Administration

Mitarbeitende im Hochschulmanagement, Öffentlichkeitsarbeit, IT und weitere hochschulnahe Dienste

• Die Verwendung von freien KI-Systemen wie ChatGPT bedeutet, dass die eingegebenen Daten und die generierten Inhalte in der Regel auf Speicher in der Cloud übertragen werden und damit die Nutzung der Inhalt für Dritte, insbesondere auch zum Training der KI-Modelle für Nutzende nicht steuerbar ist.
• Aus diesem Grunde empfiehlt sich die Nutzung der an der UR zur Verfügung stehenden KI (Microsoft Copilot und DeepL im Webeditor), da vertragliche Regelungen mit den Herstellern die Verbreitung und Vervielfältigung einschränken.
• Dabei bleibt die Einhaltung der Datenschutz-, Urheber- und Persönlichkeitsrechte sowie die Verantwortung der Nutzenden unberührt.

• Die Verantwortung für den Einsatz von KI-Systemen liegt grundsätzlich bei den jeweiligen Nutzenden, d.h. sie sind nicht nur für die bei der Nutzung der KI eingegebenen Daten und generierten Inhalte verantwortlich, sondern auch für deren Speicherung, Vervielfältigung und Verbreitung.
• Dies umfasst zum einen die Daten, die über den Prompt eingegeben bzw. die von der KI generiert werden, da diese nicht nur lokal, sondern vor allem auch auf dem Server des KIBetreibers gespeichert, u.U. für Trainingszwecke genutzt und damit verbreitet und vervielfältigt werden.
• Zum anderen sind auch die Daten bzw. Inhalte gemeint, die Nutzende aus der Kommunikation mit der KI als Ergebnis erstellt und bewusst verbreiten, z. B. den Text einer Mail oder die Hinweise auf der Homepage. Um dieser Verantwortung gerecht werden zu können, besteht für die Nutzenden die Pflicht, sich über geltende Regelungen (z. B. Datenschutz, Urheberrecht, KI-Verordnung) zu informieren, die Ergebnisse kritisch zu hinterfragen und den Einsatz kontextgerecht sowie ethisch reflektiert zu gestalten.
• Weiterführende Informationen finden Sie in den Kapiteln Einhaltung des Datenschutzes und Einhaltung von Urheberrecht. Sie helfen, mögliche Unsicherheiten frühzeitig zu klären.

• Die KI kann zur Erstellung, Überarbeitung und sprachlichen Verbesserung von Texten, u.a. für die Website, für Berichte oder Mails verwendet werden.
• Beispiel: Eine Person in der Öffentlichkeitsarbeit nutzt generative KI, um einen ersten Entwurf für einen Veranstaltungsankündigungstext zu formulieren. Der generierte Text ist ein Vorschlag, der zwingend auf sachliche Richtigkeit, Vollständigkeit und Neutralität zu überprüfen ist.

• Die KI kann helfen, vorhandene Texte leichter verständlich oder barrierearm zu formulieren. Darüber hinaus kann KI genutzt werden, um zielgruppenspezifische oder personalisierte Versionen eines Textes zu erstellen. Ebenfalls könnte der Text im Hinblick auf Neutralität und Diskriminierungsfreiheit von der KI bearbeitet werden.
• Beispiel 1: Mit generativer KI wird eine interne Anleitung für eine Bewerbung überarbeitet, um sie verständlicher zu machen.
• Beispiel 2: Mit generativer KI wird eine E-Mail überarbeitet, um sie freundlicher, sachlicher oder formeller klingen zu lassen. Der überarbeitete Text ist ein Vorschlag, der zwingend auf inhaltliche Richtigkeit zu überprüfen ist.

• Die KI kann zur Übersetzung hochschulöffentlicher Inhalte verwendet werden.
• Beispiel: Mit generativer KI wird eine urheberrechtlich freigegebene, englische Anleitung zu einer Software übersetzt, die allen Studierenden zur Verfügung gestellt wird. Der übersetzte Text ist ein Vorschlag, der zwingend auf inhaltliche Richtigkeit, sprachliche Korrektheit und kulturelle Angemessenheit zu überprüfen ist.

• Die KI kann bei der Strukturierung, Planung und Verbesserung wiederkehrender Arbeitsvorgänge unterstützen. Dazu gehören z. B. das Generieren von E-Mail-Entwürfen, das Erstellen von Zeitplänen oder die Vorbereitung von Protokollierarbeiten.
• Beispiel: Ein Sachbearbeiter oder eine Sachbearbeiterin lässt sich durch KI eine Vorlage für die Protokollierung einer Besprechung erstellen oder eine To-do-Liste aus einem Sitzungsprotokoll ableiten. Die Komprimierung der Besprechung zu einem Protokoll oder einer To-do-Liste sollte nachvollziehbar relevante Aspekte betonen und nicht relevante Aspekte ausblenden. Dabei ist zu berücksichtigen, dass Protokolle in der Regel personenbezogene Daten enthalten, die einem besonderen Schutz unterliegen. Eine Weiterverarbeitung durch KI-Systemen (z. B. ChatGPT), bei denen Nutzende datenschutzrechtliche Verstöße nicht ausschließen können, ist nicht zulässig. Weitere Hinweise hierzu finden sich in Kapitel Einhaltung des Datenschutzes, im Abschnitt zu nicht-zulässigen Eingaben

• Die KI kann zur Erstformulierung von Frage-Antwort-Paaren oder allgemeinen Informationstexten dienen.
• Beispiel: Der Studierendenservice nutzt KI, um Entwürfe für häufig gestellte Fragen zu einem neuen Bewerbungsverfahren zu erstellen. Die Frage-Antwort-Paare sind Vorschläge, die dringend auf Vollständigkeit und sachliche Richtigkeit zu überprüfen sind.

• Die KI kann zur Strukturierung und Erstformulierung von Präsentationen oder Leitfäden genutzt werden.
• Beispiel: Man erstellt mithilfe von generativer KI eine Gliederung für ein internes Datenschutzbriefing als ersten Entwurf.