Erkenntnisse

                                                                                                    Foto: Julia Dragan

Prozessmanagement braucht Zeit, Training, Beratung

Erste Erkenntnisse aus ener Umfrage bei Beteiligten der Universitätsverwaltung

Auf dem Weg zur Verwaltung 4.0 fragte die Organisationsentwicklung im Januar 2022 in einer kleinen Umfrage bei den Prozesscoaches der Pilotprozesse, ihren jeweiligen Referatsleitenden sowie den Abteilungsleitenden nach, wie es ihnen im ersten Jahr des Teilprojektes Prozessmanagement erging. Die Umfrage enthielt unter anderem Fragen zum Projekt allgemein, zu den bereitgestellten Trainings, zur Betreuung durch den Steuerungskreis und das Projektteam und zur Methode des sog. Prozessmappings sowie zur Projektkommunikation.Für die Organisationsentwicklung gab es umfangreiches und konstruktives Feedback in Sachen Prozessmanagement. Deutlich wurde, dass eine ständig wiederkehrende Herausforderung für alle Befragten der Faktor Zeit ist. Außerdem: Prozesscoaches brauchen und schätzen Training und Beratung.

Die Auswertung der Fragebögen ergab: Über 70 Prozent der Prozesscoaches kamen mit ihrer Rolle „gut“ bis „sehr gut“ zurecht, ebenso viele fanden die Betreuung durch Steuerungskreis und Projektteam hilfreich. Die Trainings bewertete die Mehrheit der Teilnehmenden als geeignet, wenngleich nicht ständig anwendbar. Die Methode des Prozessmappings – die Analyse von Ist- und Soll-Zustand durch die Beteiligten der jeweiligen Pilotprozesse – empfanden alle als „gut“ bis „sehr gut“ geeignet. Explizit hervorgehoben an mehreren Stellen war das Moment der mit dem Mapping in Angriff genommenen Prozessoptimierung: Die Möglichkeit, alle Prozessbeteiligten innerhalb der Verwaltung gemeinsam mit Kolleg:innen aus Rechenzentrum oder Fakultätsverwaltungen an einen Tisch zu bekommen und die Probleme diskutieren zu können, empfanden mehrere Befragte als sehr motivierend. Beharrlichkeit, Veränderungsbereitschaft, Transparenz, Teamarbeit tauchten als Erfolgsfaktoren für das Gelingen des Projektes auf. Als riskant bewertete man u. a. die Komplexität des Gesamtprojektes, fehlende IT-Ressourcen, Erwartungsdruck im Hinblick auf das Ergebnis oder die Veränderung von Aufgabenbereichen einzelner. Kritik gab es an zu wenig Kommunikation des Kick-offs und in der Startphase des Projektes, etwa dazu, was von einem Prozesscoach so alles erfordert und erwartet wird.

Die große Herausforderung für alle Befragten und zentrales wiederkehrendes Thema: Der Faktor Zeit. Nicht nur die eigenen, sondern auch die zeitlichen Ressourcen der Prozessbeteiligten, die es ins Boot zu holen galt. Mehr als 71 Prozent der Befragten schätzten ihren Aufwand für die Workshop-Vorbereitungen auf elf bis 20 Stunden; bei der Nachbereitung war der Aufwand sogar noch höher. In der Konsequenz fielen damit für viele der Coaches Überstunden an – denn die „normale“ Arbeit musste eben weiterlaufen. Man benötige mehr Ressourcen fürs Prozessmanagement, so viele Stimmen. Lob gab es auch: Für das „offene Ohr“ der Organisationsentwicklung sowie die Trainings und die umfangreichen Feedback-Möglichkeiten, die offene Rückmeldung zu Erfahrungen und Problemen im „Neuland“ Prozessmanagement möglich machten.

Was passiert nun mit diesem wertvollen Feedback? Organisationsentwicklerin Martina Fischer will sich die Evaluation und ihre Ergebnisse gemeinsam mit weiteren Mitgliedern des Projektteams genau anschauen und danach Vorschläge für den Steuerungskreis erarbeiten, der sich aus Kanzler und Abteilungsleitenden zusammensetzt. Der Steuerungskreis entscheidet danach, wie das Prozessmanagement an der Universitätsverwaltung weiter „ausgerollt“ wird.