Datenschutz

Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Betriebs des Bibliotheksmanagementsystems (FOLIO) und des Benutzerkatalogs (Vufind) der Universitätsbibliothek Regensburg

Stand: 01.07.2025

Mit diesen Informationen kommt die Universität Regensburg für die oben genannte Verarbeitung personenbezogener Daten ihrer Informationspflicht gem. Art. 13 DSGVO nach.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung ist die Universität Regensburg, vertreten durch den Präsidenten. 

Der Präsident
Universität Regensburg
93040 Regensburg
Telefon 0941 943-2300
Telefax 0941 943-3310
E-Mail praesident@ur.de

2. Datenschutzbeauftragte

Universität Regensburg
Die Datenschutzbeauftragte
Landshuter Straße 4
93047 Regensburg
Telefon 0941 943-5376
Telefax 0941 943-5369
E-Mail dsb@ur.de

3. Ansprechpartner für Bibliotheksmanagementsystem (FOLIO) und Benutzerkatalog (Vufind)

André Schüller-Zwierlein
Direktor der Universitätsbibliothek
Universität Regensburg
93040 Regensburg
Telefon 0941 943-3900
Telefax 0941 943-5369
E-Mail andré.schueller-zwierlein@ur.de

4. Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten

Das Bibliothekssystem der Universitätsbibliothek Regensburg umfasst das Bibliotheksmanagementsystem FOLIO sowie den Bibliothekskatalog, der auf VuFind basiert. Das Bibliotheksmana-gementsystem FOLIO dient der Universitätsbibliothek Regensburg zur Steuerung und Abwicklung ihrer wesentlichen Arbeits- und Verwaltungsprozesse. Es umfasst auch die Verwaltung personenbezogener Nutzerdaten im Rahmen der Zulassung zur Benutzung sowie der Mediennutzung (Ausleihe, Fernleihe, Verlängerung, Vormerkung, Gebühren- und Mahnvorgänge, Nutzerkommunikation, Abwicklung von Verlust- und Schadensfällen). Der Bibliothekskatalog (VuFind) ermöglicht den Nutzenden Literaturrecherchen und Medienbestellungen sowie damit verbundene Services (z.B. Ausleihkonto einsehen, Merklisten anlegen, Beschaffungsvorschläge übermitteln). 

Dafür werden von Ihnen personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken erhoben und verarbeitet:

Für die Nutzerverwaltung: 

• Nachname, Vorname(n)
• Adresse(n)
• Geburtsdatum
• Telefon (Angabe fakultativ)
• Mobiltelefon (Angabe fakultativ)
• Bevorzugte Kontaktmöglichkeit
• E-Mail-Adresse(n)
• Personengruppe
• Folio-ID / Benutzernummer / RZ-Account
• Passwort (in verschlüsselter Form)
• Kontosperren
• Status (aktiv/inaktiv)
• Ablaufdatum
• Datum der letzten Aktivität
• Erfassungsdatum
• Letztes Änderungsdatum

Neben den Daten in der Nutzerverwaltung werden abhängig von den Aktivitäten der Nutzenden zusätzlich Daten erhoben und verarbeitet. 

Für Suchanfragen und Recherchen:

• Suchhistorie
• Merklisten

Für Bestandsanfragen (Bestellung von Medien zur Ausleihe):

• Titel
• Barcode des Mediums 
• Status der Bearbeitung

Für Ausleihen: 

• aktuelle Ausleihen
• Ausleihhistorie (Titel, Barcode, Ausleihdatum, Rückgabedatum)

Für Beschaffungsvorschläge:

• Beschaffungsvorschläge und Nutzende, die die Beschaffungsvorschläge einbringen

Für die Verwaltung von Forderungen / Mahnungen:

• offene Gebühren
• erledigte Gebühren
• ausgesetzte Gebühren
• zurückerstattete Gebühren 

Der Bibliothekskatalog (VuFind) ist eine Web-Anwendung, für die wie bei sonstigen Web-Anwendungen die Datenschutzerklärung der Universität Regensburg (https://www.uni-regensburg.de/datenschutz/startseite/index.html) gilt.

5. Rechtsgrundlage(n) der Verarbeitung:

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten für den Bibliothekskatalog mit Anbindung an das Bibliotheksmanagementsystem FOLIO sind Art. 6 (1) e) b) und c) und 32 DSG-VO mit Art 4 und Art. 5 BayDSG. Die Verarbeitung erfolgt im Rahmen der Aufgabenerfüllung der Universitätsbibliothek Regensburg gemäß ABOB §2, §3, §4, §5 und §12.

6. Empfänger bzw. Empfängerkategorien der personenbezogenen Daten:

Der Bibliothekskatalog auf Basis von VuFind und das Bibliotheksmanagementsystem FOLIO werden von der Bayerischen Staatsbibliothek im Wege der Auftragsverarbeitung bereitgestellt. Das Hosting erfolgt dabei im Leibniz-Rechenzentrum (LRZ) als Unterauftragnehmer der Bayerischen Staatsbibliothek. In Fällen der Mahnverwaltung säumiger Nutzer werden personenbezogene Daten (Name, Anschrift, Gebühren) an die Staatsoberkasse Bayern übermittelt.

Ihre personenbezogenen Daten übermitteln wir außer an die oben genannten Einrichtungen grundsätzlich nicht an Dritte.

In Einzelfällen kann eine Datenübermittlung an Dritte auf Grundlage einer gesetzlichen Erlaubnis erfolgen, zum Beispiel eine Übermittlung an Strafverfolgungsbehörden zur Aufklärung von Straftaten im Rahmen der Regelungen der Strafprozessordnung. 

Mitarbeitende der Universitätsbibliothek haben Zugriff auf die für die Aufgabe notwendigen personenbezogenen Daten. 

7. Übermittlungen in Drittstaaten oder internationale Organisationen

Es erfolgt keine Übermittlung an Drittstaaten oder internationale Organisationen.

8. Speicherdauer

Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist.
Die Löschung aller Daten erfolgt mit Beendigung des Benutzungsverhältnisses, sofern keine offenen Vorgänge (z.B. Bestellungen, Rückgaben oder Gebühren) vorhanden sind bzw. alle Ansprüche erloschen bzw. nicht mehr durchsetzbar sind und damit keine Aufbewahrungspflicht besteht. Die Löschung für Studierende der Universität Regensburg erfolgt automatisch zum Beginn des Folge-semesters, wenn keine Rückmeldung vorliegt. Bibliothekskonten der anderen Nutzenden im Status inaktiv werden nach 2 Jahren zum Quartalsende gelöscht.

Einzelne Datenkategorien werden bereits vorher gelöscht bzw. anonymisiert:
Daten zu Forderungen werden gelöscht, sobald keine überfälligen Medien oder Gebühren vorhanden sind und alle Ansprüche erloschen bzw. nicht mehr durchsetzbar sind.
Die Ausleihhistorie wird nach 7 Tagen anonymisiert. 
Die Bestandsanfragenhistorie wird nach 7 Tagen anonymisiert.
Eine Anonymisierung statt einer Löschung erfolgt, damit statistische Auswertungen erfolgen können.
Logdateien werden vom LRZ nach 7 Tagen gelöscht.

9. Ihre Rechte als Betroffener

Als Betroffener haben Sie folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen:

• Auskunft über die Verarbeitung und eine Kopie ihrer personenbezogenen Daten gem. Art. 15 DSGVO
• Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten gem. Art. 16 DSGVO
• Löschung Ihrer personenbezogenen Daten gem. Art. 17 DSGVO
• Einschränkung der Verarbeitung und Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gem. Art. 18 und 21 DSGVO
• Bereitstellung einer Kopie Ihrer personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format, welche Sie an einen anderen Verant-wortlichen übermitteln können (Datenübertragbarkeit)

Sie haben ein Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde. Die zuständige Aufsichtsbehörde ist: 
Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz, Postfach 221219, 80502 München, poststelle@datenschutz-bayern.de.

10. Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Sie sind dazu verpflichtet, Ihre Daten anzugeben. Diese Verpflichtung ergibt sich aus Art. 6 (1) e) b) und c) und 32 DSGVO mit Art 4 und Art. 5 BayDSG. Die Verarbeitung erfolgt im Rahmen der Aufgabenerfüllung der Universitätsbibliothek Regensburg gemäß ABOB §2, §3, §4, §5 und §12. Die Universitätsbibliothek Regensburg benötigt Ihre Daten, um Sie zur Benutzung der Universi-tätsbibliothek zulassen zu können bzw. Ihnen Medien zur Ausleihe zur Verfügung zu stellen. Wenn Sie die erforderlichen Daten nicht angeben, kann kein Benutzerausweis ausgestellt werden.

11. Automatisierte Entscheidungsfindung

Bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt keine automatisierte Entscheidungsfindung.

12. Weitere Informationen

Weitere Informationen zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten finden Sie in den Datenschutzbestimmungen der Universität Regensburg unter www.uni-regensburg.de/datenschutz

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung gelegentlich anzupassen, damit diese stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z. B. bei der Einführung neuer Funktionen und Dienste. Für die zukünftige Nutzung gilt dann die jeweils neue Datenschutzerklärung.