Prozessmanagement

WAS ist Prozessmanagement?

Prozessmanagement ist die Identifikation, die Gestaltung, die Dokumentation, die Implementierung, die Steuerung und die Optimierung von Prozessen, also von Arbeitsabläufen und Verfahren. Wir schauen uns bestehende Prozesse in der Verwaltung an und prüfen, was wir eventuell. verbessern können. Außerdem haben wir uns vorgenommen, die Prozesse schlank zu gestalten und zu digitalisieren.

WARUM machen wir Prozessmanagement?

Gründe für Prozessmanagement gibt es viele – das sind unsere "Top 5":

Wir gewinnen Transparenz hinsichtlich unserer Prozesse und können diese auch gegenüber Studierenden sowie wissenschaftlichen und nichtwissenschaftlichen Beschäftigten der Fakultäten nachvollziehbar darstellen.
Wir verringern Durchlaufzeiten und sparen Zeit für andere wichtige Aufgaben.
Wir haben klare Strukturen und Zuständigkeiten: Ansprechpersonen können klar benannt werden.
Digitale Prozesse machen unsere Arbeitsleistung unabhängig von Ort und Zeit.
Wir bewahren Wissen in unseren definierten Prozessen: Wissen bleibt im Prozess erhalten.

WER ist beteiligt?

Wird die ganze Verwaltung beteiligt sein? Zu Beginn noch nicht.

Die Vorgehensweise:

Die Abteilungsleitenden legten innerhalb ihrer Abteilungen bereits Pilotprozesse fest, die 2021 bearbeitet wurden. Aktuell entstehen Prozesskarten dieser Prozesse.

Im Herbst 2022 werden die Prozesscoaches der "zweiten Prozesswelle" geschult. Danach erarbeiten sie gemeinsam mit allen Prozessbeteiligten Ist- und Soll-Beschreibungen der Prozesse, kümmern sich um Dokumentation und Schulungen.

Anschließend werden diese Prozesse - soweit möglich - digitalisiert. Dafür wurde eine Arbeitsgruppe mit Ansprechpersonen aus verschiedenen Bereichen der UR eingerichtet.