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Microsoft 365

Allen Mitgliedern der Universität (Beschäftigte, Studierende) sowie allen Gästen mit IT-Zugang steht ein persönlicher Microsoft-Account zur Verfügung.

Die Nutzung der Microsoft Cloud Dienste ist freiwillig. Sie als Anwender sind selbst verantwortlich die Datenschutzrichtlinien einzuhalten.


Quickguide - Microsoft 365 jetzt nutzen!

Studierende und Beschäftigte erhalten die Microsoft 365 Apps kostenlos!

Apps jetzt downloaden und nach Anmeldung sofort loslegen:

  • Benutzername: Ihr 365-Account (z.B.: vip12345@ads.uni-regensburg.de)
  • Passwort: Ihr RZ-Passwort

Bitte beachten Sie, dass „Microsoft 365 Apps for Enterprise“ nicht gleichzeitig mit älteren Versionen der Microsoft Office Programme installiert sein kann. Bei der Installation von „Microsoft 365 Apps for Enterprise“ werden ggf. vorhandene ältere Versionen der Office Programme automatisch deinstalliert.


Personen, die einen RZ-Account, aber keinen Beschäftigtenstatus haben (z.B. Lehrbeauftragte) erhalten kostenlos Zugriff auf  „Office for the Web“:

  • Office Anwendungen ausschließlich im Browser über portal.office.com
  • Nutzung von Cloud-Diensten wie „Teams“ möglich

Sofern Sie eine Lizenz für die lokale Installation der Office Programme unter Windows oder Mac benötigen, wenden Sie sich bitte an die für IT-Bestellungen verantwortliche Person in Ihrer Einrichtung. Lizenzen können bei Bedarf kostenpflichtig beim Software-Einkauf des RZ bestellt werden.


Beschäftigte des Universitätsklinikums Regensburg erhalten Lizenzen und Installationsdateien nur mehr über die UKR-IT.



Alle verfügbaren Produkte

Unter Microsoft 365 Produkte finden Sie umfangreichere Informationen zu den aktuell nutzbaren Diensten.

Welche dieser Dienste Sie nutzen können ist davon abhängig, ob Sie Beschäftigter, Studierender oder Gast sind, da die Universität für die verschiedenen Benutzergruppen unterschiedliche Lizenzverträge abgeschlossen hat.


Wie es dazu gekommen ist!

Die Universität Regensburg ist zum 01.05.2021 einem neuen Rahmenvertrag zum Bezug von Microsoft Lizenzen für die bayrischen Hochschulen beigetreten. Mit dem neuen Rahmenvertrag ergeben sich Änderungen hinsichtlich des Produktportfolios und der Nutzungsbedingungen von Microsoft-Produkten.

Unter anderem wird standardmäßig nicht mehr „Office Professional Plus“, sondern „Microsoft 365 Apps for Enterprise“ (früher „Office 365“) auf den Rechnern der Beschäftigten der Universität eingesetzt.

Die bekannten Office Programme wie „Word“, „Excel“ oder „Power Point“ (sowie „Outlook“, „OneNote“, "Publisher", „Access“ und „Teams“) werden dabei weiterhin lokal auf den Geräten installiert.

Sie erhalten einen individuellen Microsoft-Account!

Neu ist, dass zur Aktivierung der Software nun ein individueller Microsoft-Account der Universität erforderlich ist. Alle 30 Tage ist eine Anmeldung mit diesem Microsoft-Account notwendig, da die Software auf diese Weise überprüft, ob noch eine gültige Lizenz vorhanden ist. Für die Aktivierung ist lediglich eine Internetverbindung erforderlich, sodass sie auch aus dem HomeOffice oder auf Dienstreisen durchgeführt werden kann.

Insbesondere, wenn Sie neben „Microsoft 365 Apps for Enterprise“ auch alte bereits lizenzierte Versionen von „Visio 2016/2019“ oder „Project 2016/2019“ weiterbenutzen wollen, müssen diese bereits installiert sein, bevor Sie die „Microsoft 365 Apps for Enterprise“ installieren. Weiterhin muss die Plattform übereinstimmen: Wenn „Visio" oder „Project" als 32-Bit Versionen installiert sind, müssen auch die „Microsoft 365 Apps for Enterprise“ in der 32-Bit Version installiert werden. Da „Visio“ und „Project“ nicht Bestandteil von „Microsoft 365 Apps for Enterprise“ sind, müssen Sie bei Bedarf ggf. zusätzlich kostenpflichtige Lizenzen kaufen.

Optionale Nutzung von Cloud-Diensten

Optional können mit dem Microsoft-Account der UR auch die folgenden Microsoft Cloud-Dienste genutzt werden:

  • Office for the Web (Word, PowerPoint, Excel)
  • Teams (ohne Apps / nur mit wenigen Apps)
  • OneDrive
  • OneNote
  • List
  • Stream
  • Whiteboard

Die Nutzung der Dienste ist nach der ersten Anmeldung automatisch möglich, sie müssen nicht noch einmal extra bestellt werden, jedoch ist dort genau auf die Regeln zur Nutzung zu achten. Planner, SharePoint Online und Teams haben nur einen eingeschränkten Funktionsumfang, da Exchange Online bzw. SharePoint Online (unter anderem aus Datenschutzgründen) nicht oder nur eingeschränkt bereitgestellt werden.

Optionale verbundene Erfahrungen in Office

Bei den „optionalen verbundenen Erfahrungen“ handelt es sich um spezielle Dienste im Rahmen des Microsoft 365 Pakets, deren Nutzung mit einer erhöhten Übertragung von Daten an Microsoft einhergeht. Diese Dienste sind daher standardmäßig deaktiviert. Zu den „optionalen verbunden Erfahrungen“ gehören diese Dienste: 3D-Karten, Kartendiagramme, Einfügen von Onlinebildern, Einfügen von Online-3D-Modellen, PowerPoint-Schnellstarter, Recherche, Intelligentes Nachschlagen, Ähnlichkeitsprüfung, Lebenslauf-Assistent

Nicht verfügbare Dienste

Booking, Delve, Dynamics 365, Exchange Online, MyAnalytics, Power Apps, Power Automate, Power BI und Sway stehen aus datenschutzrechtlichen sowie technischen Gründen nicht zur Verfügung. Zudem werden Kaizala, Yammer und Video nicht bereitgestellt, da die enthaltenen Funktionalitäten durch Teams bzw. Stream abgedeckt werden.

Datenschutz

„Microsoft 365 Apps for Enterprise“ ist datenschutzfreundlicher als Office Professional Plus, da das Senden von nicht erforderlichen Diagnosedaten nun zentral unterbunden werden kann. Zudem können Sie mit dem Office Diagnoseviewer Einblick in die übermittelten personenbezogenen Daten nehmen. Der Satz der an Microsoft übermittelten Daten wurde auf das Notwendigste reduziert; gleichzeitig ist gewährleistet, dass die Funktionen zur digitalen Zusammenarbeit gut benutzbar bleiben.

Die Eingabe Ihres Passwortes geschieht auf einem Server der UR, ihr Passwort wird nicht auf Servern von Microsoft gespeichert und das Passwort kann nur im Serviceportal der UR neu gesetzt werden.


Richtlinien


Rechtliches


Übersicht über die Lizenzverträge

Microsoft 365 Education A3 für Beschäftigte

Beschäftigte der UR erhalten die Lizenz auf alle Produkte von M365 weiterhin kostenlos. Folgende Dienste sind im Vertrag enthalten:

  • Office for the Web
  • M365 Apps for Enterprise
  • SharePoint Online
  • OneDrive for Business
  • Microsoft Teams
  • Microsoft Stream
  • Microsoft Whiteboard
  • Microsoft Planner

Office 365 A3 Student Use Benefit für Studenten

Studierende erhalten die Lizenzen auf alle Produkte von M365 weiterhin kostenlos. Folgende Dienste sind im Vertrag enthalten:

  • Office for the Web
  • M365 Apps for Enterprise
  • SharePoint Online
  • OneDrive for Business
  • Microsoft Teams
  • Microsoft Stream
  • Microsoft Whiteboard
  • Microsoft Planner

Office 365 Education A1 für Gäste

Personen mit RZ-Account (Gäste), die aber keinen UR Beschäftigten-Status haben), erhalten zukünftig u.a. kostenlos Zugriff auf die Funktionalitäten von „Office for the Web“ (=Web-Anwendungen). Die Nutzung von Cloud-Diensten wie „Teams“ ist damit ebenfalls möglich, die Office Anwendungen können jedoch ausschließlich im Browser genutzt werden. Folgende Dienste sind im Einzelnen im Vertrag enthalten:

  • Office for the Web
  • SharePoint Online
  • OneDrive for Business
  • Microsoft Teams
  • Microsoft Stream
  • Microsoft Whiteboard
  • Microsoft Planner

Beschäftigte des Universitäts-Klinikums Regensburg können M365 nicht über die Universität Regensburg nutzen. Bitte wenden Sie sich direkt an die Softwarebeschaffung der Klinik IT.


Datenschutzerklärung Microsoft 365

Datenerhebung und Speicherung bei der Anmeldung und Nutzung von Microsoft 365 nach Art. 13 DSGVO

v1.1 vom 21.06.2021

Geltungsbereich

Diese Information nach Art. 13 DSGVO für BenutzerInnen bezieht sich auf die Anmeldung an Microsoft 365 für die Nutzung und Lizenzierung von Windows10, dem lokal installierbarem Office365-Programmpaket und den Microsoft365 Onlinediensten.

Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung von Microsoft 365 ist die die Universität Regensburg, vertreten durch den Präsidenten.

Universität Regensburg
93040 Regensburg
kontakt@ur.de

Datenschutzbeauftragte der Universität Regensburg

Die kommissarische Datenschutzbeauftragte der Verantwortlichen ist Frau Susanne Stingl.

Universität Regensburg
Die Datenschutzbeauftragte
93040 Regensburg
datenschutzbeauftragter@ur.de
https://www.uni-regensburg.de/informationssicherheit/datenschutz/ansprechpartner

Verantwortlicher neben der UR als Lizenznehmer

Microsoft Ireland Operations Limited

One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown Dublin 18, Ireland

Microsoft Corporation

One Microsoft Way Redmond, Washington 98052

Datenschutz

Themenseite mit FAQ und Kontaktmöglichkeiten von Microsoft

Personenkreis

Zum Personenkreis zählen Nutzende von Microsoft 365 der Universität Regensburg mit ihrem jeweiligen RZ-Account. Dies umfasst insbesondere alle StudentInnen sowie alle MitarbeiterInnen der Universität Regensburg.

Warum werden Ihre persönlichen Daten erhoben und gespeichert?

Bezug und Nutzung der Lösung Microsoft 365 als Hilfsmittel für die Lehre, Forschung und Verwaltung und zum Einrichten und Betreiben von Arbeitsstätten.

Dies umfasst insbesondere die Nutzung der lizenzierten Produkte und Services, Bereitstellung von Updates, Gewährleistung der Informationssicherheit sowie technischen und kundenbezogenen Support.

Einschließlich Offenlegung für folgende Zwecke von Microsoft, wobei Microsoft hier als eigener Verantwortlicher handelt

  • Abrechnung- und Kontoverwaltung
  • Vergütung
  • Interne Berichterstattung und Modellierung
  • Bekämpfung von Betrug
  • Cyberkriminalität oder Cyberangriffen
  • Verbesserung der Kernfunktionalität in Bezug auf Barrierefreiheit, Datenschutz oder Energieeffizienz
  • Finanzberichterstattung
  • Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen

Es werden auch Statistiken über die Nutzung erstellt.

Welche persönlichen Daten werden erhoben und gespeichert?

Es werden folgende Daten mit Microsoft 365 synchronisiert.

  • E-Mail-Adresse
  • RZ-Account
  • Vor- und Nachname
  • Telefonnummer
  • Gruppenzugehörigkeiten (z.B. Student oder Bediensteter)

Weiterhin werden Anmeldeereignisse (letzte 7 Tage) in Microsoft 365 erhoben:

  • Datum
  • Uhrzeit
  • Anwendung
  • IP-Adresse damit indirekt Standort
  • Geräteinformationen (Gerätenamen, Browser, Betriebssystem, Verknüpfungstyp)
  • Datum der ersten und letzten Aktivität des Rechners
  • Teams: Anwesenheitsstatus (vom Benutzer einstellbar)

Vorkehrungen im Sinne des Datenschutzes:

  • Die Protokollierung der Verwendung der Dienste von Microsoft 365 ist anonymisiert.
  • Eine Funktion zur Produktivitätsbewertung ist nicht aktiviert.
  • Die Inventarisierungsfunktion/Telemetrie ist abgeschaltet.

Wie werden die erhobenen Daten genutzt?

Die persönlichen Daten werden zur Überprüfung der Lizenzberechtigung für Windows10 und Office365 verwendet. Dies ist aufgrund der Microsoft Lizenzbestimmungen notwendig.

Datenkategorien

  1. Dokumente und Dateien
  2. Aufgaben und Lösungen
  3. Kommunikationsdaten
  4. Personenbezogene Basisdaten
  5. Authentifizierungsdaten
  6. Kontaktinformationen
  7. Profilierung
  8. Logfile mit Zugriffen
  9. System generierte Protokolldaten

Aufbewahrung und Löschung der Daten

Die Daten werden bis zu 90 Tagen nach dem Erlöschen des Accounts gespeichert und dann gelöscht. Das Sperren eines RZ-Accounts oder eine Änderung in der Lizenzzuweisung ändert daran nichts.

Nummer nach Datenkategorien

Löschungsfrist

1-3 90 Tage nach Löschung der Inhaltsdaten, nach Wegfall der Erforderlichkeit
4-7 90 Tage nach Löschung des Accounts auf Verlangen oder nach Widerspruch
8, 9 180 Tage

Rechtsgrundlagen der Datenübermittlung

  • Für die Statistik
    Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. Art. 4 BayDSG (Art. 10 Abs. 1 BayHSchG, Art. 7 BayHO)
  • Für die Lehre
    Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. Art. 4 BayDSG (Art. 55 Abs. 2 BayHSchG)
  • Für die Beschäftigte und Bedienstete:
    - Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i.V.m. Art. 4 BayDSG (§ 106 Gewerbeordnung)
    - Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. art. 4 BayDSG (Art. 33 Abs. 5 GG)
    - Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 3a Abs. 1 ArbStättV

Rechtsgrundlagen für die Offenlegung an Microsoft (jenseits der Auftragsverarbeitung)

  • Für lizenzierte Personen Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 49 Abs. 1 lit. c DSGVO (1. und 6.)
  • Für vertraglich nicht erforderliche Zwecke, Art. 5 Abs. 1 S. 1 Nr. 2 BayDSG Art. 49 Abs. 1 lit. d DSGVO (2.-5.,7.,8.)

Empfänger von Daten

  • Microsoft Ireland Operations Limited im Rahmen der Auftragsverarbeitung und der Vertragserfüllung.
  • Microsoft Corporation, zwecks Auftragsverarbeitung und Vertragserfüllung und eigener Zwecke
  • sowie Unterauftragsverarbeiter und Supportdienstleister.

Garantien für den internationalen Datentransfer

Microsoft verarbeitet die Daten in unserem Auftrag und darf die Daten entsprechend nur nach unseren Weisungen und für unsere Zwecke nutzen. Microsoft nutzt personenbezogene Daten aber auch für eigene Zwecke und ist hier als eigener Verantwortlicher anzusehen.

Eine Übermittlung von persönlichen Daten im Rahmen der Nutzung von Microsoft 365 an Dritt-länder ohne Angemessenheitsbeschluss und ohne geeignete Garantien, die dem Sicherheitsniveau der EU gleichen, kann nicht zur Gänze ausgeschlossen werden.

Garantien für den internationalen Datentransfer an die Microsoft Corporation und Unterauftragsverarbeiter stellen die Standarddatenschutzklauseln und Art. 49 Abs. 1 S. 1 lit. c, d DSGVO dar.

Die Stabsstelle IT-Recht der bayerischen Universitäten hat das Urteil des EuGH in der Rechtssache C-311/18 vom 16. Juli 2020 analysiert und in Abstimmung mit den CIOs der bayerischen staatlichen Universitäten und Hochschulen sowie deren Datenschutzschutzbeauftragten gemäß Klausel 4g der Standardvertragsklauseln den Bayerischen Landesdaten-schutzbeauftragten darauf hingewiesen, dass nicht gänzlich auszuschließen ist, dass die Garantien aus Klausel 5b der Standardvertragsklauseln stets erfüllt werden können.

Dies ist erfolgt im Hinblick auf die öffentlich verfügbaren Informationen von Microsoft sowie der Einschätzung von NOYB.

Betroffenenrechte

Als Betroffene stehen Ihnen Betroffenenrechte nach Art. 13 ff. DSGVO zu. Diese können Sie unter folgendem Link einsehen:
https://www.uni-regensburg.de/datenschutz/startseite/index.html



Weiteres Wissenswertes


Alternativ-Produkte

Wenn Sie Microsoft 365 nicht verwenden wollen, dann finden Sie in der folgenden Tabelle jeweils zu den verschiedenen Dienstbereichen Alternativen zu den Microsoft-Produkten:

Dienst-Beschreibung Microsoft Alternative
Betriebssystem Windows 10 ReX-Linux
Office-Paket: Word, Excel, PowerPoint Office365 Apps for Enterprise

LibreOffice

SoftMaker FreeOffice

Sync&Share Speicherplatz OneDrive

MyFiles

UniBW TeamDrive

Chat Teams Rocket.Chat
Videokonferenz Teams

Zoom

Rocket.Chat

Multimedia-Streaming Stream Mediathek
Projektplanung Planner Gitlab
Whiteboard Whiteboard z. T. GRIPS Moodle Etherpad

FAQ

Anmeldung nicht möglich

Besitzen Sie einen Account der dem Bereich des UKR zugeordnet ist? - Wenden Sie sich an die UKR-IT, um eine Lizenz zu erwerben.

Melden Sie sich immer mit dem UPN (auch wenn Microsoft von E-Mail Adresse spricht) in der Form: "vip12345@ads.uni-regensburg.de" an.

Ich kann keine Office Desktop Anwendungen installieren

Nur an Bedienstete der UR (die auch von der UR bezahlt werden = VIVA Personalnummer) und Studierende sind derartige Lizenzen zugewiesen.

Ich werde von der UR bezahlt, kann aber keine Office Desktop Anwendungen installieren

Haben Sie eine VIVA Personalnummer? Ihre Personalnummer ist auf der Bezügemitteilung zu finden. Oben - Rechts - Geschäftszeichen, in der Form: "Arbeitstätte - Personalnummer" (z.B. 32135 - 12345678).

Wenden Sie sich an den Servicedesk (servicedesk@ur.de). 

Wird mein Passwort an Microsoft übertragen?

Nein. Bei der Anmeldung mit dem UPN (vip12345@ads.uni-regensburg.de) wird Ihr Passwort lokal an der UR verifiziert und nur das Ergebnis der Überprüfung an Microsoft übertragen.



  1. Universität

Hilfe & Support

Infostand für Studierende

0941 943-4444

support@ur.de

Raum RZ 0.02


Servicedesk für Bedienstete

0941 943-5555

servicedesk@ur.de

Raum RZ 0.05