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Im Überblick

21. Juli 2022

„Die beste Version von uns selbst“

Vision, Mission und Werte: Informationsveranstaltung zum neuen Selbstverständnis der Beschäftigten der Universitätsverwaltung


13. Juli 2022

UR-Beschäftigte am 13. Juli im Audimax. Foto: Katharina Herkommer/UR

Über 400 Beschäftigte aus Universitätsverwaltung und wissenschaftsstützendem Bereich informierten der Kanzler der Universität Regensburg, Dr. Christian Blomeyer, und Martina Fischer, Referentin für Organisationsentwicklung, am 13. Juli 2022 im Audimax der Universität über die in einem mehr als einjährigen Prozess erarbeiteten Linien, denen künftig die Zusammenarbeit innerhalb der Verwaltung und gegenüber Dritten verbindlich folgen will. Die Veranstaltung war entspannt, kurzweilig, interaktiv – und bekam im „Imperatorenfeedback“ mehrheitlich ein „Daumen hoch“.

Der Kanzler der Universität blickte kurz auf die zeitliche Entwicklung - vom Kick-Off im Juni 2021 bis zum Finale im Januar 2022 hatten alle Mitarbeitenden die Möglichkeit, sich zu Vision und Mission ihrer künftigen Tätigkeit über ihre jeweiligen Abteilungsbotschafter:innen einzubringen und in zahlreichen Workshops und Diskussionsrunden Antworten auf die Fragen zu erarbeiten, „wie wir arbeiten werden, wie wir unsere Rolle sehen, welche Erwartungen es gibt und wie wir unsere universitäre Arbeitskultur gestalten wollen“, sagte Dr. Christian Blomeyer. Mit der Formulierung von Vision, Mission und Werten sei ein weiterer Meilenstein auf dem Weg zur Verwaltung 4.0 geschafft.

Kanzler Dr. Christian Blomeyer. Foto: Katharina Herkommer/UR

Martina Fischer fasste im Anschluss zusammen, wie man „die beste Version von uns selbst“ suchte und fand, erinnerte an zeitliche Meilensteine des Prozesses. Der Dank der Referentin und des Kanzlers ging an die Abteilungsbotschafter:innen , die eine zentrale Rolle in diesem Kontext spielten, Stimmen einholten und zusammenführten.

Martina Fischer, Organisationsentwicklung. Foto: Katharina Herkommer/UR


Die Vision

Das Gefühl von Verantwortlichkeit, die Idee der Verantwortung und des Übernehmens von Verantwortung spiegeln sich in der Version, die englische Formulierung des „Responsible for the future“ sei Teil der Internationalität der Universität und ihrer zunehmenden Internationalisierung, sagte Dr. Christian Blomeyer.

Grafik: Martina Stelzl/UR

Mit „Menschlich. Digital. Transparent“ habe man zusammengefasst, wie man sich konkret sehe und verstehe. Die Vision in ihrer Gesamtheit spiegle einen Wandel in die richtige Richtung.

Die Mission

Die Formulierung der Vision ging mit der der Mission einher: "Gemeinsam machen wir Fortschritt möglich!" lautet die übergeordnete Botschaft, „und dem haben wir uns nun verschrieben“, sagte der Kanzler.

Grafik: Martina Stelzl/UR


Die Werte

Im Anschluss skizzierte Dr. Blomeyer noch einmal die Diskussionen um inhaltliche Momente der fünf gemeinsam ausgewählten Werte: Flexibilität, Serviceorientierung, Kompetenz, Zusammenarbeit und Wertschätzung.

Diese sei „mehr als Lob“, sagte der Kanzler, es bedeute auch Respekt auf allen Ebenen im täglichen Umgang miteinander. Wenn man einem Anliegen nicht entsprechen könne, weil es vielleicht gerade stressig sei, könne man das einfach ohne mürrische Kommentare erklären und zumindest das Feedback geben, dass man sich der Sache so zügig wie möglich widmen werde. Dieser Respekt sei allen gegenüber angebracht: Kolleg:innen, Studierenden, Wissenschaftler:innen.


Zum Stichwort Flexibilität sagte der Kanzler, er unterstütze den Mut der Beschäftigten zu entscheiden: „Es ist immer besser, eine Entscheidung zu treffen, als eine Person im Regen stehen zu lassen.“ Und wenn man mit einem Anliegen konfrontiert werde, für das eigentlich andere Mitarbeitende zuständig seien, dann möge man künftig anbieten, etwas entgegenzunehmen und weiterzuleiten und darauf verzichten, auf die Zuständigkeit anderer zu verweisen und das Anliegen abzuweisen. „Geben Sie Hilfestellung, egal, welcher Vorgang an Sie herangetragen wird“, ermunterte Dr. Blomeyer das Publikum.


Zum Stichwort Zusammenarbeit nannte der Kanzler einige Aspekte, die er aus der dazugehörigen Stunde der Werte zum Thema mitgenommen habe:  

„Kommunizieren Sie, geben Sie Informationen weiter, verzichten Sie auf das Generieren von Herrschaftswissen und zeigen Sie Professionalität!“


Das Weitergeben und Teilen von Wissen war den Teilnehmer:innen der für alle Beschäftigten offenen „Stunden der Werte“ auch beim Wert Kompetenz ein großes Anliegen.  Wissen müsse zwischen Kolleg:innen weitergegeben werden, auf der gleichen Zeitebene ebenso wie von einer Generation Beschäftigter zur nächsten. „Das ist Ihnen wichtig, und in der Konsequenz arbeiten wir daran künftig auch viel intensiver mit.“ Maßnahmen des sogenannten Onboarding, einer umfassenden Einarbeitung neuer Beschäftiger, werden intensiviert. Nur so lasse sich Kontinuität in den Arbeitsprozessen sichern.

Abschließend empfahl der Kanzler zum Wert Serviceorientierung, sich den Personen, die an einen herantreten, aufmerksam zu widmen, „legen Sie den Stift mal beiseite, hören Sie zu. Im Zweifelsfall ergeben sich daraus auch wieder Anregungen für Sie persönlich und für Ihre eigene Arbeit“. Eine Empfehlung, die er aus der Stunde der Werte zur Serviceorientierung mitgenommen habe, sei die des „Überraschens“ durch das Übertreffen von Erwartungen. „Wenn Sie wissen, dass Sie zur Bearbeitung eines Vorgangs noch Vertrag xy benötigen, dann sagen Sie nicht nur, dass etwas fehlt, sondern stellen Sie Ihren Klientinnen und Klienten an den Fakultäten bereit, was fehlt – in diesem Beispiel könnten Sie einen Mustervertrag mitgeben oder zusenden.“


Nächste Schritte

Viele Daumen gingen dann auch hoch, als Martina Fischer im Anschluss das Publikum um eine spontane Bewertung der Ausführungen bat, ein wenig Unsicherheit gab es auch, Daumen nach unten waren kaum zusehen. Dazu bei trugen Erfolge der Umgestaltung der jüngeren Vergangenheit: Eine großzügig und moderne Homeoffice-/Telearbeits-Regelung, die Abschaffung der Urlaubskarte, der Ausbau von Maßnahmen des Betrieblichen Gesundheitsmanagements und das sich ständig weiterentwickelnde Fortbildungsprogramm der Personalentwicklung. Derzeit werden nun die Handlungsfelder identifiziert, die sich aus der Werte-Definition ergeben haben; bei der Führungskräfteklausur der Verwaltung gab es dazu erste Workshops.
Diverse Kommunikationsmaßnahmen werden folgen – „mit dem Ziel, unser gelebtes Selbstverständnis zu etablieren“, sagte Martina Fischer, die eine erste Sommerchallenge zu #Wertschätzung ausrief -zu dem Wert, der in einer kurzen Slido-Umfrage im Rahmen der Veranstaltung als wichtigster Wert identifiziert wurde.

Screenshot via www.slido.com


Sommerchallenge #Wertschätzung

Wie funktioniert’s? „Drei Wochen lang mindestens ein wöchentliches Visions-Post-It für die Kolleg:innen Ihrer Wahl unter dem Stichwort Wertschätzung! Warum schätzen Sie ihn/sie? Wofür? Und dann einfach ein Foto davon an organisationsentwicklung@ur.de senden!“ Denn: „Es kommt auf uns alle an“, fasste Martina Fischer die klare Botschaft der Veranstaltung zusammen. Die Aufforderung dazu: „Überlegen Sie, was Sie in Sachen Werte ohnehin schon beitragen, was und wie Sie noch beitragen können!“

Kanzler Dr. Christian Blomeyer geht davon aus, dass die Werte in den kommenden ein bis zwei Jahren verinnerlicht werden und daraus ein Kulturwandel entstehe ,der überall an der Universität spürbar sein werde. „Wir müssen alle an uns arbeiten, und es wird letztlich uns allen zugutekommen“, sagte der Kanzler. „Selbstverständlich können Sie die Werte auch von mir einfordern. Und Sie können sicher sein, dass ich Ihre Arbeit, die täglich in vielen Unterlagen über meinen Schreibtisch geht, wertschätze. Als Zeichen dieser Wertschätzung und im Zuge von Serviceorientierung bearbeite ich alles, was mich erreicht, so schnell es geht. Wann immer möglich, noch am gleichen Tag.“

Im Anschluss an die knapp einstündige Veranstaltung wanderte erste Post-Its in den Abteilungen; Themen der die Veranstaltung begleitenden Präsentation 
wurden besprochen, die Diskussionen der „Stunden der Werte“ noch einmal reflektiert.

Viel Zustimmung gab es im Nachgang zur Veranstaltung in verschiedenen Gruppengesprächen insbesondere für des Kanzlers Abschieds-Appell: „Erleichtern Sie andern das Leben – wir sind doch alle dafür dankbar. Vieles ist schwer genug.“

twa.



Universitätsverwaltung


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Martina Fischer

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E-Mail: martina.fischer@ur.de