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Editorial

2. Juni 2022

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

vergangene Woche haben die Führungskräfte der Universitätsverwaltung in einem Worldcafé die künftig verbindlichen Führungsleitlinien abschließend formuliert. Basis dieses nun in seiner Endfassung verbindlichen Dokuments, das wir demnächst allen noch einmal zur Verfügung stellen, waren die Ergebnisse unserer Mittagsdiskussionen auf dem Campus zu unseren Werten: Serviceorientierung, Wertschätzung, Kompetenz, Flexibilität, Zusammenarbeit.

Stichworte, die Ihnen in den neuen Führungsleitlinen begegnen werden, sind Vertrauen, Respekt, Empathie und Augenhöhe. Aber auch Beratung, Unterstützung, das Erkennen und Fördern von Potenzial oder die Weitergabe von Informationen und das Hinterfragen interner Abläufe sind festgehalten. Mit diesen Leitlinien sind wir auf dem Weg zur Verwaltung 4.0 wieder einen Schritt weiter. Mein Dank gilt allen, die daran mitgearbeitet haben.

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg


12. Mai 2023

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

in der kommenden Wochen hat die Organisationsentwicklung eine „Visions-Kofferreise“ für uns geplant. Das Ziel ist es, sich mit unserem in Vision, Mission und Werten festgeschriebenen Selbstverständnis auseinanderzusetzen. Nur, wenn wir die Themen immer wieder aufgreifen und unseren persönlichen Bezug dazu finden, können wir die von uns selbst ermittelten Grundsätze, die uns wichtig sind, im dienstlichen Alltag etablieren.

Meine Bitte an Sie: Lassen Sie sich in den kommenden Wochen auf diese besondere Dienstreise ein, sehen Sie sich an, was man für Sie geplant hat und bringen Sie die Themen in Ihren Referaten zur Sprache. Warum? Weil wir gute Zusammenarbeit, gegenseitige Wertschätzung, umfassende Flexibilität, unterstützende Kompetenz und freundliche Serviceorientierung zur Selbstverständlichkeit werden lassen wollen.

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg


5. Mai 2023

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

häufig ist von „agiler Verwaltung“ die Rede. Das bedeutet unter anderem, dass wir uns als Verwaltung immer wieder selbst erschaffen müssen, in Zeiten von Unsicherheit und wachsender Komplexität. Wir müssen für uns klären, was uns wichtig ist, wohin wir uns inhaltlich und persönlich weiter entwickeln wollen. Wir benötigen dafür Beweglichkeit und die Bereitschaft, Prozesse zu verändern, uns selbst zu verändern und eigenverantwortlich zu handeln. Das kann niemand installieren oder in eine Richtlinie packen – das liegt bei uns allen, jedem/jeder Einzelnen.

Im letzten Kanzlergespräch habe ich darauf hingewiesen, dass mir im Hinblick auf die Schaffung eines neuen Selbstverständnisses als Verwaltung und als deren Beschäftigte wichtig ist, dass wir über die Vision/Mission/Werte-Diskussionen wieder ins Gespräch gekommen sind. Denn Schweigen und Frust bringt uns nicht weiter. Mein Appell: Lassen Sie uns im täglichen Miteinander mit respektvollem Dialog begegnen. Wenn Sie diesen manchmal vermissen, gehen Sie mit gutem Beispiel voran.

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg


28. April 2023

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

131 Beschäftigte der UR fanden sich zum heutigen Kanzlergespräch ein: Ein Zeichen dafür, dass der Informationsbedarf zu vielen Themen hoch ist – nicht nur zum Thema Verwaltung 4.0. In der kommenden Woche stellen wir Ihnen wie gewohnt einen kleinen Bericht zu den Inhalten der Veranstaltung auf den Seiten der Personalentwicklung bereit.

Was sich bereits an dieser Stelle in Sachen Prozessmanagement zusammenfassen lässt: Zehn Prozesse der ersten „Welle“ Prozessmanagement sind gemappt, vier davon im Prozessportal skizziert: der Ausleihprozess aus der Kunstkammer, die Anerkennungsverfahren für Studien- und Prüfungsleistungen aus dem Ausland (Austausch), Schließverwaltung (Ausgabe, Rückgabe, "Bestand") für Intern/Extern und das Stellenplanmanagement. Aus der zweiten Welle sind die Themen bzw. Prozesse zu Deutschlandstipendium und prüfungsrechtlichem Nachteilsausgleich ebenfalls weit gediehen. 

Derzeit sichten alle Abteilungen ihre Prozesse, damit wir uns einen besseren Überblick darüber verschaffen, wo am meisten Entwicklungs- und Optimierungsbedarf besteht und wo wir Prozesse verschlanken können.

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg


21. April 2023

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

im Anschluss an ihre Mappings erarbeiten die Prozesscoaches aktuell ihre Prozesskarten. Dabei taucht immer wieder das Argument auf, man könne die Karte, die den Prozess beschreibt, noch nicht veröffentlichen, denn das Stadium des „optimalen Prozesses“ sei noch nicht erreicht. Das ist kein Grund, die Prozesskarte nicht zu veröffentlichen: Optimierung ist ebenfalls ein Prozess, der stets andauert. Natürlich – und hoffentlich – sieht jeder Prozess in fünf oder sieben Jahren noch einmal viel besser aus, ist komplett digitalisiert und maximal optimiert. Aber auch bis dahin müssen die Prozessbeteiligten informiert werden und die Möglichkeiten haben, Prozessschritte im Prozessportal nachzuvollziehen oder nachzuschlagen.

Wir kommen an der Optimierung und Digitalisierung unserer Prozesse nicht vorbei: Das klingt zwischenzeitlich ein wenig nach Leierkasten, entspricht aber den Tatsachen. Ich freue mich, dass wir mit unserem neuen Leiter der Abteilung für Personalangelegenheiten, Herrn Dr. Marcus Willamowski, einen Kollegen gewinnen konnten, der unser Vorhaben einer prozessoptimierten und digitalisierten Verwaltung tatkräftig unterstützen wird.

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg


6. April 2023

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

vor den Feiertagen will ich allen, die in den vergangenen Wochen die zweite Runde Prozesse gemappt und an der Optimierung von Prozessen gearbeitet haben einmal mehr Danke sagen: Nach wie vor ist vieles, was mit Verwaltung 4.0 zusammenhängt, Arbeit „on top“ zu den täglichen dienstlichen Tätigkeiten. Das Investment, das Prozessbeteiligte, von Eigner-/innen bis Beratenden, gemeinsam jetzt dafür leisten, wird uns mittelfristig in schlankeren und digital optimierten Prozessen zugutekommen – dessen dürfen wir sicher sein.

Danke auch allen, die an unserem Mittagsformat „Führung im Dialog“ teilgenommen und damit an unserem neuen Führungsleitbild mitwirkten. Die in den Gesprächsrunden erarbeiteten Ergebnisse werden am 25. Mai 2023 allen Führungskräften der Verwaltung noch einmal vorgestellt und dienen als Basis der Verabschiedung unserer neuen, verbindlichen Führungsleitlinien.

Frohe Ostertage

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg


31. März 2023

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

oft erreichen mich Klagen von Mitarbeitenden, die sich immer wieder über die gleichen Fehler ärgern, wenn Anträge bei ihnen eingereicht werden. Es fehlt immer ein bestimmtes Formular, eine Unterschrift an versteckter Stelle, ein Dokument, das unabdingbar ist, man hätte die Unterlagen auch alle auf einmal einreichen können und nicht einzeln…

Das lässt sich einigermaßen leicht vermeiden. Denn das sind Dinge, die Sie selbst optimieren können: Sehen Sie sich an, was auf Ihren Webseiten zur Antragstellung steht und optimieren Sie einen entsprechenden Webseiten-Eintrag. Sinn macht sicherlich immer eine Checkliste, auf die Sie Antragstellende verweisen können. Entwerfen Sie sie, geben Sie die Checkliste einer Kollegin, die mit dem derzeitigen Prozess vertraut ist, ob ihr noch etwas auffällt, und stellen Sie sie bereit. Das ist ein einmaliger Aufwand, der sich nicht nur im Hinblick auf Serviceorientierung, sondern auch hinsichtlich Ihres Arbeitsaufkommens langfristig lohnt.

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg


10. März 2023

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

gemeinsam entwickeln wir in der Verwaltung der UR digitale, agile, selbstbestimmte und flexible Arbeit: Alle unsere Initiativen in Sachen Prozessmanagement und Gestaltung unseres Selbstverständnisses, die erste abgeschlossene Runde unseres Führungskräftedialogs zu den von uns gewählten Werten zeugen davon. An manchen Stellen wird das noch schmerzen – an einigen tut es dies schon. Daran vorbei werden wir trotzdem nicht kommen: Alle Kolleginnen und Kollegen, alle Führungskräfte – die alle Referatsleitungen einschließen – müssen in diesen Monaten Veränderungen anerkennen, den Wandel akzeptieren und die Bereitschaft sowie Motivation aufbringen, ihn zu gestalten.

Auf historisch gewachsenen Strukturen zu beharren ist keine Option. Wir entwickeln zur Gestaltung unseres Arbeitsplatzes, der Organisationskultur, dem Umgang miteinander und hinsichtlich rechtlicher Rahmenbedingungen unsere individuelle Strategie und leiten daraus (weitere) Handlungsfelder ab. In vielem können wir die notwendige Transformation selbst bewältigen, an anderen Stellen wird es sicherlich auch notwendig werden, den Wandel durch externe Expertise moderieren oder unterstützen zu lassen.

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg


3. MÄrz 2023

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

gestern habe ich einige unserer Führungskräfte bei einem lebendigen mittäglichen Austausch zum Thema Flexibilität getroffen. Einige Teilnehmende warfen nachahmenswerte Vorschläge in die Runde. Einer davon war, den Mitarbeitenden des verantworteten Bereichs Freiräume zu schaffen: Das kann bei der Erledigung bestimmter Aufgaben sein oder wenn es darum geht, Herangehensweisen an die Erledigung dieser Aufgaben sinnvoll umzustrukturieren. Im Hinblick auf die Zuständigkeiten innerhalb des Bereichs zu rotieren, damit allen ein wenig frischer Wind im Alltagstrott um die Nase weht, war ein anderer Impuls.

An welchen Stellen dies möglich ist, muss eine Führungskraft eruieren: Es gehört zu deren ureigensten Aufgaben, zu entscheiden, anzuleiten und ihre Mitarbeitenden kontinuierlich umfassend über Zielsetzungen, Inhalte und Kontexte zu informieren, aber auch konstruktive Rückmeldung einzufordern. Niemand anderer übernimmt diese Aufgabe.

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg


24. Februar 2023

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

der gestrige Führungskräftedialog zum Thema Kompetenz war bereichernd: Zeigte er doch einmal mehr, dass Verantwortung und Eigenverantwortung Themen sind, die wir kontinuierlich aufgreifen müssen. Verantwortung für das eigene Handeln ist ebenso notwendig wie Verantwortung im Umgang mit anderen: Wer kompetent führen will, muss zum Zuhören bereit sein, auch öfter einmal nachfragen – selbst, wenn das zu Hörende gelegentlich unangenehm ist.

Wer weiß, wie es um sein Team und die „Kundschaft“ steht, kann viel präziser einschätzen, was für verantwortliches Handeln am Arbeitsplatz vonnöten ist, an welchen Stellschrauben man drehen muss. Wenn Sie also planen, im Nachtrag zu Fasching und Karneval ein wenig zurückzuschalten, dann üben Sie sich doch auch im aktiven Zuhören. Die Kolleg/-innen werden das ebenso zu schätzen wissen wie unsere „Klient/-innen“, die Studierenden, Forschenden und Lehrenden.

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg


10. Februar 2023

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

gestern fand unser erster Führungskräftedialog zum Thema Wertschätzung statt. Eingeladen waren acht Führungskräfte, ausgewählt wurde nach Zufallsprinzip. Eine Stunde sprachen wir in einer gemeinsamen Mittagspause darüber, was man tun muss, um wertschätzend zu führen – und auch darüber, welches Verhalten nicht geeignet ist, diesen Wert zu leben, sondern im dienstlichen Alltag Frust zu erzeugen. Darüber sprachen wir an ungewohntem Ort – im Sportzentrum, mit Perspektivwechsel auf den Campus.

Weitere vier Termin werden folgen – zu Serviceorientierung, Kompetenz, Flexibilität und Zusammenarbeit. Auch dann werde ich wieder jeweils acht Führungskräfte darum bitten, die Einbettung dieser Werte in den jeweiligen Verantwortungsbereichen mit mir und den Kolleginnen aus Personal- und Organisationsentwicklung in einer gemeinsamen Mittagspause zu diskutieren. Erneut werden wir zufällig wählen, wer dabei ist.

Ich freue mich auf den weiteren Austausch!

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg


3. Februar 2023

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

nächste Woche starten wir eine zweite Umfrage zum Thema Mission-Vision-Werte. Bereits vor einem Jahr haben wir unser Selbstverständnis als Verwaltung auf diesem Weg in den Blick genommen, nun folgt die zweite Runde. Die Organisationsentwicklung will damit unter anderem einen ersten Zwischenstand dazu ermitteln, wie wir unsere gemeinsamen Werte Zusammenarbeit, Kompetenz, Flexibilität, Serviceorientierung und Wertschätzung im täglichen Miteinander leben. Zugleich werden wir damit auch herausfinden, an welchen Stellen wir noch intensiver ansetzen müssen.

Ein weiteres Projekt, das Ihnen allen im Verlauf der nächsten Monate begegnen wird, ist eine Visions-Kofferreise. Dann sind Ihre Erfahrungen in besonderer Weise gefragt. Der Dialog innerhalb der Referate im Hinblick auf unseren in Vision und Mission formulierten Anspruch und die entsprechende Umsetzung wird dadurch einen neuen Schwung bekommen.

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg


27. Janaur 2023

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

der Februar steht im Zeichen verschiedener Veranstaltungen zu Verwaltung 4.0: Die meisten Prozesscoaches der zweiten Runde berufen dann Workshops ein, um den Ist-Zustand der von ihnen betreuten Prozesse zu analysieren. Diesem Mapping wird ein weiteres folgen – zum Soll-Zustand. Nach den Pilotprozessen gehen wir damit an die Arbeit, eine ganze Reihe weiterer Prozesse zu optimieren und umzugestalten. Einblick in die Inhalte geben wir Ihnen hier. Den Prozesscoaches herzlicher Dank!

Ein weiteres Format, das ich ab Februar ins Leben rufe, sind Mittagsgespräche, „runde Esstische“ gewissermaßen, mit den Führungskräften der Universitätsverwaltung. In diesen Treffen werden wir unser neues, wertebasiertes Führungsleitbild erarbeiten.

Ich freue mich darauf.

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg


20. Januar 2023

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

in der vergangenen Woche haben die Führungskräfte der Universitätsverwaltung beim Neujahrsempfang das Jahr 2022 noch einmal Revue passieren lassen und auf 2023 angestoßen. In diesem Jahr sollen die Werte, die wir alle gemeinsam gewählt haben, zunehmend gelebt werden: Serviceorientierung, Flexibilität, Kompetenz, Wertschätzung und Zusammenarbeit haben vielfältige Inhalte, die wir künftig konsequent im dienstlichen Alltag leben wollen, um unserem Anspruch, den wir in Vision und Mission formuliert haben, gerecht zu werden: Innerhalb unserer Teams, abteilungsübergreifend, universitätsweit. Wertschätzende Zusammenarbeit soll nicht zuletzt die Workshops und Arbeitsgruppen im Prozessmanagement begleiten. Auch 2023 steht im Zeichen der Verwaltung 4.0.

Ihnen allen einen guten und gesunden Start ins neue Jahr!

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg


Der Kanzler


Dr. Christian Blomeyer

Telefon +49 941 943-2309
E-Mail: christian.blomeyer@ur.de