FAQ zur Einführung von Exchange Online

Bereits seit vielen Jahren begleitet das E-Mail- und Kalendersystem GroupWise unseren Uni-Alltag. Seither haben sowohl die Anforderungen an zeitgemäße digitale Zusammenarbeit als auch die Erwartungen der Nutzerinnen und Nutzer deutlich zugenommen. Zudem häufen sich Rückmeldungen zu Störungen, Performance-Problemen und Einschränkungen im täglichen Arbeiten. Dazu gehören unter anderem Anwendungsabstürze, verzögerte E-Mail-Zustellungen sowie vereinzelt verschwundene Kalender- oder E-Mail-Einträge. Ein erheblicher Anteil der IT-Supportanfragen steht mittlerweile im Zusammenhang mit dem bestehenden E-Mail-System.

Die technische Architektur von GroupWise stößt zunehmend an Kapazitätsgrenzen und die Systemlandschaft aus zahlreichen miteinander verbundenen Komponenten und Abhängigkeiten erfordert für Betrieb und Wartung einen hohen personellen und technischen Aufwand. Ein großer Teil der verfügbaren Ressourcen wird dadurch für die Aufrechterhaltung des Status quo gebunden, anstatt in den Ausbau digitaler Dienstleistungen investiert werden zu können.

Darüber hinaus erfüllt die bestehende Lösung in wichtigen Bereichen nicht mehr die Anforderungen an einen zukunftsfähigen digitalen Arbeitsplatz. Funktionen für E-Mail, Kalender, Zusammenarbeit und Dokumentenmanagement sind nur eingeschränkt integriert, Arbeitsvorgänge sind dadurch für Nutzer unnötig kompliziert. Aktuelle Entwicklungen in den Bereichen IT-Sicherheit, KI, mobiles Arbeiten und digitale Zusammenarbeit bedingen eine grundlegende Modernisierung der E-Mail-Plattform.

Die Neuausrichtung ist daher ein unabdingbarer Schritt, um eine stabile, sichere und zukunftsfähige Arbeitsumgebung bereitzustellen.

Die wichtigsten Gründe auf einen Blick

• Häufige Störungen und Performance-Probleme belasten den Arbeitsalltag.
• Ein erheblicher Anteil der IT-Supportanfragen betrifft das E-Mail-System.
• Die technische Architektur ist komplex, fehleranfällig und wartungsintensiv.
• Betrieb und Weiterentwicklung binden viele Ressourcen.
• Die Anforderungen an Sicherheit und mobiles Arbeiten steigen kontinuierlich.
• Die bestehende Lösung ist nur eingeschränkt in heute am Markt etablierten Werkzeugen für digitale Zusammenarbeit integrierbar.

Zur Auswahl einer künftigen Lösung wurden alternative Softwareprodukte untersucht und bewertet. Dabei ging es nicht nur um die Auswahl eines Produkts, sondern auch um die Frage, wie eine integrierte E-Mail- und Kalenderplattform künftig betrieben werden sollen.

Zu den betrachteten Optionen gehörten:

• Lokal betriebene Lösungen (Exchange, Open-Xchange)
• Extern gehostete Lösungen, bei denen Betrieb und Infrastruktur von einem Dienstleister bereitgestellt werden (Exchange, Open-Xchange)
• Cloud- und SaaS-Angebote europäischer Anbieter (Proton Mail, IONOS Mail, OpenDesk)
• Microsoft Exchange Online als Cloud-Dienst innerhalb von Microsoft 365

Bei der Bewertung wurden folgende Kriterien berücksichtigt:

• Anforderungen Nutzersicht
  • Mail-Client, alternative Mail-Clients, Webmail
  • Kalender, Kontakte, Kalenderintegration in Drittanwendungen
  • CardDAV, CalDAV
  • Unified Communication: (Video-)Telefon-Anbindung
  • KI-Erweiterungen / KI-Unterstützung
  • Arbeitsumgebung für kollaboratives Arbeiten
  • Sync-and-Share-Speicher
  • Funktionsumfang (Anzahl Applikationen)
  • Einarbeitungszeit
  • Usability / Nutzerfreundlichkeit
• IT-Sicherheit und Souveränität
  • Mail-Protokolle (SMTP, IMAP, nur mit OAuth2)
  • Verschlüsselung, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, Verschlüsselung von Anhängen
  • Offene Schnittstellen
  • Sicherheitsmechanismen (z. B. Conditional Access, XDR, Purview)
  • Verhinderung von Datenabfluss (Data Loss Prevention)
  • Abhängigkeit vom Anbieter / Hoheit über die Technik
  • Datenhoheit
• Wirtschaftlichkeit / Betreibbarkeit
  • Betriebsaufwände nach der Migration
  • Migrationsaufwand
  • Postfachgröße Mitarbeitende (GB), Postfachgröße Studierende (GB)
  • Service Level Agreement (SLA)
  • Kosten pro Jahr
  • Zukunftsfähigkeit / Marktdurchdringung

Keine der betrachteten Alternativen konnte die Anforderungen in ihrer Gesamtheit besser erfüllen als Exchange Online.

Lokale Lösungen hätten weiterhin einen hohen Betriebs- und Wartungsaufwand verursacht. Zudem wären Verfügbarkeit, Ausfallsicherheit und Skalierbarkeit auch künftig in erheblichem Maße von eigener Infrastruktur und eigenen Betriebsressourcen abhängig geblieben.

Bei den betrachteten extern gehosteten Lösungen sind Verfügbarkeit, Ausfallsicherheit und Skalierbarkeit mit einem lokalen Betrieb vergleichbar. Zudem liegen die Gesamtkosten deutlich über denen von Exchange Online, ohne Mehrwerte zu bieten, welche diese rechtfertigen.

Bei den betrachteten alternativen Cloud-Produkten liegen die Gesamtkosten ebenfalls deutlich über denen von Exchange Online, da die Nutzung von Exchange Online bereits in der Microsoft-Lizenzierung der Universität enthalten ist und keine zusätzlichen Lizenzkosten anfallen. Diese Lösungen bieten zudem ebenfalls keine Mehrwerte, die die Mehrkosten rechtfertigen.

Nach Abwägung aller relevanten Kriterien wurde Exchange Online als die Lösung festgestellt, die die Anforderungen an Verfügbarkeit, Sicherheit, Integration, Zukunftsfähigkeit und Wirtschaftlichkeit insgesamt am besten erfüllt.

Risiken wie Datenschutzanforderungen, digitale Souveränität, eine mögliche Abhängigkeit von einzelnen Anbietern oder die langfristige Rückführung von Daten wurden im Auswahlprozess ausdrücklich berücksichtigt. Durch technische, organisatorische und vertragliche Maßnahmen sowie eine Einbettung in die langfristige IT-Strategie kann diesen Risiken angemessen begegnet werden.

Die Universität Regensburg ist in hochschulübergreifende Aktivitäten im Rahmen des Digitalverbunds Bayern eingebunden. Dort wird seit 2025 in einem gemeinsamen Projekt ein abgestimmtes Vorgehen zur Einführung von Microsoft 365 an bayerischen Hochschulen erarbeitet. Ein besonderer Schwerpunkt liegt dabei auf Exchange Online, Datenschutz, Informationssicherheit, Betriebsmodellen, Migrationskonzepten und Exit-Strategien. 

Darüber hinaus beschäftigt sich die Campus IT bereits seit mehreren Jahren gemeinsam mit der Datenschutzbeauftragten, dem Personalrat sowie weiteren relevanten Stakeholdern intensiv mit den Chancen, Risiken und Rahmenbedingungen von Microsoft 365. Dabei wurden technische, organisatorische, datenschutzrechtliche, wirtschaftliche und strategische Fragestellungen betrachtet und regelmäßig neu bewertet.

Die Bewertung der verschiedenen Lösungsansätze für die künftige E-Mail und Kalenderplattform wurde in den zuständigen universitären Gremien (Kommission der IT-Nutzenden sowie Kommission für IT-Architektur) vorgestellt und diskutiert. 

Da in den in diesen Diskussionen keine einvernehmliche Empfehlung für eine der betrachteten Optionen erreicht werden konnte, lag die abschließende Entscheidung bei der Universitätsleitung. Um die unterschiedlichen Perspektiven innerhalb der Universität angemessen zu berücksichtigen, wurde jeder Fakultät und den Statusgruppen die Möglichkeit gegeben, im Rahmen eines Meinungsbildes ihre Einschätzung zu den vorliegenden Optionen abzugeben. Die dabei eingegangenen Rückmeldungen und Einschätzungen wurden von der Universitätsleitung in ihre Entscheidungsfindung einbezogen und gemeinsam mit den vorliegenden Bewertungen, den Ergebnissen der Beratungen sowie den damit verbundenen Chancen und Herausforderungen abgewogen.

Die Entscheidung für die Einführung von Exchange Online ist damit das Ergebnis eines strukturierten Entscheidungsprozesses, in dem die unterschiedlichen Perspektiven innerhalb der Universität berücksichtigt wurden.

Exchange Online wird das bisherige GroupWise-System vollständig ersetzen. Als Standard-E-Mail-Programm wird Outlook eingeführt. Daneben wird ein vollumfängliches Webmail angeboten und neue Anbindungen für OpenSource-Clients und Smartphones werden bereitgestellt. 

Exchange mit Outlook bietet deutlich mehr Funktionen, insbesondere auch für Apple oder Linux. Vertretungszugriffe, Ordner, Regeln und Automatisierungen etc. werden auch im neuen System zur Verfügung stehen. Da sich die Bedienung unterscheidet werden bestimmte Arbeitsabläufe künftig etwas anders umgesetzt als bisher.

Um den Wechsel möglichst einfach zu gestalten werden umfangreiche Schulungs- und Unterstützungsangebote bereitgestellt.

Die Einführung von Exchange Online betrifft ausschließlich die Daten der E-Mail- und Kalenderdienste (z.B. Name, E-Mail-adresse, E-Mail-Inhalten und Anhänge, Kalendertermine und -einladungen) der Universität. Sie bedeutet nicht, dass Forschungsdaten, Projektdaten oder andere an der Universität gespeicherte Daten künftig bei Microsoft in der Cloud gespeichert werden müssen. Diese Daten können in den dafür vorgesehenen lokalen Speichersystemen und anderen dafür eingesetzten Diensten bleiben. 

Es findet keine generelle Verlagerung der Speicher- und IT-Systeme der Universität in die Microsoft-Cloud statt. 

Jedoch ist zu beachten: Daten, die per E-Mail versendet werden, werden im Rahmen des E-Mail-Versands verarbeitet. Das gilt unabhängig davon, ob die Informationen direkt im Text einer E-Mail stehen oder als Datei, beispielsweise als PDF, angehängt werden. Welche Daten per E-Mail versendet werden, liegt dabei in der Hand der Nutzerinnen und Nutzer.

Die Daten von Exchange Online werden grundsätzlich in den von Microsoft für den jeweiligen Mandanten vorgesehenen Regionen gespeichert, für den Microsoft 365 Tenant der Universität Regensburg ist dies die Europäische Union (EU). Für europäische Kunden gelten zusätzlich die Regelungen der sogenannten „EU Data Boundary“. Diese stellt sicher, dass Kunden- und personenbezogene Daten für die zentralen Microsoft-Cloud-Dienste innerhalb der EU bzw. des EWR verarbeitet und gespeichert werden. 

Dennoch kann in einzelnen technisch oder rechtlich begründeten Ausnahmefällen weiterhin eine Verarbeitung außerhalb dieser Regionen erfolgen. Microsoft dokumentiert diese Ausnahmen transparent und garantiert die Einhaltung der DSGVO in diesen Fällen, z.B. durch Standardvertragsklauseln in Kombination mit zusätzlichen Maßnahmen. Die Universität Regensburg hat diese Rahmenbedingungen bei ihrer Entscheidung berücksichtigt und bewertet sie fortlaufend. 

Für den E-Mail- und Kalenderdienst gelten hohe Anforderungen an Sicherheit und Datenschutz. Microsoft betreibt die Dienste in speziell gesicherten und zertifizierten Rechenzentren an redundanten Standorten innerhalb der EU. Die Daten werden bei der Übertragung und Speicherung geschützt. Zugriffe werden kontrolliert und abgesichert, und die Systeme fortlaufend auf mögliche Sicherheitsvorfälle überwacht. Eine integrierte Virenschutz- und Cloudsicherheitslösung gewährleistet Integrität und schützt zusätzlich vor Datenabfluss oder unbefugten Zugriffen.
Die Nutzung der Microsoft-Dienste ermöglicht es der Universität, von einem hohen und kontinuierlich weiterentwickelten Sicherheitsniveau zu profitieren. Der Betrieb vergleichbarer Sicherheits- und Überwachungsmechanismen würde im Eigenbetrieb erhebliche personelle, technische und finanzielle Ressourcen erfordern.

Am Leibniz Rechenzentrum in Garching wird ein lokales Backup aller Cloud-Daten gespeichert. Die Campus IT kann auch unabhängig von einer Verbindung zu Cloud-Diensten jederzeit auf das Backup zugreifen.

Wie bei jedem IT-System kann auch bei einem Cloud-Dienst keine absolute Sicherheit garantiert werden. Die Campus IT prüft deshalb fortlaufend, welche Schutzmaßnahmen erforderlich sind. Dazu gehören beispielsweise klare Regelungen für Zugriffsberechtigungen, eine zusätzliche Absicherung durch Mehrfaktor-Authentifizierung sowie organisatorische und technische Vorgaben für den sicheren Betrieb.

Zugriff auf Ihre E-Mails und ihren Terminkalender haben grundsätzlich:

• Sie selbst als Postfachinhaberin bzw. Postfachinhaber,
• von Ihnen oder der Campus IT autorisierte Personen (z.B. Funktionspostfächer oder Vertretungen),
• eine sehr begrenzte Anzahl speziell autorisierter Administratorinnen und Administratoren, soweit dies für Betrieb, Fehleranalyse oder Support erforderlich ist. Dies ist per Dienstvereinbarung „Systemimmanente Daten“ sowie in der Administrationsrichtlinie der Campus IT geregelt.

Microsoft erhält nicht das Recht, E-Mails für Werbung, Profilbildung oder Vermarktungszwecke zu nutzen. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage vertraglicher Vereinbarungen zur Bereitstellung des Dienstes. 

Wie bei jedem Cloud-Anbieter besteht jedoch grundsätzlich die Möglichkeit, dass Microsoft im Rahmen gesetzlicher Verpflichtungen auf behördliche Anordnungen reagieren muss. 

Nach US-amerikanischem Recht können US-Unternehmen und ihre europäischen Tochtergesellschaften unter bestimmten Voraussetzungen verpflichtet sein, Daten an US-Behörden herauszugeben. Eine pauschale oder jederzeitige Zugriffsmöglichkeit der US-Regierung auf sämtliche bei Microsoft gespeicherten Daten besteht jedoch nicht. Eine solche Herausgabe ist an rechtliche Voraussetzungen gebunden und erfolgt nicht automatisch. Nur im Rahmen von individuellen Strafverfahren oder Angelegenheiten nationaler Sicherheit kann Microsoft aufgefordert werden, Daten von Einzelpersonen herauszugeben. Microsoft hat vertraglich zugesichert, jede Anfrage gerichtlich überprüfen zu lassen. Solche Anfragen sind höchst selten und werden von Microsoft dokumentiert und veröffentlicht, soweit dies zulässig ist. Ebenfalls hat Microsoft in der Vergangenheit unter Beweis gestellt, dass es tatsächlich die Aufforderungen gerichtlich überprüfen lässt. Es ist kein Fall bekannt, der eine deutsche Hochschule betrifft.

Eine ähnliche Rechtslage besteht zudem auch in Deutschland bzw. Europa beim Verdacht schwerer Straftaten oder Interessen nationaler Sicherheit. Es handelt sich dabei aber immer um Ausnahmefälle, bei denen ein konkreter Anfangsverdacht gegen Einzelpersonen besteht.

 Dieses Spannungsfeld ist ein wesentlicher Bestandteil der Diskussion um digitale Souveränität und wird von der Campus IT aktiv begleitet. Die technischen, rechtlichen und wirtschaftlichen Entwicklungen werden kontinuierlich beobachtet und bewertet, um mögliche Veränderungen oder Risiken frühzeitig zu erkennen und rechtzeitig geeignete Maßnahmen ergreifen zu können. Dazu gehört auch, die Voraussetzungen für einen geordneten Wechsel zu einer alternativen Lösung im Blick zu behalten und die dafür vorgesehene Exit-Strategie bei Bedarf umsetzen zu können.

Innerhalb der Universität dürfen weiterhin auch sensible Daten per E-Mail versendet werden. Soweit die E-Mail an eine universitätsinterne E-Mail-Adresse gerichtet ist, ist sowohl der komplette Transportweg als auch die Ablage in Exchange Online verschlüsselt.

Bei E-Mails, die an externe E-Mailadressen gesendet werden, gilt wie bislang bei Group Wise auch:

E-Mails sind grundsätzlich vergleichbar mit Postkarten und können durch Dritte eingesehen werden. Entsprechend sind die geltenden Datenschutz-, Geheimhaltungs- und Compliance-Vorgaben der Universität Regensburg sowie vertragliche Verpflichtungen mit Dritten (z.B. Drittmittelgeber, Kooperationspartner) zu beachten.

Mit Exchange Online werden neue, zusätzliche Methoden eingeführt, um E-Mails oder zu sendende Daten so zu verschlüsseln, dass nur bestimmte Empfänger diese lesen können. Sensible Informationen können auf diese Art auch mit externen Empfängern sicher ausgetauscht werden.

Zu Details und der Handhabung werden Informationen und Schulungsmaterial bereitgestellt. Schutzklassen und daraus abgeleitete Vorgaben werden in Abstimmung mit der Datenschutzbeauftragten bzw. der Informationssicherheit definiert und gewährleisten Handlungssicherheit beim täglichen Arbeiten.

Das Zentrum Digitale Souveränität der Öffentlichen Verwaltung (ZenDiS) (externer Link, öffnet neues Fenster) beschreibt digitale Souveränität als die Fähigkeit von Institutionen, ihre Rolle in der digitalen Welt selbstständig, selbstbestimmt und sicher ausüben zu können. Dabei werden insbesondere drei Kriterien hervorgehoben: Wechselmöglichkeit, Gestaltungsfähigkeit und Einfluss auf Anbieter.

Gemessen an diesen Kriterien führt die Nutzung von Exchange Online sowohl zu Vorteilen als auch zu Einschränkungen.

Einerseits profitiert die Universität von einer professionell betriebenen Plattform mit hoher Verfügbarkeit, umfangreichen Sicherheitsfunktionen und einer kontinuierlichen Weiterentwicklung. Andererseits entsteht eine stärkere Abhängigkeit von Microsoft, da wesentliche Teile der E-Mail- und Kalenderinfrastruktur durch einen externen Anbieter bereitgestellt werden.

Insbesondere in folgenden Punkten ist die digitale Souveränität eingeschränkt:

• Die technische Weiterentwicklung des Dienstes wird maßgeblich von Microsoft bestimmt.
• Lizenzmodelle und Preisentwicklungen können von der Universität nur begrenzt beeinflusst werden.
• Exchange Online basiert überwiegend auf Microsoft-spezifischen Technologien und Schnittstellen.
• Ein späterer Wechsel zu einem anderen Anbieter ist grundsätzlich möglich, verursacht jedoch organisatorischen, technischen und finanziellen Aufwand.

Gleichzeitig bleiben wichtige Elemente digitaler Souveränität erhalten:

• Die Universität bleibt Eigentümerin der Daten.
• E-Mails, Kalender und Kontakte können exportiert und in andere Systeme migriert werden.
• Am LRZ wird ein Backup aller Cloud-Daten gespeichert.
• Die Universität entscheidet weiterhin selbst über die Nutzung des Dienstes und kann ihre Strategie künftig anpassen.
• Bereits bei der Einführung werden Exit-Strategien und Migrationsmöglichkeiten berücksichtigt.
• Die Universität beteiligt sich am M365-Projekt des Digitalverbunds Bayern, in dem unter anderem Empfehlungen zu Datenschutz, Datenhoheit, Betriebsmodellen und Exit-Strategien erarbeitet werden.

Die Frage, ob die Universität durch die Nutzung von Exchange Online digital souverän ist, lässt sich daher nicht mit „Ja“ oder „Nein“ beantworten. Die Einführung führt in einzelnen Bereichen zu zusätzlichen Abhängigkeiten von einem externen Anbieter, wahrt jedoch zugleich wesentliche Elemente institutioneller Handlungsfähigkeit. Aus Sicht der Universität überwiegen unter den gegebenen Rahmenbedingungen die Vorteile der gewählten Lösung, ohne dass die damit verbundenen Einschränkungen hinsichtlich digitaler Souveränität ausgeblendet werden. 

Diese Einschränkungen werden vielmehr als Bestandteil der Entscheidungsgrundlage anerkannt und regelmäßig von der Campus IT in Diskussion mit den zuständigen universitären Gremien neu bewertet.

Langfristige Kostenentwicklungen zu Ungunsten der Kunden lassen sich bei keinem Anbieter vollständig ausschließen. Microsoft hat sich in seiner Zusammenarbeit mit den deutschen Hochschulen jedoch als äußerst verlässlicher Partner bewährt. Mit Blick auf die bisherige Preisentwicklung bei Software- oder Software-as-a-Service Anbietern hat sich ebenfalls gezeigt, dass Microsoft über die vergangenen Jahre keine unerwarteten oder drastischen Preissprünge in ihren Dienstleistungen durchführte.

Die Campus IT beobachtet die Preisentwicklung regelmäßig und bewertet fortlaufend, ob die gewählte Lösung weiterhin wirtschaftlich sinnvoll ist. Lizenzkosten sind dabei nur ein Faktor. Ebenso berücksichtigt werden Betriebsaufwand, Personalressourcen, Sicherheitsanforderungen und die Verfügbarkeit vergleichbarer Alternativen.

Sollten sich die Rahmenbedingungen wesentlich verändern, bewertet die Campus IT ihre Strategie neu und wird gegebenenfalls Anpassungen vornehmen.

Mit der Entscheidung für Exchange Online wurde ausdrücklich auch die langfristige Handlungsfähigkeit der Universität berücksichtigt. Die Entwicklung und Vorhaltung einer Exit-Strategie ist daher ein verbindlicher Bestandteil der Planung, Einführung und des künftigen Betriebs von Exchange Online. Die dafür erforderlichen Voraussetzungen und Wechselmöglichkeiten werden von Beginn an berücksichtigt und fortlaufend weiterentwickelt. Damit wird sichergestellt, dass die Universität auch bei veränderten technischen, rechtlichen, wirtschaftlichen oder strategischen Rahmenbedingungen handlungsfähig bleibt und bei Bedarf einen geordneten Wechsel zu einer alternativen Lösung umsetzen kann.

Bei den laufenden Betrachtungen stehen insbesondere folgende Aspekte im Fokus:

• Datenportabilität und Migrationsmöglichkeiten,
• technische Abhängigkeiten und Schnittstellen,
• Cloud-unabhängiges Backup und Restore
• Lizenz- und Kostenentwicklungen,
• Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen,
• alternative Produkte und Betriebsmodelle.

Auch im Rahmen des M365-Projekts des Digitalverbunds Bayern werden Fragen zu Datenhoheit, Migrationen und Exit-Szenarien hochschulübergreifend betrachtet. Die dabei gewonnenen Erfahrungen und Empfehlungen werden durch die Campus IT bewertet und fließen in die laufenden Überlegungen der Universität ein.

Die Exit-Strategie ist damit ein wichtiger Baustein digitaler Souveränität. Durch die kontinuierliche Bewertung von Datenportabilität, technischen Abhängigkeiten, Kostenentwicklungen, Sicherheitsanforderungen und alternativen Lösungsansätzen soll sichergestellt werden, dass die Universität auch künftig über belastbare Entscheidungs- und Handlungsoptionen verfügt. 

Exchange Online ist der zentrale Dienst für E-Mail, Kalender, Kontakte und Ressourcenverwaltung innerhalb von Microsoft 365.

Mit Exchange Online können Sie:

• E-Mails senden und empfangen
• Termine und Besprechungen planen
• Kalender mit Kolleginnen und Kollegen teilen
• Kontakte zentral verwalten
• Funktionspostfächer und Gruppenpostfächer nutzen
• Von verschiedenen Geräten auf Ihre E-Mails und Kalender zugreifen

Darüber hinaus ist Exchange Online eng mit anderen Microsoft-365-Diensten wie Teams, OneDrive und mobilen Anwendungen integriert, wodurch die Zusammenarbeit erleichtert wird.

Outlook ist der Standard-Client für Exchange Online. Da Outlook speziell für die Nutzung mit Exchange Online entwickelt wurde, bietet es die umfassendste Unterstützung aller Funktionen wie Kalenderfreigaben, Stellvertretungen, Ressourcenbuchungen und die Integration in weitere Microsoft-365-Dienste. Daher wird Outlook von der Campus IT als Standard-Client empfohlen.

Die Nutzung von Exchange Online ist jedoch nicht auf Outlook beschränkt. Auch andere E-Mail-Programme können verwendet werden, sofern sie die von Microsoft geforderten Authentifizierungsverfahren und Protokolle unterstützen. Je nach verwendetem Client kann der Funktionsumfang gegenüber Outlook eingeschränkt sein. Die Campus IT stellt für Windows, Linux und Mac jeweils passende Zugriffsmöglichkeiten bereit.

4.2.1 Windows

Unter Windows kann Exchange Online insbesondere mit

• Microsoft Outlook
• Outlook im Web
• Thunderbird

verwendet werden.

4.2.2 macOS

Unter macOS stehen verschiedene Optionen zur Verfügung:

• Microsoft Outlook
• Outlook im Web
• Apple Mail, Kalender und Kontakte
• Thunderbird

Apple Mail unterstützt viele Exchange-Funktionen bereits direkt über die Betriebssystemintegration.

4.2.3 Linux

Unter Linux stehen insbesondere folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

• Thunderbird
• Outlook im Web
• andere OAuth2-fähige Mailclients mit Graph- oder IMAP-Unterstützung

4.2.4 Smartphones und Tablets

Exchange Online kann auf mobilen Endgeräten direkt als Exchange-Konto eingebunden werden.

Unterstützte Plattformen:

• iPhone und iPad (iOS/iPadOS)
• Android

Dabei stehen typischerweise folgende Funktionen zur Verfügung:

• E-Mail
• Kalender
• Kontakte
• Besprechungseinladungen

Die Anmeldung erfolgt über die moderne Microsoft-Anmeldung.

Exchange Online stellt verschiedene Zugriffswege bereit.

4.3.1 Microsoft-native Schnittstellen

Der vollständige Funktionsumfang von Exchange Online wird über Microsoft-spezifische Schnittstellen bereitgestellt:

• Microsoft Graph
• Exchange-Protokolle für Outlook und mobile Clients

Diese Schnittstellen ermöglichen Funktionen wie:

• Kalenderfreigaben
• Stellvertretungen
• Raum- und Ressourcenbuchungen
• Funktionspostfächer
• Frei-/Gebucht-Informationen

4.3.2 IMAP und SMTP

Exchange Online unterstützt weiterhin die Standardprotokolle:

• IMAP
• SMTP

Die Anmeldung erfolgt über OAuth 2.0.

Dabei gilt die Unterstützung für folgende Funktionen:

• E-Mail-Empfang
• E-Mail-Versand
• Nutzung vieler alternativer Mailclients

Nicht bzw. nur eingeschränkt unterstützt:

• Kalender
• Kontakte
• Stellvertretungen
• Ressourcenbuchungen
• Exchange-spezifische Kollaborationsfunktionen

IMAP eignet sich daher vor allem für Nutzerinnen und Nutzer, die ausschließlich die E-Mail-Funktion verwenden möchten.

4.3.3 CalDAV und CardDAV

Exchange Online bietet keine nativen CalDAV- oder CardDAV-Schnittstellen an.

Microsoft setzt stattdessen auf:

• Microsoft Graph
• Exchange-spezifische Protokolle

Anwendungen, die ausschließlich CalDAV oder CardDAV unterstützen, können daher in der Regel nicht direkt mit Exchange Online verbunden werden.

4.3.4 EWS und Graph-API

Microsofts Graph-API ist die modernste, sicherste und mächtigste Schnittstelle für E-Mail- und Kalender-Synchronisation. Graph ist nicht Open Source aber komplett öffentlich nutzbar und sehr umfangreich dokumentiert. 

Derzeit nutzen diverse Mail-Clients und Sync-Dienste noch die veraltete Schnittstelle EWS (Exchange Web Services). Diese ist seit Oktober 2023 abgekündigt und wird ab Oktober 2026 außer Betrieb genommen. Mozilla Thunderbird und GNOME Evolution implementieren bereits seit längerem die Schnittstelle zu Exchange Online mit Graph und beginnen aktuell mit der Umstellung bzw. Bereitstellung Graph-kompatibler Versionen.

4.3.5 Mail-Routing für IoT und nicht OAuth2-fähige Applikationen

Ein direkter Mail-Versand durch Geräte oder Applikationen über Exchange Online wird nur mit gesicherter Authentifizierung möglich sein. Da manche IoT-Geräte oder Applikationen diese Anforderung nicht erfüllen können, wird dafür eine spezielle Mail-Routing-Lösung bereitgestellt.