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Arbeitsplatz der Zukunft

Februar 2024

Final formuliert

Die Führungsleitlinien der Universitätsverwaltung sind nun sprachlich überarbeitet und mit Hashtags versehen

2023 wurden in der Universitätsverwaltung der Universität Regensburg (UR) Führungsleitlinien für die Verwaltung der UR erarbeitet. Grundlage diese Führungsleitblildes sind fünf Werte, die die Beschäftigten in einem mehrstufigen Prozess als Basis ihres dienstlichen Selbstverständnisses entwickelt haben.

Zum Entstehungsprozess

Gespräche mit Kanzler Dr. Christian Blomeyer gab es zunächst im Mittagsformat „Führung im Dialog“, bei dem sich Führungskräfte der Verwaltung zu Austauschrunden an unkonventionellen Orten der UR trafen – von Sportzentrum bis Kunsthalle.

Die in den mittäglichen Gesprächen bei „Führung im Dialog“ gesammelten Impulse waren Basis eines „Worldcafés“ im Juni 2023, bei dem die Führungsleitlinien für die Universitätsverwaltung erarbeitet wurden.

Im Anschluss bildete sich ein Team "Sprachliche Überarbeitung der Führungsleitlinien" mit Dr. Andreas Becker, Manuel März, Dr. Frederike Seitz und Dr. Marcus Willamowski, welches die im „Worldcafé“ erarbeiteten Inhalte griffig formulierte und eine Auswahl von Hashtags für jede der fünf Leitlinien, die auf den fünf Werten Flexibilität, Kompetenz, Serviceorientierung, Wertschätzung und Zusammenarbeit basieren, bereitstellte.

In einer abschließenden Veranstaltung mit allen Führungskräften der Vewaltung am 30. November 2023 wurden die neuen Formulierungen vorgestellt und über die finalen Hashtags abgestimmt:

#URgreat

1.    Wir leben eine respektvolle und empathische Vertrauenskultur mit offener und ehrlicher Kommunikation.
2.    Wir arbeiten auf Augenhöhe zusammen und gestalten unsere Entscheidungen transparent und partizipativ.
3.    Wir schaffen Raum und Zeit für regelmäßige Begegnungen und Austausch.

#URwelcome

1.    Wir sind erreichbar, antworten zeitnah und helfen weiter.
2.    Wir nehmen uns der Belange anderer an.
3.    Wir erarbeiten gemeinsam praxisnahe Lösungen.

#URnotalone

1.    Wir schenken uns Vertrauen und unterstützen uns gegenseitig.
2.    Wir tauschen Informationen aus und fördern deren Weitergabe.
3.    Wir lösen Konflikte und feiern Erfolge.

#Flexmachine

1.    Wir sind offen für Veränderungen.
2.    Wir schaffen eine Work-Life-Balance.
3.    Wir sorgen für ein Umfeld, in dem sich alle frei und sicher entfalten können..

#Thinkoutsidethebox

1.    Wir teilen unser Wissen.
2.    Wir erkennen Fähigkeiten und fördern Potenziale.
3.    Wir übertragen Verantwortung, schaffen kreative Freiräume und leben eine offene Fehlerkultur.


Juni 2023

Führungskräfte erarbeiten Führungsleitbild

Wie serviceorientierte, flexible, wertschätzende, kompetente und auf Zusammenarbeit basierende Führung aussehen muss

Respekt und Empathie, nachvollziehbare Entscheidungen, kreative Freiräume im dienstlichen Alltag: Viele Momente machen gute Führung aus. Sie ist ein entscheidendes Moment nicht zuletzt dann, wenn Veränderungen anstehen. Der Weg zur Verwaltung 4.0 birgt viele solcher Veränderungen: neue Arbeitswelten, mobiles Arbeiten, Digitalisierung und damit verbundene Prozesse und Werkzeuge zu ihrer Umsetzung. Führungskräfte sind gefordert: Digitalisierte, flexibilisierte Arbeit und deren zunehmende Komplexität verlangen ebenso wie die stetig in die Arbeitswelt einsteigenden „Millennials“ heute ein anderes Führungsverhalten als vor zehn Jahren.

Ein dabei wichtiger Aspekt: Existierende Verwaltungsprozesse erfassen, verschlanken und vereinfachen. Zunehmend herrsche Zufriedenheit, dass via Prozessmapping und Prozessportal ein guter Überblick innerhalb und über die Verwaltungsprozesse entstehe: Mit diesem Hinweis begrüßte Kanzler Dr. Christian Blomeyer am 25. Mai 25 (Außen-)Referats- und Abteilungsleitende der Verwaltung zum Worldcafé im PT-Sitzungssaal. Das Ziel der von Organisations- und Personalentwicklung organisierten Zusammenkunft: Die bei mehreren mittäglichen Treffen der Führungskräfte gesammelten Stimmen dazu, wie Führung aussehen soll, in ein neues Führungsleitbild der Universitätsverwaltung zu gießen.

Martina Fischer führte zu Beginn der Veranstaltung in die Methode des Worldcafés ein.

Die Basis dieses Führungsleitbildes bilden die fünf Werte, die im Rahmen des Teilprojektes Vision/Mission/Werte als neues Selbstverständnis von Mitarbeitenden aus Verwaltung und wissenschaftsstützendem Bereich entwickelt wurden: Flexibilität, Kompetenz, Serviceorientierung, Wertschätzung und Zusammenarbeit.

Führungskräfte der UR-Verwaltung.

Diese Werte wurden beim Worldcafé an fünf Stationen diskutiert, moderiert von Mareike Artmann (Personalentwicklung), Martina Fischer (Organisationsentwicklung), Alexandra Franke-Nanić (Zentrum für Sprache und Kommunikation), Alexander Vikete (Organisationsentwicklung und Manuela Zachmayer (Personalentwicklung).

Die Ergebnisse der Diskussionsrunden fließen in das verbindliche Führungsleitbild für die Universitätsverwaltung.

Moderierten tationen des Worldcafés: (v. l.) Alexandra Franke-Nanić, Mareike Artmann, Alexander Vikete und Manuela Zachmayer mit Kanzler Dr. Christian Blomeyer.

twa.

       


Mai 2023

Werte und Führung im Dialog

Stimmen zum neuen Mittagsformat für Führungskräfte der Universitätsverwaltung

Wie fördere ich Flexibilität in meinem Team? Was tun, um die eigene Führungskompetenz zu stärken? Wie agiere ich als Führungskraft serviceorientiert? Wie führe ich, damit Zusammenarbeit gedeiht? Zu diesen mit den fünf Werten der Universitätsverwaltung verknüpften Fragen tauschten sich Führungskräfte der Verwaltung in den vergangenen Wochen an ungewöhnlichen Orten in einem Working Lunch aus, zu dem Kanzler Dr. Christian Blomeyer einlud. Das Format kam bei den Teilnehmer*innen gut an – bei denen, die schon viele Jahre an der UR tätig sind ebenso wie bei denen, die erst seit kurzem in den Mikrokosmos Universität eingetaucht sind.

Grafik: Martina Stelzl

Zu ersteren gehört Kerstin Eßberger, Leiterin des Außenreferates 9 – Verwaltung der Fakultät für Mathematik (Abteilung II), die darauf hinweist, dass man theoretisch viel von idealer Führung wisse, „aber es ist gut und hilfreich, gemeinsam zu reflektieren und sich über das eine oder andere, das im Arbeitsalltag untergeht, direkt auszutauschen“. Sie fand das Format ebenso gelungen wie ihre Kollegin Angela Hoffmann, die seit Januar an der UR tätig ist und das Außenreferat 3 – Wirtschaftswissenschaften leitet und das Format des mittäglichen Austauschs bereits aus dem Unternehmen kennt, in dem sie früher tätig war. Sie schätzt das neue, unkomplizierte Format ebenso wie die offene Atmosphäre des Gesprächs. „Führung heute findet auf Augenhöhe statt“, konstatiert Hoffmann, die autoritäre Modelle der Vergangenheit zuordnet. „Dialogfähigkeit ist wichtig, denn es gilt die Dinge aus Sicht der Führungskraft zu betrachten und zugleich aus der der Mitarbeitenden“.

Eßberger und Hoffmann fanden den Austausch fruchtbar, ebenso wie Werner Steinbach, leitender Sicherheitsingenieur der Universität Regensburg. „Es gab Impulse, man kam heraus aus den ausschließlich eigenen Gedanken und konnte einiges unmittelbar aufgreifen“, sagt Steinbach, dem die interdisziplinäre Zusammensetzung des Treffens gut gefiel. Für ihn ebenso wie seine Kolleg*innen ebenfalls positiv: Die unkonventionellen Orte der Zusammenkünfte, die Kunsthalle über dem Audimax und das Sportzentrum. Kein Besprechungstisch, ein eher unbekannter Ort, ein kurzer Austausch im Stehen steigern die Produktivität – darin waren sich alle einig.

Matthias Baderschneider, Leiter des Referates Referat I/1 (Qualitätsmanagement und Koordination in Studium und Lehre), fand die Kürze des Formats, das das normale Dienstgeschäft nicht beeinträchtigt ebenso gut wie die Gruppengröße von maximal zehn Teilnehmenden pro Runde: „Das garantiert, dass alle zu Wort kommen.“
Juristin Susanne Stingl, behördliche Datenschutzbeauftragte der Universität, fand die Treffen auf dem Campus nicht zuletzt deswegen hilfreich, weil ihr Büro im Alten Finanzamt angesiedelt ist und sie bei jeder Zusammenkunft auf dem Campus auch neue Gesichter kennenlernt. Positiv bewertet sie nicht zuletzt die konkreten Tipps, die beim Treffen zum Thema Flexibilität zur Sprache kamen, ließen sie sich doch im Alltag direkt umsetzen.

„Wir haben in weniger als einer Stunde wirklich gute Ergebnisse erzielt“, sagt Stingl, die es schätzt, dass Kanzler Dr. Christian Blomeyer an dem neuen von Organisations- und Personalentwicklung betreuten Format selbst teilnimmt: „Dinge haben mehr Wirkung, wenn man sieht, dass die, die Formate initiieren, auch selbst dahinterstehen.“

twa.


April 2023

Arbeiten im Homeoffice

Anzahl Personen in Telearbeit

Mit dem Ende der coronabedingten Sonderregelung bzgl. Homeoffice haben sehr viele Mitarbeitende der Universität Regensburg die Möglichkeit genutzt und einen Antrag auf "Alternierende Telearbeit und Flexitage" gestellt. Im Vorfeld wurde dazu eine neue Dienstvereinbarung formuliert, die wesentlich mehr Spielräume lässt, auch für die, die nur sporadisch von zu Hause aus arbeiten wollen.

Das Thema Homeoffice (im Fachjargon: "Alternierende Telearbeit) ist in der Verwaltung der Universität Regensburg ein beispielloser Erfolg. Die Anzahl der Mitarbeitenden mit Homeoffice-Regelung ist ab April 2022 deutlich gestiegen.

Schöner Nebeneffekt der neuen Home-Office-Regelung an der Uni: Man spart nicht nur Geld (weniger Fahrtkosten) und Zeit (keine Anfahrt), sondern schont auch noch die Umwelt. Ressourcenschonend ist aber nicht nur der teilweise Wegfall der Fahrt zur Arbeitsstätte, auch der Drucker wird nun viel weniger genutzt. Man findet neue Arbeitsroutinen.

Möglich wurde das alles aber erst durch die engagierte Unterstützung von vielen Kolleginnen und Kollegen, z. B. aus der Verwaltungs-EDV mit Handreichungen und Hilfestellung zur Technik, die Nachrichtentechnik der Technischen Zentrale mit der Bereitstellung einer Möglichkeit auch im Homeoffice über die Telefonanlage der UR telefonieren zu können.

Und natürlich auch durch jeden Einzelnen, mit unser aller Bereitschaft sich auf das Abenteuer "Arbeitsplatz der Zukunft" einzulassen.

ms.


Universitätsverwaltung


Kontakt

Martina Fischer

Sammelgebäude, Zi. 4.12

Telefon +49 941 943-7411
E-Mail: martina.fischer@ur.de