Regeln zur Verarbeitung von E-Mails

Die zentralen SMTP-Gateways behandeln E-Mails nach den folgenden Regeln:

(siehe bitte auch TAB Weiterleitung)

1. Interne(*) E-Mails
   1. E-Mails, die mit Viren befallen sind werden von PureMessage(**) erkannt und gelöscht. Eine Benachrichtigung des Senders oder des Empfängers erfolgt dabei nicht, da die Praxis gezeigt hat, dass virenbehaftetet E-Mails fast ausschließlich von Robotern (Bots) verschickt werden und eine fälschliche Benachrichtigung des Senders oder des Empfängers nur zur Verwirrung desselben führt. Nachrichten in passwortgeschützten Archiven werden durchgelassen. Dieser Weg kann von Bots kaum missbraucht werden und ist deswegen auch der empfohlene Weg um etwas auf jeden Fall durch die SMTP-Gateways zu bringen.
   2. Die maximale Größe einer codierten E-Mail darf maximal 30 MByte betragen, d.h. ca 20 MByte Anhanggröße haben.
   3. Die maximale Größe einer GroupWise internen(****) E-Mail darf 200 MByte betragen.
2. Externe(*) E-Mails
   1. Ein externer SMTP-Server, der uns eine E-Mail zustellen will, muss einen vollständigen und gültigen DNS-Eintrag haben. Schlägt der normale oder der reverse DNS-Lookup fehl, so wird die E-Mail überhaupt nicht vom Mailserver der Uni angenommen.
   2. Virenbehaftete externe E-Mails werden wie unter 1.1 beschrieben behandelt.
   3. E-Mails, die nach der Einschätzung von PureMessage mit einem verdächtigen Anhang versehen sind, werden unverändert zugestellt.
   4. E-Mails, die von PureMessage als Spam erkannt wurden, werden folgendermaßen behandelt:
      1. Bei jeder E-Mail werden im sogenannten Header (***) Informationen über die Bewertung von PureMessage und den Kriterien, die dazu führten, abgelegt.
      2. Durch Puremessage als Spam eingestufte E-Mails werden nicht mehr an den Mailempfänger zugestellt, sondern in Quarantäne gehalten. Von dort kann sie der Empfänger über eine Webschnittstelle oder über eine täglich zugesandte Benachrichtigungsemail jederzeit entlassen. Über die Webschnittstelle können auch Positiv- und Negativlisten von Spammer bzw. Nichtspammern geführt werden. Dadurch kann eine falsche Einstufung eines E-Mail Versenders korrigiert werden.
   5. Die maximale Größe einer codierten E-Mail darf maximal 30 MByte betragen, d.h. ca 20 MByte Anhanggröße haben.

(*) Als intern gelten im Moment, E-Mails die aus dem IP-Addressbereich der Universität Regensburg verschickt werden. Zukünftig werden auch E-Mails die über Authentisierung der Benutzer verschickt werden als intern betrachtet. Alle anderen werden als externe E-Mails behandelt.

(**) PureMessage ist eine professionelle Viren- und Spamerkennungssoftware der Firma Sophos, die das Rechenzentrum im Rahmen einer bayrischen Landeslizenz einsetzt. Das Rechenzentrum greift dabei nicht in die Bewertungskriterien der Software ein, sondern meldet eventuelle Probleme an Sophos, die diese dann zentral behebt und allen anderen Kunden zu Verfügung stellt. Die Viren- und Spamerkennungsdaten werden dabei permanent aktualisiert.

(***) Der Header einer E-Mail ist ein nur technisch relevanter Teil der E-Mail in dem die transportierenden SMTP-Server, Informationen ablegen wie die E-Mail weitergeleitet wurde. Für den Anwender ist dieser Bereich nicht direkt sichtbar.

(****) GroupWise interne E-Mails verbleiben im GroupWise System (d.h. werden nicht über SMTP-Gateways gesendet) - Sie erkennen diese E-Mails daran, daß keine Optionen zum Anzeigen der Nachrichtenquelle angeboten werden (da hier nichts umcodiert werden muss).

Regelbasierenden E-Mail Weiterleitungen

• Eine automatische Weiterleitung aller E-Mails via Regel an eine externe/private E-Mailadresse ist für Bedienstete aus datenschutzrechtilichen Gründen nicht erlaubt und ab dem 15. Oktober 2018 nicht mehr möglich.

• Die Regelung betrifft rechtlich auch Studierende, die einen Arbeitsvertrag mit der UR/UKR haben oder Mitglied in studentischen Gremien sind. Studierende sind für die Einhaltung selbst verantwortlich.

• Alle Mitglieder der Universität können E-Mails, nach einer inhaltlichen Kontrolle (schützenswerte Daten?), wie bisher manuell weiterleiten.

Beispiel Fehlermeldung (die ursprüngliche E-Mail ist im Anhang):