Zu Hauptinhalt springen
Gewählte Sprache ist Deutsch Select language
Startseite UR

Projektverwaltung

Referat IV/5 übernimmt die Verwaltung Ihres Drittmittelprojekts, von der Konteneinrichtung über die Finanzberichte für die Förderinstitutionen bis zur Archivierung der Unterlagen.

Hier finden Sie Antworten auf die wichtigsten Fragen zur Projektverwaltung und -durchführung. Für eine ausführliche Beratung stehen wir Ihnen gerne persönlich zur Verfügung.


Projekteinrichtung

Nach erfolgreicher Antragstellung und Bewilligung eines Projektes benötigt Referat IV/5 folgende Dokumente, um die Projektnummer (Anordnungsstellennummer) und die Buchungsstellen zu vergeben und das Projektkonto einrichten zu können:
• Zuwendungsbescheid bzw -vertrag
(bei BMBF-Bewilligungen, DFG-Sachbeihilfen und Förderung durch die VW-Stiftung wird die Verwaltung durch den Geldgeber informiert)
• Ggf. Annahmeerklärung zur Unterschrift durch die Universitätsleitung
Bitte beachten Sie, dass die Annahmeerklärung über das Referat IV/5 zur Vorlage bei der Universitätsleitung einzureichen ist
• Erklärung bei Forschungsaufträgen Dritter, sog. Forschungsanzeige

Die Forschungsanzeige liegt in zwei Versionen vor; je nach Art des Zuwendungsgebers ist sie für Forschungsaufträge öffentlicher Mittelgeber (z.B. DFG, Bund, Land, EU und gleichgestellte Einrichtungen) oder privater Auftraggeber konzipiert.

Die Drittmittelrichtlinie dient dem Schutz von Wissenschaftlern an Hochschulen vor einer strafrechtlichen Verfolgung wegen des Tatbestands der Vorteilsnahme nach § 331 StGB bei der Drittmitteleinwerbung.

Dem Merkblatt zur Umsetzung der Drittmittelrichtlinien ist eine nicht abschließende Liste der öffentlichen Mittelgeber beigefügt. In diesem Merkblatt finden Sie die wichtigsten Informationen zur Beantragung und Annahme von Drittmitteln.
NB:
• Sammelkonten für unterschiedliche Projekte können nicht eingerichtet werden
• Mit der Arbeit am Projekt kann erst begonnen werden, wenn ein rechtsgültiger Vertrag bzw. Bewilligungsbescheid vorliegt


Projektdurchführung, Mittelabruf

Drittmittel werden über den Staatshaushalt der Universität Regensburg verwaltet. Es gelten somit neben den vom Mittelgeber festgelegten Bestimmungen und dem Finanzierungsplan auch die Bestimmungen der Bayerischen Haushaltsordnung (BayHO).

Abruf des bewilligten Budgets/Bankverbindung:
Die vom Geldgeber zur Verfügung gestellten Mittel werden von der Projektleitung, gegebenenfalls mit entsprechenden Vordrucken, abgerufen. Sollte von Seiten der Verwaltung eine Unterschrift benötigt werden, leiten Sie den Mittelabruf bitte frühzeitig an das Referat IV/5. Die Überweisung des bewilligten Budgets hat auf das Konto der Universität bei der Staatsoberkasse Bayern zu erfolgen.

Zur erfolgreichen Zuordnung der Mittel ist als Verwendungszweck das Kapitel 1521, die Projektnummer und der Name der Projektleitung anzugeben. Eine Kopie der Mittelanforderung muss dem Referat IV/5 zugeleitet werden, damit die eingehenden Beträge dem Projekt richtig zugeordnet werden können. Bei Bedarf unterstützt Sie das Referat IV/5 gerne bei der Erstellung der Mittelanforderung. Der Mitteleingang wird der Projektleitung schriftlich mitgeteilt.

Die Bankverbindung der Universität Regensburg bei der Staatsoberkasse Bayern finden Sie hier.

Informationen zu Buchungsstellen, Titelgruppen, Ausgabe- u. Kostenarten finden Sie hier.

Bitte beachten Sie, dass bei einigen Mittelgebern die Mittel nach Haushaltsjahren bewilligt sind und ein Überschuss nicht automatisch in das nächste Haushaltsjahr übertragen werden kann (i.d.R. Mittel des Bundes und der Länder). Hierzu getroffene Regelungen finden sich üblicherweise in den Verwendungsrichtlinien des Geldgebers. Sollte das Budget eines Haushaltsjahres nicht ausgeschöpft werden können und die Möglichkeit zur Beantragung eines Übertrags der Mittel bestehen, ist das Referat IV/5 hiervon frühzeitig in Kenntnis zu setzen.


Mittelverwendung

Die Projektleitung bestimmt über die Mittelverwendung unter Beachtung der Bedingungen des Drittmittelgebers sowie der gesetzlichen Vorschriften. Somit ist die Projektleitung auch für die finanzielle Überwachung der Drittmittel verantwortlich. Referat IV/5 ist daher unverzüglich über sämtliche haushaltsrelevanten Abmachungen mit dem Fördergeber sowie interne Dispositionen (Umwidmungen, Fristverlängerungen, etc.) in Kenntnis zu setzen.

Die Projektleitung ist ebenso für Überschreitungen des Drittmittelbudgets verantwortlich und trägt die Folgekosten. Verpflichtend zu beachten sind insbesondere folgende Grundsätze:
• Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit (Art. 7 Bayer. Haushaltsordnung – BayHO);
• Trennungsprinzip, d.h. die Zuwendung an die Hochschule darf nicht in Abhängigkeit von Umsatzgeschäften erfolgen (Verwaltungsvorschriften zur Annahme und Verwendung von Mitteln Dritter an Hochschulen – DriMiR);
• Transparenzprinzip, die rechtlichen und tatsächlichen Leistungsbeziehungen zwischen Drittmittelgeber und Drittmittelempfänger müssen der Hochschule gegenüber offengelegt werden (DriMiR);
• Dokumentationsprinzip, sämtliche Leistungen an Hochschulen sowie etwaige Gegenleistungen müssen schriftlich fixiert werden. Die Unterlagen sind unter Beachtung der bestehenden gesetzlichen Fristen aufzubewahren (DriMiR);
• Bestimmungen der Richtlinie zur Finanzierung von Bewirtungs- und Repräsentationsausgaben der Universität Regensburg.

Bestellungen:
Verbrauchsmaterialien und Geräte werden von der Universität (Referat IV/2 – Einkauf) auf Antrag der Projektleitung beschafft; entsprechende Bestellungen sind daher mittels Beschaffungsantrag unter Angabe der Buchungsstelle dorthin zu richten. Weitere Informationen finden sich in der Beschaffungsrichtlinie der Universität.

Reisekosten:
Die Abrechnung von Reisekosten erfolgt unter Vorlage von Originalbelegen (mit genehmigtem Dienstreiseantrag und dem Formular zur Erstattung von Reisekosten) durch die Personalabteilung (Referat III/2). Die nötigen Formulare finden Sie hier.

Bezahlung von Rechnungen und Vergütungen:
Zu allen während eines Projekts anfallenden Ausgaben sind die Originalbelege zu den Buchungsunterlagen einzureichen. Die Ausgabensumme muss mit dem Vermerk „sachlich und rechnerisch richtig und festgestellt mit ..... EUR“, sowie der Originalunterschrift der Projektleitung oder eines feststellungsbefugten Beauftragten versehen werden.

DFG-Programmpauschale:
Die Deutsche Forschungsgemeinschaft überlässt es den einzelnen Universitäten, ein Verfahren zur Verwendung der durch die Programmpauschale freigesetzten Mittel zu entwickeln. Die Mittel sollen dabei innerhalb der Zielsetzung des Hochschulpakts 2020 strategisch eingesetzt werden und insbesondere zur Stärkung von Profilbildung und entsprechenden Leistungsanreizen verwendet werden.
Die Universitätsleitung hat deshalb beschlossen, die Verteilung der DFG-Programmpauschale nach folgendem Schlüssel vorzunehmen.
60 Prozent erhält bei „koordinierten Programmen“ der Einwerber, bzw. bei der „Allgemeinen Forschungsförderung“ (sog. Sachbeihilfen) die Fakultät des Einwerbers. Jeweils 20 Prozent sind für die zentralen Aufgaben der Verwaltung vorgesehen, bzw. werden für Struktur fördernde Maßnahmen eingesetzt. Näheres regelt die Richtlinie über die Verwendung der Programmpauschale.

Projektkontenstand:
Zur Überwachung der Einnahmen und Ausgaben des Forschungsprojekts besteht die Möglichkeit, das Konto über folgenden Link einzusehen. Der Zugang zu den jeweiligen Konten erfolgt über ein Passwort und ist auf die den Teilnehmern zugeordneten Kostenstellen begrenzt. Es wird gebeten, die Konten zu prüfen und bei Unstimmigkeiten das Referat IV/5 zu verständigen. Ein frühzeitiger Hinweis (möglichst innerhalb von drei Monaten) empfiehlt sich im eigenen Interesse der Projektleitung.
Anträge auf Zugang zu den Konten stellen Sie hier.

Umwidmung von Mitteln:
Sollte sich im Laufe der Projektarbeit die Notwendigkeit ergeben, dass Mittel anders eingesetzt werden müssen als im zugrundeliegenden Förderbescheid vorgesehen, sind die Bewilligungs- bzw. Zuwendungsrichtlinien zu beachten. Möglicherweise ist darin bereits die Umwidmung von Mitteln bis zu einer bestimmten Höhe oder für bestimmte Zuwendungszwecke zugelassen. Andernfalls ist ein Antrag auf Umwidmung zu stellen. In jedem Fall ist die zuständige Sachbearbeitung im Referat IV/5 in Kenntnis zu setzen.

Verwendungsrichtlinien:
In der Regel fügt der Geldgeber dem Zuwendungsbescheid oder dem FuE-Vertrag Verwendungsrichtlinien bei, welche die Grundlage für die Bereitstellung der bewilligten Drittmittel bilden und daher genauestens zu beachten sind. Sollten diese Richtlinien Universitätsbestimmungen widersprechen, so wird sich Referat IV/5 mit dem Drittmittelgeber in Verbindung setzen.

Verwendungsnachweise:
Die vom Geldgeber geforderten Verwendungsnachweise müssen in Zusammenarbeit zwischen Projektleitung und Referat IV/5 erstellt werden. Referat IV/5 liefert Kostenaufstellungen (Buchungsdaten) und bestätigt, dass die genannten Ausgaben ordnungsgemäß gebucht sind. Dagegen kann nur die Projektleitung bestätigen, dass die Ausgaben entsprechend der Zweckbestimmung und den Bedingungen des Geldgebers getätigt wurden.

Beachten Sie Ihre Berichtspflichten gegenüber dem Geldgeber! Häufig sind Berichtspflichten mit Zahlungsterminen verknüpft, so dass bei nicht eingehaltener Berichtspflicht ggf. Zahlungen durch den Mittelgeber nicht erfolgen.
Die Rechnungsprüfung durch den Obersten Bayerischen Rechnungshof und das Staatliche Rechnungsprüfungsamt findet in zufälliger Auswahl der Vorgänge laufend in der Universitätsverwaltung statt; im Bedarfsfall wird bei der Projektleitung rückgefragt. Der Geldgeber hat sich i.d.R. ein eigenes Prüfungsrecht vorbehalten.
Insoweit eine Pflicht zur Führung von Beleglisten, Stundennachweisen oder Gerätelisten besteht, obliegt die Erfüllung dieser Aufgabe der Projektleitung.


Einstellung von Personal

Etwaige Projektmitarbeiter sind als Bedienstete des Landes einzustellen. Antragsunterlagen finden Sie hier.

Bei Beschäftigung von nichtwissenschaftlichem Personal muss die Stelle ausgeschrieben werden; vor der Einstellung ist die Zustimmung des Personalrats durch die Personalabteilung einzuholen.

Einstellungsanträge sollen dem zuständigen Referat der Personalabteilung frühzeitig vor Beschäftigungsbeginn zugeleitet werden. (Mindestens 6 Wochen) Eine gegenüber der Bewilligung abweichende Beschäftigung von Personal bedarf der vorherigen Einwilligung des Geldgebers.

Der Abschluss von Werkverträgen ist nur ausnahmsweise möglich (vgl. Kanzlerrundschreiben vom 21.08.2012). Die entsprechende Vertragsgestaltung obliegt der Universität; zuständig ist die Personalabteilung (Referat III/1).


Projektabschluss, Projekttransfer

Dem Bewilligungsbescheid oder dem FuE-Vertrag ist i. d. R. das Projektende zu entnehmen, abrechnungsrelevante Projektausgaben können nur bis zu diesem Zeitpunkt getätigt werden.

Jede Änderung der Projektlaufzeit ist dem Referat IV/5 mitzuteilen; üblicherweise wird es erforderlich, einen Verlängerungsantrag beim Mittelgeber zu stellen.
Bei drittmittelfinanzierten Mitarbeiter/innen sind bei vorzeitiger Beendigung ggf. Kündigungen in Zusammenarbeit mit der Personalabteilung zu veranlassen.
Zum Ende des Projektes erstellen Sie bitte die Schlussabrechnung, unterzeichnen diese und leiten sie dem Referat IV/5 zu. Bitte regeln Sie die Rückgabe von Leihgeräten. Die Übernahme von Geräten in das Eigentum der Universität erfolgt entsprechend den Bedingungen der Fördereinrichtung.

Wechsel an eine andere Universität:
Beabsichtigt die Projektleitung an eine andere Universität oder Forschungseinrichtung zu wechseln und das Drittmittelprojekt dort fortzuführen, so ist die Universität darüber frühzeitig in Kenntnis zu setzen. Folgende Punkte sind dabei zu berücksichtigen:
• Einreichung einer Bereitschaftserklärung zur Übernahme des Drittmittelprojekts durch die neue Einrichtung sowie eine Einverständniserklärung des Drittmittelgebers
• Erstellen der Schlussabrechnung und Weiterleitung an das Referat IV/5
• Stellen eines formlosen Antrages an das Referat IV/5 auf Übertragung des Projektes auf die neue Einrichtung
Alle weiteren Schritte werden im Einzelfall abgesprochen.

Beachten Sie bitte, dass beschaffte Gegenstände durch die Universität Regensburg inventarisiert wurden und somit in das Eigentum der Universität übergegangen sind, vorausgesetzt der Fördergeber hat hierzu keine abweichende Regelung getroffen. Wenn inventarisierte Gegenstände mit an die neue Einrichtung transferiert werden sollen, so ist das Referat IV/4 Haushaltssteuerung mit einzubeziehen.


Gemeinkosten

Bei der Durchführung von Drittmittelprojekten entstehen neben den Projektausgaben auch Kosten der wissenschaftsunterstützenden Serviceeinrichtungen und durch die Inanspruchnahme der Infrastruktur. Diese müssen zumindest anteilig gedeckt werden. Der Oberste Bayerische Rechnungshof fordert, Industriepartner / Drittmittelgeber an diesen Kosten zu beteiligen. Vor diesem Hintergrund wurden am 15.07.2002 von der Universitätsleitung die Richtlinien für die Erhebung von Gemeinkosten beschlossen.

Grundsätzlich sind alle Projekte, die aus Mitteln der gewerblichen Wirtschaft und der Industrie sowie von der EU finanziert werden, gemeinkostenpflichtig. Hiervon ausgenommen sind Projekte, die ausschließlich aus öffentlichen Mitteln gefördert werden (Zuwendungsgeber sind in diesen Fällen i.d.R. DFG, Bund und Länder, Kommunen, Kirchen, Hochschulen, Stiftungen, gemeinnützige Vereine oder Spenden der Industrie).

Darüber hinaus besteht eine Bagatellgrenze von € 2.500 Antragswert, bei deren Unterschreiten keine Gemeinkosten erhoben werden. Eine Aufteilung eines Projekts in mehrere Projekte mit einem Antragswert unter der Bagatellgrenze ist unzulässig.

Eine teilweise Befreiung von der Gemeinkostenpflicht kann beim Kanzler, über Einreichung im Referat IV/5, beantragt werden. Die Gründe, die zur Befreiung führen sollen, müssen ausführlich dargestellt und glaubhaft gemacht werden. Eine Befreiung erfolgt nicht alleine deshalb, weil die zur Verfügung stehenden Mittel durch die Erhebung der Gemeinkosten geringer würden.

Der Gemeinkostenanteil eines Projekts berechnet sich als Prozentwert des Antragswerts nach folgender Tabelle:

Antragswert bis zu     Gemeinkostenanteil
€ 5.000   15 %
€ 25.000 13 %
€ 50.000   10 %
€ 100.000     7 %
€ 150.000   6 %
ab € 150.000   5 %

                    
                 


Dokumente und Formulare

Die für die Verwaltung von Drittmittelprojekten notwendigen Dokumente finden Sie auf den Seiten zu den jeweiligen Förderern oder gesammelt hier.


Ansprechpartner

Die Ansprechpartner für die Verwaltung Ihres Projekts finden Sie auf den Seiten zu den jeweiligen Förderern oder hier.

  1. Forschung

Projektverwaltung

 

Image Chemielabor As _59_