Online-Umfragen datenschutzgerecht gestalten
09. April 2021 | von Jakob Schlag
Erstellen Sie eine Online-Umfrage? Achten Sie auf datenschutzgerechte Gestaltung!
Online-Umfragen sind Teil des universitären Alltags. Ob Bachelor-, Master- oder Diplomarbeit, ob Dissertation oder Habilitation: Oft werden für die eigene Studie personenbezogene Daten online erhoben. Mit der richtigen Planung vermeiden Sie Verstöße gegen das Datenschutzrecht und sorgen gleichzeitig für eine hohe Qualität der Daten. Daher stellen wir Ihnen nachfolgend vier Planungsschritte zur erfolgreichen Online-Umfrage vor:
1. Wählen Sie ein passendes und datenschutzfreundliches Umfragetool.
Für Ihre Umfrage können Sie unter vielen, meist kostenlosen, Online-Tools wählen. Manche Anbieter sammeln jedoch alle verfügbaren Daten, um diese beispielsweise für Werbezwecke zu verwenden. Hier würden Sie unnötig rechtliche Risiken eingehen. Nutzen Sie daher besser einen datenschutzfreundlichen Dienst. Für einfache Umfragen empfiehlt sich das in der UR gehostete Evasys. Bei komplexeren Erhebungen kann beispielsweise SocSciSurvey genutzt werden.
2. Erheben Sie keine unnötigen Daten.
Fragen nach Alter, Geschlecht oder Wohnort werden teilweise in Umfragetools aus Vorlagen übernommen, ohne dass darüber nachgedacht wird, ob die Daten überhaupt benötigt werden. Haben Sie jedoch mehr Fragen, werden weniger Teilnehmer die Umfrage bis zum Ende durchführen. Bei der Auswertung stehen Sie zudem vor Daten, die Sie ggf. nicht benötigen oder erst in sinnvolle Gruppen zusammenfassen müssen. Das konkrete Alter einzelner Teilnehmer ist beispielsweise meist uninteressant für das Gesamtergebnis einer Studie. Wenn Sie in Ihrer Auswertung Alterskohorten bilden wollen, können Sie dies auch bereits in der Konzeption des Fragebogens erledigen. Dies verringert auch die Chance, dass einzelne Teilnehmer durch die Kombination der Antworten zurückverfolgt werden können.
Auch die IP-Adresse gilt als personenbezogenes Datum. In manchen Umfragetools können Sie wählen, ob die IP-Adressen der Teilnehmer erfasst werden sollen. Schalten Sie die Erfassung aus, wenn Sie die Daten für Ihre Studie nicht benötigen.
Wenn Sie es schaffen, dass Ihre Umfrage tatsächlich nur anonyme Daten erhebt, unterliegt Ihre Umfrage nicht dem Datenschutzrecht. Damit dürfen Sie die Daten beispielsweise unbegrenzt aufbewahren und es entfallen Informations- und Dokumentationspflichten. Für eine Anonymität genügt es jedoch nicht, einfach den Namen wegzulassen. Anonym bedeutet, dass niemand mehr die Antworten einem konkreten Umfrageteilnehmer zuordnen kann.
3. Informationspflichten und Einwilligungserklärung
Wenn Ihre Umfrage personenbezogene Daten enthält oder die Antwortkombinationen zumindest auf einzelne, konkrete Umfrageteilnehmer bezogen werden können, müssen Sie die Teilnehmer vorab über die Umfrage informieren und die Einwilligung der Teilnehmer einholen. Die Informationspflichten sind umfassend in Art. 13 DSGVO geregelt. Als Kurzfassung: Sie müssen informieren, wer warum welche Arten von Daten erhebt, wie lange diese aufbewahrt werden und welche Rechte der Teilnehmer hat. Eine ausführliche Erklärung dieser Informationspflichten erhalten Sie im internen Bereich der Homepage der Datenschutzbeauftragten unter „Arbeitshilfen“.
Wenn die Informationspflichten erfüllt sind, können Sie die Einwilligungserklärung kurzhalten. Beispielsweise durch einen Button „Jetzt teilnehmen“, der zur ersten Seite des Fragebogens führt. Achten Sie darauf, dass man nur über diesen Button an der Umfrage teilnehmen kann, nicht durch einen direkten Link.
4. Vertragliches
Wenn Sie personenbezogene Daten erheben und einen Dienstleister, wie SocSciSurvey, nutzen, benötigen Sie einen Vertrag über die Auftragsverarbeitung. Eine Vorlage dazu erhalten Sie auf der Homepage der Datenschutzbeauftragten.
Für detailliertere Informationen zu datenschutzrechtlichen Aspekten von Online-Umfragen steht dort auch ein entsprechendes Merkblatt zum Download bereit.
Rückfragen beantwortet das Team der Datenschutzbeauftragten gerne. Kontaktieren Sie uns einfach unter dsb@ur.de.
