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Kontaktdatenerfassung gemäß des Rahmenhygienekonzepts an der Universität Regensburg

Gemäß des Rahmenhygienekonzepts für Universitäten ist die Universität Regensburg angehalten, eine umfassende Kontaktdatenerfassung aller Teilnehmenden von Präsenz-Lehrveranstaltungen und aller sonstigen Aufenthalte (Bibliothek, Labor- und Praktikumsräume etc.) an der UR zu dokumentieren.

Um die Kontaktdaten bei einem positiven Covid-19-Fall an der UR für die zuständigen Gesundheitsämter verlässlich und schnell verfügbar zu machen, werden Verfahren mit Hilfe digitaler Erfassung eingesetzt.

Das für Präsenzveranstaltungen verwendete System stammt von darfichrein.de, einem Tochterunternehmen der Anstalt für kommunale Datenverarbeitung (AKDB) und des Bayerischen Hotel- und Gaststättenverbands (Bayerische Gastgeber AG). Die Datenspeicherung erfolgt auf sicheren Datenservern der AKDB.

In den Lesesälen der Universitätsbibliothek wird ein von der Universitätsbibliothek entwickeltes System eingesetzt. Die Datenspeicherung erfolgt auf sicheren universitätsinternen Servern.

Im Folgenden gibt es Antworten auf alle Fragen rund um die Einführung des Systems zur Kontaktdatenerfassung und die Funktionsweise:


Fragen zur Einführung der Systeme


Seit wann und wo werden die Systeme eingesetzt?

Ab der Öffnung der Lesesäle nach dem zweiten Lockdown (09.03.2021) wird das System der Universitätsbibliothek eingesetzt.

Seit dem Start des Vorlesungszeitraums am 2. November 2020 können alle Präsenzveranstaltungen und Prüfungen, die in im LSF erfassten Räumen stattfinden, vollständig über darfichrein.de erfasst werden.

Die Kontaktdatenerfassung in weiteren Einzelräumen bzw. Bereichen kann grundsätzlich durch Aufnahme in dieses digitale System realisiert werden. Gleiches gilt auch bei der Durchführung von Tagungen, Kongressen und vergleichbaren Veranstaltungen, die durch die Universitätsleitung genehmigt werden. Genauere Informationen hierzu werden in einem weiteren Schritt bekannt gegeben.


Müssen Kontaktdaten in öffentlichen Bereichen erfasst werden?

Müssen die Kontaktdaten auch in öffentlich zugänglichen Bereichen (Flure, Foyers, Hallen etc.) der UR erfasst werden?

In öffentlich zugänglichen Bereichen ist eine Kontaktdatenerfassung bislang nicht erforderlich. Die Notwendigkeit in diesen Bereichen kann jedoch bei Tagungen, Kongressen und vergleichbaren Veranstaltungen, die durch die Universitätsleitung genehmigt werden, im Einzelfall bestimmt werden.


Können Büros usw. mit darfichrein.de verwaltet werden?

Können Büros mit Präsenzverkehr, Lehrstuhlbereiche usw. mit darfichrein.de verwaltet werden?

Grundsätzlich ja. Priorisiert sind vorerst Räume für den Präsenzlehr- und Prüfungsbetrieb. Zu einem späteren Zeitpunkt können auch weitere Räume bzw. Bereiche mit aufgenommen werden. Nähere Informationen hierzu folgen.


Ist die Erfassung verpflichtend?

Die Mitwirkung bei der Erfassung ist für alle in den Räumen anwesenden Personen verpflichtend. Dies gilt auch für Lehrende, wissenschaftsstützende Mitarbeitende, Gäste etc. Grundlage ist das Corona-Pandemie Rahmenhygienekonzept für Universitäten. Wenn die erforderlichen Daten nicht angegeben werden, kann die Teilnahme an Veranstaltungen bzw. das Betreten der Einrichtung nicht gestattet werden.

In die Lesesäle der Universitätsbibliothek können derzeit nur Nutzer:innen mit gültigem Bibliotheksausweis in eingelassen werden, da dieser für die Erfassung der Kontaktdaten vorgezeigt werden muss.


Wieso werden digitale Systeme zur Erfassung verwendet?

Die Verwendung von Laufzetteln stellt für alle Beteiligten (Lehrende, Studierende, Organisatoren) einen erheblichen Mehraufwand dar. Vor allem der Prozess des Erhebens, der Aufbewahrung und der Weitergabe der Daten im Falle einer Anfrage durch das Gesundheitsamt, setzt eine erhebliche organisatorische und weitreichende logistische Planung voraus. Die digitale Erfassung beschleunigt den Prozess enorm, entlastet die Verantwortlichen und lässt eine zentrale Organisation zu.


Wer sind die Ansprechpersonen?

Das Referat V/3-Sicherheitswesen der UR übernimmt die operative Abwicklung.

Der Infostand des Rechenzentrums übernimmt den technischen Support (defekte QR-Codes, technische Hilfestellungen) während des Betriebs.


Fragen zur Funktionsweise des Systems der Universitätsbibliothek


Wie kann ich das System verwenden?

Beim Betreten und Verlassen jedes Lesesaals wird der Bibliotheksausweis gescannt und die Benutzernummer, Ein- bzw. Austrittszeiten sowie der jeweilige Lesesaal werden auf universitätsinternen Servern gespeichert. Dies gilt auch für
Pausenzeiten. Die Mitwirkung bei der Erfassung der Kontaktdaten ist verpflichtend. 


Muss ich meinen Bibliotheksausweis vorzeigen?

Sie müssen Ihren Bibliotheksausweis vorzeigen, um Zutritt zu den Lesesälen zu erhalten. Bitte halten Sie dafür Ihren Bibliotheksausweis am Eingang des Lesesaals bereit. Es können derzeit nur Nutzer:innen mit gültigem Bibliotheksausweis in die Lesesäle eingelassen werden.


Welche Daten werden gespeichert? Wo werden sie gespeichert?

Beim Betreten und Verlassen jedes Lesesaals wird der Bibliotheksausweis gescannt und die Benutzernummer, Ein- bzw. Austrittszeiten sowie der jeweilige Lesesaal werden auf universitätsinternen Servern gespeichert.

Nach vier Wochen werden die Daten gelöscht. Das System arbeitet nach Art. 13 DSGVO datenschutzkonform.


Wer hat Zugriff auf die Daten?

Zugang zu den Daten hat nur ein ausgewähltes technisches Personal, Bibliothekar:innen können die Daten nicht abrufen.

Grundsätzlich werden die Daten nur nach einem positiven Covid-19-Test eines Lesesaal-Nutzers oder einer -Nutzerin zur Kontaktdatenübermittlung an das zuständige Gesundheitsamt abgerufen. Nur in diesem Fall werden die Benutzernummern für den angegebenen Zeitraum sowie der Lesesaal ausgelesen und die persönlichen Daten (Name, Anschrift, E-Mail und Telefon) aus dem Bibliothekssystem nachgeschlagen. Der Abruf der Daten erfolgt über das Referat V/3-Sicherheitswesen der Universitätsverwaltung, welches diese an das Gesundheitsamt übermittelt.


Fragen zur Funktionsweise von darfichrein.de


Wie kann ich das System verwenden?

Wie kann ich das System verwenden?

Zur Verwendung des Systems muss nichts installiert oder heruntergeladen werden.
An allen Räumen, in denen die Kontaktdatenerfassung mittels darfichrein.de erfolgt, werden mindestens an den Zugangstüren Aushänge mit einem raumspezifischen QR-Code angebracht. Der QR-Code wird mit dem Smartphone gescannt. Anschließend können die persönlichen Kontaktdaten eingegeben werden. Die Anmeldung für diesen Raum ist nun erfolgt, auf dem Smartphone wird ein Ticket angezeigt. Nach Ende der Veranstaltung kann man sich im Ticket per Knopfdruck wieder abmelden.

Bei wiederholter Verwendung müssen einmal eingegebene Kontaktdaten im Regelfall nicht noch einmal eingegeben werden.


Was ist, wenn ich kein Gerät zur Hand habe?

Was ist, wenn ich kein Gerät zur Hand habe?

Mit einem Smartphone können auch mehrere Personen angemeldet werden. Kommiliton:innen oder der/die Leiter:in der Veranstaltung können – bei Bedarf – Dritte beim System anmelden. Dies ist einfach im bereits nach erfolgreicher Anmeldung erhaltenen Ticket auf dem Smartphone möglich.


Funktioniert jedes Smartphone bzw. auch ein anderes Gerät?

Kann ich jedes Smartphone verwenden und funktionieren auch andere Geräte?

Für die Verwendung muss grundsätzlich nichts installiert bzw. heruntergeladen werden. Die meisten Handykameras verfügen über einen integrierten QR-Code-Scanner. Sollte der Scanner nicht integriert sein, kann jeder beliebige QR-Code-Scanner (als App für Smartphones) verwendet werden. Es können auch Laptops und andere Geräte mit Kamera verwendet werden. Unter https://c.darfichrein.de/scanner steht für diese Fälle ein Scanner zur Verfügung.


Können nur Mitglieder der Universität das System nutzen?

Können nur Mitglieder der Universität das System nutzen?

Nein, darfichrein.de ist mit keinem System der Benutzerverwaltung an der UR verknüpft und kann von jeder Person verwendet werden.


Welche Daten werden abgefragt?

Welche Daten werden abgefragt?

Zum Check-In werden Vor- und Nachname, sowie eine Option zur Kontaktaufnahme (Telefonnummer, Anschrift oder E-Mail-Adresse) abgefragt. Optional kann, für den Fall eines vergessenen Check-Outs, die geplante Verweildauer angegeben werden.


Was passiert, wenn ich den Check-Out vergesse?

Was passiert, wenn ich den Check-Out vergesse?

Sollte dies vergessen werden, wird der fehlende Check-Out generell im System vermerkt. Wurde beim Check-In eine geplante Verweildauer hinterlegt, wird eine Pufferzeit von 60 Minuten aufgeschlagen und ein geschätzter Check-Out eingetragen. Bei einer Anfrage eines zuständigen Gesundheitsamtes sind diese geschätzten Check-Outs gesondert markiert.


Wo werden die Daten gespeichert?

Wo werden die Daten gespeichert?

Die Daten werden verschlüsselt auf den Servern der AKDB (Anstalt für Kommunale Da-tenverarbeitung Bayern) gespeichert und automatisch nach vier Wochen wieder gelöscht. Das Rechenzentrum ist BSI-zertifiziert und entspricht den höchsten Standards in Deutschland. Die AKDB hat keinen Zugriff auf die entschlüsselten Daten.


Wer hat Zugriff auf die (entschlüsselten) Daten?

Wer hat Zugriff auf die (entschlüsselten) Daten?

Grundsätzlich werden die Daten nur nach einem positiven Covid-19-Test eines Universitätsmitglieds zur Kontaktdatenübermittlung an das zuständige Gesundheitsamt abgerufen. Das Referat V/3-Sicherheitswesen der Universitätsverwaltung übernimmt federführend die Kommunikation und hat den alleinigen Zugriff auf die entschlüsselten Kontaktdaten.


Arbeitet das System datenschutzkonform?

Arbeitet das System datenschutzkonform?

darfichrein.de arbeitet, nach Art.13 DSGVO, datenschutzkonform. Die Kommunikation mit dem System erfolgt verschlüsselt, die Daten selbst werden verschlüsselt gespeichert. Der kleine Kreis an berechtigten Personen an der UR hat nur bei Auftreten eines bestätigten positiven Covid-19-Falls an der UR bzw. einer konkreten Anfrage durch ein zuständiges Gesundheitsamt im Zuge der Kontaktpersonennachverfolgung Zugriff auf die Daten.


Können mich Dozent:innen oder Vorgesetzte damit überwachen?

Besteht die Möglichkeit, dass Dozentinnen und Dozenten bzw. meine Vorgesetzte oder mein Vorgesetzter mich damit überwacht?

Die Anzahl der zum Zugriff berechtigten Personen ist bewusst sehr klein und erfolgt ausschließlich fallbezogen. Dozentinnen und Dozenten, Vorgesetzte u. ä. haben keinen Zugriff auf die Daten und damit auch keine Möglichkeit, um Anwesenheitskontrollen durchzuführen bzw. Bewegungsprofile zu generieren.

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