Zu Hauptinhalt springen
Startseite UR

Mehr Transparenz, mehr Effizienz

Prozessmanagement an der UR mit dem Projekt „Verwaltung 4.0“


9. April 2021

Arbeitswelt und Arbeitsalltag haben sich im Kontext der Digitalisierung in den vergangenen Jahren verändert. Seit März 2020 zeigt COVID-19 auf, wo nicht zuletzt im Bildungsbereich Aufholbedarf besteht. Dies gilt für Lehre und Studium ebenso wie für alle Bereiche, die die Wissenschaft möglichst nachhaltig stützen sollen, etwa die Verwaltung. „Um Prozesse möglichst schnell und unabhängig von Ort und Zeit erledigen zu können, benötigen wir gut laufende, schnelle, digitale Prozesse“, sagt Dr. Christian Blomeyer. Dabei verweist der Kanzler der Universität Regensburg auf den im letzten Wintersemester verabschiedeten Universitätsentwicklungsplan 2025, der zwei zentrale Momente vorgibt: Die Etablierung eines Prozessmanagements mit nachvollziehbaren und transparenten Prozessbeschreibungen zum einen, die Erhöhung des Angebots an zeit- und ortsunabhängigen Dienstleistungen für alle Angehörigen der Universität, insbesondere ihre wissenschaftlichen Mitglieder und Studierende ebenso wie wissenschaftsstützende Beschäftigte, in allen Bereichen. Das Projekt „Verwaltung 4.0“ setzt hier an.

„Wir selbst haben neue Erwartungen an unsere Arbeitsbedingungen. Prozessmanagement und die Digitalisierung beschleunigen Prozesse, indem sie diese unter anderem vereinfachen, standardisieren und automatisieren“, sagt Christian Blomeyer. Bleiben soll den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im wissenschaftsstützenden Bereich damit mehr Zeit für Beratung und konzeptionelle Arbeit. Spannend dabei - digital ablaufende Prozesse eröffnen neue Möglichkeiten hinsichtlich des Arbeitsortes. Es muss nicht immer nur der Büro-Schreibtisch sein. Tatsächlich haben viele UR-Beschäftigte mobiles Arbeiten seit einem Jahr sehr zu schätzen gelernt, gewissermaßen als positiven Nebeneffekt der Kontaktbeschränkungen am Arbeitsplatz. Aber die Arbeit im oftmals improvisierten Homeoffice mit Kind und Kegel haben den einzelnen ebenso wie Unternehmen und Organisationen auch aufgezeigt, wo digitale Prozesse angepasst oder überarbeitet werden müssen, um Arbeitsleistung unabhängig von Zeit und Ort zu machen, oder wo sie ihre Grenzen haben.

Neue Arbeitswelten

„Verwaltung 4.0“ blickt auf die neuen Arbeitswelten und will unter anderem die Möglichkeit mobilen Arbeitens verstetigen. Aber die Optimierung von Geschäftsprozessen bietet noch viel mehr: „Wir bewahren Wissen in definierten Prozessen“, sagt Martina Fischer, UR-Referentin für Organisationsentwicklung, „das Wissen bleibt im Prozess erhalten, auch wenn wertvolle Mitarbeitende in den Ruhestand gehen.“ Neben Wissensbewahrung und Wissensdokumentation bietet Prozessmanagement weitere Vorteile: Es verringert Durchlaufzeiten, vermeidet Verschwendung, Wartezeit und Mehrfacharbeit, potenzielle Engpässe sind eher zu sehen. Schließlich: „Wir schaffen mehr Transparenz und gemeinsames Verständnis“, ist Martina Fischer sicher.

Seit Oktober hat die Organisationentwicklerin in vielen Gesprächen die für Prozessmanagement unerlässlichen Antworten auf die W-Fragen eruiert: „Wer macht was, wann, wie und womit?“ Im Verlauf der kommenden Monate geht es in medias res: Alle Führungskräfte der zentralen Universitätsverwaltung werden geschult, noch im April werden sogenannte Projektcoaches für ca. 10 Pilotprozesse ausgebildet. „Anschließend werden wir in Workshops die Pilotprozesse bearbeiten, um sie zu verbessern. Die Workshops laufen bis in den Oktober. Gleichzeitig wird eine Arbeitsgruppe ins Leben gerufen, die Vorschläge für die Digitalisierung der Pilotprozesse macht.“

Rollout zum Jahreswechsel

Dr. Christian Blomeyer geht davon aus, dass das Prozessmanagement auf alle Bereiche der Universitätsverwaltung im Winter 2021/22 „ausgerollt“ werden kann. Dann sind alle Mitarbeitenden der Verwaltung involviert. Er will für die einzelnen „weniger Arbeitsbelastung, mehr Wissensmanagement und eindeutige Verantwortlichkeiten“ erzielen: „Das verschafft uns Freiräume bei der Einteilung unserer Arbeit.“ Bis dahin allerdings, sagt der Kanzler, sei ihm bewusst, „dass die Einführung von Prozessmanagement erst einmal zusätzlichen Arbeitseinsatz von allen erfordert, zusätzlich zum normalen Arbeitspensum.“ Dass sich dieser Einsatz am Ende für alle lohnen wird, dessen ist er sicher: „Wir wollen alle, die an der UR studieren, forschen und arbeiten, optimal und effizient unterstützen.“

Das auf Wunsch der Beschäftigten zunehmend aktive betriebliche Gesundheitsmanagement unterstützt bei der Realisierung des Vorhabens umfassend; die Fäden laufen hier bei der Leiterin der Personalentwicklung, Manuela Zachmayer, zusammen. Individuelles Coaching, Workshops zu Feedback oder Konfliktmanagement, digitale Fitnessangebote sind nur einige der zwischenzeitlich mit großem Erfolg und viel Zuspruch eingeführten Möglichkeiten, die wissenschaftsstützende Beschäftigte nutzen können.

Im Sinne der Transparenz der anstehenden Veränderungen setzt das Team des Kanzlerbüros auf verschiedene Medien: Neben dem Newsletter der Personalentwicklung und für alle an der Universität Beschäftigten zugänglichen Webseiten zum neuen Prozessmanagement und zur Organisationsentwicklung in der Universitätsverwaltung wird demnächst ein regelmäßiger Podcast mit Protagonist:innen und Beteiligten des Projektes „Prozessmanagement“ online gehen: Der Prozesscast!

Weitere Informationen

  1. Startseite

Kommunikation & Marketing

 

Anschnitt Sommer Ar- 35_