Drittmittelmanagement

Nach erfolgreicher Antragstellung und Bewilligung eines Projektes benötigt Referat IV/5 folgende Dokumente, um die Projektnummer (Anordnungsstellennummer) und die Buchungsstellen zu vergeben und das Projektkonto einrichten zu können:

• Zuwendungsbescheid bzw -vertrag  (bei BMBF-Bewilligungen, DFG-Sachbeihilfen und Förderung durch die VW-Stiftung erhält Referat IV/5 die Unterlagen ebenfalls direkt durch die Drittmittelgeber)
• Ggf. Annahmeerklärung zur Unterschrift durch die Universitätsleitung (Bitte beachten Sie, dass die Annahmeerklärung über das Referat IV/5 zur Vorlage bei der Universitätsleitung einzureichen ist) 

• Drittmittelanzeige

Bitte beachten Sie:

• Sammelkonten für unterschiedliche Projekte können nicht eingerichtet werden
• Mit der Arbeit am Projekt kann erst begonnen werden, wenn ein rechtsgültiger Vertrag bzw. Bewilligungsbescheid vorliegt

Drittmittel werden über den Staatshaushalt der Universität Regensburg verwaltet. Es gelten somit neben den vom Mittelgeber festgelegten Bestimmungen und dem Finanzierungsplan auch die Bestimmungen der Bayerischen Haushaltsordnung (BayHO).

Abruf des bewilligten Budgets/Bankverbindung:
Die vom Geldgeber zur Verfügung gestellten Mittel werden von der Projektleitung, gegebenenfalls mit entsprechenden Vordrucken, abgerufen. Sollte von Seiten der Verwaltung eine Unterschrift benötigt werden, leiten Sie den Mittelabruf bitte frühzeitig an das Referat IV/5. Die Überweisung des bewilligten Budgets hat auf das Konto der Universität bei der Staatsoberkasse Bayern zu erfolgen.

Zur erfolgreichen Zuordnung der Mittel ist als Verwendungszweck das Kapitel 1521, die Projektnummer und der Name der Projektleitung anzugeben. Eine Kopie der Mittelanforderung muss dem Referat IV/5 zugeleitet werden, damit die eingehenden Beträge dem Projekt richtig zugeordnet werden können. Bei Bedarf unterstützt Sie das Referat IV/5 gerne bei der Erstellung der Mittelanforderung. Der Mitteleingang wird der Projektleitung schriftlich mitgeteilt.

Die Bankverbindung der Universität Regensburg bei der Staatsoberkasse Bayern finden Sie hier.

Informationen zu Buchungsstellen, Titelgruppen, Ausgabe- u. Kostenarten finden Sie hier.

Bitte beachten Sie, dass bei einigen Mittelgebern die Mittel nach Haushaltsjahren bewilligt sind und ein Überschuss nicht automatisch in das nächste Haushaltsjahr übertragen werden kann (i.d.R. Mittel des Bundes und der Länder). Hierzu getroffene Regelungen finden sich üblicherweise in den Verwendungsrichtlinien des Geldgebers. Sollte das Budget eines Haushaltsjahres nicht ausgeschöpft werden können und die Möglichkeit zur Beantragung eines Übertrags der Mittel bestehen, ist das Referat IV/5 hiervon frühzeitig in Kenntnis zu setzen.

Die Projektleitung bestimmt über die Mittelverwendung unter Beachtung der Bedingungen des Drittmittelgebers sowie der gesetzlichen Vorschriften. Somit ist die Projektleitung auch für die finanzielle Überwachung der Drittmittel verantwortlich. Referat IV/5 ist daher unverzüglich über sämtliche haushaltsrelevanten Abmachungen mit dem Fördergeber sowie interne Dispositionen (Umwidmungen, Fristverlängerungen, etc.) in Kenntnis zu setzen.

Die Projektleitung ist ebenso für Überschreitungen des Drittmittelbudgets verantwortlich und trägt die Folgekosten. Verpflichtend zu beachten sind insbesondere folgende Grundsätze:

• Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit (Art. 7 Bayer. Haushaltsordnung – BayHO);
• Trennungsprinzip, d.h. die Zuwendung an die Hochschule darf nicht in Abhängigkeit von Umsatzgeschäften erfolgen ;
• Transparenzprinzip, die rechtlichen und tatsächlichen Leistungsbeziehungen zwischen Drittmittelgeber und Drittmittelempfänger müssen der Hochschule gegenüber offengelegt werden;
• Dokumentationsprinzip, sämtliche Leistungen an Hochschulen sowie etwaige Gegenleistungen müssen schriftlich fixiert werden. Die Unterlagen sind unter Beachtung der bestehenden gesetzlichen Fristen aufzubewahren;
• Bestimmungen der Richtlinie zur Finanzierung von Bewirtungs- und Repräsentationsausgaben der Universität Regensburg.

Bestellungen:
Verbrauchsmaterialien und Geräte werden von der Universität (Referat IV/2 – Einkauf) auf Antrag der Projektleitung beschafft; entsprechende Bestellungen sind daher mittels Beschaffungsantrag unter Angabe der Buchungsstelle dorthin zu richten. Weitere Informationen finden sich in der Handreichung zur Beschaffung.

Reisekosten:
Die Abrechnung von Reisekosten erfolgt unter Vorlage von Originalbelegen (mit genehmigtem Dienstreiseantrag und dem Formular zur Erstattung von Reisekosten) durch die Personalabteilung (Referat III/2). Die nötigen Formulare finden Sie hier.

Bezahlung von Rechnungen und Vergütungen:
Zu allen während eines Projekts anfallenden Ausgaben sind die Originalbelege zu den Buchungsunterlagen einzureichen. Die Ausgabensumme muss mit dem Vermerk „sachlich und rechnerisch richtig und festgestellt mit ..... EUR“, sowie der Originalunterschrift der Projektleitung oder eines feststellungsbefugten Beauftragten versehen werden. Informationen und Anleitungen zur Kontierung von eRechnungen finden Sie hier.

DFG-Programmpauschale:
Die Deutsche Forschungsgemeinschaft überlässt es den einzelnen Universitäten, ein Verfahren zur Verwendung der durch die Programmpauschale freigesetzten Mittel zu entwickeln. Die Mittel sollen dabei innerhalb der Zielsetzung des Hochschulpakts 2020 strategisch eingesetzt werden und insbesondere zur Stärkung von Profilbildung und entsprechenden Leistungsanreizen verwendet werden.
Die Verteilung der DFG-Programmpauschale erfolgte nach Beschluss der Universitätsleitung bis Ende 2022 nach folgendem Schlüssel:
60 Prozent erhielt bei „koordinierten Programmen“ der Einwerber, bzw. bei der „Allgemeinen Forschungsförderung“ (sog. Sachbeihilfen) die Fakultät des Einwerbers. Jeweils 20 Prozent waren für die zentralen Aufgaben der Verwaltung vorgesehen, bzw. wurden für Struktur fördernde Maßnahmen eingesetzt. Seit dem 01.01.2023 wird die DFG-Programmpauschale nach den geänderten Vorgaben der DFG im allgemeinen Haushalt vereinnahmt und transparent und überprüfbar eingesetzt.

Projektkontenstand:
Zur Überwachung der Einnahmen und Ausgaben des Forschungsprojekts besteht die Möglichkeit, das Konto über folgenden Link einzusehen. Der Zugang zu den jeweiligen Konten erfolgt über ein Passwort und ist auf die den Teilnehmern zugeordneten Kostenstellen begrenzt. Es wird gebeten, die Konten zu prüfen und bei Unstimmigkeiten das Referat IV/5 zu verständigen. Ein frühzeitiger Hinweis (möglichst innerhalb von drei Monaten) empfiehlt sich im eigenen Interesse der Projektleitung.
Anträge auf Zugang zu den Konten stellen Sie hier.

Umwidmung von Mitteln:
Sollte sich im Laufe der Projektarbeit die Notwendigkeit ergeben, dass Mittel anders eingesetzt werden müssen als im zugrundeliegenden Förderbescheid vorgesehen, sind die Bewilligungs- bzw. Zuwendungsrichtlinien zu beachten. Möglicherweise ist darin bereits die Umwidmung von Mitteln bis zu einer bestimmten Höhe oder für bestimmte Zuwendungszwecke zugelassen. Andernfalls ist ein Antrag auf Umwidmung zu stellen. In jedem Fall ist die zuständige Sachbearbeitung im Referat IV/5 in Kenntnis zu setzen.

Verwendungsrichtlinien:
In der Regel fügt der Geldgeber dem Zuwendungsbescheid oder dem FuE-Vertrag Verwendungsrichtlinien bei, welche die Grundlage für die Bereitstellung der bewilligten Drittmittel bilden und daher genauestens zu beachten sind. Sollten diese Richtlinien Universitätsbestimmungen widersprechen, so wird sich Referat IV/5 mit dem Drittmittelgeber in Verbindung setzen.

Verwendungsnachweise:
Die vom Geldgeber geforderten Verwendungsnachweise müssen in Zusammenarbeit zwischen Projektleitung und Referat IV/5 erstellt werden. Referat IV/5 liefert Kostenaufstellungen (Buchungsdaten) und bestätigt, dass die genannten Ausgaben ordnungsgemäß gebucht sind. Dagegen kann nur die Projektleitung bestätigen, dass die Ausgaben entsprechend der Zweckbestimmung und den Bedingungen des Geldgebers getätigt wurden.

Beachten Sie Ihre Berichtspflichten gegenüber dem Geldgeber! Häufig sind Berichtspflichten mit Zahlungsterminen verknüpft, so dass bei nicht eingehaltener Berichtspflicht ggf. Zahlungen durch den Mittelgeber nicht erfolgen.
Die Rechnungsprüfung durch den Obersten Bayerischen Rechnungshof und das Staatliche Rechnungsprüfungsamt findet in zufälliger Auswahl der Vorgänge laufend in der Universitätsverwaltung statt; im Bedarfsfall wird bei der Projektleitung rückgefragt. Der Geldgeber hat sich i.d.R. ein eigenes Prüfungsrecht vorbehalten.
Insoweit eine Pflicht zur Führung von Beleglisten, Stundennachweisen oder Gerätelisten besteht, obliegt die Erfüllung dieser Aufgabe der Projektleitung.

Etwaige Projektmitarbeiter sind als Bedienstete des Landes einzustellen. Antragsunterlagen finden Sie hier.

Bei Beschäftigung von nichtwissenschaftlichem Personal muss die Stelle ausgeschrieben werden; vor der Einstellung ist die Zustimmung des Personalrats durch die Personalabteilung einzuholen.

Einstellungsanträge sollen dem zuständigen Referat der Personalabteilung frühzeitig vor Beschäftigungsbeginn zugeleitet werden. (Mindestens 6 Wochen) Eine gegenüber der Bewilligung abweichende Beschäftigung von Personal bedarf der vorherigen Einwilligung des Geldgebers.

Der Abschluss von Werkverträgen ist nur ausnahmsweise möglich (vgl. Kanzlerrundschreiben vom 21.08.2012). Die entsprechende Vertragsgestaltung obliegt der Universität; zuständig ist die Personalabteilung (Referat III/1).

Dem Bewilligungsbescheid oder dem FuE-Vertrag ist i. d. R. das Projektende zu entnehmen, abrechnungsrelevante Projektausgaben können nur bis zu diesem Zeitpunkt getätigt werden.

Jede Änderung der Projektlaufzeit ist dem Referat IV/5 mitzuteilen; üblicherweise wird es erforderlich, einen Verlängerungsantrag beim Mittelgeber zu stellen.
Bei drittmittelfinanzierten Mitarbeiter/innen sind bei vorzeitiger Beendigung ggf. Kündigungen in Zusammenarbeit mit der Personalabteilung zu veranlassen.
Zum Ende des Projektes erstellen Sie bitte die Schlussabrechnung, unterzeichnen diese und leiten sie dem Referat IV/5 zu. Bitte regeln Sie die Rückgabe von Leihgeräten. Die Übernahme von Geräten in das Eigentum der Universität erfolgt entsprechend den Bedingungen der Fördereinrichtung.

Wechsel an eine andere Universität:
Beabsichtigt die Projektleitung an eine andere Universität oder Forschungseinrichtung zu wechseln und das Drittmittelprojekt dort fortzuführen, so ist die Universität darüber frühzeitig in Kenntnis zu setzen. Folgende Punkte sind dabei zu berücksichtigen:

• Einreichung einer Bereitschaftserklärung zur Übernahme des Drittmittelprojekts durch die neue Einrichtung sowie eine Einverständniserklärung des Drittmittelgebers
• Erstellen der Schlussabrechnung und Weiterleitung an das Referat IV/5
• Stellen eines formlosen Antrages an das Referat IV/5 auf Übertragung des Projektes auf die neue Einrichtung

Alle weiteren Schritte werden im Einzelfall abgesprochen.

Beachten Sie bitte, dass beschaffte Gegenstände durch die Universität Regensburg inventarisiert wurden und somit in das Eigentum der Universität übergegangen sind, vorausgesetzt der Fördergeber hat hierzu keine abweichende Regelung getroffen. Wenn inventarisierte Gegenstände mit an die neue Einrichtung transferiert werden sollen, so ist das Referat IV/4 Haushaltssteuerung mit einzubeziehen.

Bei der Durchführung von Drittmittelprojekten entstehen neben den Projektausgaben auch Kosten der wissenschaftsstützenden Serviceeinrichtungen und durch die Inanspruchnahme der Infrastruktur. Daher unterliegt eine Vielzahl von Drittmitteln gemäß der Richtlinie zur Erhebung von Gemeinkosten an der UR einer Geminkostenpflicht.

Grundsätzlich sind alle Projekte, die aus Mitteln der gewerblichen Wirtschaft und der Industrie sowie von der EU finanziert werden, gemeinkostenpflichtig. 

Ausgenommen von der Gemeinkostenpflicht sind Projekte, die ausschließlich aus öffentlichen Mitteln gefördert werden (Zuwendungsgeber sind in diesen Fällen i.d.R. DFG, Bund und Länder, Kommunen, Kirchen, Hochschulen, aber auch öffentlichen Einrichtungen gleichgestellte Stiftungen und gemeinnützige Vereine). Spenden unterliegen ebenfalls nicht der Gemeinkostenpflicht.

Weitere Informationen finden Sie auch im Merkblatt zur Umsetzung der Gemeinkostenrichtlinie.