Microsoft 365

Studierende und Beschäftigte erhalten die Microsoft 365 Apps kostenlos!

Apps jetzt downloaden und nach Anmeldung sofort loslegen:

• Benutzername: Ihr 365-Benutzername setzt sich zusammen aus Ihrem RZ-Benutzernamen und ...@ads.uni-regensburg.de (also z.B.: vip12345@ads.uni-regensburg.de)
• Passwort: Ihr RZ-Passwort

Bitte beachten Sie, dass „Microsoft 365 Apps for Enterprise“ nicht gleichzeitig mit älteren Versionen der Microsoft Office Programme installiert sein kann. Bei der Installation von „Microsoft 365 Apps for Enterprise“ werden ggf. vorhandene ältere Versionen der Office Programme automatisch deinstalliert.

Personen, die einen RZ-Account, aber keinen Beschäftigtenstatus haben (z.B. Lehrbeauftragte) erhalten kostenlos Zugriff auf  „Office for the Web“:

• Office Anwendungen ausschließlich im Browser über portal.office.com
• Nutzung von Cloud-Diensten wie „Teams“ möglich

Sofern Sie eine Lizenz für die lokale Installation der Office Programme unter Windows oder Mac benötigen, wenden Sie sich bitte an die für IT-Bestellungen verantwortliche Person in Ihrer Einrichtung. Lizenzen können bei Bedarf kostenpflichtig beim Software-Einkauf des RZ bestellt werden.

Beschäftigte des Universitätsklinikums Regensburg erhalten Lizenzen und Installationsdateien nur mehr über die UKR-IT.

Unter Microsoft 365 Produkte finden Sie umfangreichere Informationen zu den aktuell nutzbaren Diensten.

Welche dieser Dienste Sie nutzen können ist davon abhängig, ob Sie Beschäftigter, Studierender oder Gast sind, da die Universität für die verschiedenen Benutzergruppen unterschiedliche Lizenzverträge abgeschlossen hat.

Zur Nutzung des Dienstes Microsoft 365 beachten Sie bitte folgende Richtlinien:

• Allgemeine Cloud Richtlinie
• Benutzungsrichtlinie zu Microsoft 365 Cloudspeicherdienste
• Benutzungsrichtlinie zu Microsoft 365 Software und Diensten
• Datenschutzerklärung zu Microsoft 365

Microsoft 365 Education A3 für Beschäftigte

Beschäftigte der UR erhalten die Lizenz auf alle Produkte von M365 weiterhin kostenlos. Folgende Dienste sind im Vertrag enthalten:

• Office for the Web
• M365 Apps for Enterprise
• SharePoint Online
• OneDrive for Business
• Microsoft Teams
• Microsoft Stream
• Microsoft Whiteboard
• Microsoft Planner

Office 365 A3 Student Use Benefit für Studenten

Studierende erhalten die Lizenzen auf alle Produkte von M365 weiterhin kostenlos. Folgende Dienste sind im Vertrag enthalten:

• Office for the Web
• M365 Apps for Enterprise
• SharePoint Online
• OneDrive for Business
• Microsoft Teams
• Microsoft Stream
• Microsoft Whiteboard
• Microsoft Planner

Office 365 Education A1 für Gäste

Personen mit RZ-Account (Gäste), die aber keinen UR Beschäftigten-Status haben), erhalten zukünftig u.a. kostenlos Zugriff auf die Funktionalitäten von „Office for the Web“ (=Web-Anwendungen). Die Nutzung von Cloud-Diensten wie „Teams“ ist damit ebenfalls möglich, die Office Anwendungen können jedoch ausschließlich im Browser genutzt werden. Folgende Dienste sind im Einzelnen im Vertrag enthalten:

• Office for the Web
• SharePoint Online
• OneDrive for Business
• Microsoft Teams
• Microsoft Stream
• Microsoft Whiteboard
• Microsoft Planner

Beschäftigte des Universitäts-Klinikums Regensburg können M365 nicht über die Universität Regensburg nutzen. Bitte wenden Sie sich direkt an die Softwarebeschaffung der Klinik IT.

Datenerhebung und Speicherung bei der Anmeldung und Nutzung von Microsoft 365 nach Art. 13 DSGVO

v1.1 vom 21.06.2021

Geltungsbereich

Diese Information nach Art. 13 DSGVO für BenutzerInnen bezieht sich auf die Anmeldung an Microsoft 365 für die Nutzung und Lizenzierung von Windows10, dem lokal installierbarem Office365-Programmpaket und den Microsoft365 Onlinediensten.

Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung von Microsoft 365 ist die die Universität Regensburg, vertreten durch den Präsidenten.

Universität Regensburg
93040 Regensburg
kontakt@ur.de

Datenschutzbeauftragte der Universität Regensburg

Die kommissarische Datenschutzbeauftragte der Verantwortlichen ist Frau Susanne Stingl.

Universität Regensburg
Die Datenschutzbeauftragte
93040 Regensburg
datenschutzbeauftragter@ur.de
https://www.uni-regensburg.de/informationssicherheit/datenschutz/ansprechpartner

Verantwortlicher neben der UR als Lizenznehmer

Microsoft Ireland Operations Limited

One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown Dublin 18, Ireland

Microsoft Corporation

One Microsoft Way Redmond, Washington 98052

Datenschutz

Themenseite mit FAQ und Kontaktmöglichkeiten von Microsoft

Personenkreis

Zum Personenkreis zählen Nutzende von Microsoft 365 der Universität Regensburg mit ihrem jeweiligen RZ-Account. Dies umfasst insbesondere alle StudentInnen sowie alle MitarbeiterInnen der Universität Regensburg.

Warum werden Ihre persönlichen Daten erhoben und gespeichert?

Bezug und Nutzung der Lösung Microsoft 365 als Hilfsmittel für die Lehre, Forschung und Verwaltung und zum Einrichten und Betreiben von Arbeitsstätten.

Dies umfasst insbesondere die Nutzung der lizenzierten Produkte und Services, Bereitstellung von Updates, Gewährleistung der Informationssicherheit sowie technischen und kundenbezogenen Support.

Einschließlich Offenlegung für folgende Zwecke von Microsoft, wobei Microsoft hier als eigener Verantwortlicher handelt

• Abrechnung- und Kontoverwaltung
• Vergütung
• Interne Berichterstattung und Modellierung
• Bekämpfung von Betrug
• Cyberkriminalität oder Cyberangriffen
• Verbesserung der Kernfunktionalität in Bezug auf Barrierefreiheit, Datenschutz oder Energieeffizienz
• Finanzberichterstattung
• Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen

Es werden auch Statistiken über die Nutzung erstellt.

Welche persönlichen Daten werden erhoben und gespeichert?

Es werden folgende Daten mit Microsoft 365 synchronisiert.

• E-Mail-Adresse
• RZ-Account
• Vor- und Nachname
• Telefonnummer
• Gruppenzugehörigkeiten (z.B. Student oder Bediensteter)

Weiterhin werden Anmeldeereignisse (letzte 7 Tage) in Microsoft 365 erhoben:

• Datum
• Uhrzeit
• Anwendung
• IP-Adresse damit indirekt Standort
• Geräteinformationen (Gerätenamen, Browser, Betriebssystem, Verknüpfungstyp)
• Datum der ersten und letzten Aktivität des Rechners
• Teams: Anwesenheitsstatus (vom Benutzer einstellbar)

Vorkehrungen im Sinne des Datenschutzes:

• Die Protokollierung der Verwendung der Dienste von Microsoft 365 ist anonymisiert.
• Eine Funktion zur Produktivitätsbewertung ist nicht aktiviert.
• Die Inventarisierungsfunktion/Telemetrie ist abgeschaltet.

Wie werden die erhobenen Daten genutzt?

Die persönlichen Daten werden zur Überprüfung der Lizenzberechtigung für Windows10 und Office365 verwendet. Dies ist aufgrund der Microsoft Lizenzbestimmungen notwendig.

Datenkategorien

1. Dokumente und Dateien
2. Aufgaben und Lösungen
3. Kommunikationsdaten
4. Personenbezogene Basisdaten
5. Authentifizierungsdaten
6. Kontaktinformationen
7. Profilierung
8. Logfile mit Zugriffen
9. System generierte Protokolldaten

Aufbewahrung und Löschung der Daten

Die Daten werden bis zu 90 Tagen nach dem Erlöschen des Accounts gespeichert und dann gelöscht. Das Sperren eines RZ-Accounts oder eine Änderung in der Lizenzzuweisung ändert daran nichts.

Rechtsgrundlagen der Datenübermittlung

• Für die Statistik
  Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. Art. 4 BayDSG (Art. 10 Abs. 1 BayHSchG, Art. 7 BayHO)
• Für die Lehre
  Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. Art. 4 BayDSG (Art. 55 Abs. 2 BayHSchG)
• Für die Beschäftigte und Bedienstete:
  - Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i.V.m. Art. 4 BayDSG (§ 106 Gewerbeordnung)
  - Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. art. 4 BayDSG (Art. 33 Abs. 5 GG)
  - Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 3a Abs. 1 ArbStättV

Rechtsgrundlagen für die Offenlegung an Microsoft (jenseits der Auftragsverarbeitung)

• Für lizenzierte Personen Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 49 Abs. 1 lit. c DSGVO (1. und 6.)
• Für vertraglich nicht erforderliche Zwecke, Art. 5 Abs. 1 S. 1 Nr. 2 BayDSG Art. 49 Abs. 1 lit. d DSGVO (2.-5.,7.,8.)

Empfänger von Daten

• Microsoft Ireland Operations Limited im Rahmen der Auftragsverarbeitung und der Vertragserfüllung.
• Microsoft Corporation, zwecks Auftragsverarbeitung und Vertragserfüllung und eigener Zwecke
• sowie Unterauftragsverarbeiter und Supportdienstleister.

Garantien für den internationalen Datentransfer

Microsoft verarbeitet die Daten in unserem Auftrag und darf die Daten entsprechend nur nach unseren Weisungen und für unsere Zwecke nutzen. Microsoft nutzt personenbezogene Daten aber auch für eigene Zwecke und ist hier als eigener Verantwortlicher anzusehen.

Eine Übermittlung von persönlichen Daten im Rahmen der Nutzung von Microsoft 365 an Drittlländer ohne Angemessenheitsbeschluss und ohne geeignete Garantien, die dem Sicherheitsniveau der EU gleichen, kann nicht zur Gänze ausgeschlossen werden.

Garantien für den internationalen Datentransfer an die Microsoft Corporation und Unterauf-tragsverarbeiter stellt der Angemessenheitsbeschluss für den EU-US-Datenschutzrahmen vom 10. Juli 2023 dar, Art. 45 Abs. 3 DSGVO. Von dem Datenschutzrahmen sind Daten über frühere oder gegenwärtige Mitarbeitende der UR erfasst, die im Rahmen des Arbeitsverhältnisses verarbeitet wurden sowie sonstige personenbezogene Daten.

Dies ist erfolgt im Hinblick auf die öffentlich verfügbaren Informationen von Microsoft sowie der Einschätzung von NOYB.

Betroffenenrechte

Als Betroffene stehen Ihnen Betroffenenrechte nach Art. 13 ff. DSGVO zu. Diese können Sie unter folgendem Link einsehen:
https://www.uni-regensburg.de/datenschutz/startseite/index.html

Wenn Sie Microsoft 365 nicht verwenden wollen, dann finden Sie in der folgenden Tabelle jeweils zu den verschiedenen Dienstbereichen Alternativen zu den Microsoft-Produkten:

Anmeldung nicht möglich

Besitzen Sie einen Account der dem Bereich des UKR zugeordnet ist? - Wenden Sie sich an die UKR-IT, um eine Lizenz zu erwerben.

Melden Sie sich immer mit dem UPN (auch wenn Microsoft von E-Mail Adresse spricht) in der Form: "vip12345@ads.uni-regensburg.de" an.

Ich kann keine Office Desktop Anwendungen installieren

Nur an Bedienstete der UR (die auch von der UR bezahlt werden = VIVA Personalnummer) und Studierende sind derartige Lizenzen zugewiesen.

Ich werde von der UR bezahlt, kann aber keine Office Desktop Anwendungen installieren

Haben Sie eine VIVA Personalnummer? Ihre Personalnummer ist auf der Bezügemitteilung zu finden. Oben - Rechts - Geschäftszeichen, in der Form: "Arbeitstätte - Personalnummer" (z.B. 32135 - 12345678).

Wenden Sie sich an den Servicedesk (servicedesk@ur.de). 

Wird mein Passwort an Microsoft übertragen?

Nein. Bei der Anmeldung mit dem UPN (vip12345@ads.uni-regensburg.de) wird Ihr Passwort lokal an der UR verifiziert und nur das Ergebnis der Überprüfung an Microsoft übertragen.