ersten Regel akzeptiert wird und dann die zweite Regel, die den Termin ablehnen würde, gar nicht mehr bearbeitet wird.

Anwendungsprobleme

Um aus Sicht der Verwalter einen Überblick über die Termine der Ressourcen zu erhalten, bieten sich die verschiedenen Ansichten des Kalenders an. Wenn Sie in unserem Beispiel nur an der Terminvergabe für einen der Konferenzräume interessiert sind, können Sie am leichtesten mit dem Vertretungsmechanismus auf die Ressource umschalten und dort den Kalender ansehen. Wenn Sie gleichzeitig mehrere Ressourcen überblicken wollen, können Sie einmal mehrere Fenster gleichzeitig öffnen. Sie können aber auch die Mehrbenutzeransicht des Kalenders verwenden, die (allerdings nur für einen Tag) alle ausgewählten Ressourcen anzeigen kann.

Die Nutzer könnten natürlich einfach auf gut Glück einen Termin an die Ressource senden und warten, ob der Termin automatisch oder vom Verwalter akzeptiert wird. Sinnvoller ist es jedoch, zuvor mittels der entsprechenden Funktion des Kalenders zu prüfen, ob zu dem gewünschten Zeitpunkt noch ein Termin frei ist. Vgl. dazu die Informationen zur automatischen Terminplanung.

Wenn Sie als Nutzer einen Termin für einen bereits besetzten Termin benötigen, dürfte es am sinnvollsten sein, der Ressource eine Mail zu schicken, da diese Mail dann von allen Verwaltern gelesen werden kann. Die Verwalter müssen dann aber natürlich auch die Mails an die Ressource regelmäßig lesen. Insofern mag es sinnvoll sein, Mails (nicht Termine) automatisch mit einer Regel an die Verwalter weiterzuleiten.

Aufgabe der Verwalter ist es jedenfalls, Terminkollisionen aufzulösen. Dazu sind sie technisch auch in der Lage, weil sie direkt im Kalender der Ressource Termine setzen und löschen können.

Privilegierte Nutzer können Termine nach Vornahme der oben genannten Einstellungen nun einfach setzen, indem sie die Ressource zu einem Termin einladen. Ist der Kalender der Ressource zum gewünschten Zeitpunkt frei, wird der Termin automatisch akzeptiert.

Nicht-privilegierte Nutzer können Termine ebenfalls durch Einladen der Ressource setzen, müssen aber warten, bis die Verwalter den Termin von Hand akzeptieren.