Datenschutzrechtliches Freigabeverfahren nach Art. 26 BayDSG

1. Wann ist eine datenschutzrechtliche Freigabe erforderlich?

Nach Art. 26 BayDSG bedarf der erstmalige Einsatz bzw. eine wesentliche Änderung eines automatisierten Verfahrens, mit dem personenbezogene Daten verarbeitet werden, der vorherigen schriftlichen datenschutzrechtlichen Freigabe.

Personenbezogene Daten sind Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse bestimmter oder bestimmbarer natürlicher Personen (Betroffene).

2. Wann ist eine datenschutzrechtliche Freigabe ausnahmsweise nicht erforderlich?

Nicht der Freigabe bedürfen folgende, dem internen Verwaltungsablauf dienende Verfahren:

1. Verfahren, die ausschließlich der Erstellung von Texten dienen und bei denen die personenbezogenen Daten gelöscht werden, sobald sie für diesen Zweck nicht mehr benötigt werden,
2. Verfahren, die ausschließlich dem Auffinden von Vorgängen, Anträgen oder Akten dienen (Registraturverfahren),
3. Verfahren zur Überwachung von Terminen und Fristen (Termin- und Fristenkalender),
4. Telefon-, Telefax-, und sonstige Kommunikations- und Teilnehmerverzeichnisse,
5. Zimmer-, Inventar- und Softwareverzeichnisse,
6. Bibliothekskataloge und Fundstellenverzeichnisse sowie
7. Anschriftenverzeichnisse für die Versendung von Informationen an Betroffene.

3. Wie erhalte ich eine datenschutzrechtliche Freigabe?

a. An wen sende ich den Antrag auf Freigabe?

Anträge auf datenschutzrechtliche Freigabe sind für den nicht klinischen Bereich der Universität sowie für den Bereich der sog. klinisch-theoretischen Institute der Universität an die Datenschutzbeauftragte der Universität zu richten.

Für den Bereich der klinisch-praktischen Institute der Universität sind Anträge auf Freigabe an den Datenschutzbeauftragten des Universitätsklinikums zu richten.

b. Wie formuliere ich den Antrag auf Freigabe?

Für den Antrag auf Freigabe senden Sie bitte das auf dieser Webseite erhältliche vollständig ausgefüllte Formular „Freigabeantrag/Verfahrensbeschreibung“ rechtzeitig vor Beginn des erstmaligen Einsatzes eines automatisierten Verfahrens, mit dem personenbezogene Daten verarbeitet werden, unterschrieben an die Datenschutzbeauftragte der Universität. Dasselbe gilt bei einer wesentlichen Änderung eines automatisierten Verfahrens mit der Maßgabe, die Änderungen deutlich kenntlich zu machen.

c. Wann wird die Freigabe erteilt?

Eine datenschutzrechtliche Freigabe wird erteilt, wenn die vorgesehenen Datenerhebungen, Datenspeicherungen bzw. regelmäßigen Datenübermittlungen datenschutzrechtlich zulässig sind. Die für die datenschutzrechtliche Freigabe erforderlichen Schritte sind in der Regel vor Programmierung bzw. vor dem Erwerb der Software einzuleiten.