Prozessportal

Foto: Julia Dragan

WARUM ein Prozessportal?

Das Prozessportal stellt einen zentralen Ablageort dar, auf dem alle nach der sogenannten LEAN Methode (Wertstromanalyse) gemappten Prozesse im Rahmen des Prozessmanagement-Projektes abgelegt werden.

Warum müssen Prozesse überhaupt gemappt werden? Prozessmapping ist eine der mächtigsten und effektivsten Lean-Methoden zur Optimierung von Prozessen. Ziel von Prozessmanagement ist es, alle Prozesse möglichst ohne Schwachstellen ablaufen zu lassen. Systematisch wird der IST-Prozess Schritt für Schritt auf der Tätigkeitsebene beschrieben, visualisiert, analysiert und dargestellt. Im Anschluss wird mit der sogenannten Turtle-Methode (Wer macht was, bis wann, wie und wer muss informiert werden?) neu gestaltet. Danach gilt ein Prozess als "gemappt".

Alle, die Prozesse bearbeiten, können auf diese Prozesse über das Prozessportal zugreifen. Hier veröffentlichte Prozesse sind für alle Universitätsmitglieder einsehbar.

Wir tragen damit nicht nur dazu dabei, dass klar definiert und transparent ist, wer was wann macht, sondern auch, dass Prozesse allen digital zugänglich sind.

Das Prozessportal unterstützt auch die Vision der Universtiätsverwaltung:

Verwaltung@UR - United.

Responsible for the future.

Menschlich. Digital. Transparent.

Hier geht's zum Login des Prozessportals.

Hier finden Sie Trainingsunterlagen zum Download -->

Hier finden Sie weitere Informationen und Antworten auf die häufigsten Fragen:

Prozessmanagement-Rollen

Wer macht was?

Die verschiedenen Rollen im Prozessmanagement

Prozesseigner/-innen

Sie werden auch Prozesseigentümer/-innen oder Prozessverantwortliche genannt und sind die für einen Prozess (oder auch Teilprozess) verantwortlichen Personen. Sie benötigen das Wissen um Rahmenbedingungen, Vorgaben und Richtlinien für den Prozess. Sie

erteilen die Prozessfreigabe (auch im Tool),
sorgen für ergebnisorientierte, strategische Steuerung ihres Prozesses,
konsolidieren dessen Abläufe,
wählen die Prozessindikatoren und Kennzahlen aus und
stoßen – wenn nötig – die Digitalisierung des Prozesses an.

Damit die Prozesseigner/-innen ihre Aufgaben mit dem Ziel der Prozessoptimierung erfüllen können, benötigen sie die entsprechenden materiellen Ressourcen (Arbeit, Zeit, Geld) und die Möglichkeit, Entscheidungen zu treffen. Im Verwaltungskontext sind sie daher in der Regel Abteilungsleitende oder Referatsleitende.
Ein Prozess funktioniert nicht oder soll verbessert werden? Dann sind die Prozesseigner/-innen die richtigen Ansprechpersonen.

Prozesscoaches

Prozesscoaches agieren für die Prozesseigner/-innen. Sie organisieren die laufende Verbesserung des Prozesses gemeinsam mit den Prozessbeteiligten. Zu ihren Aufgaben gehört es, den Prozess gut zu kennen, ihn ständig zu beobachten und ihn zu kommunizieren. Prozesscoaches sind verantwortlich für die operative Ausführung des Prozesses sowie für die Definition seiner Anforderungen, der Prozessgestaltung und -Dokumentation sowie der Prozess-Integration. Die Prozesscoaches können bei der Modellierung der Prozesse die Unterstützung externer Beratung in Anspruch nehmen.

Wie die Prozesseigner/-innen benötigen auch die Prozesscoaches das Wissen um Rahmenbedingungen, Vorgaben und Richtlinien für den Prozess. Sie

vernetzen und koordinieren die Prozessbeteiligten,
organisieren ein Team zur Prozessoptimierung,
kümmern sich um Workshops und Trainings zum Prozess,
beobachten und dokumentieren den Prozess fortlaufend (Unterscheiden sich Soll- und Ist-Prozess? Verändern sich die Rahmenbedingungen des Prozesses? Erreicht der Prozess die vereinbarten Ergebnisse – gemessen in vereinbarten Kriterien/Kennzahlen?),
kommunizieren den Prozess – nicht zuletzt auch unkoordinierte Abweichungen oder Probleme - an die dafür geeigneten Stellen,
stoßen die Weiterentwicklung des Prozesses an,
bringen eigenverantwortlich Verbesserungsvorschläge und eigene Beobachtungen in Zusammenarbeit mit den Prozessverantwortlichen ein und
berücksichtigen bei den Prozessmappings den Faktor Digitalisierung in Zusammenarbeit mit der Verwaltungs-IT.

Prozessbeteiligte

Sie gehören zu den Prozessteams in jedem Einzelprozess und sind alle die Personen, die den Prozess gemeinsam erarbeiten oder erarbeitet haben. Prozessbeteiligte repräsentieren ihren jeweiligen Abschnitt bzw. Prozessschritt oder übernehmen eine bestimmte Funktion im Prozess. Sie sind aktiv am Prozessablauf beteiligt und tragen die Verantwortung für die inhaltliche Weiterentwicklung der Prozesse. Bei der Neu- oder Weiterentwicklung von Prozessen sind Vertreter/-innen der am Prozess beteiligten Abteilungen Mitglieder des Prozessteams.

Prozessanwender/-innen

Der Personenkreis, der einen Prozess anwendet oder nutzt.

Prozessmanagement-Team

Das Prozessmanagement-Team ist eine cross-funktionale Gruppe, die zur Einführung des Prozessmanagements in der Verwaltung der Universität Regensburg berät. Es erarbeitet Umsetzungsvorschläge und Handlungsempfehlungen.

Prozessmanagement-Office

Das Prozessmanagement-Office setzt das Prozessmanagement an der UR um, organisiert das Prozessmanagement-Team sowie externe Beratungen für die Prozess-Mappings.

Berechtigungen

Um eine Prozessübersichtskarte zu erstellen, benötigen Sie Schreibrechte. Das Prozessteam überträgt Ihnen diese auf Anfrage.

Bitte senden Sie hierzu eine formlose E-Mail an organisationsentwicklung@ur.de mit der Angabe

für welche Abteilung/ welches Referat die Karte ist und
wer der Prozesseigner/-innen oder Prozessbearbeitenden sind.

Nach Zuweisung der Rechte können Sie direkt starten!

Lebenszyklus einer Prozessübersichtskarte

Unter folgendem Link können Sie die Trainingsunterlagen einsehen.

Ab wann ist eine Prozessübersichtskarte für alle einsehbar?

Wenn Sie die Prozesskarte auf den Status 'Offiziell' setzen, ist sie für alle Mitarbeitenden der Universität Regensburg mit RZ-Account sichtbar.

Wie überarbeite ich eine Prozessübersichtskarte?

Rufen Sie Ihre Prozesskarte auf. Anschließend können Sie diese mit dem Button |Ändern| bearbeiten.

Die Änderungen vornehmen und nach der Bearbeitung die Prozessübersichtskarte mit |OK| speichern.

Wie ändere ich den Status einer Prozessübersichtskarte?

Unter den Angaben der Prozessübersichtskarte ist der Workflow hinterlegt, hier können Sie unter 'Aktion' den Status wechseln.

Mit |OK| bestätigen Sie die Änderung des Status.

Wie hinterlege ich das Prozess-Mapping?

Bitte die von Ihnen erstellte Prozesskarte aufrufen, im unteren Bereich der Prozesskarte gibt es den Punkt Anlagen, hier können auch weitere Datei hinterlegt die für den Prozess notwendig sind.

Hier wird das Prozess-Mapping hinterlegt, hier kann die Datei entweder mit |einzelne Datei hochladen| mittels Datei-Explorer oder mit drag&drop hinterlegt werden.

Wenn die Datei hinterlegt ist, können Sie nun den Status für die Datei hinterlegen.

Sie können unter Dateiaktionen, ebenfalls ein Kontextmenü aufrufen, wenn Sie zum Beispiel die Versionierung nutzen möchten. Oder auch eine Datei löschen wollen.

Die Ablage können Sie nutzen, für die Bearbeitung damit alle auf den gleichen Stand zugreifen können. Mit der Versionierung haben sie die Möglichkeit auf alte Versionen zurückzugreifen, wenn bei der Bearbeitung was schief ging.

Wie erstelle ich den Link zum Prozess?

Wenn Sie das Prozess-Mapping hinterlegt haben, können Sie das Kontextmenü nutzen und den Link kopieren und in der Zeile Link zum Prozess hinterlegen.

Wie hinterlege ich Schlagworte (Tags) für den Prozess?

Im unteren Bereich der Prozesskarte finden Sie den Reiter Tags, den Button Tags hinzufügen auswählen.

Dieses Fenster öffnet sich, das Schlagwort (Tags) hinterlegen Globales Tag auswählen und mit + hinzufügen. Sie können die Schlagworte auch löschen oder weitere hinzufügen, es können aber nur einzelne Wörter hinterlegt werden.

Mit diesen Schlagwörtern können dann in der Suche die Prozesskarten einfacher gefunden werden.