Secondary publications

With a conventional publication, you transfer all rights of use to your publisher. However, around 80% of all publishers allow secondary publication on institutional repositories (such as the publication server of the University of Regensburg) under certain conditions. You can find more detailed information on this on publishers' websites or in your publication contract under keywords such as Authors' Rights, Copyright TransferStatement/Agreement, Consent to Publish, Copyright Permissions, Manuscript Guidelines, Ethics, Guidelines.

The Open Policy Finder (external link, opens in a new window) provides an overview of the secondary publication rights that academic journals and publishers grant publishers in their standard contracts. It shows at a glance whether and, if so, under what conditions secondary publication in a repository is permitted. A distinction is made between different versions of the work:

• Submitted / Preprint (submitted version before peer review)
• Accepted / Postprint (reviewed, revised and accepted version without publisher's layout)
• Published (published version)

The page also lists other conditions and restrictions, such as embargo periods or the obligation to link to the publisher's version. However, please note: In doubt, the publication contract applies!

Deviating from the publishers' standard terms and conditions, more extensive open access usage rights may have been agreed within the framework of DFG-funded alliance or national licences. Please contact us for further information.

With some publishers (e.g. Springer, Wiley and Elsevier) you can also request permission for secondary publication online via the RightsLink service of the Copyright Clearance Centre (external link, opens in a new window). To do this, call up your work on the publisher's publication platform and click on the Request Permission link (or similar). Another platform for the automated trading of reprint rights (e.g. with the publishers Hanser, Thieme or Carlsen) is the RightsLink of the Frankfurt Book Fair (external link, opens in a new window).

Initial situation and recommendations

In case of monographs, books, book contributions, etc., which are published according to the conventional closed access model, the publisher usually requires the transfer of exclusive usage rights. However, you usually negotiate an individual publication contract with the publisher in which you can stipulate better conditions: Secure your right to a secondary publication in order to be able to additionally publish your work elsewhere and thus make it more visible!

Even in standard contracts with journals, you can try to delete passages from the publisher's draft text that prevent early secondary publication. It is also possible to add a clause to the contract that enables secondary publication, a so-called contract addendum. This makes publications even easier to find and no longer hidden behind payment barriers.

Matthias Spielkamp makes the following recommendation regarding secondary publication rights in academia:

"Bei noch unveröffentlichten Werken wird es in der Regel so sein, dass der Verlag der Autorin einen Vertrag vorlegt. Dann ist zu prüfen, welche Rechte die Autorin an den Verlag abtreten soll und welche Absicht die Autorin hat – ob sie z.B. das Werk direkt nach Veröffentlichung in der Verlagspublikation öffentlich online zugänglich machen möchte, oder etwa erst nach einem Jahr. Dann muss die Autorin mit dem Verlag aushandeln, welche ausschließlichen Rechte für welche Nutzungsarten und welche Dauer an den Verlag gehen und welche bei der Autorin verbleiben sollen.

Unter welchen Umständen der Verlag sich auf eine derartige Verhandlung einlässt bzw. wie Erfolg versprechend diese Verhandlungen sein werden, hängt von verschiedenen Faktoren ab (Prominenz der Autorin, Aufwand zur Produktion des Buches, Verhandlungsgeschick der Autorin). Dazu kann daher keine generelle Aussage getroffen werden.

Vielmehr geht es darum, die denkbaren Vorgehensweisen zu skizzieren, mit denen eine Autorin dem Verlag gegenüber treten kann. Sie kann zum einen Passagen aus der Textvorlage des Verlags streichen, die ihrer Absicht im Weg stehen, ihr Werk möglichst bald nach Verlagsveröffentlichung open access zu stellen. Zum anderen kann sie dem Vertrag einen Passus anhängen, der ihr dies ermöglicht, einen so genannten Vertragszusatz."

(Spielkamp, Matthias: Zweitveröffentlichungsrecht für Wissenschaftler: Geltende Rechtslage und Handlungsempfehlungen / Matthias Spielkamp. iRights.Lab Policy Paper Series Nr. 1 https://irights.info/artikel/open-access-policy-paper-zum-zweitveroeffentlichungsrecht-fuer-wissenschaftler-veroeffentlicht/25264(externer Link, öffnet neues Fenster) (external link, opens in a new window) CC-BY-ND(externer Link, öffnet neues Fenster) (external link, opens in a new window))

Making deletions

Concerning the possibility of making deletions in a publication contract theAccess Network (external link, opens in a new window) states:

“Autor*innen können Verlagsverträge verändern, die ihre Rechte für eine Zweit­veröffentlichung in einem Repositorium einschränken, indem sie Ausdrücke wie exklusive Abgabe aller Rechte ebenso wie weitere einschränkende Formulie­rungen wie z. B. ausschließliche Nutzungs- oder Verwertungsrechte deutlich durchstreichen. […] Ein Begleitbrief sollte auf die Änderungen aufmerksam machen.”

However, it should be noted that contracts differ not only from publisher to publisher and publication form to publication form, but sometimes also from author to author. The smallest changes may have a big impact – or may not. This does not mean that authors should shy away from making changes themselves, but it is desirable that - if possible - a lawyer experienced in copyright law also takes a look at the changes or the result. This can be the in-house lawyer at the university or research centre (if available), but also an external lawyer, although this is usually associated with costs.

Supplementing contracts

An alternative can be a so-called contract addendum. If it is formulated in a legally sound manner, it makes enquiries to experts superfluous. This reduces complexity and costs. The Open Access Network (external link, opens in a new window) describes the procedure as follows:

"Alternativ zu Streichungen können Autor*innen dem Verlagsvertrag einen Zusatz beifügen, um sich so das einfache Nutzungsrecht für die Onlinenutzung auf einem Dokumentenserver vorzubehalten. Dieser Zusatz muss vom Verlag gegengezeichnet werden, um Rechtsgültigkeit zu erlangen.

Der bekannteste Vertragszusatz ist das SPARC Author's Addendum(externer Link, öffnet neues Fenster) (external link, opens in a new window). Es wurde durch die Scholarly Publishing and Academic Resources Coalition (SPARC)(externer Link, öffnet neues Fenster) (external link, opens in a new window) entwickelt, einem Zusammen­schluss von Bibliotheken in den USA und Kanada mit dem Ziel, die Entwicklung neuer wissen­schaft­licher Kommunikations­modelle anzuregen, welche die Verbreitung von wissen­schaft­licher Literatur steigern und den finanziellen Druck auf Bibliotheken reduzieren. Das Addendum besteht aus zwei Teilen: dem eigentlichen Vertragsanhang und einer Benutzungsanweisung. Mittels der Scholar's Copyright Addendum Engine(externer Link, öffnet neues Fenster) (external link, opens in a new window) von Science Commons(externer Link, öffnet neues Fenster) (external link, opens in a new window) und SPARC können Autor*innen je nach Wunsch ein Addendum in den Varianten Access – Reuse, Delayed Access und Immediate Access automatisch erstellen. Access – Reuse bedeutet, die Autor*innen behalten ausreichende Rechte, um den Artikel neben der Veröffentlichung in einem Verlag unter eine nichtkommerzielle Creative Commons (CC BY-NC) oder eine vergleichbare Lizenz zu stellen. Bei dem Delayed-Access-Modell können Autor*innen die Autorenversion sofort online bereitstellen, die Verlagsversion jedoch erst nach Ablauf von sechs Monaten. Immediate Access erlaubt dagegen, sofort bei Erscheinen sowohl die Verlagsversion als auch die Autorenversion online bereit zu stellen."

In addition to the SPARC Author's Addendum (SAA), the Open Access Network (external link, opens in a new window) provides its own examples of contract addenda:

• “Der Verlag stimmt zu, dass der Autor das nichtexklusive Recht behält, eine digitale Kopie des Dokumentes vor/während/nach der Publikation durch den Verlag zeitlich unbeschränkt auf einen öffentlich zugänglichen akademischen Non-Profit-Server zu legen. Der Autor verpflichtet sich, das Originaldokument auf dem akademischen Non-Profit-Server zu zitieren.”
• “Für eine Online-Veröffentlichung des Werkes wird dem Verlag ein einfa­ches Nutzungsrecht ohne Benutzungspflicht eingeräumt. Dem Autor steht es frei, das Werk mit dem Zeitpunkt des Erscheinens als Buchver­sion parallel kostenlos als PDF-Datei im Internet über seine Homepage, einen institutionellen Server oder ein geeignetes fachliches Repositorium öffentlich zugänglich zu machen.”

For the – common – case a contract is to be concluded with a non-German-language publisher, the Open Access Network (external link, opens in a new window) suggests an English formulation:

I hereby declare that I do not wish to assign the exclusive copyright to (name of publisher) but reserve the right to publish the article in full on an open access platform.

As already mentioned, such an agreement should always be countersigned by the publisher, as otherwise it may in doubt be disputed whether the contract addendum has become valid. In legal terms, the addendum must be seen as a (counter)offer from the author to the publisher, which the publisher must first accept in order for the author to be able to rely on its validity. The acceptance is probably also due to the fact that the publisher publishes the text after the author has sent it the SAA. However, it must be very clear from the author's letter to the publisher that the SAA is to become part of the contract. This is usually achieved by pointing out that the SAA is to become valid directly at the time of signing and also by means of an accompanying letter.

Prospects of success and problems

Mantz describes how promising it is that the addendum will be accepted as follows:

“Das SAA ist ein vorformulierter Vertragsanhang, enthält also Allgemeine Geschäftsbedingungen, die der Urheber dem Verlag stellt. Lässt sich der Verlag auf diese Abänderungen des Verlagsvertrags nicht ein, so bleibt dem Urheber nur, auf seine entsprechenden Forderungen zu verzichten oder vom Vertragsschluss ganz abzusehen. Die Einbeziehung der SAA beruht also auch maßgeblich auf dem Verhandlungsgeschick des Urhebers.” (Reto Mantz: Open Access-Lizenzen und Rechtsübertragung bei Open Access-Werken, in: Gerald Spindler (Hg.): Rechtliche Rahmenbedingungen von Open Access-Publikationen, Göttinger Schriften zur Internetforschung, Band 2, Göttingen 2006, p. 98)

However, Mantz also points out that, in his opinion, there is a serious problem with the SAA itself. For reasons that will not be explained in detail here, Mantz sees a conflict between the provisions of German copyright law and the freedoms that the author is to be granted by the SAA - namely the possibility of making the work available online in the open access model:

“Wird das SPARC Author’s Addendum direkt oder in einer wörtlichen Übersetzung verwendet, so resultiert dies in einem Dissens, eine Einigung zwischen Verlag und Urheber kommt nicht zustande. Der Vertrag wird demzufolge nicht geschlossen.” (a.a.O., S. 102) (op. cit., p. 102)

To avoid this, two precautions should be taken. Firstly, in the case of publishers whose contract language is not English, the SAA must be available in the respective common language.

Secondly:  “Es empfiehlt sich demnach, das SAA vor Absendung so abzuändern, dass eine rechtlich wirksame Einschränkung der zu übertragenden Nutzungsrechte erfolgen kann. Als dem Urheber zu erhaltende Nutzungsarten könnten die digitalen bzw. elektronischen Verbreitungsmethoden gewählt werden. Das SAA sollte für diesen Fall so abgeändert werden, dass die Rechte nicht für „jedes Medium“, sondern für die Verwendung auf „elektronischem Wege“ vorbehalten werden. Allerdings ist in diesem Fall der Einsatz der Creative-Commons-Lizenz nicht mehr möglich, da diese eine Beschränkung auf den elektronischen Vertrieb nicht vorsieht. Die Digital-Peer-Publishing-Lizenz würde dieser Anforderung gerecht.”(op. cit., p. 101)

He therefore proposes the following wording for contracts with German publishers: “Der Urheber erteilt dem Verlag für die elektronische Publikation nur ein einfaches Nutzungsrecht. Er behält sich vor, das Werk unter eine Open Access-Lizenz, z. B. die „Digital Peer Publishing License“ zu stellen, die die elektronische Verbreitung gestattet.”(op. cit., p. 103)

His conclusion: “Mit der Annahme des Vertrages inklusive dieser Klausel durch den Verlag ist ein Vertrag geschlossen, der dem Urheber die Verfügungsgewalt über die elektronische Publikation erhält.” (loc. cit., p. 103)"

If you have only transferred exclusive rights to the publisher for a limited period of time in the contract and this time limit has already expired, you can also republish your work without consulting the publisher. If you have transferred non-exclusive rights to the publisher for an unlimited period of time in your publishing contract, you can also place your work in a repository.

Only in the case of first publication in periodicals (not monographs or anthologies), to which German copyright law applies, does the statutory right of exploitation according to UrhG § 38 (1) (external link, opens in a new window) also apply: If the work was published after 1 January 1995 and no written publishing agreement was concluded or the publisher invokes the statutory provisions, making it available to the public is permitted one year after publication, as the exclusive right of use then changes to a simple right of use. No restriction has been made in this respect with regard to the use of the publishing version and the commercial purpose.

For contributions in non-periodic collections (e.g. conference proceedings), the additional requirement applies that no remuneration has been paid(UrhG § 38 (2) (external link, opens in a new window)).

For publicly funded research results that were first published in periodicals, the Copyright Act has permitted secondary publication after one year under certain conditions since 1 January 2014. See UrhG § 38 (external link, opens in a new window) para. 4.

Since 1 January 2014, the Copyright (external link, opens in a new window) Act has permitted the secondary publication of publicly funded research results under certain circumstances. Section 38 (4) UrhG (external link, opens in a new window) reads:

Der Urheber eines wissenschaftlichen Beitrags, der im Rahmen einer mindestens zur Hälfte mit öffentlichen Mitteln geförderten Forschungstätigkeit entstanden und in einer periodisch mindestens zweimal jährlich erscheinenden Sammlung erschienen ist, hat auch dann, wenn er dem Verleger oder Herausgeber ein ausschließliches Nutzungsrecht eingeräumt hat, das Recht, den Beitrag nach Ablauf von zwölf Monaten seit der Erstveröffentlichung in der akzeptierten Manuskriptversion öffentlich zugänglich zu machen, soweit dies keinem gewerblichen Zweck dient. Die Quelle der Erstveröffentlichung ist anzugeben. Eine zum Nachteil des Urhebers abweichende Vereinbarung ist unwirksam.

What does this mean in practice?

• Who? Authors whose research activities have received more than 50% public funding.
• What: Academic work may be republished from journals that appear at least twice a year. Agreements to the contrary in the publication contract are invalid.
• How: The accepted manuscript version ("postprint"), i.e. the final version after the review process, may be published, but not the publisher's version. The manuscript version differs from the original version only in that the publisher's layout and logo have been omitted, but the content (text and illustrations) is the same. The source of the first publication must be stated. The second publication may not be placed under a CC licence.
• Where? The secondary publication may be published on a non-commercial repository (it should be operated in Germany) or a private website. However, the work may not be republished in printed form, as only public access (electronic publication) is permitted, not reproduction (print). Printouts for private and personal academic use are permitted.
• When? There is an embargo period of 12 months for the secondary publication. The submission of a work in a repository with an embargo - so that the metadata are visible, the fultext not before this embargo - is easily possible in the publication server of the University of Regensburg and can be done immediately. This is recommended.

Further information on copyright and secondary publication rights can be found here:

You should only use the right to secondary publication after section 38 (4) of the German Copyright Act if there are no better conditions (e.g., using the publisher's version, or shorter/no embargo periods) by other means, for example §38 Absatz 1-3 UrhG (external link, opens in a new window), in your individual publishing agreement, or in the publishers' standard terms (see Checking rights).