Allen Mitgliedern der Universität (Beschäftigte, Studierende) sowie allen Gästen mit IT-Zugang steht ein persönlicher Microsoft-Account zur Verfügung.
Die Nutzung der Microsoft Cloud Dienste ist freiwillig. Sie als Anwender sind selbst verantwortlich die Datenschutzrichtlinien einzuhalten.
Studierende und Beschäftigte erhalten die Microsoft 365 Apps kostenlos!
Apps jetzt downloaden und nach Anmeldung sofort loslegen:
Bitte beachten Sie, dass „Microsoft 365 Apps for Enterprise“ nicht gleichzeitig mit älteren Versionen der Microsoft Office Programme installiert sein kann. Bei der Installation von „Microsoft 365 Apps for Enterprise“ werden ggf. vorhandene ältere Versionen der Office Programme automatisch deinstalliert.
Personen, die einen RZ-Account, aber keinen Beschäftigtenstatus haben (z.B. Lehrbeauftragte) erhalten kostenlos Zugriff auf „Office for the Web“:
Sofern Sie eine Lizenz für die lokale Installation der Office Programme unter Windows oder Mac benötigen, wenden Sie sich bitte an die für IT-Bestellungen verantwortliche Person in Ihrer Einrichtung. Lizenzen können bei Bedarf kostenpflichtig beim Software-Einkauf des RZ bestellt werden.
Beschäftigte des Universitätsklinikums Regensburg erhalten Lizenzen und Installationsdateien nur mehr über die UKR-IT.
Unter Microsoft 365 Produkte finden Sie umfangreichere Informationen zu den aktuell nutzbaren Diensten.
Welche dieser Dienste Sie nutzen können ist davon abhängig, ob Sie Beschäftigter, Studierender oder Gast sind, da die Universität für die verschiedenen Benutzergruppen unterschiedliche Lizenzverträge abgeschlossen hat.
Die Universität Regensburg ist zum 01.05.2021 einem neuen Rahmenvertrag zum Bezug von Microsoft Lizenzen für die bayrischen Hochschulen beigetreten. Mit dem neuen Rahmenvertrag ergeben sich Änderungen hinsichtlich des Produktportfolios und der Nutzungsbedingungen von Microsoft-Produkten.
Unter anderem wird standardmäßig nicht mehr „Office Professional Plus“, sondern „Microsoft 365 Apps for Enterprise“ (früher „Office 365“) auf den Rechnern der Beschäftigten der Universität eingesetzt.
Die bekannten Office Programme wie „Word“, „Excel“ oder „Power Point“ (sowie „Outlook“, „OneNote“, "Publisher", „Access“ und „Teams“) werden dabei weiterhin lokal auf den Geräten installiert.
Neu ist, dass zur Aktivierung der Software nun ein individueller Microsoft-Account der Universität erforderlich ist. Alle 30 Tage ist eine Anmeldung mit diesem Microsoft-Account notwendig, da die Software auf diese Weise überprüft, ob noch eine gültige Lizenz vorhanden ist. Für die Aktivierung ist lediglich eine Internetverbindung erforderlich, sodass sie auch aus dem HomeOffice oder auf Dienstreisen durchgeführt werden kann.
Insbesondere, wenn Sie neben „Microsoft 365 Apps for Enterprise“ auch alte bereits lizenzierte Versionen von „Visio 2016/2019“ oder „Project 2016/2019“ weiterbenutzen wollen, müssen diese bereits installiert sein, bevor Sie die „Microsoft 365 Apps for Enterprise“ installieren. Weiterhin muss die Plattform übereinstimmen: Wenn „Visio" oder „Project" als 32-Bit Versionen installiert sind, müssen auch die „Microsoft 365 Apps for Enterprise“ in der 32-Bit Version installiert werden. Da „Visio“ und „Project“ nicht Bestandteil von „Microsoft 365 Apps for Enterprise“ sind, müssen Sie bei Bedarf ggf. zusätzlich kostenpflichtige Lizenzen kaufen.
Optional können mit dem Microsoft-Account der UR auch die folgenden Microsoft Cloud-Dienste genutzt werden:
Die Nutzung der Dienste ist nach der ersten Anmeldung automatisch möglich, sie müssen nicht noch einmal extra bestellt werden, jedoch ist dort genau auf die Regeln zur Nutzung zu achten. Planner, SharePoint Online und Teams haben nur einen eingeschränkten Funktionsumfang, da Exchange Online bzw. SharePoint Online (unter anderem aus Datenschutzgründen) nicht oder nur eingeschränkt bereitgestellt werden.
Bei den „optionalen verbundenen Erfahrungen“ handelt es sich um spezielle Dienste im Rahmen des Microsoft 365 Pakets, deren Nutzung mit einer erhöhten Übertragung von Daten an Microsoft einhergeht. Diese Dienste sind daher standardmäßig deaktiviert. Zu den „optionalen verbunden Erfahrungen“ gehören diese Dienste: 3D-Karten, Kartendiagramme, Einfügen von Onlinebildern, Einfügen von Online-3D-Modellen, PowerPoint-Schnellstarter, Recherche, Intelligentes Nachschlagen, Ähnlichkeitsprüfung, Lebenslauf-Assistent
Booking, Delve, Dynamics 365, Exchange Online, MyAnalytics, Power Apps, Power Automate, Power BI und Sway stehen aus datenschutzrechtlichen sowie technischen Gründen nicht zur Verfügung. Zudem werden Kaizala, Yammer und Video nicht bereitgestellt, da die enthaltenen Funktionalitäten durch Teams bzw. Stream abgedeckt werden.
„Microsoft 365 Apps for Enterprise“ ist datenschutzfreundlicher als Office Professional Plus, da das Senden von nicht erforderlichen Diagnosedaten nun zentral unterbunden werden kann. Zudem können Sie mit dem Office Diagnoseviewer Einblick in die übermittelten personenbezogenen Daten nehmen. Der Satz der an Microsoft übermittelten Daten wurde auf das Notwendigste reduziert; gleichzeitig ist gewährleistet, dass die Funktionen zur digitalen Zusammenarbeit gut benutzbar bleiben.
Die Eingabe Ihres Passwortes geschieht auf einem Server der UR, ihr Passwort wird nicht auf Servern von Microsoft gespeichert und das Passwort kann nur im Serviceportal der UR neu gesetzt werden.
Zur Nutzung des Dienstes Microsoft 365 beachten Sie bitte folgende Richtlinien:
Beschäftigte der UR erhalten die Lizenz auf alle Produkte von M365 weiterhin kostenlos. Folgende Dienste sind im Vertrag enthalten:
Studierende erhalten die Lizenzen auf alle Produkte von M365 weiterhin kostenlos. Folgende Dienste sind im Vertrag enthalten:
Personen mit RZ-Account (Gäste), die aber keinen UR Beschäftigten-Status haben), erhalten zukünftig u.a. kostenlos Zugriff auf die Funktionalitäten von „Office for the Web“ (=Web-Anwendungen). Die Nutzung von Cloud-Diensten wie „Teams“ ist damit ebenfalls möglich, die Office Anwendungen können jedoch ausschließlich im Browser genutzt werden. Folgende Dienste sind im Einzelnen im Vertrag enthalten:
Beschäftigte des Universitäts-Klinikums Regensburg können M365 nicht über die Universität Regensburg nutzen. Bitte wenden Sie sich direkt an die Softwarebeschaffung der Klinik IT.
Datenerhebung und Speicherung bei der Anmeldung und Nutzung von Microsoft 365 nach Art. 13 DSGVO
v1.1 vom 21.06.2021
Diese Information nach Art. 13 DSGVO für BenutzerInnen bezieht sich auf die Anmeldung an Microsoft 365 für die Nutzung und Lizenzierung von Windows10, dem lokal installierbarem Office365-Programmpaket und den Microsoft365 Onlinediensten.
Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung von Microsoft 365 ist die die Universität Regensburg, vertreten durch den Präsidenten.
Universität Regensburg
93040 Regensburg
kontakt@ur.de
Die kommissarische Datenschutzbeauftragte der Verantwortlichen ist Frau Susanne Stingl.
Universität Regensburg
Die Datenschutzbeauftragte
93040 Regensburg
datenschutzbeauftragter@ur.de
https://www.uni-regensburg.de/informationssicherheit/datenschutz/ansprechpartner
Microsoft Ireland Operations Limited
One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown Dublin 18, Ireland
Microsoft Corporation
One Microsoft Way Redmond, Washington 98052
Datenschutz
Themenseite mit FAQ und Kontaktmöglichkeiten von Microsoft
Zum Personenkreis zählen Nutzende von Microsoft 365 der Universität Regensburg mit ihrem jeweiligen RZ-Account. Dies umfasst insbesondere alle StudentInnen sowie alle MitarbeiterInnen der Universität Regensburg.
Bezug und Nutzung der Lösung Microsoft 365 als Hilfsmittel für die Lehre, Forschung und Verwaltung und zum Einrichten und Betreiben von Arbeitsstätten.
Dies umfasst insbesondere die Nutzung der lizenzierten Produkte und Services, Bereitstellung von Updates, Gewährleistung der Informationssicherheit sowie technischen und kundenbezogenen Support.
Einschließlich Offenlegung für folgende Zwecke von Microsoft, wobei Microsoft hier als eigener Verantwortlicher handelt
Es werden auch Statistiken über die Nutzung erstellt.
Es werden folgende Daten mit Microsoft 365 synchronisiert.
Weiterhin werden Anmeldeereignisse (letzte 7 Tage) in Microsoft 365 erhoben:
Vorkehrungen im Sinne des Datenschutzes:
Die persönlichen Daten werden zur Überprüfung der Lizenzberechtigung für Windows10 und Office365 verwendet. Dies ist aufgrund der Microsoft Lizenzbestimmungen notwendig.
Die Daten werden bis zu 90 Tagen nach dem Erlöschen des Accounts gespeichert und dann gelöscht. Das Sperren eines RZ-Accounts oder eine Änderung in der Lizenzzuweisung ändert daran nichts.
Nummer nach Datenkategorien | Löschungsfrist |
1-3 | 90 Tage nach Löschung der Inhaltsdaten, nach Wegfall der Erforderlichkeit |
4-7 | 90 Tage nach Löschung des Accounts auf Verlangen oder nach Widerspruch |
8, 9 | 180 Tage |
Rechtsgrundlagen für die Offenlegung an Microsoft (jenseits der Auftragsverarbeitung)
Microsoft verarbeitet die Daten in unserem Auftrag und darf die Daten entsprechend nur nach unseren Weisungen und für unsere Zwecke nutzen. Microsoft nutzt personenbezogene Daten aber auch für eigene Zwecke und ist hier als eigener Verantwortlicher anzusehen.
Eine Übermittlung von persönlichen Daten im Rahmen der Nutzung von Microsoft 365 an Dritt-länder ohne Angemessenheitsbeschluss und ohne geeignete Garantien, die dem Sicherheitsniveau der EU gleichen, kann nicht zur Gänze ausgeschlossen werden.
Garantien für den internationalen Datentransfer an die Microsoft Corporation und Unterauftragsverarbeiter stellen die Standarddatenschutzklauseln und Art. 49 Abs. 1 S. 1 lit. c, d DSGVO dar.
Die Stabsstelle IT-Recht der bayerischen Universitäten hat das Urteil des EuGH in der Rechtssache C-311/18 vom 16. Juli 2020 analysiert und in Abstimmung mit den CIOs der bayerischen staatlichen Universitäten und Hochschulen sowie deren Datenschutzschutzbeauftragten gemäß Klausel 4g der Standardvertragsklauseln den Bayerischen Landesdaten-schutzbeauftragten darauf hingewiesen, dass nicht gänzlich auszuschließen ist, dass die Garantien aus Klausel 5b der Standardvertragsklauseln stets erfüllt werden können.
Dies ist erfolgt im Hinblick auf die öffentlich verfügbaren Informationen von Microsoft sowie der Einschätzung von NOYB.
Als Betroffene stehen Ihnen Betroffenenrechte nach Art. 13 ff. DSGVO zu. Diese können Sie unter folgendem Link einsehen:
https://www.uni-regensburg.de/datenschutz/startseite/index.html
Wenn Sie Microsoft 365 nicht verwenden wollen, dann finden Sie in der folgenden Tabelle jeweils zu den verschiedenen Dienstbereichen Alternativen zu den Microsoft-Produkten:
Dienst-Beschreibung | Microsoft | Alternative |
---|---|---|
Betriebssystem | Windows 10 | ReX-Linux |
Office-Paket: Word, Excel, PowerPoint | Office365 Apps for Enterprise | |
Sync&Share Speicherplatz | OneDrive | |
Chat | Teams | Rocket.Chat |
Videokonferenz | Teams | |
Multimedia-Streaming | Stream | Mediathek |
Projektplanung | Planner | Gitlab |
Whiteboard | Whiteboard | z. T. GRIPS Moodle Etherpad |
Besitzen Sie einen Account der dem Bereich des UKR zugeordnet ist? - Wenden Sie sich an die UKR-IT, um eine Lizenz zu erwerben.
Melden Sie sich immer mit dem UPN (auch wenn Microsoft von E-Mail Adresse spricht) in der Form: "vip12345@ads.uni-regensburg.de" an.
Nur an Bedienstete der UR (die auch von der UR bezahlt werden = VIVA Personalnummer) und Studierende sind derartige Lizenzen zugewiesen.
Haben Sie eine VIVA Personalnummer? Ihre Personalnummer ist auf der Bezügemitteilung zu finden. Oben - Rechts - Geschäftszeichen, in der Form: "Arbeitstätte - Personalnummer" (z.B. 32135 - 12345678).
Wenden Sie sich an den Servicedesk (servicedesk@ur.de).
Nein. Bei der Anmeldung mit dem UPN (vip12345@ads.uni-regensburg.de) wird Ihr Passwort lokal an der UR verifiziert und nur das Ergebnis der Überprüfung an Microsoft übertragen.