Kalender und Jobverwaltung

Übersicht

Der GroupWise Kalender ermöglicht es Ihnen nicht nur, eigene Termine einzutragen, Sie können sich auch Termine von anderen GroupWise-Nutzern zusenden lassen. Der GroupWise-Kalender enthält natürlich vor allem Termine, aber Sie können auch Jobs und Notizen hier einsehen. Interessant ist vor allem die Möglichkeit, Termine mit anderen GroupWise-Nutzern abzustimmen.

• Nachrichtentypen
• Einstellungen / Ansichten
• Drucken
• Erstellen und Ändern von Terminen
• Unterschied persönliche / allgemeine Termine
  • Erstellen und Akzeptieren von Terminen
    • Empfängerlose Termine
    • Termine mit anderen Nutzern
• Benachrichtigung über bevorstehende Termine - Alarme
• Datumsautomatik
  • Beispiel
  • Formel
• Automatische Terminplanung
  • Planen von Terminen für andere Benutzer
  • Terminzeit Suche
  • Planen von eigenen Terminen
  • Mehrfachbenutzeransicht
• GroupWise - Jobverwaltung
  • Joberstellung
  • Ändern und Löschen von Jobs
  • Weiterbehandlung
  • Auswertung

Nachrichtentypen

Neben dem bekannten Nachrichtentyp Mail gibt es noch einige andere Nachrichtentypen:

• Termine lassen sich für bestimmte Zeiten (auch regelmäßig wiederkehrende, vgl. Datumsautomatik) einstellen. Es läßt sich auch ein Alarm für Termine einstellen (z.B. Notify-Nachricht oder Alarm-Ton).
• Ein Job ist ein Auftrag an einen GW-Nutzer. Er hat ein Start- und ein Enddatum, der zuständige Nutzer kann die Fertigstellung des Jobs bestätigen. Wenn der Job nicht in der eingestellten Zeit erledigt wurde, wird der Job rot angezeigt und jeweils auf das aktuelle Datum "mitgezogen"
• Eine Notiz hat zwar ebenfalls ein Datum, ansonsten aber keine weitere Funktionalität. Nützlich z.B. zur Kennzeichnung von Geburtstagen u.ä.
• Je nach Konfiguration der EDV- und der Telefonanlage kann man auch Telefonanrufe als Nachrichtentyp verwenden und so eine gewisse Vereinfachung in der Dokumentation erreichen. Auch wenn die Telefonanlage nicht eingebunden ist, hat man mit dieser Nachrichtenkategorie eine Art Formular mit Feldern z.B. für die Rückrufnummer.

Termine, Jobs und Notizen können auch in der Variante "empfängerlos" (manchmal auch "persönlich" genannt) verwendet werden, um die eigene Agenda zu planen. So vermeiden Sie, dass Sie Ihre eigenen Termine bestätigen müssen. Für die empfängerlose Variante klicken Sie in der Symbolleiste nicht auf das Symbol für Termin/Job, sondern auf das schwarze Dreieck rechts dabenen und wählen die empfängerlose Variante.

Einstellungen / Ansichten

Sie können den Kalender in einer Tages-, Monats- und Jahresansicht betrachten; die Jahresansicht zeigt allerdings keine Nachrichtentypen an, nur die irgendwie belegten Tage werden etwas dunkler dargestellt. Wenn Sie mehrere Kalender verwalten, gibt es auch die Mehrfachbenutzeransicht, die parallel mehrere Kalender anzeigt (nur sinnvoll bei entsprechenden Zugriffsrechten).

Unter "Werkzeuge - Optionen - Datum/Uhrzeit" können Sie viele Einstellungen treffen. Z.B. Standard-Dauer von Terminen, Standard-Alarme etc.

Das Datumsformat können Sie recht detailiiert einstellen bzw. mit den Windows-Einstellungen synchronisieren. Klicken Sie dazu einfach auf den Knopf GroupWise auf System einstellen - das wird meistens (hoffentlich) die richtige Einstellung sein.

Drucken

Über "Datei - Kalender drucken" können Sie den Kalender in verschiedenen Formaten ausdrucken, darunter allerlei Standard-Formate von Organizern; auch ein Ausdruck in eine HTML-Datei ist möglich. Sie können zudem festlegen, welche Inhalte mit ausgedruckt werden sollen.

Wichtig: auch das Drucker Symbol der Symbolleiste (bei geöffnetem Kalender) druckt den ganzen Kalender (nicht einen einzelnen Termin).

Erstellen und Ändern von Terminen

Unterschied persönliche / allgemeine Termine

Sie können Termine entweder nur für sich selbst erstellen (persönlicher oder empfängerloser Termin), oder andere Benutzer oder Ressourcen zu diesem Termin einladen. Sie könnten zwar auch zu einem Termin nur sich selbst einladen, aber das wäre unnötig kompliziert (Sie müßten dann den Termin, den Sie eben eingetragen haben, gleich darauf noch einmal bestätigen). Verwenden Sie für solche Fälle stattdessen besser einen empfängerlosen Termin. Die empfängerlosen Varianten gibt es auch für Notizen und Jobs.

Erstellen und Akzeptieren von Terminen

Empfängerlose Termine

Zunächst soll hier die Erstellung von Terminen anhand der empfängerlosen Variante erläutert werden. Zur Erstellung eines Termins gibt es mehrere Möglichkeiten.

1. Sie klicken das kleine schwarze Dreieck neben dem Termin-Symbol an und wählen den persönlichen / empfängerlosen Termin.
2. Sie doppelklicken im Kalender an den Zeitpunkt, zu dem der Termin stattfinden soll.

Näheres zu erweiterten Terminoptionen (z.B. Datumsautomatik) weiter unten.

Termine mit anderen Nutzern

Wie bei empfängerlosen Terminen funktioniert es auch bei den Terminen, zu denen andere Nutzer eingeladen wurden. Aber es gibt natürlich Mechanismen, die die Abstimmung der Terminänderung mit den anderen Teilnehmern am Termin erleichtern. Einen Termin, den Sie nicht erstellt haben, können Sie auch nicht ändern. Das kann nur der, der auch zum Termin eingeladen hat. Sie können jederzeit die Termine, zu denen Sie selbst eingeladen haben, wieder löschen. Es wird dann eine Abfrage erscheinen, ob Sie den Termin auch aus den Mailboxen der anderen Teilnehmer löschen lassen wollen. Je nach Lage der Dinge können Sie dem zustimmen. Wenn Sie einen (eigenen) Termin ändern, wird GroupWise Sie zunächst fragen, ob Sie einen Suche nach freien Terminen vornehmen wollen. Wenn Sie dann den neuen Termin so beibehalten wollen und absenden, wird einfach der alte Termin gelöscht und der neue (= geänderte) Termin wieder wie üblich behandelt: Alle Empfänger müssen ihn wieder (als quasi neuen Termin) akzeptieren.

Benachrichtigung über bevorstehende Termine - Alarme

Mit Hilfe des kleinen Tools Notify oder eines anderen Hilfsprogramms können Sie sich immer eine bestimmte Zeit vor einem Termin alarmieren lassen. Notify muss (logischerweise) gestartet sein wenn Sie eine Alarmbenachrichtigung erhalten wollen und der Termin muss mit der Alarmoption erzeugt werden.

Datumsautomatik

Mithilfe der Option "Datumsautomatik" können Sie wiederkehrende Termine, Jobs und Notizen planen.
Über "Aktionen -> Datumsautomatik" erreichen Sie diese.

Es gibt dreierlei Arten eine Datumsautomatik zu erstellen.

1. Mit der Option "Datumsangabe" können Sie bestimmte Tage aus einem Kalender des betreffenden Jahres auswählen.
2. Mit der Option "Beispiel" können Sie Termine auf bestimmte Wochentage, auf bestimmte Tage im Monat oder auf periodisch wiederkehrende Zeiten legen.
3. Mit der Option "Formel" können Sie die Planungsinformationen im Textformat eingeben.

Beispiel

Formel

Automatische Terminplanung

Planen von Terminen für andere Benutzer

• Klicken Sie "Neuer Termin" auf der Symbolleiste an.
• Geben Sie in das Feld "An" einen Benutzernamen ein und drücken Sie anschließend die Eingabetaste. Wiederholen Sie das Verfahren für jeden weiteren Benutzer. Geben Sie auch etwaige Ressourcen-IDs (beispielsweise Konferenzräume) im Feld "An" ein.
  oder: Sie können Namen und Ressourcen auch über "Adresse" "Novell GroupWise Adressbuch" suchen.
• Geben Sie den Ort der Besprechung in das Feld "Ort" ein.
• Wenn Sie eine Ressource einladen benötigen Sie keinen Ort mehr.
• Legen Sie das Datum und die Dauer des Termins fest.
• Geben Sie an, wie der Termin angezeigt werden soll. Termine können als "Frei", "Vorgemerkt", "Belegt" oder "Abwesend" angezeigt werden.
• Geben Sie einen Betreff und den Nachrichtentext ein.
• Wenn Sie sicherstellen möchten, dass die für den Termin benötigten Personen und Ressourcen verfügbar sind, können Sie eine Terminzeitensuche durchführen, indem Sie "Terminzeitensuche" auf der Symbolleiste anklicken.
• Wenn Sie auf das Register "Sendeoptionen" klicken, können Sie verschiedene Optionen festlegen. Sie können beispielsweise für diesen Termin eine hohe Priorität festlegen und eine Antwort von den Empfängern anfordern.
• Klicken Sie "Senden" auf der Symbolleiste an.

Terminzeitsuche

• Geben Sie in dem zu erstellenden Termin die Benutzernamen und Ressourcen in das Feld "An" ein.
• Geben Sie den ersten möglichen Tag für die Besprechung in das Feld "Anfangsdatum" ein.
• Geben Sie die Dauer der Besprechung ein.
• Klicken Sie "Terminzeitensuche" auf der Symbolleiste an.
• Klicken Sie auf "Autom. Auswahl", um den ersten verfügbaren Besprechungstermin auszuwählen. Klicken Sie anschließend auf "OK", um die Benutzer und Ressourcen sowie die gewählte Zeit und Dauer für den geplanten Termin zu übernehmen.

Planen von eigenen Terminen

Für Zeiträume, in denen Sie nicht für Besprechungen zur Verfügung stehen, sollten Sie einen empfängerlosen Termin planen. Wenn ein anderer Benutzer Sie für einen Termin vorgesehen hat und eine Terminzeitensuche durchführt, sieht er, dass Sie zu den angegebenen Zeiten nicht zur Verfügung stehen, kann jedoch auch für diesen Zeitpunkt einen Termin planen.
Empfängerlose Termine werden in Ihrem Kalender an dem von Ihnen festgelegten Datum eingefügt. Sie werden weder in Ihre Mailbox noch in die Mailbox eines anderen Benutzers eingetragen.

• Klicken Sie den Pfeil der Schaltfläche "Neuer Termin" auf der Symbolleiste an. Klicken Sie anschließend auf "Empfängerloser Termin".
  oder:
  Öffnen Sie in Ihrem Kalender ein Layout mit einer Terminliste. Klicken Sie auf das Datum im Kalender doppelt.
• Geben Sie einen Betreff und einen Ort ein (Optional)
• Legen Sie die Dauer des Termins fest.
• Geben Sie den Status an, wie der Termin angezeigt werden soll.
• Klicken Sie "Aufgeben" auf der Symbolleiste an.

Mehrfachbenutzeransicht

Sie müssen über die erforderlichen Vertretungsrechte verfügen, um Benutzer zu einer Mehrfachbenutzerliste hinzuzufügen und ihre Terminpläne in einem Mehrfachbenutzerlayout anzuzeigen.

• Klicken Sie in der Navigationsleiste auf "Kalender". Klicken Sie anschließend "Mehrfachbenutzerlayout" auf der Kalendersymbolleiste an.
• Wenn Sie das Mehrfachbenutzerlayout zum ersten Mal verwenden, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf "Mehrfachbenutzerlayout" und klicken Sie anschließend auf "Mehrfachbenutzerliste". Markieren Sie die Namen der Benutzer, deren Kalender Sie anzeigen möchten und klicken Sie anschließend auf "OK".
• Sehen Sie sich die Terminpläne der Benutzer an.
• Wenn Sie die geeigneten Vertretungsrechte besitzen, können Sie einen Termin planen, indem Sie auf die gewünschte Uhrzeit klicken und den Zeiger über die Benutzer ziehen, die an dem Termin beteiligt sind.

Klicken Sie den Pfeil der Schaltfläche "Mehrfachbenutzer" auf der Symbolleiste an. Hier können Sie nun einzelne Nutzer hinzufügen; mit dem Häkchen vor dem Namen aktivieren Sie die Anzeige. Im Menü können Sie mit dem Befehl Bearbeiten / Vertretungsliste einfügen die Benutzer übernehmen, die Sie auch schon in der Liste für die Vertretungen eingefügt haben. Diese Liste sehen Sie, wenn Sie auf das Vertretungssysmbol ganz links unten im GroupWise-Fenster klicken.

GroupWise - Jobverwaltung

Jobs (Aufgaben) sind eine spezielle Nachrichtenkategorie von GroupWise. Sie enthalten einen Empfänger, einen Betreff und ein Nachrichtenfeld wie normale Mails, die man zur Aufgabenbeschreibung nutzen kann. Zusätzlich haben Sie noch Eingabefelder für den Zeitraum, in dem die Aufgabe erledigt werden soll. Sie können auch Attachments anhängen, z.B. den Text, den der Auftragsempfänger bearbeiten soll. Hier kann es aber evtl. sinnvoll sein, gleich die Dokumentenverwaltung von GroupWise zu nutzen. Der Empfänger des Jobs kann - nachdem er ihn akzeptiert hat, den Job auch als erledigt kennzeichnen. Wie alle Nachrichtentypen kann man auch bei Jobs eine empfängerlose Variante wählen. Dies ist einfacher, als sich selbst einen Job zu schicken und diesen dann zu bestätigen. Klicken Sie in der Symbolleiste dazu einfach auf den schwarzen Pfeil neben dem Jobsymbol und wählen Sie Empfängerloser Job.

Jobs werden im Kalender in einem Extra-Bereich angezeigt (wenn man dies eingeschalten hat, dies geht einfach über die Knöpfe Termine, Notizen, Jobs in der Ansicht des Kalenders). Jeder Job wird zuerst am Datum des ersten Tages der Erledigungszeit angezeigt und wandert ab Erreichen dieses Datums immer weiter auf den aktuellen Tag. Wenn die Erledigungsfrist abgelaufen ist, wird der Job rot eingefärbt. Jobs können auch in anderen Ordnern angezeigt werden. Wenn Jobs bei der Zusammenarbeit mehrerer Nutzer verwendet werden sollen, sind natürlich auch entsprechende Statusmeldungen, etwa über das Akzeptieren eines Jobs erforderlich.

Joberstellung

Jobs erstellen Sie wie jede andere GroupWise-Nachricht auch über das Menü, einen Tastatur-Shortcut oder die Symbolleiste. Wie alle Elemente können Jobs auch empfängerlos (d.h. nur Sie sind der Empfänger) sein. Hier ein Beispiel:

Ändern und Löschen von Jobs

Der Ersteller eines Jobs kann diesen einfach löschen, indem er ihn im Ausgangsordner anklickt und (auch aus den Empfängermailboxen) löscht. Durch Ändern des Textes bzw. der Daten kann der Ersteller den Job auch abändern, der Job muss dann nur nochmals abgesendet werden. Auch der Empfänger kann an ihn gegangene und auch noch nicht erledigte Jobs löschen, es erfolgt nur eine entsprechende Sicherheitsabfrage.

Weiterbehandlung

Eingehende Jobs finden Sie wie Mails in Ihrem Eingangsordner. Jeder Empfänger eines Jobs muss sich zunächst entscheiden, was er mit dem Job machen will. Er kann ihn akzeptieren oder ablehnen. Über das Menü "Aktionen - Delegieren" kann der Empfänger auch einen dritten Nutzer direkt mit der Bearbeitung des Jobs beauftragen. Bei allen drei Möglichkeiten können Sie noch einen kurzen Kommentar abgeben. Diesen sieht der Job-Ersteller aber nur in den Eigenschaften des Jobs oder wenn er eine Nachricht über Notify erhält. Sie können einen Job auch noch ablehnen, nachdem Sie ihn zunächst akzeptiert haben.

Sobald Sie den Job akzeptieren, verschwindet er aus dem Eingangsordner und findet sich im Kalender.

Um einen Job als erledigt zu kennzeichnen, können Sie nun einfach in der Kalenderansicht in das Kästchen vor dem Job klicken. Wenn Sie den Job geöffnet haben, können Sie stattdessen in das kleine etwas versteckte Kästchen unten rechts ein Kreuz setzen.

Auswertung

Wenn Sie mit vielen Jobs arbeiten, wird es für Sie natürlich wichtig, den Überblick bei der Auswertung zu behalten. Dazu sollten Sie Suchergebnisordner einsetzen.