Dienstanweisung zur dienstlichen Erreichbarkeit
Es ergeht folgende Dienstanweisung:
Grundsätzlich ist die persönliche Erreichbarkeit am Arbeitsplatz während der Arbeitszeit sicherzustellen.
Das bedeutet: Bei einem kurzzeitigen Verlassen des Arbeitsplatzes kontrollieren Sie nach Ihrer Rückkehr am Telefon die Liste der Anrufe in Abwesenheit und rufen die Anrufenden zurück.
Arbeiten Sie ggfs. auch Rückrufbitten im sogenannten „Briefkasten“ des Telefons ab. Wenn zu viele Rückrufbitten am Apparat schon vorliegen, gibt das Telefon bei Eingabe der Rückrufbitte die Auskunft "Rückruf nicht möglich". Leeren Sie daher regelmäßig den telefonischen Briefkasten, damit diese Meldung beim Anrufenden nicht erscheint.
Wenn Sie schon wissen, dass Sie den Arbeitsplatz für längere Zeit z. B. wegen einer Besprechung verlassen werden, stellen Sie das Telefon auf eine Kollegin oder einen Kollegen um. Verfügen Sie über ein Diensthandy, kann die Rufumleitung auch dorthin erfolgen. Alternativ kann der Anrufbeantworter eingeschaltet werden. Auch hier gilt:
Bitte rufen Sie zurück!
Wenn Sie in Urlaub gehen oder einen Gleittag nehmen, stellen Sie das Telefon auf eine Kollegin oder einen Kollegen um.
Im Fall einer krankheitsbedingten Abwesenheit bitten Sie eine Kollegin oder einen Kollegen, das Telefon auf sich umzustellen. Vereinbaren Sie grundsätzlich eine Vertretungsregelung mit einer Kollegin oder einem Kollegen für den Fall Ihrer Abwesenheit.
Alle Mitarbeitenden sind angewiesen, OpenScape zu nutzen, denn hier kann – auch im Homeoffice – nachgesehen werden, wer angerufen hat. Wenn Sie OpenScape bisher nicht nutzen, müssen Sie sich dafür anmelden bzw. registrieren lassen. Senden Sie dazu eine E-Mail mit Angabe Ihrer Rufnummer (Nebenstelle), an telefon.service@ur.de.
Mit freundlichen Grüßen
Dr. Christian Blomeyer
