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Prozessmanagement

                                                                                                         Foto: Julia Dragan


WAS ist Prozessmanagement?

Prozessmanagement ist die Identifikation, die Gestaltung, die Dokumentation, die Implementierung, die Steuerung und die Optimierung von Prozessen, also von Arbeitsabläufen und Verfahren. Wir schauen uns bestehende Prozesse in der Verwaltung an und prüfen, was wir evtl. verbessern können. Außerdem haben wir uns vorgenommen, die Prozesse schlank zu gestalten und zu digitalisieren.

WARUM machen wir Prozessmanagement?

Gründe für Prozessmanagement gibt es viele – das sind unsere "Top 5":

  • Wir gewinnen Transparenz hinsichtlich unserer Prozesse und können diese auch gegenüber Studierenden, sowie wissenschaftlichen und nichtwissenschaftlichen Beschäftigten der Fakultäten nachvollziehbar darstellen.
  • Wir verringern Durchlaufzeiten und sparen Zeit für andere Aufgaben, die auch wichtig sind.
  • Wir haben klare Strukturen und Zuständigkeiten, das heißt Ansprechpersonen können klar benannt werden.
  • Digitale Prozesse machen unsere Arbeitsleistung unabhängig von Ort und Zeit
  • Wir bewahren Wissen in unseren definierten Prozessen, d. h. das Wissen bleibt im Prozess erhalten, auch wenn beispielsweise wertvolle Mitarbeitende in den Ruhestand gehen.

WER wird beteiligt sein?

Wird die ganze Verwaltung beteiligt sein? Zu Beginn noch nicht. Die Vorgehensweise ist wie folgt geplant:

  • Die Abteilungsleitenden haben innerhalb ihrer Abteilungen bereits Pilotprozesse festgelegt, die 2021 bearbeitet werden sollen. Im März 2021 starten wir mit Informationsworkshops für alle Führungskräfte (Abteilungsleitende und Referatsleitende).
  • Danach werden die ausgewählten Prozesscoaches der Abteilungen geschult. Sie führen bis Ende des Jahres (Oktober 2021) gemeinsam mit allen Prozessbeteiligten die Aufnahme, die Soll-Beschreibung, die Dokumentation und Schulung der Pilotprozesse durch. Anschließend werden diese Prozesse digitalisiert, soweit dies möglich ist. Dafür wird eine Arbeitsgruppe mit Ansprechpersonen aus verschiedenen Bereichen der UR eingerichtet.
  • Falls Sie also nicht Teil eines Pilotprozesses sind, werden Sie vorerst gar nicht so viel vom Prozessmanagement@Universitätsverwaltung mitbekommen. Bis jetzt ist der Plan, dass das "Roll-out", also die Einführung des Prozessmanagements für die gesamte Verwaltung, Anfang 2021 erfolgt.

WANN wird Prozessmanagement eingeführt?

  • Die acht bis zehn Pilotprozesse werden von März bis Oktober 2021 eingeführt.
  • Das Roll-out wird voraussichtlich Anfang 2022 stattfinden.

Universitätsverwaltung


Kontakt

Martina Fischer

Sammelgebäude, Zi. 217

Telefon +49 941 943-7411
E-Mail: martina.fischer@ur.de