Datenerhebung und Speicherung bei der Nutzung von Kopier-, Druck- und Scan-Dienstleistungen
Version 2.0 vom 07.07.2026
Geltungsbereich
Diese Datenschutzerklärung bezieht sich auf die Nutzung der an der Universität Regensburg aufgestellten Druck- und Kopiergeräte und auf alle Ausgabegeräte wie Drucker und Plotter, die von der Campus IT der Universität verwaltet werden (z.B. Drucker in CIP Pools, Maschinensaal, „UR-Kopierer“).
Ausgenommen von dieser Erklärung sind alle Geräte (Kopierer, Drucker, Plotter), die nicht durch die Campus IT betrieben und verwaltet werden (z.B. durch Lehrstühle oder andere Organe beschaffte und betriebene Geräte).
Personenkreis
Die Nutzung von Kopier-, Druck- und Scan-Dienstleistungen auf obigen Geräten ist nur Benutzern mit gültigem UR-Account erlaubt.
Warum werden Ihre persönlichen Daten erhoben und gespeichert?
Die Nutzung oben genannter Ausgabegeräte ist kostenpflichtig, daher ist die Campus IT verpflichtet, sämtliche Nutzungsaktivitäten an den Geräten revisionssicher zu protokollieren. Zur Steuerung und Abrechnung der Dienstleistung wird ein Server-System eingesetzt, das persönliche Nutzerdaten auf systemeigenen Datenbanken speichert.
Welche persönlichen Daten werden erhoben und gespeichert?
Nutzende können selbständig folgende Daten pflegen:
- PIN (eine persönliche, mindestens 4-stellige Nummer zur Authentifizierung am Kopierer)
- Guthaben
- ID aus digitalem Mitarbeitendenausweis (in Erprobungsphase)
Nutzungsaktivitäten werden am Abrechnungsserver mit folgenden Daten automatisch bei Nutzung protokolliert
- Zeitstempel (z.B. 14.03.2016 14:25)
- Benutzerkennung (z.B. mue12345)
- Vorname (z.B. Erika)
- Nachname (z.B. Mustermann)
- Auftragsname (z.B. Brief.txt/Kopie)
- Auftragsattribute (z.B. Farbe, 5 Seiten)
- Buchungsbetrag (z.B. 1,20)
Wie werden die erhobenen Daten genutzt?
Die persönlichen Daten werden nur zur Abrechnung der Kopier-, Druck- und Scan-Dienstleistung genutzt. Protokolldaten werden in anonymisierter Form für die Erstellung von Nutzungsstatistiken verwendet.
Rechtsgrundlage
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO,
- Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO,
- Art. 61, 71, 75 BayHO, VV Nr. 22.1 zu Art. 71 BayHO
Aufbewahrung und Löschung der Daten
Benutzer- und Protokolldaten werden nur auf dem Server des Abrechnungssystems in der Campus IT der Universität Regensburg gespeichert. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht. Aufgrund VV Nr. 22 zu Art. 71 BayHO müssen Buchungsdatensätze 10 Jahre aufgehoben werden. Danach erfolgt die Löschung.
Nutzung der Kopiergeräte
Das Funktionsspektrum der Kopiergeräte kann nur nach vorherigem Login am Gerät genutzt werden. Für die Anmeldung am Kopierer stehen drei verschiedene Verfahren zur Verfügung.
- Anmeldung mit Benutzerkennung und Passwort
- Anmeldung mit Benutzer-UID und PIN
- Anmeldung mit digitalem Mitarbeitendenausweis (in Erprobungsphase)