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Der GroupWise Kalender ermöglicht es Ihnen nicht nur, eigene Termine einzutragen, Sie können sich auch Termine von anderen GroupWise-Nutzern zusenden lassen. Der GroupWise-Kalender enthält natürlich vor allem Termine, aber Sie können auch Jobs und Notizen hier einsehen. Interessant ist vor allem die Möglichkeit, Termine mit anderen GroupWise-Nutzern abzustimmen.
Neben dem bekannten Nachrichtentyp Mail gibt es noch einige andere Nachrichtentypen:
Termine, Jobs und Notizen können auch in der Variante "empfängerlos" (manchmal auch "persönlich" genannt) verwendet werden, um die eigene Agenda zu planen. So vermeiden Sie, dass Sie Ihre eigenen Termine bestätigen müssen. Für die empfängerlose Variante klicken Sie in der Symbolleiste nicht auf das Symbol für Termin/Job, sondern auf das schwarze Dreieck rechts dabenen und wählen die empfängerlose Variante.
Sie können den Kalender in einer Tages-, Monats- und Jahresansicht betrachten; die Jahresansicht zeigt allerdings keine Nachrichtentypen an, nur die irgendwie belegten Tage werden etwas dunkler dargestellt. Wenn Sie mehrere Kalender verwalten, gibt es auch die Mehrfachbenutzeransicht, die parallel mehrere Kalender anzeigt (nur sinnvoll bei entsprechenden Zugriffsrechten).
Unter "Werkzeuge - Optionen - Datum/Uhrzeit" können Sie viele Einstellungen treffen. Z.B. Standard-Dauer von Terminen, Standard-Alarme etc.
Das Datumsformat können Sie recht detailiiert einstellen bzw. mit den Windows-Einstellungen synchronisieren. Klicken Sie dazu einfach auf den Knopf GroupWise auf System einstellen - das wird meistens (hoffentlich) die richtige Einstellung sein.
Über "Datei - Kalender drucken" können Sie den Kalender in verschiedenen Formaten ausdrucken, darunter allerlei Standard-Formate von Organizern; auch ein Ausdruck in eine HTML-Datei ist möglich. Sie können zudem festlegen, welche Inhalte mit ausgedruckt werden sollen.
Wichtig: auch das Drucker Symbol der Symbolleiste (bei geöffnetem Kalender) druckt den ganzen Kalender (nicht einen einzelnen Termin).
Sie können Termine entweder nur für sich selbst erstellen (persönlicher oder empfängerloser Termin), oder andere Benutzer oder Ressourcen zu diesem Termin einladen. Sie könnten zwar auch zu einem Termin nur sich selbst einladen, aber das wäre unnötig kompliziert (Sie müßten dann den Termin, den Sie eben eingetragen haben, gleich darauf noch einmal bestätigen). Verwenden Sie für solche Fälle stattdessen besser einen empfängerlosen Termin. Die empfängerlosen Varianten gibt es auch für Notizen und Jobs.
Zunächst soll hier die Erstellung von Terminen anhand der empfängerlosen Variante erläutert werden. Zur Erstellung eines Termins gibt es mehrere Möglichkeiten.
Näheres zu erweiterten Terminoptionen (z.B. Datumsautomatik) weiter unten.
Wie bei empfängerlosen Terminen funktioniert es auch bei den Terminen, zu denen andere Nutzer eingeladen wurden. Aber es gibt natürlich Mechanismen, die die Abstimmung der Terminänderung mit den anderen Teilnehmern am Termin erleichtern. Einen Termin, den Sie nicht erstellt haben, können Sie auch nicht ändern. Das kann nur der, der auch zum Termin eingeladen hat. Sie können jederzeit die Termine, zu denen Sie selbst eingeladen haben, wieder löschen. Es wird dann eine Abfrage erscheinen, ob Sie den Termin auch aus den Mailboxen der anderen Teilnehmer löschen lassen wollen. Je nach Lage der Dinge können Sie dem zustimmen. Wenn Sie einen (eigenen) Termin ändern, wird GroupWise Sie zunächst fragen, ob Sie einen Suche nach freien Terminen vornehmen wollen. Wenn Sie dann den neuen Termin so beibehalten wollen und absenden, wird einfach der alte Termin gelöscht und der neue (= geänderte) Termin wieder wie üblich behandelt: Alle Empfänger müssen ihn wieder (als quasi neuen Termin) akzeptieren.
Mit Hilfe des kleinen Tools Notify oder eines anderen Hilfsprogramms können Sie sich immer eine bestimmte Zeit vor einem Termin alarmieren lassen. Notify muss (logischerweise) gestartet sein wenn Sie eine Alarmbenachrichtigung erhalten wollen und der Termin muss mit der Alarmoption erzeugt werden.
Mithilfe der Option "Datumsautomatik" können Sie wiederkehrende Termine, Jobs und Notizen planen.
Über "Aktionen -> Datumsautomatik" erreichen Sie diese.
Es gibt dreierlei Arten eine Datumsautomatik zu erstellen.
Für Zeiträume, in denen Sie nicht für Besprechungen zur Verfügung stehen, sollten Sie einen empfängerlosen Termin planen. Wenn ein anderer Benutzer Sie für einen Termin vorgesehen hat und eine Terminzeitensuche durchführt, sieht er, dass Sie zu den angegebenen Zeiten nicht zur Verfügung stehen, kann jedoch auch für diesen Zeitpunkt einen Termin planen.
Empfängerlose Termine werden in Ihrem Kalender an dem von Ihnen festgelegten Datum eingefügt. Sie werden weder in Ihre Mailbox noch in die Mailbox eines anderen Benutzers eingetragen.
Sie müssen über die erforderlichen Vertretungsrechte verfügen, um Benutzer zu einer Mehrfachbenutzerliste hinzuzufügen und ihre Terminpläne in einem Mehrfachbenutzerlayout anzuzeigen.
Klicken Sie den Pfeil der Schaltfläche "Mehrfachbenutzer" auf der Symbolleiste an. Hier können Sie nun einzelne Nutzer hinzufügen; mit dem Häkchen vor dem Namen aktivieren Sie die Anzeige. Im Menü können Sie mit dem Befehl Bearbeiten / Vertretungsliste einfügen die Benutzer übernehmen, die Sie auch schon in der Liste für die Vertretungen eingefügt haben. Diese Liste sehen Sie, wenn Sie auf das Vertretungssysmbol ganz links unten im GroupWise-Fenster klicken.
Jobs (Aufgaben) sind eine spezielle Nachrichtenkategorie von GroupWise. Sie enthalten einen Empfänger, einen Betreff und ein Nachrichtenfeld wie normale Mails, die man zur Aufgabenbeschreibung nutzen kann. Zusätzlich haben Sie noch Eingabefelder für den Zeitraum, in dem die Aufgabe erledigt werden soll. Sie können auch Attachments anhängen, z.B. den Text, den der Auftragsempfänger bearbeiten soll. Hier kann es aber evtl. sinnvoll sein, gleich die Dokumentenverwaltung von GroupWise zu nutzen. Der Empfänger des Jobs kann - nachdem er ihn akzeptiert hat, den Job auch als erledigt kennzeichnen. Wie alle Nachrichtentypen kann man auch bei Jobs eine empfängerlose Variante wählen. Dies ist einfacher, als sich selbst einen Job zu schicken und diesen dann zu bestätigen. Klicken Sie in der Symbolleiste dazu einfach auf den schwarzen Pfeil neben dem Jobsymbol und wählen Sie Empfängerloser Job.
Jobs werden im Kalender in einem Extra-Bereich angezeigt (wenn man dies eingeschalten hat, dies geht einfach über die Knöpfe Termine, Notizen, Jobs in der Ansicht des Kalenders). Jeder Job wird zuerst am Datum des ersten Tages der Erledigungszeit angezeigt und wandert ab Erreichen dieses Datums immer weiter auf den aktuellen Tag. Wenn die Erledigungsfrist abgelaufen ist, wird der Job rot eingefärbt. Jobs können auch in anderen Ordnern angezeigt werden. Wenn Jobs bei der Zusammenarbeit mehrerer Nutzer verwendet werden sollen, sind natürlich auch entsprechende Statusmeldungen, etwa über das Akzeptieren eines Jobs erforderlich.
Jobs erstellen Sie wie jede andere GroupWise-Nachricht auch über das Menü, einen Tastatur-Shortcut oder die Symbolleiste. Wie alle Elemente können Jobs auch empfängerlos (d.h. nur Sie sind der Empfänger) sein. Hier ein Beispiel:
Der Ersteller eines Jobs kann diesen einfach löschen, indem er ihn im Ausgangsordner anklickt und (auch aus den Empfängermailboxen) löscht. Durch Ändern des Textes bzw. der Daten kann der Ersteller den Job auch abändern, der Job muss dann nur nochmals abgesendet werden. Auch der Empfänger kann an ihn gegangene und auch noch nicht erledigte Jobs löschen, es erfolgt nur eine entsprechende Sicherheitsabfrage.
Eingehende Jobs finden Sie wie Mails in Ihrem Eingangsordner. Jeder Empfänger eines Jobs muss sich zunächst entscheiden, was er mit dem Job machen will. Er kann ihn akzeptieren oder ablehnen. Über das Menü "Aktionen - Delegieren" kann der Empfänger auch einen dritten Nutzer direkt mit der Bearbeitung des Jobs beauftragen. Bei allen drei Möglichkeiten können Sie noch einen kurzen Kommentar abgeben. Diesen sieht der Job-Ersteller aber nur in den Eigenschaften des Jobs oder wenn er eine Nachricht über Notify erhält. Sie können einen Job auch noch ablehnen, nachdem Sie ihn zunächst akzeptiert haben.
Sobald Sie den Job akzeptieren, verschwindet er aus dem Eingangsordner und findet sich im Kalender.
Um einen Job als erledigt zu kennzeichnen, können Sie nun einfach in der Kalenderansicht in das Kästchen vor dem Job klicken. Wenn Sie den Job geöffnet haben, können Sie stattdessen in das kleine etwas versteckte Kästchen unten rechts ein Kreuz setzen.
Wenn Sie mit vielen Jobs arbeiten, wird es für Sie natürlich wichtig, den Überblick bei der Auswertung zu behalten. Dazu sollten Sie Suchergebnisordner einsetzen.
Angela Kellner, Edmund Weber -
03.07.2012 10:23 
